Quản lý Chi phí trả trước

(Phần mềm Kế toán Hộ kinh doanh – Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Theo quy định tại Nghị định số 68/2026/NĐ‑CP của Chính phủ quy định về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và Nghị định số 141/2026/NĐ‑CP của Chính phủ về quy định mới về chính sách thuế đối với hộ kinh doanh, doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh áp dụng tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo lợi nhuận là các hộ có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm, hoặc từ 1 tỷ đến 3 tỷ đồng/năm lựa chọn phương pháp tính thuế này.

Khi hộ kinh doanh thiết lập hồ sơ khai thuế thuộc nhóm tính thuế TNCN theo lợi nhuận, trong nhóm chức năng “Thuế – Kế toán”, phần mềm hỗ trợ tính năng quản lý Chi phí trả trước giúp bạn quản lý các khoản chi phí cần phải phân bổ dần theo nhiều kỳ kế toán. Ví dụ: tiền thuê mặt bằng trả theo quý, tiền mua phần mềm trả theo năm, hoặc các công cụ dụng cụ mua một lần nhưng ghi nhận chi phí rải rác từng tháng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tự động sinh lịch phân bổ và bút toán hàng tháng, giúp bạn không cần nhập tay thủ công.
• Dễ dàng theo dõi được tiến độ của từng khoản: đã phân bổ bao nhiêu tháng, giá trị còn lại là bao nhiêu.
• Tránh việc bỏ sót chi phí trong kỳ do quên ghi nhận bút toán.

Đối tượng áp dụng: Kế toán “Hộ kinh doanh áp dụng tính thuế TNCN theo lợi nhuận” có phát sinh các chi phí mua sắm công cụ dụng cụ hoặc sử dụng dịch vụ kéo dài nhiều kỳ.

Lưu ý: Dữ liệu được đẩy tự động từ phân hệ Mua hàng sang, bạn không cần và không thể tạo trực tiếp giao dịch trong chức năng này.

II. Các thao tác cơ bản

Thiết lập thông tin phân bổ cho chi phí trả trước

Tình huống: Là hộ kinh doanh áp dụng tính thuế TNCN theo lợi nhuận, khi bạn đã có phiếu mua hàng với Tính chất hàng hóa, dịch vụ được phân loại là Công cụ dụng cụ có giá trị dưới 30 triệu đồng hoặc Dịch vụ, bạn cần phân bổ khoản chi phí này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý, truy cập vào menu Thuế & Kế toán → Thuế & Kế toán → chọn CCDC & Dịch vụ
• Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách Chi phí trả trước → Chưa ghi nhận (mặc định trong tháng này).

• Bước 3: Sử dụng thanh tìm kiếm và bộ lọc Theo tên chi phí, chi nhánh và thời gian để tìm kiếm thông tin.
• Bước 4: Trên dòng chi phí cần phân bổ → nhấn Ghi nhận chi phí.
• Bước 5: Chọn Địa điểm sử dụng nếu gian hàng có nhiều địa điểm.

• Bước 6: Chọn Hình thức ghi nhận theo 1 trong 2 loại:
  • Dùng 1 kỳ: Toàn bộ chi phí sẽ được ghi nhận là chi phí tháng hiện tại trong Sổ doanh thu, chi phí (S2c-HKD).

• Phân bổ nhiều kỳ: Bạn nhập
  • Ngày bắt đầu phân bổ chi phí.
  • Thời gian phân bổ (theo tháng).

• Bước 7: Nhấn Lưu để ghi nhận chi phí.
• Bước 8: Hệ thống ghi nhận chi phí tương ứng vào các tab Dùng một kỳ và Phân bổ nhiều kỳ. Bạn chọn tab cần xem thông tin.

Tại đây, bạn có thể:

• Nhấn biểu tượng cây bút  để chỉnh sửa thông tin ghi nhận chi phí.

• Nhấn biểu tượng con mắt  để xem chi tiết khoản chi phí, giá trị đã phân bổ, chưa phân bổ, trạng thái ghi sổ S2C, ngày ghi.

Lưu ý về Ngày ghi:

• Với tháng đầu tiên → hệ thống ghi nhận theo Ngày bắt đầu phân bổ.
• Các tháng tiếp theo → hệ thống tự động ghi nhận vào ngày 1 hàng tháng.

III. Các tính năng nâng cao

Xử lý các tình trạng phân bổ đặc biệt

Tình huống: Là hộ kinh doanh áp dụng tính thuế TNCN theo lợi nhuận, khi bạn cần xử lý các khoản chi phí chưa được phân bổ vào cuối kỳ hoặc các kỳ kế toán đã bị khóa sổ.

• Đối với khoản chi phí Chưa ghi nhận: Hệ thống sẽ không tự động ghi bút toán. Kế toán cần phải thực hiện Ghi nhận chi phí trước thời điểm cuối kỳ để chi phí được ghi nhận đúng kỳ kế toán.
• Đối với kỳ kế toán đã khóa: Hệ thống KHÔNG ghi bút toán vào kỳ đã bị khóa. Bút toán của kỳ đó sẽ bị bỏ qua, không bù vào kỳ sau.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!