Xuất hủy

(Ngành Ăn uống, Giải trí)
 

I. Giới thiệu chung

Đối với một số sản phẩm, nguyên vật liệu bị hỏng (ví dụ: rau củ héo, thực phẩm hết hạn) hoặc lỗi phát sinh trong quá trình vận hành (ví dụ: vỡ chai rượu) mà không thể đổi/trả cho nhà cung cấp, KiotViet hỗ trợ chức năng Xuất hủy hàng hóa.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Minh bạch chi phí: Giúp chủ nhà hàng, quán ăn hạch toán chính xác các chi phí phát sinh do hư hỏng, mất mát.
• Quản lý tồn kho chính xác: Tự động trừ tồn kho của các hàng hóa đã hủy, đảm bảo số liệu tồn kho trên phần mềm luôn khớp với thực tế.
• Kiểm soát hiệu quả: Ghi nhận lại lý do, thời gian và giá trị hàng hóa bị hủy, giúp quản lý đưa ra các biện pháp giảm thiểu thất thoát.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Dễ dàng tạo phiếu xuất hủy trên máy tính hoặc ngay tại kho bằng ứng dụng di động.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

Tạo phiếu xuất hủy hàng hóa

Tình huống: Trong quá trình kiểm kho, bạn phát hiện 2 chai nước khoáng đã hết hạn sử dụng. Bạn cần tạo phiếu xuất hủy để đưa số hàng này ra khỏi tồn kho và hạch toán chi phí.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, vào menu Kho hàng, chọn Xuất hủy.
   

• Bước 2: Trên màn hình Phiếu xuất hủy, nhấn chọn + Xuất hủy.
   

• Bước 3: Thêm hàng hóa vào phiếu.
   

• Cách 1 (Tìm kiếm): Sử dụng ô tìm kiếm (hỗ trợ chế độ nhập thường và nhập nhanh – F6) để thêm từng món hàng.
   

• Cách 2 (Import từ file Excel): Tải về file mẫu, điền mã hàng, tên, đơn vị, số lượng rồi chọn Chọn file để tải lên.
   

• Bước 4: Sau khi thêm hàng hóa và số lượng cần hủy, hệ thống sẽ tự động tính Giá trị hủy (bằng Giá vốn hàng hóa x Số lượng hủy).
• Bước 5: Bạn có thể thay đổi thời gian, thêm Ghi chú (ví dụ: “Hàng hỏng do vận chuyển”, “Nguyên vật liệu hết hạn”).
• Bước 6: Nhấn Hoàn thành để xác nhận hủy hàng và trừ tồn kho ngay lập tức. Hoặc nhấn Lưu tạm nếu bạn cần rà soát lại sau.
   

III. Các tính năng nâng cao

1. Cập nhật phiếu xuất hủy

Tình huống: Bạn đã “Hoàn thành” phiếu xuất hủy nhưng quên thêm ghi chú về lý do hỏng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Với các phiếu đã Hoàn thành
  • Hệ thống chỉ cho phép bạn cập nhật lại thông tin Thời gian, Người xuất hủy và Ghi chú.
  • Đưa trỏ chuột vào thông tin cần sửa → nhấn vào biểu tượng bút chì → thay đổi thông tin → chọn biểu tượng V xanh để ghi nhận thông tin.
     

• Với các phiếu ở trạng thái Phiếu tạm, bạn có thể cập nhật mọi thông tin, bao gồm thêm/bớt hàng hóa và số lượng bằng cách chọn Chỉnh sửa.
   

2. Sao chép phiếu xuất hủy

Tình huống: Bạn vừa tạo một phiếu xuất hủy cho các mặt hàng nước chanh hết hạn và giờ lại phát hiện thêm một lô tương tự. Bạn muốn tạo nhanh một phiếu mới.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn vào Kho hàng →  Xuất hủy.
• Bước 2: Chọn phiếu xuất hủy bạn muốn sao chép.
• Bước 3: Nhấn Sao chép.
   

• Bước 4: Hệ thống sẽ tạo một phiếu xuất hủy mới với nội dung y hệt phiếu cũ để bạn điều chỉnh và hoàn thành.
   

3. Hủy phiếu xuất hủy

Tình huống: Bạn tạo nhầm một phiếu xuất hủy và muốn hoàn tác lại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn vào Kho hàng →  Xuất hủy.
• Bước 2: Chọn phiếu xuất hủy cần hủy bỏ.
• Bước 3: Nhấn Xóa → chọn Hủy phiếu để xác nhận thông tin.
   

• Bước 4: Hệ thống sẽ cộng lại tồn kho cho các hàng hóa trong phiếu xuất hủy đó (nếu phiếu đã hoàn thành) hoặc xóa phiếu tạm.

4. Xuất file/in phiếu xuất hủy

Tình huống: Bạn cần in phiếu xuất hủy để làm chứng từ lưu trữ hoặc xuất file Excel toàn bộ các phiếu hủy trong tháng để báo cáo.

Thao tác thực hiện như sau:

• Xuất file: Tại danh sách phiếu, nhấn Xuất file để lấy danh sách tổng quan. Hoặc mở một phiếu cụ thể và nhấn Xuất file để lấy chi tiết phiếu đó.
   

• In phiếu: Mở một phiếu xuất hủy cụ thể và nhấn In.
   

5. Tìm kiếm, sắp xếp phiếu xuất hủy

Tình huống: Bạn muốn tìm lại tất cả các phiếu xuất hủy được tạo bởi một nhân viên cụ thể trong tuần này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bạn vào Kho hàng → Xuất hủy.
• Sử dụng các bộ lọc để tìm kiếm theo:
  • Mã xuất hủy, mã/tên hàng hóa.
  • Người xuất hủy, người tạo.
  • Thời gian.
  • Trạng thái (Phiếu tạm, Hoàn thành, Đã hủy).
• Bạn cũng có thể sắp xếp danh sách bằng cách nhấn vào tiêu đề các cột (Mã xuất hủy, Thời gian, Trạng thái…).
   

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Xuất hủy trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: tạo mới, cập nhật, xem danh sách, xem chi tiết, tìm kiếm/lọc, sắp xếp.

1. Tạo phiếu xuất hủy

Tình huống: Nhân viên kho phát hiện một thùng bia bị vỡ ngay tại kho và cần tạo phiếu hủy ngay lập tức bằng điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn vào menu Nhiều hơn → chạm Xuất hủy.
• Bước 2: Chạm vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo phiếu mới.
• Bước 3: Chọn hàng hóa trong danh sách hoặc nhấn kính lúp tìm kiếm.
   

• Bước 4: Nhập số lượng, Ghi chú (lý do hủy nếu cần) và chạm Thêm hàng.
• Bước 5: Sau khi chọn xong các hàng cần xuất hủy → chạm Áp dụng.
• Bước 6: Để chỉnh sửa thông tin chung (Mã phiếu, Người hủy, Ngày hủy, Ghi chú), chạm vào dòng Mã phiếu tự động.
• Bước 7: Chạm Hoàn thành (hoặc Lưu tạm nếu chưa nhập xong).
   

2. Cập nhật phiếu xuất hủy

Tình huống: Bạn muốn thêm hàng hóa vào phiếu xuất hủy đang “Lưu tạm” trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở phiếu xuất hủy có trạng thái Phiếu tạm.
• Bước 2: Chọn Sửa.
• Bước 3: Thay đổi thông tin (thêm/bớt hàng, sửa số lượng) và chạm Hoàn thành hoặc Lưu tạm.
   

3. Xem danh sách và xem chi tiết

Tình huống: Quản lý muốn xem nhanh danh sách các phiếu xuất hủy hôm nay.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn vào menu Nhiều hơn → chạm Xuất hủy, hệ thống sẽ hiển thị danh sách phiếu.
   

• Bước 2: Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem thông tin chi tiết của phiếu đó.
   

4. Hủy phiếu xuất hủy

Tình huống: Bạn muốn hủy một phiếu xuất hủy ngay trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở chi tiết phiếu, chạm vào biểu tượng ba chấm.
• Bước 2: Chọn Hủy phiếu → xác nhận Hủy.
   

5. Tìm kiếm/lọc

Tình huống: Bạn muốn lọc nhanh các phiếu xuất hủy ở một chi nhánh cụ thể.

Thao tác thực hiện như sau: Sử dụng các bộ lọc có sẵn để lọc theo: Thời gian, Chi nhánh, Trạng thái, hoặc tìm theo Mã phiếu, Tên/mã hàng.
 

6. Sắp xếp

Tình huống: Bạn muốn xem các phiếu xuất hủy cũ nhất lên đầu.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Chạm vào biểu tượng sắp xếp (biểu tượng mũi tên lên xuống).
• Bước 2: Chọn Mới nhất hoặc Cũ nhất tùy theo nhu cầu xem.
   

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!