Bước 5 – Quản lý công nợ
(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Bán buôn, Bán lẻ)
I. Giới thiệu chung
Sau khi thực hiện các giao dịch mua và bán, việc phát sinh công nợ là điều thường thấy. Tính năng Quản lý công nợ giúp bạn theo dõi, thanh toán và đối soát tất cả các khoản nợ một cách tập trung, khoa học và chính xác, đảm bảo dòng tiền của cửa hàng luôn minh bạch và được kiểm soát chặt chẽ.
Lợi ích nổi bật của tính năng:
- Quản lý tập trung: Giúp chủ cửa hàng và kế toán theo dõi toàn bộ công nợ phải thu của khách hàng và phải trả cho nhà cung cấp tại một nơi duy nhất.
- Minh bạch và chính xác: Hỗ trợ chủ cửa hàng đối soát dễ dàng nhờ mọi giao dịch tạo ra hoặc thanh toán công nợ đều được ghi nhận chi tiết, tránh sai sót.
- Cập nhật tự động: Giúp nhân viên yên tâm khi công nợ được tự động tạo ra từ các phiếu chưa thanh toán đủ và được cập nhật ngay khi có phiếu thu/chi.
Thông báo về việc cập nhật giao diện:
Hiện tại, KiotViet đang triển khai nâng cấp Giao diện mới 2026 cho Màn hình Quản lý. Bạn vui lòng lưu ý một số thay đổi sau:
-
Về vị trí các tính năng: Một số gian hàng sẽ thấy các mục bao gồm: Nhập hàng, Đặt hàng nhập, Trả hàng nhập, Nhà cung cấp, Hóa đơn đầu vào được chuyển vào menu Mua hàng (thay vì nằm trong mục Hàng hóa như trước đây). Mặc dù có sự thay đổi về vị trí hiển thị các menu, nhưng quy trình nghiệp vụ chi tiết không có sự khác biệt. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm thực hiện theo các bước hướng dẫn để hoàn thành công việc.
-
Về tài liệu hướng dẫn: Nội dung trong bài viết này đang hướng dẫn luồng thao tác chi tiết thực hiện trên Giao diện tiêu chuẩn 2025. Ngay sau khi giao diện mới 2026 được áp dụng đồng bộ cho tất cả các gian hàng, KiotViet sẽ cập nhật lại hệ thống tài liệu hướng dẫn này trong thời gian sớm nhất.
II. Các thao tác cơ bản
Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống kinh doanh thực tế.
1. Thanh toán công nợ nhà cung cấp đã phát sinh
- Tình huống: Khi bạn cần thanh toán một khoản công nợ đã phát sinh từ phiếu nhập hàng trước đó, ví dụ khoản nợ 2,400,000đ với “Nhà cung cấp A”.
- Thao tác thực hiện như sau:
(1) Truy cập danh sách Nhà cung cấp: Từ menu chính, vào Hàng hóa → chọn Nhà cung cấp.
(2) Xem chi tiết công nợ: Tìm và nhấn vào tên “Nhà cung cấp A” → chuyển sang tab Nợ cần trả NCC.
(3) Thực hiện thanh toán: Nhấn vào nút Thanh toán. Một cửa sổ Phiếu chi sẽ hiện ra. Nhập Số tiền cần trả là 2,400,000 và nhấn Tạo phiếu chi để hoàn tất.
2. Khai báo công nợ ban đầu (công nợ cũ)
- Tình huống: Khi bạn cần ghi nhận một khoản nợ cũ đã có từ trước khi bắt đầu sử dụng KiotViet, ví dụ khoản nợ 2.000.000đ với một nhà cung cấp, để quản lý tập trung.
- Thao tác thực hiện như sau:
(1) Truy cập chi tiết Nhà cung cấp: Vào danh sách nhà cung cấp, tìm và chọn nhà cung cấp tương ứng.
(2) Điều chỉnh công nợ: Trên tab Nợ cần trả nhà cung cấp và nhấn Điều chỉnh.
(3) Nhập thông tin công nợ cũ: Nhập số tiền 2,000,000 vào ô Giá trị nợ điều chỉnh, ghi lý do vào Mô tả (nếu cần) (ví dụ: “Công nợ tồn đầu kỳ”) và nhấn Chỉnh sửa.
Mời bạn tham khảo các bài viết có liên quan tới chủ đề trên:
- Bước 1: Thêm mới hàng hóa
- Bước 2: Nhập hàng
- Bước 3: Bán hàng
- Bước 4: Trả hàng
- Bước 5: Quản lý công nợ
- Bước 6: Theo dõi báo cáo
Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!
- Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet - Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
HDSD – Phần mềm KiotViet
Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!
