Tự động lập Hóa đơn thay thế khi hủy hóa đơn

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Thay vì phải thao tác độc lập trên phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet (KV Einvoice), tính năng cho phép gian hàng phát hành Hóa đơn thay thế (HĐTT) khi hủy hóa đơn bán hàng đã xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) ngay trên phần mềm Quản lý bán hàng KiotViet. Điều này giúp rút ngắn thao tác và đảm bảo tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 01/07/2026).

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Đa dạng phương thức phát hành: Đáp ứng linh hoạt nhu cầu vận hành thông qua cơ chế tự động hoặc chủ động phát hành hóa đơn thay thế.
• Đồng bộ tự động và quản lý tập trung: Tự động truyền dữ liệu HĐTT giá trị  sang KV Einvoice, cho phép theo dõi trực quan trạng thái phát hành ngay tại chi tiết hóa đơn và ghi nhận đầy đủ lịch sử thao tác.

Điều kiện bắt buộc:

• Chi nhánh kết nối KV Einvoice
• HĐĐT gốc đã phát hành thành công.

II. Các thao tác cơ bản

1. Thiết lập tự động phát hành hóa đơn thay thế khi hủy hóa đơn gốc

Tình huống: Bạn muốn cấu hình hệ thống tự động lập hóa đơn thay thế ngay mỗi khi hủy hóa đơn gốc tại từng chi nhánh mà không cần thao tác thủ công.

Lưu ý: Thiết lập áp dụng riêng theo từng chi nhánh. Chuỗi nhiều chi nhánh cần thiết lập cho từng nơi sử dụng KV Einvoice. Chi nhánh chưa kết nối KV Einvoice sẽ không thể chọn được thiết lập này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, tài khoản admin của chủ gian hàng vào menu Thiết lập → Xem tất cả thiết lập.
• Bước 2: Chọn Hóa đơn điện tử → chọn chi nhánh kết nối với đối tác Hóa đơn điện tử KiotViet (KV Einvoice) để mở cửa sổ thiết lập.
• Bước 3: Bật xanh Tự động phát hành hóa đơn thay thế khi hủy hóa đơn gốc.
• Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất, hệ thống sẽ hiện thông báo lưu thành công.

2. Thao tác hủy hóa đơn

Tình huống: Khi bạn cần hủy một hoặc nhiều hóa đơn đã phát hành HĐĐT, tùy thuộc vào việc chi nhánh đang Bật hay Tắt chế độ tự động và thao tác từng đơn hay hàng loạt mà hệ thống sẽ xử lý việc lập HĐTT tương ứng.

Điều kiện chung để lập HĐTT:

• Chi nhánh đã phát hành hóa đơn gốc đang kết nối KV Einvoice (nhà cung cấp là KiotViet, có mã số thuế người bán).
• Hóa đơn ở trạng thái Đã hủy.
• Hóa đơn đã có HĐĐT.
• Tính chất hóa đơn gốc là: Gốc hoặc Thay thế.
• Trạng thái HĐĐT gốc là: Đã phát hành, Đã gửi CQT, CQT chấp nhận, Chờ đối soát.
• Hóa đơn chưa có HĐTT còn hiệu lực. HĐTT còn hiệu lực bao gồm các trạng thái: Đang xử lý, Đã phát hành, Đã gửi CQT, CQT chấp nhận, CQT từ chối.

Lưu ý: Hóa đơn không đủ điều kiện vẫn hủy bình thường.

Thao tác thực hiện theo các trường hợp cụ thể như sau:

• Trường hợp hủy khi xem chi tiết hóa đơn đã phát hành HĐĐT
  • Bước 1: Mở chi tiết hóa đơn đã phát hành HĐĐT → nhấn Hủy → xác nhận Đồng ý.

• Bước 2: Hệ thống xử lý yêu cầu lập HĐTT theo chế độ thiết lập tại chi nhánh:
  • Trường hợp bật Tự động phát hành hóa đơn thay thế khi hủy hóa đơn gốc → hệ thống hủy hóa đơn và tự động gửi yêu cầu lập HĐTT sang KV Einvoice.
  • Trường hợp tắt Tự động phát hành hóa đơn thay thế khi hủy hóa đơn gốc → hệ thống hiển thị popup Lập hóa đơn thay thế.

• Nếu muốn lập hóa đơn thay thế ngay, bạn chọn Lập hóa đơn thay thế tự động ngay sau khi hủy hóa đơn → nhấn Xác nhận.
• Nếu muốn lập hóa đơn thay thế sau, bạn chọn Lập hóa đơn thay thế sau tại Danh sách hóa đơn bị hủy → nhấn Xác nhận (hoặc nhấn biểu tượng ✕) → hệ thống đóng popup và không lập HĐTT.
• Tùy chọn Không hiển thị lần sau: Tích chọn nếu muốn lưu lựa chọn theo phiên đăng nhập (người dùng, thiết bị).

• Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo sau khi lập hóa đơn thay thế thành công.

• Bước 4: Bạn nhấn vào hóa đơn đã hủy để xem chi tiết thông tin Hóa đơn thay thế.

• Trường hợp hủy hàng loạt hóa đơn
  • Bước 1: Tại màn hình danh sách Hóa đơn, bạn tích chọn các hóa đơn (tối đa 50) cần hủy → chọn 3 chấm → Hủy hóa đơn → xác nhận Đồng ý.

• Bước 2: Hệ thống xử lý yêu cầu lập HĐTT theo chế độ thiết lập tại chi nhánh:
  • Trường hợp bật Tự động phát hành hóa đơn thay thế khi hủy hóa đơn gốc → hệ thống hủy hóa đơn và tự động gửi yêu cầu lập HĐTT sang KV Einvoice.
  • Trường hợp tắt Tự động phát hành hóa đơn thay thế khi hủy hóa đơn gốc → hệ thống chỉ hủy hóa đơn, không lập HĐTT.
• Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo kết quả sau khi lập hóa đơn thay thế.
  • Nếu tất cả thành công sẽ hiển thị thông báo Đã lập hóa đơn thay thế thành công cho x hóa đơn.

• Nếu có lỗi sẽ hiển thị Thông báo gồm khối Kết quả hủy và khối Kết quả lập HĐTT (nêu chi nhánh đã bật thiết lập, số lượng thành công/thất bại và danh sách lý do), bạn nhấn Bỏ qua hoặc Đồng ý để đóng.

3. Lập từng hóa đơn thay thế

Tình huống: Khi bạn cần lập lại hóa đơn thay thế cho các đơn hàng mà trước đó đã chọn lập sau, các đơn bị hủy hàng loạt khi thiết lập tự động đang tắt hoặc khi lần lập trước đó bị thất bại.

Lưu ý: Nút Lập hóa đơn thay thế chỉ hiển thị khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

• Hóa đơn đủ điều kiện chung để lập HĐTT
• Tài khoản có quyền phát hành HĐĐT tại chi nhánh của hóa đơn.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình danh sách Hóa đơn → lọc Trạng thái hóa đơn Đã hủy → mở chi tiết hóa đơn cần xử lý.
• Bước 2: Nhấn Lập hóa đơn thay thế → xác nhận Đồng ý.

• Bước 3: Hệ thống hiển thị thông báo kết quả.

4. Lập hóa đơn thay thế hàng loạt

Tình huống: Khi bạn muốn tiết kiệm thời gian bằng cách chọn nhiều hóa đơn đã hủy để phát hành hóa đơn thay thế cùng một lúc trên danh sách hóa đơn.

Lưu ý: Để xem được bảng tổng hợp kết quả, bạn không nên rời trang khi hệ thống đang xử lý (dù hệ thống vẫn chạy tiếp ngầm). Kết quả không lưu lại sau khi đóng thông báo, bạn có thể tra cứu lại bằng cách xem chi tiết từng hóa đơn.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình danh sách Hóa đơn, bạn tích chọn các hóa đơn đã hủy (tối đa 50 hóa đơn hoặc 200 nếu gian hàng được mở rộng giới hạn).
• Bước 2: Nhấn 3 chấm → chọn Lập hóa đơn thay thế (tài khoản cần có quyền phát hành HĐĐT tại chi nhánh).

• Bước 3: Hệ thống kiểm tra điều kiện các hóa đơn đã chọn → bạn nhấn Phát hành để xác nhận gửi yêu cầu lập HĐTT sang KV Einvoice.

• Bước 4: Xem kết quả thực hiện:
  • Nếu tất cả thành công sẽ hiển thị thông báo Đã lập hóa đơn thay thế thành công cho x hóa đơn.

• Nếu có lỗi sẽ hiện hộp thoại Kết quả lập hóa đơn thay thế nêu số lượng thành công kèm danh sách lỗi chi tiết, bạn nhấn Đóng để hoàn tất.

III. Các tính năng nâng cao

1. Theo dõi thông tin HĐTT

Tình huống: Khi bạn cần kiểm tra chi tiết thông tin hóa đơn thay thế đã phát hành, theo dõi trạng thái phản hồi từ Cơ quan thuế (CQT) hoặc tra cứu lịch sử thao tác của nhân viên.

Thao tác thực hiện như sau:

• Xem chi tiết hóa đơn: Tại màn hình danh sách Hóa đơn → lọc Trạng thái hóa đơn Đã hủy → mở hóa đơn có lập HĐTT để xem chi tiết, gồm các thông tin:

• Trạng thái HĐTT
  • Đang xử lý: KV Einvoice đã tiếp nhận HĐTT ngay sau khi lập. Nếu HĐĐT gốc chưa được CQT chấp nhận, HĐTT nằm ở KV Einvoice dạng nháp chờ phát hành, số hóa đơn hiện "Chưa có". Không lập lại được.
  • Đã phát hành KVE: KV Einvoice đã phát hành HĐTT. Không lập lại được.
  • Chưa phát hành: Đã gửi nhưng cổng kết nối từ chối. Có thể lập lại.
  • Phát hành lỗi: KV Einvoice từ chối, cần xem "Chi tiết lỗi". Có thể lập lại.
  • Đã gửi CQT: KV Einvoice đã nộp lên cơ quan thuế. Không lập lại được.
  • CQT chấp nhận: Cơ quan thuế đã chấp nhận. Không lập lại được.
  • CQT từ chối: Cơ quan thuế từ chối, cần bấm Xem chi tiết để xem lỗi và xử lý trên KV Einvoice. Không lập lại được trên KiotViet.
• Hóa đơn: Số HĐTT kèm ký hiệu (nếu có)
• Ngày phát hành: Thời gian phát hành (ẩn khi HĐTT ở trạng thái Chưa phát hành hoặc Phát hành lỗi).
• Người mua: Thông tin người mua trên HĐTT.
• Tính chất hóa đơn: Hiển thị Thay thế (ẩn khi khi HĐTT ở trạng thái Chưa phát hành hoặc Phát hành lỗi).
• Chi tiết lỗi: Hiển thị lý do lỗi trả về từ KV Einvoice, chỉ hiển thị khi phát hành lỗi.

• Xem chi tiết: Chỉ hiển thị khi CQT từ chối, bạn nhấn vào để mở bảng mã lỗi, nội dung và hướng xử lý.

• Xem lịch sử thao tác: Vào Thiết lập → Dữ liệu và Lịch sử thao tác → Lịch sử thao tác → lọc theo tính năng Hóa đơn để tra cứu thao tác chi tiết.

2. Quy tắc nghiệp vụ và câu hỏi thường gặp

Tình huống: Khi bạn cần nắm rõ nguyên tắc trong xử lý hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật và cách giải quyết các tình huống phát sinh thường gặp.

Nguyên tắc nhất quán phương thức xử lý (theo Điều 10.3 TT91/2026): Hóa đơn đã xử lý bằng "điều chỉnh" thì các lần sau tiếp tục điều chỉnh; đã "thay thế" thì tiếp tục thay thế. Hệ thống kiểm tra và không lập HĐTT nếu vi phạm.

• Hóa đơn gốc, chưa xử lý sai sót: Cho phép Trả hàng (lập HĐ điều chỉnh) và cho phép Hủy hóa đơn (lập HĐTT).
• Bị điều chỉnh (đã có HĐ điều chỉnh do trả hàng): Cho phép Trả hàng (lập HĐ điều chỉnh), không lập HĐTT khi hủy hóa đơn.
• Hóa đơn điều chỉnh: Không lập HĐ điều chỉnh khi trả hàng và không lập HĐTT khi hủy hóa đơn.
• Bị thay thế (đã có HĐTT): Không lập HĐ điều chỉnh và không lập HĐTT trên hóa đơn này. Muốn xử lý tiếp: vào chi tiết hóa đơn có HĐTT đang hiệu lực → hủy hóa đơn đó → lập HĐTT mới.
• Hóa đơn thay thế đang hiệu lực: Không lập HĐ điều chỉnh khi trả hàng, cho phép Hủy hóa đơn để lập HĐTT.

Các lưu ý quan trọng khác:

• HĐTT khi hủy có toàn bộ số lượng, thành tiền, tiền thuế = 0 và tham chiếu đến HĐ gốc.
• Ngoài phạm vi: Tính năng chưa bao gồm việc lập HĐTT khi sửa hóa đơn và các báo cáo liên quan HĐTT.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp:

• Không thấy nút / mục "Lập hóa đơn thay thế"?

Do một trong các lý do:

• Tài khoản không có quyền phát hành HĐĐT.
• Hóa đơn không đủ điều kiện lập HĐTT.
• Hóa đơn đã có HĐTT còn hiệu lực.

• Đã tích "Không hỏi lại lần sau", muốn cửa sổ hỏi hiện lại?

Bạn hãy đăng xuất rồi đăng nhập lại, lựa chọn này chỉ lưu trong phiên đăng nhập hiện tại.

• Không thấy tùy chọn Tự động phát hành hóa đơn thay thế khi hủy hóa đơn gốc trong Thiết lập?

Do chi nhánh đó đang không kết nối đến nhà cung cấp KV Einvoice.

• HĐTT phát hành xong mà số hóa đơn vẫn hiện "Chưa có"?

Do KV Einvoice chưa cấp số (HĐTT đang ở trạng thái "Đang xử lý", thường do HĐĐT gốc chưa được CQT chấp nhận). Số sẽ hiện sau khi KV Einvoice phát hành và đồng bộ về. Bạn hãy tải lại danh sách hóa đơn để xem.

• Hủy hóa đơn của chi nhánh khác có lập HĐTT được không?
  • Lập từng HĐTT: Được, nếu bạn có quyền phát hành HĐĐT tại chi nhánh của hóa đơn đó (Admin luôn được), không phụ thuộc chi nhánh đang đăng nhập.
  • Lập HĐTT hàng loạt: Cần có quyền tại chi nhánh đang đăng nhập. Hóa đơn thuộc chi nhánh bạn không có quyền sẽ bị liệt kê là không đủ điều kiện.
• HĐTT "Phát hành lỗi" thì làm sao?

Bạn xem mục "Chi tiết lỗi", khắc phục nguyên nhân rồi nhấn Lập hóa đơn thay thế để lập lại HĐTT.

• Hủy hóa đơn mà HĐĐT gốc "Phát hành lỗi"?

Hệ thống không lập được HĐTT. Hóa đơn vẫn được hủy thành công.

• Hóa đơn đã trả hàng (có HĐ điều chỉnh) rồi hủy có lập HĐTT không?

Không (theo nguyên tắc nhất quán phương thức xử lý).

• Lập HĐTT lỗi thì hóa đơn có bị khôi phục không?

Không, hóa đơn vẫn giữ ở trạng thái Đã hủy.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Lập hóa đơn thay thế thủ công trên ứng dụng KiotViet

Tình huống: Khi bạn sử dụng điện thoại để quản lý cửa hàng và cần phát hành hóa đơn thay thế cho các hóa đơn đã hủy ngay trên thiết bị di động.

Lưu ý: Ứng dụng KiotViet khi nhận diện hóa đơn đủ điều kiện lập HĐTT trên màn hình chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị nút cho phép bạn lập hóa đơn thay thế thủ công đối với từng hóa đơn có trạng thái Đã hủy.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng KiotViet trên điện thoại, vào menu Hóa đơn và chọn hóa đơn có trạng thái Đã hủy đủ điều kiện.
• Bước 2: Trên màn hình chi tiết hóa đơn, chạm 3 chấm → chọn Lập hóa đơn thay thế → xác nhận Đồng ý để hệ thống gửi yêu cầu phát hành sang KV Einvoice.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!