Chính sách về kỳ tính cước, đối soát và xuất hóa đơn cước phí vận chuyển
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng đối với Merchant/Khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển thông qua KiotViet, nhằm quy định về kỳ tính cước, nguyên tắc xác định cước phí, thời gian đối soát và thời điểm KiotViet thực hiện xuất hóa đơn cước phí vận chuyển cho Merchant.
Trong quá trình cung cấp dịch vụ, KiotViet thực hiện kết nối với các hãng vận chuyển và sử dụng dữ liệu do hãng vận chuyển cung cấp để đối chiếu, xác nhận cước phí phát sinh. Việc đối soát với hãng vận chuyển là cơ sở để KiotViet xác định số liệu cước phí chính thức và thực hiện xuất hóa đơn cho Merchant.
2. Kỳ tính cước
KiotViet thực hiện tổng hợp cước phí vận chuyển theo từng kỳ hàng tháng.
- Kỳ cước được tính từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng.
- Cước phí được ghi nhận vào kỳ tương ứng căn cứ trên thời điểm đơn hàng hoàn thành và trạng thái thực tế của đơn hàng.
- Các đơn hàng chưa đáp ứng điều kiện hoàn thành tại thời điểm kết thúc kỳ sẽ không được ghi nhận vào kỳ cước của tháng đó và sẽ được xem xét ghi nhận vào kỳ tiếp theo khi đáp ứng đủ điều kiện.
Ví dụ:
Đối với kỳ cước tháng 01/2026, KiotViet tổng hợp các đơn hàng đáp ứng điều kiện ghi nhận cước có thời điểm hoàn thành từ 01/01/2026 đến 31/01/2026.
Đơn hàng được tạo trong tháng 01 nhưng đến tháng 02 mới hoàn thành sẽ được xem xét ghi nhận vào kỳ cước tháng 02/2026, không thuộc kỳ cước tháng 01/2026.
3. Điều kiện đơn hàng được ghi nhận cước và xuất hóa đơn
KiotViet thực hiện ghi nhận cước phí và xuất hóa đơn cho Merchant đối với các đơn hàng đáp ứng các điều kiện sau:
- Đơn hàng có trạng thái “Giao thành công” hoặc “Hoàn thành công”;
- Đơn hàng có thời điểm hoàn thành thuộc kỳ cước đang được thực hiện đối soát;
- Cước phí của đơn hàng đã được ghi nhận trên dữ liệu của hãng vận chuyển;
- Số liệu cước phí đã được đối chiếu, xác nhận trong quá trình đối soát giữa KiotViet và hãng vận chuyển.
Các đơn hàng đang ở trạng thái chờ giao, đang vận chuyển, giao không thành công, đang hoàn, chưa hoàn thành hoặc chưa đủ cơ sở xác định cước phí sẽ chưa được đưa vào số liệu xuất hóa đơn của kỳ hiện tại.
Khi đơn hàng hoàn thành và đáp ứng đầy đủ điều kiện ghi nhận, cước phí của đơn hàng sẽ được xem xét đưa vào kỳ cước tương ứng tiếp theo.
4. Quy trình đối soát cước phí
Hàng tháng, KiotViet thực hiện tổng hợp và đối soát dữ liệu cước phí theo quy trình sau:
Bước 1: Tổng hợp dữ liệu
Sau khi kết thúc tháng, KiotViet tổng hợp dữ liệu các đơn hàng và cước phí phát sinh trong kỳ từ ngày 01 đến ngày cuối cùng của tháng.
Bước 2: Đối soát với hãng vận chuyển
Từ ngày 01 đến ngày 07 của tháng N+1, KiotViet thực hiện đối chiếu dữ liệu cước phí với hãng vận chuyển.
Nội dung đối soát có thể bao gồm:
- Mã đơn hàng;
- Trạng thái đơn hàng;
- Thời điểm hoàn thành;
- Cước phí vận chuyển;
- Các khoản phụ phí hoặc điều chỉnh liên quan;
- Các thông tin khác cần thiết để xác định chính xác cước phí của kỳ.
Bước 3: Xác nhận số liệu
Trường hợp có chênh lệch giữa dữ liệu của KiotViet và hãng vận chuyển, hai bên thực hiện kiểm tra và điều chỉnh để thống nhất số liệu cước phí chính thức của kỳ.
Sau khi hoàn tất đối soát, số liệu được xác nhận là số liệu chính thức làm căn cứ để KiotViet thực hiện xuất hóa đơn cước phí cho Merchant.
Bước 4: Xuất hóa đơn
Căn cứ trên số liệu cước phí đã được đối soát và chốt với hãng vận chuyển, KiotViet thực hiện xuất hóa đơn cước phí cho Merchant theo quy định áp dụng.
5. Thời gian xuất hóa đơn
Đối với cước phí phát sinh trong tháng N, KiotViet thực hiện đối soát với hãng vận chuyển từ ngày 01 đến ngày 07 của tháng N+1 và thực hiện xuất hóa đơn sau khi hoàn tất việc đối soát, xác nhận số liệu.
Do đó, hóa đơn cước phí của tháng N được thực hiện vào tháng N+1 sau khi hoàn tất quá trình đối soát và chốt số liệu.
Thời gian thực tế có thể thay đổi trong trường hợp việc đối soát, xác nhận hoặc điều chỉnh số liệu với hãng vận chuyển phát sinh chậm hơn dự kiến.
6. Nguyên tắc xác định số liệu trên hóa đơn
Số tiền cước phí trên hóa đơn KiotViet xuất cho Merchant được xác định trên cơ sở số liệu cước phí đã hoàn tất đối soát và được xác nhận với hãng vận chuyển.
Vì vậy, số liệu cước phí hiển thị trên hệ thống trong quá trình đơn hàng đang được vận chuyển hoặc trước khi hoàn tất đối soát có thể thay đổi do:
- Cập nhật trạng thái đơn hàng;
- Đơn hàng thay đổi trạng thái hoàn thành;
- Điều chỉnh cước phí;
- Phát sinh hoặc điều chỉnh phụ phí;
- Các nguyên nhân khác được hãng vận chuyển xác nhận.
Số liệu chính thức để xuất hóa đơn là số liệu sau khi hoàn tất quá trình đối soát.
7. Trường hợp điều chỉnh, bổ sung cước phí
Trường hợp sau khi hoàn tất đối soát phát sinh điều chỉnh, bổ sung hoặc phát hiện chênh lệch liên quan đến cước phí của các kỳ trước, KiotViet sẽ thực hiện rà soát và xử lý theo số liệu thực tế được xác nhận.
Việc lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn bổ sung hoặc xử lý chênh lệch (nếu có) được thực hiện theo quy định hiện hành và chính sách áp dụng của KiotViet.
8. Trách nhiệm của các bên
KiotViet có trách nhiệm tổng hợp dữ liệu, thực hiện đối soát cước phí với hãng vận chuyển và xuất hóa đơn cước phí cho Merchant trên cơ sở số liệu đã được xác nhận.
Hãng vận chuyển cung cấp dữ liệu vận chuyển và cước phí thực tế để KiotViet thực hiện đối soát và xác định số liệu cước phí của từng kỳ.
Merchant có trách nhiệm kiểm tra thông tin đơn hàng, trạng thái đơn hàng và số liệu cước phí trên hệ thống; đồng thời phối hợp với KiotViet khi phát sinh yêu cầu kiểm tra hoặc xử lý chênh lệch liên quan đến cước phí.
