Đồng bộ đơn Shopee xử lý (FBS) về KiotViet

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Với dịch vụ Shopee xử lý (FBS - Fulfilled by Shopee), nhà bán ký gửi hàng tại kho của Shopee. Khi có đơn phát sinh, Shopee sẽ tự đóng gói và giao hàng. Việc xử lý đơn hàng và đơn trả hàng hoàn tiền đều do Shopee thực hiện toàn bộ - bạn không cần chuẩn bị hàng, in vận đơn, giao hàng hay xử lý trả hàng mà chỉ cần theo dõi trên KiotViet.

Tính năng đồng bộ đơn Shopee xử lý cho phép bạn gắn kho Shopee xử lý với một chi nhánh riêng trên KiotViet. Nhờ đó, đơn hàng sẽ đồng bộ về đúng chi nhánh này để ghi nhận doanh thu và tồn kho tách biệt, không làm ảnh hưởng đến tồn kho tại cửa hàng.

Đối tượng áp dụng:

• Nhà bán Shopee đang ký gửi hàng tại kho Shopee (tham gia dịch vụ Shopee xử lý), kể cả khi vẫn tự giao một phần đơn từ kho của mình.
• Người thực hiện thiết lập: Chủ shop hoặc người dùng được phân quyền Bán Online → Kết nối kênh bán → Tạo hoặc Chỉnh sửa kênh bán.
• Người theo dõi đơn: Nhân viên bán online.
• Nền tảng hỗ trợ: Tính năng hiện chỉ hỗ trợ trên giao diện Web - Bán Online, chưa hỗ trợ trên ứng dụng KiotViet và KiotViet Máy bán hàng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tồn kho tại cửa hàng không bị trừ nhầm bởi các đơn hàng do Shopee giao từ kho của Shopee.
• Xem và quản lý được doanh thu của hàng ký gửi Shopee tách riêng theo chi nhánh.

Điều kiện: Để bắt đầu sử dụng, gian hàng Shopee của bạn phải được kết nối trên Bán Online và đã tham gia Shopee xử lý trên Seller Center (KiotViet sẽ tự nhận diện kho Shopee xử lý từ Shopee mà bạn không cần phải khai báo).

Khuyến nghị: Bạn nên tạo trước một chi nhánh trên KiotViet dành riêng cho hàng ký gửi Shopee (ví dụ: "Kho Shopee xử lý"), không dùng chung với chi nhánh đang bán hoặc đồng bộ tồn kho cho đơn tự giao. Việc dùng chung chi nhánh có thể làm sai lệch tồn kho.

II. Các thao tác cơ bản

1. Thiết lập chi nhánh cho đơn Shopee xử lý

Tình huống: Khi bạn cần gắn kho Shopee xử lý với một chi nhánh trên KiotViet để các đơn hàng do Shopee xử lý được đồng bộ về đúng chi nhánh đó.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý, bạn truy cập Bán online → chọn Bán online.
• Bước 2: Trong chuyên mục Thương mại điện tử, bạn chọn Thiết lập → trên gian hàng Shopee, nhấn Thiết lập.

• Bước 3: Chọn tab Shopee xử lý.
• Bước 4: Tại ô Chi nhánh KiotViet, chọn chi nhánh dành cho hàng ký gửi.

Lưu ý: Tất cả các kho Shopee xử lý đều được đồng bộ chung vào 1 chi nhánh trên KiotViet để trừ tồn kho. Tồn kho không đồng bộ lên sàn Shopee.

• Bước 5: Nhấn Lưu.

Khi chi nhánh được chọn trùng với chi nhánh của tab Tự vận hành → hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo có thể gây sai lệch tồn kho.

• Bạn nhấn Đã hiểu nếu muốn đồng bộ với chi nhánh này.
• Nhấn Hủy hoặc nhấn x đóng cảnh báo để chọn lại chi nhánh đồng bộ Shopee xử lý.

Lưu ý:

• Với gian hàng có tham gia Shopee xử lý → trong Thiết lập hệ thống luôn hiển thị 2 tab Tự vận hành và Shopee xử lý.
• Tại tab Shopee xử lý → các thiết lập liên quan đến Đơn hàng và Hàng hóa không chỉnh sửa được.

2. Theo dõi đơn Shopee xử lý

Tình huống: Khi bạn muốn xem, kiểm tra và phân biệt các đơn hàng do Shopee xử lý với các đơn hàng do shop tự giao.

Lưu ý:

• Bạn không cần chuẩn bị hàng, in vận đơn hay giao hàng vì Shopee đã thực hiện việc này. Đơn trả hàng hoàn tiền của đơn Shopee xử lý cũng do Shopee xử lý, bạn chỉ cần theo dõi trên hệ thống.
• Sau khi đã thiết lập chi nhánh thành công, đơn Shopee xử lý không hiển thị ở tab Cần xử lý hàng hóa và Đồng bộ lỗi.
• Doanh thu và xuất kho của đơn được ghi nhận tại chi nhánh Shopee xử lý, không trừ tồn ở các chi nhánh khác.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Bán online → chuyên mục Thương mại điện tử → chọn Đơn hàng → Đơn hàng.
• Bước 2: Tại tab trạng thái → nhấn vào bộ lọc nhanh Shopee xử lý
• Bước 3: Trên danh sách, tại cột Thao tác → đơn Shopee xử lý hiển thị thông tin Shopee xử lý thay cho các nút xử lý đơn thông thường (bạn không có thao tác nào cần làm tại đây).

• Bước 4: Mở đơn để xem chi tiết. Đơn Shopee xử lý → tab Thông tin vận chuyển sẽ hiển thị hành trình do Shopee cập nhật với mốc mới nhất ở trên cùng.

• Bước 5: (Tùy chọn) Xem Lịch sử thao tác của đơn. Các thao tác đồng bộ và tạo hóa đơn của đơn Shopee xử lý đều được ghi nhận ở chi nhánh Shopee xử lý.

3. Quản lý tồn kho và chuyển hàng sang chi nhánh Shopee xử lý

Tình huống: Khi bạn gửi hàng sang kho Shopee và cần lập phiếu chuyển hàng từ chi nhánh cửa hàng sang chi nhánh Shopee xử lý để số lượng tồn kho trên KiotViet khớp với lượng hàng đang ký gửi thực tế.

Lưu ý: Tồn kho ở chi nhánh Shopee xử lý phản ánh lượng hàng đang ký gửi tại kho Shopee. Do tồn kho trong kho Shopee do Shopee trực tiếp quản lý, KiotViet sẽ không đẩy số tồn kho lên kho Shopee xử lý.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Đăng nhập chi nhánh cửa hàng → tại màn hình Quản lý, chọn Hàng hóa → Chuyển hàng → nhấn + Chuyển hàng.

• Bước 2: Chọn Chi nhánh nhận là chi nhánh Shopee xử lý.
• Bước 3: Thêm hàng hóa và số lượng gửi sang kho Shopee (nên nhập khớp với số lượng trên phiếu gửi hàng của Shopee).
• Bước 4: Hoàn thành phiếu chuyển hàng. Khi này, tồn kho tại chi nhánh cửa hàng sẽ giảm và tồn kho tại chi nhánh Shopee xử lý sẽ tăng lên tương ứng.

4. Đối soát sàn thanh toán và theo dõi đơn trả hàng của đơn Shopee xử lý

Tình huống: Khi bạn cần kiểm tra thanh toán đối soát sàn hoặc theo dõi các đơn trả hàng do Shopee xử lý.

• Đối soát sàn thanh toán: Việc đối soát thanh toán cho đơn Shopee xử lý được thực hiện tương tự như đơn thường trên cùng màn hình và cùng thao tác. Chi tiết tham khảo tại đây.
• Đơn trả hàng: Đơn trả hàng Shopee xử lý do Shopee trực tiếp vận hành, bạn không cần thao tác xử lý mà chỉ cần theo dõi trên KiotViet.

III. Các tính năng nâng cao

1. Đồng bộ tồn kho khi đang dùng chung chi nhánh

Tình huống: Khi bạn bật tính năng Đồng bộ tồn kho hoặc lưu thiết lập kênh trong lúc đang dùng chung ít nhất 1 chi nhánh cho cả Tự vận hành và Shopee xử lý.

Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ Đồng bộ tồn kho với nội dung: "Chi nhánh {Tên chi nhánh} đang được dùng cho cả kho shop tự vận hành và kho Shopee xử lý (FBS). Tồn kho tại kho FBS do Shopee quản lý, nên đồng bộ tồn kho từ chi nhánh này có thể làm sai lệch tồn kho trên gian hàng. Bạn có chắc chắn muốn tiếp tục?"

Lưu ý:

• Cửa sổ này xuất hiện ngay sau cảnh báo hiện có khi bật Đồng bộ tồn kho (nếu ở cảnh báo đầu tiên bạn bấm Hủy thì hệ thống sẽ dừng luôn và không hiện cửa sổ này).
• Các thời điểm cửa sổ xuất hiện: Khi bạn bật công tắc Đồng bộ tồn kho (hiện mỗi lần bật, tắt rồi bật lại vẫn hiện miễn là còn chi nhánh trùng); hoặc khi bấm Lưu thiết lập kênh lúc Đồng bộ tồn kho đang bật sau khi đổi chi nhánh Tự vận hành thành trùng với chi nhánh Shopee xử lý (hoặc ngược lại).
• Cửa sổ sẽ không xuất hiện khi: tắt công tắc Đồng bộ tồn kho, kho Shopee xử lý chưa gắn chi nhánh, hoặc không có chi nhánh nào bị trùng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Khi Thiết lập gian hàng Shopee, tại tab Tự vận hành, bạn chọn ít nhất 1 chi nhánh trên KiotViet trùng với chi nhánh thiết lập đồng bộ trên tab Shopee xử lý.

• Bước 2: Bật Đồng bộ tồn kho → hệ thống hiển thị popup cảnh báo sai lệch tồn kho trên gian hàng.
  • Bạn chọn Đồng ý nếu chắc chắn tiếp tục bật đồng bộ tồn kho.
  • Chọn Hủy hoặc nhấn x đóng cảnh báo nếu không bật đồng bộ tồn kho.

• Bước 3: Khi Lưu thiết lập, nếu gian hàng bật Đồng bộ tồn kho và có chi đang được dùng cho cả kho shop tự vận hành và kho Shopee Xử Lý (FBS) → hệ thống tiếp tục hiển thị Cảnh báo trùng chi nhánh.
  • Bạn chọn Đã hiểu để ghi nhận thiết lập.
  • Chọn Hủy hoặc nhấn x đóng cảnh báo nếu không muốn ghi nhận thiết lập này.

2. Xử lý đơn đồng bộ lỗi trước khi thiết lập chi nhánh

Tình huống: Khi gian hàng có các đơn Shopee xử lý đã đồng bộ về KiotViet trước thời điểm bạn gắn chi nhánh (các đơn này đang bị báo lỗi và nằm ở mục Đồng bộ lỗi).

Sau khi bạn hoàn tất thiết lập gắn chi nhánh cho kho Shopee xử lý, bạn cần kiểm tra lại đơn hàng để lựa chọn Đồng bộ lại hay không.

Lưu ý: Khi hệ thống đồng bộ lại, đơn hàng sẽ được kéo về theo ngày phát sinh trong quá khứ, do đó sẽ làm ảnh hưởng đến doanh thu, tồn kho và hóa đơn điện tử (HĐĐT) của các kỳ trước. Bạn cần kiểm tra lại số liệu của các kỳ liên quan sau khi hoàn tất thiết lập.

3. Giải đáp các tình huống và lỗi thường gặp

Tình huống: Khi bạn gặp các vướng mắc hoặc hiện tượng lạ trong quá trình thiết lập và theo dõi đơn Shopee xử lý trên KiotViet.

• Không thấy tab hoặc bộ lọc nhanh Shopee xử lý ở màn hình thiết lập / đơn hàng: Nguyên nhân do gian hàng chưa tham gia Shopee xử lý trên Seller Center hoặc phía Shopee chưa trả thông tin kho về. Bạn hãy kiểm tra lại trên Seller Center hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ của KiotViet nếu đã tham gia mà vẫn không thấy hiển thị.
• Số lượng đơn trên bộ lọc nhanh Đơn hàng ít hơn tổng số trên tab Chờ xử lý: Đây là thiết kế đúng của hệ thống, không phải lỗi, vì các đơn Shopee xử lý đã được tách ra đếm riêng ở bộ lọc Shopee xử lý.
• Tồn kho trên gian hàng bị sai sau khi bật Đồng bộ tồn kho: Nguyên nhân do bạn đang thiết lập dùng chung chi nhánh cho cả Tự vận hành và Shopee xử lý. Để khắc phục, bạn hãy tách kho Shopee xử lý sang một chi nhánh riêng biệt.
• Tồn kho cửa hàng không bị trừ khi có đơn Shopee xử lý: Trường hợp gian hàng thiết lập riêng biệt chi nhánh Shopee xử lý →  hàng hóa được xuất từ chi nhánh Shopee xử lý.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!