Ngành Nhà thuốc

Giải pháp quản lý bán hàng toàn diện

I. Giới thiệu chung

Ngành Kinh doanh Nhà thuốc là ngành bán lẻ đặc biệt, chịu sự quản lý khắt khe và ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng. Việc liên thông dữ liệu lên Hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) Dược được KiotViet xây dựng căn cứ theo Công văn số 934/TTYQG-DA và Quyết định số 232/QĐ-TTYQG của Trung tâm Thông tin Y tế Quốc gia - Bộ Y tế (phiên bản API 1.1).

Theo đó, Hệ thống CSDL Dược bản mới chính thức thay thế toàn bộ hệ thống cũ. Hệ thống cũ ngừng hoạt động hoàn toàn, dữ liệu và tài khoản cũ không được bảo lưu. Mọi cơ sở kinh doanh dược đều phải đăng ký tài khoản mới và liên thông dữ liệu theo quy định. Nhằm đồng hành cùng các cơ sở, KiotViet đã xây dựng lại toàn bộ cơ chế tự động đồng bộ từ khâu đăng ký, liên kết tài khoản, đồng bộ danh mục chuẩn, khởi tạo tồn đầu kỳ đến liên thông toàn bộ giao dịch phát sinh theo thời gian thực.

Đối tượng áp dụng:

• Toàn bộ cơ sở kinh doanh dược đang sử dụng KiotViet thuộc nhóm bán buôn, bán lẻ (bao gồm chuỗi nhà thuốc, quầy thuốc đạt chuẩn GPP).
• Cơ sở vừa sản xuất vừa bán buôn cần đăng ký 2 tài khoản riêng.
• Đối với nhà thuốc thuộc chuỗi, việc đăng ký/cấp tài khoản do cơ sở chính (đầu mối quản lý chuỗi) thực hiện, các chi nhánh không tự đăng ký riêng lẻ.
• Các cơ sở cần hoàn tất đăng ký tài khoản trên csdlduoc.com.vn theo đúng mốc thời gian quy định để không gián đoạn việc tuân thủ pháp luật.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tuân thủ đúng và đủ quy định pháp luật: Tự động liên thông dữ liệu chính xác theo chuẩn mới của Bộ Y tế trên cổng csdlduoc.com.vn.
• Giảm thiểu sai sót và thao tác thủ công: Tự động đồng bộ danh mục thuốc chuẩn và đồng bộ hai chiều toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh (bán hàng, nhập hàng, trả hàng, trả hàng nhập, chuyển hàng, kiểm kho, xuất hủy, xuất dùng nội bộ), hạn chế sai lệch tồn kho.
• Cảnh báo Hạn sử dụng thông minh: Tự động gợi ý xuất bán lô gần hạn nhất theo nguyên tắc FEFO, hiển thị cảnh báo màu sắc để dược sĩ kịp thời xử lý hàng cận date.
• Theo dõi trạng thái thời gian thực: Chủ động kiểm tra tiến trình xử lý giao dịch trên CSDL Dược và xử lý gửi lại các giao dịch lỗi nhanh chóng.
• Quản lý liều dùng & Đơn thuốc điện tử: Hỗ trợ quét mã vạch ra giá chính xác, bán thuốc theo đơn điện tử từ Đơn thuốc Quốc gia.

II. Các thao tác cơ bản

1. Liên kết tài khoản CSDL Dược

Tình huống: Khi bạn cần kết nối chi nhánh nhà thuốc trên KiotViet với Hệ thống CSDL Dược mới của Bộ Y tế để bắt đầu liên thông dữ liệu. Do hệ thống cũ đã ngừng hoạt động, bạn bắt buộc phải tạo tài khoản mới và thực hiện liên kết lại từ đầu.

Lưu ý:

• Đối với gian hàng chưa có tồn hàng hóa (chưa từng nhập hàng), bạn cần thực hiện nhập hàng trước khi kết nối để hệ thống có số liệu thực tế khởi tạo tồn đầu kỳ.
• Nếu bạn đã có sẵn tồn đầu kỳ trên trang CSDL Dược trước khi kết nối, KiotViet KHÔNG đẩy tồn lên CSDL Dược → bạn cần chủ động thực hiện kiểm kho/bù trừ để cân bằng dữ liệu hai bên.
• Mỗi chi nhánh trên KiotViet tương ứng với một tài khoản/mã cơ sở riêng, bạn cần lặp lại thao tác cho từng chi nhánh.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1 - Đăng ký tài khoản trên hệ thống CSDL Dược. Nhà thuốc cần đăng ký tài khoản trên cổng thông tin csdlduoc.com.vn chính thức của Bộ Y tế trước khi thực hiện liên kết với KiotViet. Xem hướng dẫn chi tiết tại: Đăng ký tài khoản Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược.
• Bước 2 - Liên kết tài khoản với KiotViet. Sau khi có tài khoản (tên đăng nhập là mã số thuế, mật khẩu đã tự thiết lập ở lần đăng nhập đầu tiên trên hệ thống CSDL Dược), nhà thuốc thực hiện liên kết trên KiotViet theo trình tự sau:
  • Trên màn hình Quản lý, bạn nhấn vào biểu tượng thiết lập  góc phải màn hình → chọn Xem tất cả thiết lập → chọn Kết nối CSDL Dược.

• Tại dòng chi nhánh cần liên kết → nhấn Kết nối
• Nhập Tên đăng nhập (Mã số thuế) và Mật khẩu của tài khoản CSDL Dược đã được duyệt.
• Chọn 1 trong 3 Loại kết nối tương ứng với loại hình kinh doanh của nhà thuốc, bao gồm:
  • Dành cho cơ sở bán lẻ.
  • Dành cho cơ sở bán buôn, phân phối thuốc.
  • Dành cho chuỗi nhà thuốc.
• Nhấn Kết nối.

• Bước 3 - Liên kết thuốc.
  • Nếu gian hàng đã quản lý danh sách thuốc theo chuẩn danh mục thuốc trên hệ thống CSDL Dược cũ → KiotViet sẽ gợi ý chuyển đổi liên kết các thuốc này sang danh mục thuốc chuẩn mới. Bạn nhấn Liên kết thuốc ngay.

• Trên popup Liên kết thuốc với CSDL về dược:
  • Bạn thực hiện đối chiếu, chỉnh sửa các đề xuất liên kết cho phù hợp.
  • Bật xanh các thuốc cần liên kết hoặc tắt xám nếu không liên kết.
  • Hệ thống chỉ hiện nút Hoàn thành khi không còn thuốc Cần liên kết.
  • Nhấn Hoàn thành để chính thức liên kết danh mục thuốc trên KiotViet với hệ thống CSDL Dược.

• Bạn có thể Lưu tạm và thực hiện đối chiếu/liên kết danh mục này vào lúc khác, không bắt buộc phải hoàn tất ngay trong lượt thao tác này.
• Lưu ý quan trọng: Nếu chưa hoàn tất đối chiếu/liên kết danh mục thuốc, dữ liệu thuốc của nhà thuốc CHƯA đồng bộ lên hệ thống CSDL Dược. Các giao dịch (bán hàng, nhập hàng...) phát sinh trong thời gian này KHÔNG đồng bộ lên hệ thống CSDL Dược và KHÔNG thể đồng bộ bổ sung sau đó. Nhà thuốc cần hoàn tất bước liên kết danh mục càng sớm càng tốt để đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về liên thông dữ liệu dược.

• Bước 4 - Khởi tạo tồn đầu kỳ. Với tài khoản CSDL Dược chưa có tồn đầu kỳ → KiotViet tự động đẩy số tồn kho thực tế hiện tại của nhà thuốc lên hệ thống CSDL Dược, làm điểm bắt đầu chính xác trước khi phát sinh giao dịch mới. Các giao dịch phát sinh trước thời điểm liên kết không thuộc phạm vi và không được đẩy lên hệ thống.
• Bước 5 - Hoàn tất. Kể từ thời điểm hệ thống hiển thị trạng thái Đã kết nối → các giao dịch mới phát sinh sẽ được tự động đồng bộ lên hệ thống CSDL Dược.

2. Quản lý hàng hóa Thuốc

Tình huống: Bạn cần tạo mới Thuốc để đồng bộ lên CSDL Dược.

Lưu ý:

• Việc liên thông chỉ được xác lập một lần duy nhất tại thời điểm tạo mới hàng hóa.
• Khi chỉnh sửa thuốc đã liên thông, bạn không thể thay đổi trạng thái liên kết (không thể đổi sang thuốc tự do, đổi mã liên thông hay gỡ liên thông) và không sửa được Đơn vị tính cơ bản để tránh sai lệch tồn kho. Nếu bắt buộc đổi liên kết, bạn phải tạo mới hàng hóa.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, vào Hàng hóa → chọn Danh sách hàng hóa.
• Bước 2: Nhấn Tạo mới → chọn Thuốc.

• Bước 3: Nhập Tên thuốc → hệ thống tự động gợi ý các sản phẩm khớp từ danh mục chuẩn CSDL Dược (theo tên, số đăng ký, hoạt chất, hàm lượng, đường dùng...).

• Bước 4: Chọn dòng gợi ý phù hợp → hệ thống tự động điền Mã thuốc (hiển thị dạng ô khóa), Số đăng ký, Hoạt chất, Hàm lượng, Đường dùng, Hãng sản xuất, Nước sản xuất, Tên đơn vị cơ bản theo đúng dữ liệu chuẩn.

Lưu ý:

• Bạn có thể sửa các trường Số đăng ký, Hoạt chất, Hàm lượng, Đường dùng, Hãng sản xuất, Nước sản xuất, nhưng chỉ nhằm mục đích quản lý thông tin nội bộ tại cửa hàng. Dữ liệu thực tế gửi lên CSDL Dược luôn theo đúng dữ liệu chuẩn của thuốc đã chọn trong danh mục.
• Nếu không chọn gợi ý mà lưu, mã hàng này sẽ là Thuốc tự do không được liên thông, vẫn bán được bình thường nhưng giao dịch liên quan sẽ không đồng bộ lên CSDL Dược.

• Bước 5: Hàng hóa thuốc mặc định sẽ luôn quản lý theo Lô - Hạn sử dụng, tồn kho sẽ cập nhật sau khi nhập hàng hoặc kiểm kho, bạn nhập các thông tin khác (bán vốn, giá bán,...) và nhấn Lưu để hoàn tất.
• Bước 6: Hàng hóa đã liên thông sẽ hiển thị biểu tượng nhà thuốc  trên danh sách (với gian hàng dùng hệ thống cũ, biểu tượng này chỉ hiện lại sau khi bạn hoàn tất liên kết tài khoản mới).

3. Đồng bộ phiếu Nhập hàng

Tình huống: Bạn cần tạo phiếu nhập hàng có chứa thuốc liên thông để hệ thống tự động đồng bộ lên CSDL Dược theo loại "Nhập từ nhà cung cấp".

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, bạn vào Mua hàng → chọn Nhập hàng → nhấn + Nhập hàng.
• Bước 2: Thêm thuốc vào phiếu nhập
  • Nhấn Thêm mới lô, hạn sử dụng
  • Nhập Lô, Hạn sử dụng, Số lượng → nhấn Thêm.

• Nhập các thông tin khác của thuốc (Đơn giá, Giảm giá, VAT,...)
• Lưu ý: Nếu số lượng hàng hóa quy đổi ra đơn vị cơ bản là số lẻ thập phân → khi đồng bộ có thể bị làm tròn thành số nguyên.

• Bước 3: Nhập các thông tin chung của phiếu nhập (Nhà cung cấp, Giảm giá, Tiền trả nhà cung cấp, Ghi chú,...) và nhấn Hoàn thành.

• Bước 4: Kiểm tra trạng thái đồng bộ.
  • Tại danh sách phiếu nhập → hệ thống hiển thị cột Trạng thái CSDLD và Ghi chú CSDLD. Cụ thể:

• Chờ gửi: Đang chờ KiotViet gửi lên CSDL về dược.
• Đã tiếp nhận: CSDL về dược đã tiếp nhận yêu cầu.
• Đang xử lý: CSDL về dược đang xử lý yêu cầu.
• Hoàn thành: CSDL về dược hoàn thành ghi nhận giao dịch.
• Không tiếp nhận: CSDL về dược từ chối tiếp nhận.
• Từ chối xử lý: CSDL về dược từ chối xử lý yêu cầu (Đã tiếp nhận nhưng từ chối xử lý).
• Không đồng bộ
• Nếu phiếu có trạng thái Không tiếp nhận hoặc Từ chối xử lý → hệ thống hiển thị thông tin Ghi chú CSDLD. Khi xem chi tiết phiếu, bạn có thể nhấn Đồng bộ lại CSDL Dược.

• Khi hóa đơn đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý → thao tác Chỉnh sửa/ Hủy sẽ tạm bị khóa cho đến khi CSDL Dược xử lý xong.

• Nếu bạn chỉnh sửa phiếu nhập hàng đã đồng bộ → hệ thống tự cập nhật lại thông tin lên CSDL Dược.

Lưu ý: Không nên chỉnh sửa phiếu đã đồng bộ để loại bỏ hết các dòng thuốc đã liên thông (phiếu sau khi sửa không còn thuốc nào cần đồng bộ). Vì CSDL Dược không cập nhật tồn về 0 hoặc hủy giao dịch tương ứng khi nhận được thông tin sửa này → dữ liệu cũ vẫn còn nguyên trên hệ thống dược, gây lệch dữ liệu giữa hai hệ thống. Bạn nên lập phiếu Trả hàng nhập để bù trừ số lượng.

• Nếu bạn hủy phiếu nhập hàng đã đồng bộ Hoàn thành → hệ thống hiển thị popup cảnh báo: Giao dịch này đã được đồng bộ lên CSDL Dược. Nếu hủy trên KiotViet, giao dịch vẫn còn trên CSDL Dược, dẫn đến lệch dữ liệu giữa hai hệ thống và có thể ảnh hưởng đến việc đồng bộ các giao dịch sau. Bạn nhấn Xác nhận hủy nếu chắc chắn hủy trên KiotViet.

4. Đồng bộ Hóa đơn

Tình huống: Khi bạn xuất bán thuốc cho khách, hệ thống áp dụng nguyên tắc FEFO (lô gần hạn xuất trước) và tự động đồng bộ hóa đơn lên CSDL Dược.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tìm kiếm thuốc. Trên màn hình Bán hàng, ngoài các tiêu chí: tên, mã hàng, mã vạch, lô - hạn sử dụng, bạn còn có thể tìm kiếm thuốc theo tên viết tắt.

• Bước 2: Thêm thuốc vào đơn.
  • Khi thêm thuốc vào hóa đơn, hệ thống sẽ tự động gợi ý lô có hạn sử dụng gần nhất (nguyên tắc FEFO).

• Bạn có thể chọn lô khác nếu muốn. Hệ thống sẽ cảnh báo bằng màu sắc: màu vàng cho lô sắp hết hạn và màu đỏ cho lô đã hết hạn.

• Lưu ý: Nếu số lượng hàng hóa quy đổi ra đơn vị cơ bản là số lẻ thập phân → khi đồng bộ có thể bị làm tròn thành số nguyên.

• Bước 3: Với nhà thuốc bán lẻ, hệ thống tự động đồng bộ lên CSDL Dược với loại phiếu Xuất bán lẻ. Với nhà thuốc thuộc nhóm bán buôn/chuỗi nhà thuốc, bạn cần chọn 1 trong 2 Loại đơn: Hóa đơn bán buôn hoặc Hóa đơn bán lẻ để hệ thống đồng bộ đúng loại phiếu tương ứng trên hệ thống CSDL Dược.

• Bước 4: Nhập các thông tin khác trên đơn → nhấn Thanh toán để hoàn tất giao dịch.
• Bước 5: Kiểm tra trạng thái đồng bộ.
  • Tại màn hình Quản lý → Đơn hàng → Hóa đơn → hệ thống hiển thị cột Trạng thái CSDLD và Ghi chú CSDLD. Cụ thể:

• Chờ gửi: Đang chờ KiotViet gửi lên CSDL về dược.
• Đã tiếp nhận: CSDL về dược đã tiếp nhận yêu cầu.
• Đang xử lý: CSDL về dược đang xử lý yêu cầu.
• Hoàn thành: CSDL về dược hoàn thành ghi nhận giao dịch.
• Không tiếp nhận: CSDL về dược từ chối tiếp nhận.
• Từ chối xử lý: CSDL về dược từ chối xử lý yêu cầu (Đã tiếp nhận nhưng từ chối xử lý).
• Không đồng bộ
• Nếu hóa đơn có trạng thái Không tiếp nhận hoặc Từ chối xử lý → hệ thống hiển thị thông tin Ghi chú CSDLD. Khi xem chi tiết, bạn có thể nhấn Đồng bộ lại CSDL Dược.

• Khi hóa đơn đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý → thao tác Chỉnh sửa/ Hủy sẽ tạm bị khóa cho đến khi CSDL Dược xử lý xong.

• Nếu bạn chỉnh sửa hóa đơn đã đồng bộ → hệ thống tự cập nhật lại thông tin lên CSDL Dược.

Lưu ý: Không nên chỉnh sửa hóa đơn đã đồng bộ để loại bỏ hết các dòng thuốc đã liên thông (hóa đơn sau khi sửa không còn thuốc nào cần đồng bộ). Vì CSDL Dược không cập nhật tồn về 0 hoặc hủy giao dịch tương ứng khi nhận được thông tin sửa này → dữ liệu cũ vẫn còn nguyên trên hệ thống dược, gây lệch dữ liệu giữa hai hệ thống. Bạn nên lập phiếu Trả hàng để bù trừ số lượng.

• Nếu bạn hủy hóa đơn đã đồng bộ Hoàn thành → hệ thống hiển thị popup cảnh báo: Giao dịch này đã được đồng bộ lên CSDL Dược. Nếu hủy trên KiotViet, giao dịch vẫn còn trên CSDL Dược, dẫn đến lệch dữ liệu giữa hai hệ thống và có thể ảnh hưởng đến việc đồng bộ các giao dịch sau. Bạn nhấn Xác nhận hủy nếu chắc chắn hủy trên KiotViet.

5. Đồng bộ phiếu Trả hàng (Khách trả lại)

Tình huống: Khi khách hàng trả lại thuốc, bạn tạo phiếu trả hàng để ghi nhận nhập lại kho. Hệ thống tự động đồng bộ giao dịch này lên CSDL Dược dưới loại "Nhập trả lại từ khách hàng".

Thao tác thực hiện như sau:

• Phiếu trả hàng (khách trả lại hàng đã mua) có chứa thuốc đã liên thông sau khi tạo thành công sẽ tự động đồng bộ theo loại "Nhập trả lại từ khách hàng".

Lưu ý: Nếu số lượng hàng hóa quy đổi ra đơn vị cơ bản là số lẻ thập phân → khi đồng bộ có thể bị làm tròn thành số nguyên.

• Tại màn hình Quản lý → Đơn hàng → Trả hàng → hệ thống hiển thị cột Trạng thái CSDLD và Ghi chú CSDLD. Cụ thể:

• Chờ gửi: Đang chờ KiotViet gửi lên CSDL về dược.
• Đã tiếp nhận: CSDL về dược đã tiếp nhận yêu cầu.
• Đang xử lý: CSDL về dược đang xử lý yêu cầu.
• Hoàn thành: CSDL về dược hoàn thành ghi nhận giao dịch.
• Không tiếp nhận: CSDL về dược từ chối tiếp nhận.
• Từ chối xử lý: CSDL về dược từ chối xử lý yêu cầu (Đã tiếp nhận nhưng từ chối xử lý).
• Không đồng bộ

• Nếu phiếu trả hàng có trạng thái Không tiếp nhận hoặc Từ chối xử lý → hệ thống hiển thị thông tin Ghi chú CSDLD. Khi xem chi tiết, bạn có thể nhấn Đồng bộ lại CSDL Dược.

• Khi phiếu trả hàng đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý → thao tác Chỉnh sửa/ Hủy sẽ tạm bị khóa cho đến khi CSDL Dược xử lý xong.
• Nếu bạn chỉnh sửa phiếu trả hàng đã đồng bộ → hệ thống tự cập nhật lại thông tin lên CSDL Dược.
• Nếu bạn hủy phiếu trả hàng đã đồng bộ Hoàn thành → hệ thống hiển thị popup cảnh báo: Giao dịch này đã được đồng bộ lên CSDL Dược. Nếu hủy trên KiotViet, giao dịch vẫn còn trên CSDL Dược, dẫn đến lệch dữ liệu giữa hai hệ thống và có thể ảnh hưởng đến việc đồng bộ các giao dịch sau. Bạn nhấn Xác nhận hủy nếu chắc chắn hủy trên KiotViet.

6. Đồng bộ phiếu Trả hàng nhập (Trả lại Nhà cung cấp)

Tình huống: Khi bạn xuất kho trả lại thuốc cho Nhà cung cấp, hệ thống tự động đồng bộ giảm kho lên CSDL Dược với loại "Xuất trả hàng nhà cung cấp".

Thao tác thực hiện như sau:

• Phiếu trả hàng nhập (nhà thuốc trả lại hàng cho nhà cung cấp) có chứa thuốc đã liên thông sau khi tạo thành công sẽ tự động đồng bộ theo loại "Xuất trả hàng nhà cung cấp".

Lưu ý: Nếu số lượng hàng hóa quy đổi ra đơn vị cơ bản là số lẻ thập phân → khi đồng bộ có thể bị làm tròn thành số nguyên.

• Tại màn hình Quản lý → Mua hàng → Trả hàng nhập → hệ thống hiển thị cột Trạng thái CSDLD và Ghi chú CSDLD. Cụ thể:

• Chờ gửi: Đang chờ KiotViet gửi lên CSDL về dược.
• Đã tiếp nhận: CSDL về dược đã tiếp nhận yêu cầu.
• Đang xử lý: CSDL về dược đang xử lý yêu cầu.
• Hoàn thành: CSDL về dược hoàn thành ghi nhận giao dịch.
• Không tiếp nhận: CSDL về dược từ chối tiếp nhận.
• Từ chối xử lý: CSDL về dược từ chối xử lý yêu cầu (Đã tiếp nhận nhưng từ chối xử lý).
• Không đồng bộ
• Nếu phiếu trả hàng nhập có trạng thái Không tiếp nhận hoặc Từ chối xử lý → hệ thống hiển thị thông tin Ghi chú CSDLD. Khi xem chi tiết, bạn có thể nhấn Đồng bộ lại CSDL Dược.

• Khi phiếu trả hàng nhập đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý → thao tác Chỉnh sửa/ Hủy sẽ tạm bị khóa cho đến khi CSDL Dược xử lý xong.
• Nếu bạn chỉnh sửa phiếu trả hàng nhập đã đồng bộ → hệ thống tự cập nhật lại thông tin lên CSDL Dược.
• Nếu bạn hủy phiếu trả hàng nhập đã đồng bộ Hoàn thành → hệ thống hiển thị popup cảnh báo: Giao dịch này đã được đồng bộ lên CSDL Dược. Nếu hủy trên KiotViet, giao dịch vẫn còn trên CSDL Dược, dẫn đến lệch dữ liệu giữa hai hệ thống và có thể ảnh hưởng đến việc đồng bộ các giao dịch sau. Bạn nhấn Xác nhận hủy nếu chắc chắn hủy trên KiotViet.

7. Đồng bộ phiếu Chuyển hàng (Điều chuyển nội bộ)

Tình huống: Khi bạn điều chuyển thuốc giữa các chi nhánh/ kho khác chi nhánh, hệ thống tự động đồng bộ lên CSDL Dược.

• Với nhóm bán buôn/chuỗi, chi nhánh đi đồng bộ "Xuất điều chuyển", chi nhánh nhận đồng bộ "Nhập điều chuyển".
• Với nhóm bán lẻ, hệ thống tự ghi chú "Xuất/Nhập điều chuyển".

Thao tác thực hiện như sau:

• Phiếu chuyển hàng có chứa thuốc đã liên thông sẽ tự động đồng bộ lên CSDL Dược với cả chi nhánh chuyển và chi nhánh nhận khi trạng thái phiếu là Đã nhận.

Lưu ý: Nếu số lượng hàng hóa quy đổi ra đơn vị cơ bản là số lẻ thập phân → khi đồng bộ có thể bị làm tròn thành số nguyên.

• Tại màn hình Quản lý → Hàng hóa → Chuyển hàng → hệ thống hiển thị cột Trạng thái CSDLD và Ghi chú CSDLD. Mỗi chi nhánh xuất và nhập sẽ có Trạng thái CSDLD độc lập trên danh sách. Cụ thể:

• Chờ gửi: Đang chờ KiotViet gửi lên CSDL về dược.
• Đã tiếp nhận: CSDL về dược đã tiếp nhận yêu cầu.
• Đang xử lý: CSDL về dược đang xử lý yêu cầu.
• Hoàn thành: CSDL về dược hoàn thành ghi nhận giao dịch.
• Không tiếp nhận: CSDL về dược từ chối tiếp nhận.
• Từ chối xử lý: CSDL về dược từ chối xử lý yêu cầu (Đã tiếp nhận nhưng từ chối xử lý).
• Không đồng bộ
• Nếu phiếu chuyển hàng có trạng thái Không tiếp nhận hoặc Từ chối xử lý → hệ thống hiển thị thông tin Ghi chú CSDLD. Khi xem chi tiết, bạn có thể nhấn Đồng bộ lại CSDL Dược.

• Khi phiếu chuyển hàng đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý → thao tác Chỉnh sửa/ Hủy sẽ tạm bị khóa cho đến khi CSDL Dược xử lý xong.
• Nếu bạn chỉnh sửa phiếu chuyển hàng đã đồng bộ → hệ thống tự cập nhật lại thông tin lên CSDL Dược.
• Nếu bạn hủy phiếu chuyển hàng đã đồng bộ Hoàn thành → hệ thống hiển thị popup cảnh báo: Giao dịch này đã được đồng bộ lên CSDL Dược. Nếu hủy trên KiotViet, giao dịch vẫn còn trên CSDL Dược, dẫn đến lệch dữ liệu giữa hai hệ thống và có thể ảnh hưởng đến việc đồng bộ các giao dịch sau. Bạn nhấn Xác nhận hủy nếu chắc chắn hủy trên KiotViet.

8. Đồng bộ phiếu Kiểm kho

Tình huống: Khi bạn kiểm kê và cân bằng tồn kho, hệ thống tự động đồng bộ lên CSDL Dược.

Thao tác thực hiện như sau:

• Phiếu kiểm đã cân bằng kho có chứa thuốc đã liên thông sẽ tự động đồng bộ lên CSDL Dược. Khác với các giao dịch khác, kiểm kho không có lựa chọn lý do - hệ thống gửi thẳng số liệu tồn theo hệ thống và tồn thực tế đếm được lên CSDL Dược.

Lưu ý quan trọng: Khi lập phiếu kiểm kho, không nên tạo lô mới. Nhà thuốc nên thực hiện các phiếu nhập hàng để khai báo lô hàng trước khi kiểm kho, tránh trường hợp phiếu kiểm kho phát sinh lô mới - vì CSDL Dược sẽ từ chối xử lý khi đồng bộ phiếu kiểm kho có lô chưa từng được khai báo, gây sai lệch dữ liệu tồn giữa hai hệ thống.

• Tại màn hình  Quản lý → Hàng hóa → Kiểm kho → hệ thống hiển thị cột Trạng thái CSDLD và Ghi chú CSDLD. Cụ thể:

• Chờ gửi: Đang chờ KiotViet gửi lên CSDL về dược.
• Đã tiếp nhận: CSDL về dược đã tiếp nhận yêu cầu.
• Đang xử lý: CSDL về dược đang xử lý yêu cầu.
• Hoàn thành: CSDL về dược hoàn thành ghi nhận giao dịch.
• Không tiếp nhận: CSDL về dược từ chối tiếp nhận.
• Từ chối xử lý: CSDL về dược từ chối xử lý yêu cầu (Đã tiếp nhận nhưng từ chối xử lý).
• Không đồng bộ
• Nếu phiếu kiểm kho có trạng thái Không tiếp nhận hoặc Từ chối xử lý → hệ thống hiển thị thông tin Ghi chú CSDLD. Khi xem chi tiết, bạn có thể nhấn Đồng bộ lại CSDL Dược.

• Khi phiếu kiểm kho đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý → thao tác Hủy sẽ tạm bị khóa cho đến khi CSDL Dược xử lý xong.
• Nếu bạn hủy phiếu kiểm kho đã đồng bộ Hoàn thành → hệ thống hiển thị popup cảnh báo: Giao dịch này đã được đồng bộ lên CSDL Dược. Nếu hủy trên KiotViet, giao dịch vẫn còn trên CSDL Dược, dẫn đến lệch dữ liệu giữa hai hệ thống và có thể ảnh hưởng đến việc đồng bộ các giao dịch sau. Bạn nhấn Xác nhận hủy nếu chắc chắn hủy trên KiotViet.

9. Đồng bộ phiếu Xuất hủy

Tình huống: Khi bạn xuất kho các loại thuốc hỏng, hết hạn, hệ thống tự động đồng bộ lên CSDL Dược.

Thao tác thực hiện như sau:

• Phiếu xuất hủy có chứa thuốc đã liên thông sau khi Hoàn thành sẽ tự động đồng bộ lên CSDL Dược.
  • Với nhà thuốc bán lẻ, hệ thống tự động đồng bộ lên CSDL Dược với loại phiếu Xuất hủy.
  • Với nhà thuốc thuộc nhóm bán buôn/chuỗi nhà thuốc, bạn cần chọn 1 trong 2 Loại xuất: Xuất hủy hoặc Xuất thu hồi theo BYT.

• Tại màn hình Quản lý → Hàng hóa → Xuất hủy → hệ thống hiển thị cột Trạng thái CSDLD và Ghi chú CSDLD. Mỗi chi nhánh xuất và nhập sẽ có Trạng thái CSDLD độc lập trên danh sách. Cụ thể:

• Chờ gửi: Đang chờ KiotViet gửi lên CSDL về dược.
• Đã tiếp nhận: CSDL về dược đã tiếp nhận yêu cầu.
• Đang xử lý: CSDL về dược đang xử lý yêu cầu.
• Hoàn thành: CSDL về dược hoàn thành ghi nhận giao dịch.
• Không tiếp nhận: CSDL về dược từ chối tiếp nhận.
• Từ chối xử lý: CSDL về dược từ chối xử lý yêu cầu (Đã tiếp nhận nhưng từ chối xử lý).
• Không đồng bộ
• Nếu phiếu xuất hủy có trạng thái Không tiếp nhận hoặc Từ chối xử lý → hệ thống hiển thị thông tin Ghi chú CSDLD. Khi xem chi tiết, bạn có thể nhấn Đồng bộ lại CSDL Dược.

• Khi phiếu xuất hủy đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý → thao tác Chỉnh sửa/ Hủy sẽ tạm bị khóa cho đến khi CSDL Dược xử lý xong.
• Nếu bạn chỉnh sửa phiếu xuất hủy đã đồng bộ → hệ thống tự cập nhật lại thông tin lên CSDL Dược.
• Nếu bạn hủy phiếu xuất hủy đã đồng bộ Hoàn thành → hệ thống hiển thị popup cảnh báo: Giao dịch này đã được đồng bộ lên CSDL Dược. Nếu hủy trên KiotViet, giao dịch vẫn còn trên CSDL Dược, dẫn đến lệch dữ liệu giữa hai hệ thống và có thể ảnh hưởng đến việc đồng bộ các giao dịch sau. Bạn nhấn Xác nhận hủy nếu chắc chắn hủy trên KiotViet.

10. Đồng bộ phiếu Xuất dùng nội bộ

Tình huống: Khi bạn xuất thuốc dùng nội bộ tại nhà thuốc, hệ thống tự động đồng bộ lên CSDL Dược.

Thao tác thực hiện như sau:

• Phiếu xuất dùng nội bộ có chứa thuốc đã liên thông sau khi Hoàn thành sẽ tự động đồng bộ lên CSDL Dược.
  • Với nhà thuốc bán lẻ: CSDL Dược chưa có loại riêng, hệ thống ghi chú "Lý do xuất dùng nội bộ" khi đồng bộ để phân biệt với Xuất hủy.
  • Với nhà thuốc thuộc nhóm bán buôn/chuỗi nhà thuốc, hệ thống tự động đồng bộ theo loại "Xuất khác".

• Tại màn hình Quản lý → Hàng hóa → Xuất dùng nội bộ → hệ thống hiển thị cột Trạng thái CSDLD và Ghi chú CSDLD. Mỗi chi nhánh xuất và nhập sẽ có Trạng thái CSDLD độc lập trên danh sách. Cụ thể:

• Chờ gửi: Đang chờ KiotViet gửi lên CSDL về dược.
• Đã tiếp nhận: CSDL về dược đã tiếp nhận yêu cầu.
• Đang xử lý: CSDL về dược đang xử lý yêu cầu.
• Hoàn thành: CSDL về dược hoàn thành ghi nhận giao dịch.
• Không tiếp nhận: CSDL về dược từ chối tiếp nhận.
• Từ chối xử lý: CSDL về dược từ chối xử lý yêu cầu (Đã tiếp nhận nhưng từ chối xử lý).
• Không đồng bộ
• Nếu phiếu xuất dùng nội bộ có trạng thái Không tiếp nhận hoặc Từ chối xử lý → hệ thống hiển thị thông tin Ghi chú CSDLD. Khi xem chi tiết, bạn có thể nhấn Đồng bộ lại CSDL Dược.

• Khi phiếu xuất dùng nội bộ đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý → thao tác Chỉnh sửa/ Hủy sẽ tạm bị khóa cho đến khi CSDL Dược xử lý xong.
• Nếu bạn chỉnh sửa phiếu xuất dùng nội bộ đã đồng bộ → hệ thống tự cập nhật lại thông tin lên CSDL Dược.
• Nếu bạn hủy phiếu xuất dùng nội bộ đã đồng bộ Hoàn thành → hệ thống hiển thị popup cảnh báo: Giao dịch này đã được đồng bộ lên CSDL Dược. Nếu hủy trên KiotViet, giao dịch vẫn còn trên CSDL Dược, dẫn đến lệch dữ liệu giữa hai hệ thống và có thể ảnh hưởng đến việc đồng bộ các giao dịch sau. Bạn nhấn Xác nhận hủy nếu chắc chắn hủy trên KiotViet.

11. Quản lý hàng hóa nội bộ

Tình huống: Khi bạn kinh doanh thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, vật tư y tế có theo dõi Lô - Hạn sử dụng nhưng nằm ngoài danh mục cần liên thông với CSDL Dược.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Hàng hóa → Danh sách hàng hóa, bạn nhấn Tạo mới → Hàng hóa.

• Bước 2: Điền các thông tin cơ bản về sản phẩm (tên, nhóm hàng, giá vốn, giá bán,...). Chọn Có vào ô Quản lý theo lô, hạn sử dụng để kích hoạt tính năng quản lý theo lô.
• Bước 3: Nhấn Lưu để ghi nhận thông tin.

12. Xem báo cáo hàng hóa theo hạn sử dụng

Tình huống: Khi bạn cần rà soát toàn bộ tồn kho để lên phương án xả hàng cận date, xuất hủy hoặc trả nhà cung cấp.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý bạn chọn Phân tích → Báo cáo → Hàng hóa.

• Bước 2: Chọn mối quan tâm là Hạn sử dụng. Báo cáo sẽ liệt kê chi tiết các lô hàng sắp hết hạn và đã hết hạn để bạn đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp, tránh lãng phí.

III. Các tính năng nâng cao

1. Tạo và sử dụng Đơn thuốc mẫu

Tình huống: Nhà thuốc của bạn thường xuyên bán các đơn thuốc cho những bệnh phổ biến và bạn muốn tạo sẵn các đơn này để tiết kiệm thời gian.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn vào Bác sĩ → Đơn thuốc mẫu và nhấn Thêm mới.

• Bước 2: Nhập tên đơn thuốc, tìm và thêm các loại thuốc cùng liều dùng vào đơn.

• Bước 3: Khi bán hàng, bạn có thể chuyển sang chế độ tìm kiếm theo đơn thuốc mẫu để thêm nhanh toàn bộ sản phẩm vào hóa đơn.

2. Quản lý thông tin Bác sĩ

Tình huống: Bạn cần lưu lại thông tin của các bác sĩ thường xuyên kê đơn cho khách hàng để dễ dàng quản lý và tra cứu khi bán thuốc theo đơn.

Thao tác thực hiện như sau: Bạn vào menu Bác sĩ để thêm mới hoặc chỉnh sửa thông tin chi tiết (tên, số điện thoại, chuyên khoa, nơi công tác...).

3. Bán thuốc theo đơn (Liên thông Đơn thuốc Quốc gia)

Tình huống: Khách hàng mang đến một đơn thuốc có mã từ hệ thống Đơn thuốc Quốc gia và bạn cần bán đúng theo đơn này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Bán hàng, sau khi thêm hàng, bạn nhấn vào mục Bán thuốc theo đơn.
• Bước 2: Nhập Mã đơn thuốc của khách vào ô tương ứng.
• Bước 3: Nếu mã hợp lệ, hệ thống sẽ tự động điền các thông tin trên đơn thuốc, bao gồm:
  • Bác sĩ kê đơn
  • Cơ sở khám bệnh
  • Tên bệnh nhân
  • Tuổi
  • Cân nặng
  • CMTND/Căn cước
  • Thẻ BHYT
  • Địa chỉ
  • Người giám hộ
  • Điện thoại liên hệ
  • Chẩn đoán

Lưu ý: Với các thông tin về bác sĩ và cơ sở khám chữa bệnh:

• Nếu đã trùng trên KiotViet → hệ thống ghi nhận thông tin đã có trên KiotViet.

• Nếu chưa có trên KiotViet → hệ thống tạo mới thông tin trên KiotViet.

• Bước 4: Sau khi bạn kích Xong → hệ thống sẽ đối chiếu thuốc trong đơn với hàng hóa trên KiotViet thông qua mã thuốc (trong Danh mục thuốc của Cục Quản lý dược quốc gia).
  • Nếu trùng khớp:
    • Hiển thị thông tin hàng hóa trên KiotViet với ghi chú cách dùng và số lượng theo đơn bác sĩ kê.
    • Khi bạn Thanh toán hóa đơn trên KiotViet → hệ thống ghi nhận số lượng đã bán thực tế vào mục Đã bán của Đơn thuốc trên trang http://donthuocquocgia.vn.

• Lưu ý: Nếu người bán cập nhật các thông tin khác của hóa đơn bán thuốc theo đơn trên KiotViet -> không làm ảnh hưởng đến đơn thuốc của bác sĩ đã kê trên http://donthuocquocgia.vn.

• Nếu không trùng: Hệ thống hiển thị cảnh báo. Người bán có thể:
  • Chọn lại thuốc khác trên phần mềm KiotViet
  • Không bán thuốc này trên hóa đơn

• Khi thanh toán hóa đơn → hệ thống hiển thị cảnh báo, bạn chọn:

• Đồng ý:
  • Thanh toán đơn trên KiotViet.
  • Không ghi nhận thông tin trên trang http://donthuocquocgia.vn
• Bỏ qua hoặc kích : hệ thống đóng pop-up, không thanh toán hóa đơn.

4.Các câu hỏi thường gặp (Q&A)

Tình huống: Khi bạn gặp vướng mắc trong quá trình kết nối tài khoản hoặc đồng bộ giao dịch. Dưới đây là cách giải quyết các vấn đề phổ biến:

• Tôi đã có tài khoản trên hệ thống CSDL Dược cũ, có phải đăng ký lại không?: Có. Hệ thống cũ đã ngừng hoạt động, không bảo lưu dữ liệu. Mọi cơ sở đều phải đăng ký tài khoản mới.
• Gian hàng chưa liên kết CSDL Dược, có bán hàng được không?: Có, vẫn bán bình thường. Nhưng giao dịch phát sinh trong lúc này sẽ không được đồng bộ lên CSDL Dược và không thể đồng bộ bổ sung sau đó.
• Gian hàng mới chưa từng nhập hàng, cần làm gì trước khi kết nối?: Bạn bắt buộc phải thực hiện phiếu Nhập hàng trước để có số liệu tồn kho thực tế phục vụ bước đẩy tồn đầu kỳ khi kết nối.
• Tôi có nhiều chi nhánh, có cần đăng ký/liên kết riêng không?: Có. Mỗi chi nhánh tương ứng với một mã cơ sở riêng biệt trên CSDL Dược.
• Nhà thuốc của tôi thuộc chuỗi thì đăng ký tài khoản thế nào?: Việc cấp tài khoản do cơ sở chính (đầu mối chuỗi) thực hiện, các chi nhánh không tự đăng ký lẻ.
• Chưa đối chiếu xong danh mục thuốc có sao không?: Bạn có thể lưu tạm. Nhưng dữ liệu thuốc chưa đồng bộ thì các giao dịch cũng sẽ không được đồng bộ. Nên hoàn tất đối chiếu càng sớm càng tốt.
• Tôi đã có sẵn phiếu tồn đầu kỳ trên CSDL Dược, xử lý thế nào?: Hệ thống sẽ không thể đẩy tồn đầu kỳ lên được nữa. Bạn phải chủ động làm các phiếu bù trừ (nhập, kiểm kho) trên KiotViet hoặc trên trang CSDL Dược để hai bên khớp số liệu.
• Thuốc liên thông cũ trên KiotViet không thấy icon nữa?: Bạn cần kết nối tài khoản và liên kết lại danh mục chuẩn mới, sau đó icon "Thuốc liên thông" sẽ xuất hiện lại.
• Thuốc không có trong gợi ý liên thông?: Bạn có thể lưu tạm thành "Thuốc tự do". Nếu tra cứu trên trang CSDL Dược thấy có mã chuẩn, hãy liên hệ tổng đài KiotViet để được cập nhật.
• Có đổi hoặc gỡ liên thông thuốc được không?: Tuyệt đối Không. Việc này làm sai lệch tồn kho. Nếu cần đổi, bạn phải tạo mã hàng hóa mới.
• Sửa thông tin thuốc (hoạt chất, hàm lượng) có cập nhật lên CSDL Dược không?: Không. Việc sửa chỉ có tác dụng nội bộ trên KiotViet. Dữ liệu đẩy lên Bộ Y tế luôn dùng thông tin chuẩn gốc đã liên kết.
• Tôi sửa Đơn vị tính cơ bản được không?: Không. Đây là thông tin khóa cứng gắn liền với tồn kho đã đồng bộ.
• Giao dịch báo "Không tiếp nhận" là sao?: Hệ thống sẽ tự động thử lại. Nếu vẫn lỗi, bạn chủ động tích chọn và bấm Đồng bộ lại CSDL Dược.
• Giao dịch báo "Từ chối xử lý" là sao?: Dữ liệu gửi đi không hợp lệ (ví dụ: số lượng quy đổi ra số thập phân, lô kiểm kho chưa từng khai báo). Bạn cần sửa dữ liệu và đồng bộ lại.
• Vì sao không Sửa/Hủy được giao dịch?: Phiếu đang ở trạng thái Chờ gửi/Đã tiếp nhận/Đang xử lý sẽ bị khóa tạm thời. Chờ hệ thống xử lý xong mới thao tác được.
• Hủy phiếu trên KiotViet có tự động xóa trên CSDL Dược không?: Không. Hệ thống dược chưa hỗ trợ hủy tự động. Dữ liệu vẫn còn trên Bộ Y tế gây lệch tồn, bạn cần xác nhận trên cảnh báo và chủ động làm phiếu bù trừ.
• Sửa bằng cách xóa sạch thuốc trong hóa đơn cũ được không?: Không nên. CSDL Dược không tự động trừ tồn về 0. Hãy dùng nghiệp vụ Trả hàng/Bù trừ để xử lý thay vì xóa sạch dòng hàng.
• Nhập số lượng lẻ (số thập phân) được không?: Không. Số lượng quy đổi ra đơn vị cơ bản phải là số nguyên, nếu lẻ CSDL Dược sẽ từ chối.
• Tạo lô mới trực tiếp khi Kiểm kho được không?: Không. Hãy làm phiếu Nhập hàng để khai báo lô trước, nếu không phiếu kiểm kho sẽ bị từ chối xử lý.
• Giao dịch tạo trước khi liên kết tài khoản có đồng bộ được không?: Không. Mọi giao dịch phát sinh trước mốc đẩy tồn đầu kỳ đều không được hỗ trợ đồng bộ, kể cả bổ sung sau đó.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng quản lý nhà thuốc trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ các thao tác cốt lõi với hàng hóa có Lô - Hạn sử dụng.

1. Thêm mới và Nhập hàng thuốc

Tình huống: Khi bạn thực hiện tạo thuốc mới và lập phiếu nhập hàng theo lô ngay trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trong menu Hàng hóa trên ứng dụng KiotViet, chạm vào biểu tượng dấu + để thêm Thuốc mới, bật các tùy chọn quản lý cần thiết.

• Bước 2: Khi tạo phiếu Nhập hàng, sau khi chọn thuốc, ứng dụng sẽ hiển thị màn hình Thêm lô để bạn nhập thông tin chi tiết (Tên lô, Hạn sử dụng, Số lượng).

2. Bán hàng thuốc

Tình huống: Bạn cần tạo hóa đơn cho khách và chọn đúng lô thuốc cần bán ngay trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tìm kiếm thuốc: Khi tạo đơn hàng có hàng hóa thuốc, ngoài các tiêu chí: tên, mã hàng, mã vạch, lô -  hạn sử dụng, bạn còn có thể tìm kiếm thuốc theo tên viết tắt.
• Bước 2: Sau khi chọn được thuốc, bạn chạm vào lô cần bán và nhập số lượng tương ứng để thêm vào hóa đơn.

V. Thao tác trên Máy POS

Ứng dụng KiotViet trên Máy POS Android hỗ trợ bán hàng theo Lô - Hạn sử dụng một cách nhanh chóng tại quầy.

Tình huống: Dược sĩ tại quầy cần nhanh chóng xuất bán thuốc cho khách theo đúng lô hàng được hệ thống gợi ý.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tìm kiếm thuốc: Khi tạo đơn hàng có hàng hóa thuốc, ngoài các tiêu chí: tên, mã hàng, mã vạch, lô -  hạn sử dụng, bạn còn có thể tìm kiếm thuốc theo tên viết tắt.
• Bước 2: Hệ thống tự động gợi ý theo lô có hạn sử dụng gần nhất. Bạn có thể chọn một lô khác từ danh sách.

• Bước 3: Sau khi chọn lô, thuốc sẽ được thêm vào hóa đơn để tiến hành thanh toán.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!