Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý cung cấp giải pháp giúp đơn vị tạo và quản lý mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, đáp ứng quy định về chứng từ điện tử (Mẫu 04/HGĐL) khi giao hàng cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. Phân hệ này bao gồm từ việc thiết lập mẫu phiếu, lập phiếu đơn lẻ, import hàng loạt, cho đến ký số và phát hành chứng từ lên Cơ quan Thuế.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Phát hành Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện tử đúng quy định pháp lý (NĐ 123/2020 & NĐ 70/2025), thay thế hoá đơn GTGT thông thường trong mô hình bán hàng qua đại lý.
• Tự tuỳ chỉnh mẫu phiếu theo từng kênh đại lý hoặc bộ nhận diện thương hiệu riêng.
• Bản chuyển đổi từ điện tử sang giấy tự động đáp ứng đúng quy định pháp lý (dòng chữ phân biệt, thông tin người chuyển đổi, ngày giờ chuyển đổi).
• Gắn kết phiếu với hợp đồng kinh tế, giúp đối soát dễ dàng giữa phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT sau này.
• Luồng lập phiếu, ký số và gửi Cơ quan Thuế hoàn toàn nằm trong một màn hình, không cần xuất file hay dùng phần mềm bên ngoài.
• Hỗ trợ Import hàng loạt giúp tạo hàng chục đến hàng trăm phiếu xuất kho chỉ trong một thao tác tải tệp lên.
• Quản lý toàn bộ vòng đời phiếu (lưu nháp, phát hành, xem chi tiết, xử lý sai sót, chuyển đổi giấy) từ một giao diện thống nhất.

Đối tượng áp dụng:

• Kế toán kho / Kế toán bán hàng: Lập phiếu, quản lý danh sách, xử lý file import, gửi email, chuyển đổi giấy, tải file, sao chép phiếu và theo dõi trạng thái từ Cơ quan Thuế.
• Người có thẩm quyền ký số: Ký số chứng thư, xác nhận phát hành để gửi Cơ quan Thuế cấp mã, lập phiếu điều chỉnh/thay thế và gửi thông báo sai sót.
• Quản lý cửa hàng: Quản lý trạng thái các mẫu phiếu (Cho phép / Ngừng sử dụng).

II. Các thao tác cơ bản

1. Đăng ký sử dụng phiếu trên Tờ khai

Tình huống: Trước khi bạn có thể thiết lập mẫu hay lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý trên hệ thống, bạn cần khai báo với Cơ quan Thuế để được phép sử dụng loại chứng từ này.

Lưu ý: Thao tác này chỉ cần thực hiện 1 lần duy nhất.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Tờ khai, chọn Tờ khai SD hóa đơn điện tử.

• Bước 2: Nhấn + Tạo tờ khai → chọn Bắt đầu Lập tờ khai.

• Bước 3: Khi Đăng ký mới hoặc Thay đổi thông tin (nếu đã có tờ khai trước đó) → tại mục Loại hóa đơn sử dụng, tích chọn Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
• Bước 4: Điền đầy đủ các thông tin khác trên tờ khai và nhấn Nộp tờ khai cho CQT.

• Bước 5: Sau khi Cơ quan Thuế phản hồi chấp nhận, phân hệ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý sẽ tự động xuất hiện trong menu Hóa đơn.

2. Thiết lập và quản lý mẫu phiếu

Tình huống: Khi bạn cần tạo mới, tùy chỉnh giao diện, cấu hình thông tin hiển thị, nhân bản, hoặc quản lý các trạng thái của mẫu Phiếu xuất kho gửi bán đại lý, đảm bảo chứng từ điện tử đáp ứng đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC khi luân chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc đơn vị nội bộ trong cùng pháp nhân.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập biểu tượng thiết lập  góc phải màn hình → chọn Mẫu hóa đơn.

• Bước 2: Nhấn + Tạo mẫu hoá đơn.

• Bước 3: Tại mục Loại hoá đơn → chọn Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý → chọn Ngôn ngữ → nhấn trực tiếp vào bản xem trước hiển thị trên màn hình và nhấn Tiếp tục.

• Bước 4: Tại màn hình Chỉnh sửa mẫu phiếu xuất kho thiết lập các thông tin:
  • Tên mẫu phiếu: Nhập tối đa 100 ký tự, không trùng lặp.
  • Ký hiệu: Nhập 2 ký tự cuối của Ký hiệu mẫu (chỉ gồm chữ in hoa và số). Cụm ký hiệu đầu tiên do hệ thống quy định cố định.

• Nội dung phiếu:

• Tích/bỏ chọn và kéo thả để sắp xếp các trường Thông tin đơn vị xuất hàng và Thông tin đơn vị nhận hàng. Nhấn + Thêm thông tin để tạo trường tùy chỉnh.
• Nhập Số dòng hàng hóa.
• Tại mục Thông tin khác:
  • Bật/tắt các thông tin trên phiếu chuyển đổi:
    • Hiển thị "Phiếu xuất kho chuyển đổi từ Phiếu xuất kho điện tử"
    • Hiển thị tên người in chuyển đổi trên Phiếu chuyển đổi
    • Hiển thị giờ ký.
  • Xử lý khi phiếu xuất kho có nhiều trang: Bật/tắt Hiển thị lại tiêu đề, thông tin người bán, người mua.

• Giao diện & màu sắc:

• Chọn phông chữ và màu sắc.
• Chọn ảnh Logo và vị trí hiển thị (tối đa 2MB, chọn đặt ở góc trái/phải)
• Chọn ảnh nền và viền.
• Sử dụng 3 nút tùy chọn (toggle) phía trên vùng xem trước để kiểm tra các chế độ: Phiếu gốc, Phiếu chuyển đổi, Dữ liệu mẫu.

• Bước 5: Bản xem trước hiển thị thông tin theo thiết lập. Bạn nhấn Lưu để hoàn tất tạo mới.

• Để sửa lại nội dung mẫu, tại danh sách mẫu hóa đơn, bạn nhấn Chỉnh sửa → thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Để nhân bản một mẫu có sẵn, tại danh sách mẫu hóa đơn, bạn nhấn Sao chép → hệ thống sẽ giữ nguyên toàn bộ cấu hình giao diện và nội dung, tự động gợi ý ký hiệu mới và thêm chữ "(Bản sao)" vào tên mẫu.

• Để quản lý trạng thái mẫu phiếu, bạn nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm (...) trên mẫu
  • Chọn Ngừng sử dụng (ẩn khỏi danh sách chọn khi lập phiếu) hoặc Cho phép sử dụng.
  • Chọn Xóa mẫu nếu không muốn hiển thị trên hệ thống (chỉ xóa được mẫu chưa từng phát hành).

• Lưu ý: Nếu một mẫu phiếu đã được sử dụng phát hành dù chỉ 1 lần, bạn không thể chỉnh sửa Ký hiệu mẫu và không thể xóa bỏ mẫu đó. Khi lập phiếu xuất kho, hệ thống sẽ tự động ưu tiên chọn sẵn mẫu phiếu mà bạn đã sử dụng để phát hành gần nhất.

3. Lập phiếu và phát hành ngay

Tình huống: Khi bạn cần tạo, phát hành phiếu xuất kho cho một chuyến hàng giao cho đại lý. Mỗi phiếu bắt buộc phải gắn với một hợp đồng kinh tế.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập menu Hóa đơn → chọn Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

• Bước 2: Nhấn + Lập phiếu xuất kho → chọn Phiếu xuất kho.

• Bước 3: Hệ thống hiển thị màn hình Lập phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bạn ghi nhận các thông tin:
  • Ký hiệu: Chọn mẫu phiếu từ danh sách.
  • Ngày: Có thể chọn ngày trong quá khứ đến ngày hiện tại.
  • Thông tin bên xuất: Nhập các thông tin bắt buộc gồm: Hợp đồng kinh tế số, Ngày hợp đồng kinh tế, Địa chỉ kho xuất, Phương tiện vận chuyển.
  • Thông tin bên nhận: Nhập các thông tin bắt buộc gồm: Tên đơn vị nhận và Địa chỉ kho nhận.
  • Hàng hóa, dịch vụ:
    • Lựa chọn Tiền tệ và tỉ giá (nếu là ngoại tệ).
    • Chọn Tính chất hàng hóa, Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa), Số lượng cho từng dòng hàng hóa.
    • Nhập Số lượng, Đơn giá để hệ thống tính Thành tiền. Bạn có thể nhập Thành tiền và Số lượng để hệ thống tính ra Đơn giá.

• Bước 4 (tùy chọn): Nhấn Xem trước để kiểm tra bản PDF của phiếu .
• Bước 5: Nhấn Phát hành.

Lưu ý: Nếu bạn phát hành phiếu xuất có ngày lập khác với ngày hiện tại (phiếu xuất ghi lùi ngày) → hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo yêu cầu bạn xác nhận trước khi tiếp tục. Điều này giúp tránh việc vô tình phát hành sai thời điểm quy định.

• Bước 6: Chọn loại Chữ ký số gian hàng đang sử dụng (Chữ ký số từ xa KiotViet IntrustCA hoặc USB Token) → nhấn Ký số và phát hành. Sau khi ký, nội dung phiếu bị khóa.

• Bước 7: Hệ thống tự động sinh số phiếu và gửi dữ liệu lên Cơ quan Thuế. Khi được phản hồi hợp lệ, phiếu chuyển sang trạng thái Đã cấp mã.
• Lưu ý: Nếu nhấn Hủy bỏ trên màn lập phiếu, hệ thống sẽ đưa bạn về thẳng danh sách và toàn bộ thông tin đã nhập sẽ bị mất.

4. Lưu nháp và phát hành sau

Tình huống: Khi bạn đang tạo phiếu nhưng chưa điền đủ thông tin giao hàng hoặc cần xác nhận lại số lượng, bạn có thể lưu nháp để tiếp tục hoàn thiện và phát hành vào lúc khác.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Thực hiện nhập liệu các thông tin trên màn lập phiếu.
• Bước 2: Nhấn Lưu & Tạo mới nếu muốn lưu nháp phiếu hiện tại đồng thời mở màn hình lập phiếu mới mà không cần quay về danh sách hóa đơn.

Hoặc nhấn biểu tượng mũi tên cạnh nút Lưu & Tạo mới chọn Lưu nếu muốn lưu nháp phiếu hiện tại và quay về màn hình danh sách phiếu.

• Bước 3: Phiếu lưu nháp sẽ xuất hiện trên danh sách với trạng thái Nháp, chưa được cấp số phiếu. Khi cần xử lý tiếp, bạn mở lại phiếu nháp, nhấn Chỉnh sửa để hoàn thiện và phát hành phiếu.

5. Import phiếu

Tình huống: Bạn có sẵn danh sách nhiều phiếu xuất kho gửi bán đại lý và muốn đẩy hàng loạt lên hệ thống để lưu nháp hoặc phát hành nhanh chóng (tối đa 1.000 phiếu mỗi lần), thay vì phải lập thủ công từng phiếu.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập và chuẩn bị file dữ liệu
  • Trên màn hình PXK hàng gửi bán đại lý, bạn nhấn nút Import file ở góc trên bên phải.

• Chọn Mẫu phiếu xuất kho phát hành → tiếp tục nhấn Import file.

• Chọn Tải file mẫu.

• Mở file Excel mẫu đã tải về → chọn sheet DU_LIEU_IMPORT → điền dữ liệu theo đúng cấu trúc của file (tham khảo tại sheet HUONG_DAN trong file).

• Lưu ý: Mã nhóm phiếu là mã do người dùng tự đặt. Các dòng có cùng Mã nhóm phiếu sẽ được hệ thống tự động gộp thành 1 phiếu xuất kho. Thông tin phiếu từ cột B - M chỉ cần điền ở dòng đầu tiên của nhóm; các dòng tiếp theo cùng nhóm có thể để trống.

• Bước 2: Tải file lên hệ thống
  • Trường hợp lần đầu import (Bảng dữ liệu đang trống):
    • Trên popup Chọn file để import, bạn kéo thả hoặc nhấn Chọn file đã chuẩn bị.

• Nhấn Thực hiện.

• Hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu và đưa thông tin vào bảng.

• Trường hợp bảng đã có dữ liệu (Import tiếp theo): Hệ thống sẽ hiển thị tùy chọn Chọn cách thêm dữ liệu. Bạn có thể chọn:
  • Ghi đè dữ liệu hiện tại: Hệ thống sẽ xóa toàn bộ danh sách phiếu cũ đang hiển thị và thay bằng dữ liệu mới từ file tải lên.
  • Thêm vào dữ liệu hiện tại: Dữ liệu mới từ file sẽ được nối tiếp vào danh sách phiếu đang có trên màn hình.

• Bước 3: Xử lý lỗi trực tiếp trên giao diện
  • Sau khi import, dữ liệu sẽ được phân loại thành 2 tab: Phiếu xuất kho hợp lệ và Phiếu xuất kho bị sai định dạng thông tin (kèm số lượng).

• Tại tab Phiếu xuất kho bị sai định dạng thông tin
  • Các ô dữ liệu bị lỗi sẽ được tô viền/nền màu đỏ.
  • Khi bạn di chuột (hover) vào ô lỗi, hệ thống hiển thị chi tiết lý do lỗi (Ví dụ: "MST phải gồm 10, 12 hoặc 14 ký tự").

• Bạn nhấn trực tiếp vào ô đỏ để sửa thông tin sai.

• Tự động chuyển tab: Ngay khi bạn sửa xong toàn bộ các lỗi của 1 phiếu, màn hình sẽ hiển thị thông báo Phiếu xuất kho [Mã phiếu] đã đầy đủ thông tin hợp lệ (tự biến mất sau 3 giây). Phiếu đó sẽ tự động được di chuyển sang tab Phiếu xuất kho hợp lệ.

• Bước 4: Tải file mô tả lỗi (Xử lý hàng loạt khi có nhiều lỗi)
  • Nếu danh sách có quá nhiều lỗi khó sửa trực tiếp từng dòng, bạn có thể nhấn Tải file mô tả lỗi góc phải màn hình.

• File tải về sẽ giữ nguyên cấu trúc chuẩn của file mẫu ban đầu (bao gồm các dòng tiêu đề, ghi chú, mã trường).
• Trong file này, các ô bị lỗi sẽ được tô nền đỏ và kèm theo chú thích (Cell comment) của Excel mô tả chi tiết: Tên trường + Điều kiện vi phạm + Cách điền đúng.

• Bạn tiến hành sửa lỗi trực tiếp trên file Excel vừa tải về và lưu lại, sau đó dùng file này để import lại lên hệ thống.

• Bước 5: Ghi tạm hoặc Phát hành. Tại màn hình Import, sau khi dữ liệu đã chuẩn (không còn hóa đơn sai định dạng thông tin):
  • Nếu bạn nhấn Ghi tạm: Hệ thống ghi nhận các hóa đơn ở thành trạng thái Nháp.

• Nếu bạn chọn Phát hành phiếu: Hệ thống chuyển sang màn hình Ký và phát hành hiển thị bản xem trước PDF. Bạn thực hiện Ký và phát hành đồng loạt các phiếu.

• Bạn có thể nhấn Xem trước phiếu nếu chỉ cần xem bản thể hiện PDF.

• Để hủy thao tác, bạn nhấn Hủy bỏ → chọn Xác nhận → hệ thống sẽ không tạo bất kỳ phiếu xuất kho nào.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý danh sách phiếu

Tình huống: Khi bạn cần theo dõi, tìm kiếm, lọc trạng thái và thao tác nhanh với các phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đã lập.

Thao tác thực hiện như sau:

• Sử dụng các tab phân loại trên đầu màn hình để lọc nhanh: Tất cả, Nháp, Phát hành lỗi, Gửi CQT lỗi, Chờ CQT cấp mã, Đã cấp mã, CQT từ chối.

• Sử dụng thanh công cụ tìm kiếm và bộ lọc để tra cứu theo: Số hóa đơn, Mã số thuế, tên đơn vị nhận hàng, họ tên người nhận, Lệnh điều động số, họ tên người xuất, phương tiện vận chuyển, Tên hàng, mã hàng, Kỳ xuất, Ký hiệu, Trạng thái,...

• Tùy chọn hiển thị: Nhấn vào biểu tượng tùy chọn hiển thị  góc phải màn hình → tích chọn để thêm các cột cần xem hoặc bỏ tích để ẩn bớt các cột không cần thiết.

• Nhấn Xuất file nếu bạn cần tải dữ liệu danh sách phiếu về máy tính dưới dạng Excel.

• Tích chọn một hoặc nhiều phiếu để kích hoạt thanh công cụ thao tác nhanh. Bạn có thể thực hiện: Phát hành hàng loạt (cho phiếu Nháp), Gửi email, Xem PDF, Tải file (PDF hoặc ZIP), Sao chép, Chuyển đổi phiếu giấy, Xóa phiếu.

2. Xem chi tiết phiếu và Lịch sử truyền nhận

Tình huống: Khi bạn cần xem lại toàn bộ nội dung của một phiếu đã lưu, kiểm tra lỗi từ Cơ quan Thuế hoặc theo dõi lịch sử gửi nhận dữ liệu.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Nhấn vào phiếu cần xem trên danh sách để mở màn hình chi tiết.

• Bước 2: Tùy vào trạng thái của hóa đơn, hệ thống sẽ hỗ trợ các nút thao tác tương ứng: Xóa, Sao chép, Tải xuống, Gửi email, Phát hành, Chỉnh sửa, Xem PDF, Xử lý phiếu (Lập phiếu điều chỉnh, Lập phiếu thay thế, Thông báo sai sót, Chuyển đổi phiếu giấy).

• Bước 3: Với phiếu CQT từ chối không đủ điều kiện cấp mã, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết lý do từ chối từ Cơ quan Thuế.

• Bước 4: Chuyển sang tab Lịch sử truyền nhận với CQT (với phiếu đã phát hành) để theo dõi các mốc thời gian và Mã thông điệp. Tại đây, bạn có thể tải file XML của từng bước truyền nhận.

3. Gửi email phiếu xuất kho

Tình huống: Khi bạn cần gửi Phiếu xuất kho gửi bán đại lý bản mềm cho đại lý hoặc tài xế qua email. Đây là thao tác thủ công và bạn cần nhập địa chỉ email nhận.

Thao tác thực hiện như sau:

• Gửi từ màn hình chi tiết:
  • Bước 1: Mở chi tiết một phiếu xuất kho cụ thể và nhấn Gửi email.
  • Bước 2: Nhập địa chỉ tại ô Email, bạn có thể nhập nhiều địa chỉ email bằng cách nhấn enter hoặc dấu phẩy.
  • Bước 3: Nhấn Gửi mail.

• Gửi hàng loạt từ danh sách:

• Bước 1: Tại màn hình danh sách Phiếu xuất kho, tích chọn nhiều phiếu mà bạn cần gửi đi.
• Bước 2: Trên thanh công cụ thao tác nhanh, nhấn Gửi email.

• Bước 3: Nhập địa chỉ tại ô Email, bạn có thể nhập nhiều địa chỉ email bằng cách nhấn enter hoặc dấu phẩy.
• Bước 4: Nhấn Gửi mail.

• Bước 5: Hệ thống sẽ gửi email chứa file XML và PDF phiếu xuất đến danh sách email đã được khai báo trên từng phiếu.

4. Chuyển đổi phiếu giấy

Tình huống: Khi bạn cần một bản cứng của Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để giao cho tài xế mang đi đường hoặc để lưu trữ hồ sơ giấy sau khi phiếu đã được phát hành thành công.

Lưu ý: Chức năng chuyển đổi này chỉ hiển thị và áp dụng đối với những phiếu đã ở trạng thái Đã cấp mã.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình danh sách, tích chọn các phiếu cần chuyển đổi → chọn 3 chấm → chọn Chuyển đổi phiếu giấy.

Hoặc mở chi tiết một phiếu xuất cụ thể → chọn Xử lý phiếu → Chuyển đổi phiếu giấy.

• Bước 2: Hệ thống hiển thị popup xác nhận. Tại ô Người chuyển đổi, hệ thống tự động điền tên từ tài khoản đăng nhập của bạn. Bạn có thể sửa lại tên này nếu cần.

• Bước 3: Nhấn Xác nhận để phần mềm thực hiện chuyển đổi và hiển thị bản PDF để bạn in/tải phiếu.

5. Xử lý các lỗi thường gặp

Tình huống: Khi bạn gặp các cảnh báo từ hệ thống trong quá trình thiết lập mẫu, lập phiếu hoặc import, dưới đây là cách xử lý:

• Lỗi thiết lập mẫu:
  • Tên mẫu / Ký hiệu đã tồn tại: Bạn cần đổi tên hoặc ký hiệu khác.
  • Nhập ký hiệu có ký tự thường: Hệ thống tự động chuyển thành chữ in hoa. Ký tự đặc biệt sẽ bị chặn không cho nhập.
  • Ảnh không vượt quá 2MB: Bạn cần nén ảnh lại trước khi tải lên.
  • Số dòng hàng hoá ngoài khoảng 1-50: Cần điều chỉnh lại số lượng dòng cho hợp lệ.
• Lỗi lập phiếu và phát hành:
  • USB Token không nhận: Cần kiểm tra lại kết nối USB và đảm bảo phần mềm KV-Sign đã được bật.
• Lỗi Import hàng loạt:
  • "Chỉ hỗ trợ file Excel (.xlsx)": Cần chuyển đổi tệp tải lên sang đúng định dạng.
  • "Tối đa 1.000 phiếu mỗi lần import": Cần tách file thành nhiều file nhỏ.
  • "File không chứa dữ liệu": Đảm bảo sheet DU_LIEU_IMPORT đã được điền thông tin.
  • Lỗi "Người vận chuyển là bắt buộc": Bạn có thể điền bổ sung trực tiếp trên màn hình báo lỗi hoặc sửa lại file rồi import lại.
  • Lỗi "MST người nhận không hợp lệ": MST phải đúng định dạng 10, 12, hoặc 14 chữ số.
  • Lỗi "Tỷ giá là bắt buộc": Khi chọn tiền tệ khác VND, tỷ giá là thông tin bắt buộc.
  • Lỗi "Tính chất hàng hóa không hợp lệ": Chỉ được điền các giá trị hợp lệ theo hướng dẫn trong file mẫu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!