Trả hàng

3. Thiết lập "Xác nhận vận đơn chuyển hoàn" cho sàn TMĐT

Tình huống: Khi bạn bán hàng qua sàn Shopee, TikTok Shop hoặc Lazada và muốn chủ động quyết định việc hệ thống tự động đóng phiếu trả hàng hay đợi nhân viên kho kiểm đếm thực tế mới cộng tồn kho.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý → Bán Online → Bán Online → tại chuyên mục Thương mại điện tử, bạn chọn Thiết lập → nhấn Thiết lập tại gian hàng Shopee/TikTok Shop/Lazada cần cài đặt.

• Bước 2: Tại khu vực Đơn hàng, khi gian hàng bật Đồng bộ đơn hàng → hệ thống hiển thị thiết lập Xác nhận vận đơn chuyển hoàn. Thiết lập này được áp dụng cho cả đơn Trả hàng/ Hoàn tiền và Giao hàng không thành công.

• Khi bật xanh:
  • Cửa hàng cần chủ động:
    • Nhấn Xác nhận đã nhận trên phiếu trả hàng hoàn tiền để chuyển trạng thái thành Đã trả. Nếu không nhấn → phiếu trả hàng sẽ treo ở trạng thái Đang xử lý.
    • Nhấn Xác nhận chuyển hoàn trên hóa đơn giao không thành công để hệ thống hoàn thành hóa đơn và tự động tạo phiếu trả hàng ở trạng thái Đã trả. Nếu không nhấn → hóa đơn sẽ treo ở trạng thái Đang xử lý với trạng thái vận đơn Đang chuyển hoàn và chưa tạo ra phiếu trả hàng.
  • Cơ chế này phù hợp với cửa hàng có quy trình kiểm tra thực tế tình trạng hàng hoàn trước khi nhập kho.

• Khi tắt xám:
  • Hệ thống tự động tạo/đóng phiếu trả hàng ở trạng thái Đã trả ngay khi đồng bộ trạng thái giao/chuyển hoàn thành công cho nhà bán từ sàn.
  • Lựa chọn này phù hợp với cửa hàng có lượng đơn trả ít, muốn tinh gọn thao tác và tin tưởng hoàn toàn vào dữ liệu trạng thái giao của sàn.

• Bước 3: Nhấn Lưu cuối màn hình để ghi nhận thông tin.

4. Phân loại phiếu trả hàng và các trạng thái vận đơn trả

Tình huống: Bạn cần hiểu rõ đặc điểm vận hành của từng loại phiếu trả hàng cũng như ý nghĩa từng trạng thái giao hàng để quản lý chính xác.

Thao tác thực hiện như sau:

• Trên màn hình Trả hàng phía bên trái → hệ thống hiển thị bộ lọc Loại trả hàng. Mặc định chọn tất cả, bạn có thể bỏ tích các loại phiếu không cần hiển thị.

Các trạng thái cụ thể:

• Theo hóa đơn: Là loại phiếu trả hàng nhận trực tiếp tại cửa hàng, không qua giao hàng, được tạo từ hóa đơn mua hàng trên KiotViet.
• Trả nhanh: Là loại phiếu trả hàng nhận trực tiếp tại cửa hàng, không qua giao hàng, không có hóa đơn mua hàng trên KiotViet.
• Chuyển hoàn: Là loại phiếu trả hàng được hệ thống tự động tạo khi
  • Đơn hàng giao không thành công (vận đơn gắn với hóa đơn).
  • Hoặc người mua sau khi nhận hàng có yêu cầu trả hàng hoàn tiền (có hành trình vận đơn hoàn trả).
• Hoàn tiền: Là loại phiếu trả hàng gắn với đơn giao hàng trên sàn, sau khi người mua nhận hàng được sàn chấp thuận hoàn lại tiền nhưng hoàn tiền nhưng không yêu cầu phải gửi trả lại sản phẩm về kho của người bán. Đặc điểm:
  • Phiếu được hệ thống tự động tạo ở trạng thái Đã trả ngay thời điểm sàn duyệt hoàn tiền và không có vận đơn trả hàng.
  • Hệ thống tự động tạo kèm một phiếu xuất hủy để ghi giảm tồn cho phần hàng không thu hồi về được.
  • Giá trị phiếu trả có thể khác số tiền sàn thực hoàn cho người mua (sàn hoàn theo thỏa thuận của sàn, phiếu trả ghi theo giá bán trên hóa đơn).

• Hệ thống mặc định hiển thị phiếu trả hàng ở tất cả các trạng thái giao hàng. Bạn có thể nhấn vào bộ lọc Trạng thái giao hàng → tích chọn các trạng thái cần hiển thị danh sách phiếu trả hàng tương ứng. Các trạng thái cụ thể như sau:

• Chờ xử lý: Vận đơn trả vừa được tạo trên hệ thống, chưa phát sinh hoạt động lấy hàng.
• Đang lấy hàng: Đơn vị vận chuyển đã tiếp nhận yêu cầu và đang đến địa chỉ người mua để lấy hàng.
• Chờ lấy lại: Lấy hàng không thành công lần đầu, đơn vị vận chuyển hẹn lịch quay lại lấy sau.
• Đã lấy hàng: Đơn vị vận chuyển đã nhận thành công hàng hoàn từ tay người mua.
• Đang giao hàng: Hàng đã rời khỏi người mua và đang được luân chuyển trên đường quay về kho của bạn.
• Chờ giao lại: Đơn vị vận chuyển giao hàng về kho bạn chưa thành công, chờ chuyến phát tiếp theo (đây chưa phải trạng thái kết thúc).
• Đã giao cho nhà bán: Kiện hàng hoàn đã về tới nơi bán. Đây là mốc kích hoạt để đóng phiếu và cộng lại tồn kho.
• Đã hủy: Vận đơn trả không còn hiệu lực do hàng bị thất lạc, lấy hàng thất bại hoàn toàn hoặc người mua hủy yêu cầu trả hàng.

5. Xử lý các phiếu trả hàng Đang xử lý từ sàn có trạng thái giao Đã hủy

Tình huống: Khi vận đơn trả bị đơn vị vận chuyển hủy hoặc không lấy được hàng, nhưng trên sàn yêu cầu trả hàng của khách vẫn còn hiệu lực. Lúc này phiếu trả hàng trên KiotViet vẫn giữ nguyên ở trạng thái "Đang xử lý" và hệ thống sẽ không tự động đóng, đòi hỏi bạn phải kiểm tra thực tế để đưa ra quyết định xử lý.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Trả hàng, bạn tích chọn Trạng thái → Đang xử lý và Trạng thái giao hàng → Đã hủy.

• Bước 2: Đối chiếu tình trạng thực tế của kiện hàng:
  • Nếu hàng thực tế đã được chuyển về cửa hàng: Bạn nhấn Xác nhận đã nhận → Đồng ý để đóng phiếu và cộng lại tồn kho.

• Nếu xác định hàng đã thất lạc hoặc không về được kho: Bạn nhấn Hủy → Đồng ý.

6. Hóa đơn điều chỉnh

Tình huống: Khi phát sinh phiếu trả hàng của hóa đơn điện tử đã phát hành bởi nhà cung cấp KiotViet, hệ thống cho phép gian hàng thiết lập tự động lập hóa đơn điều chỉnh ngay khi phiếu trả hàng chuyển trạng thái Đã trả hoặc chủ động thao tác lập hóa đơn điều chỉnh.

Hướng dẫn chi tiết xem tại đây.

7. Ảnh hưởng của phiếu trả hàng

Tình huống: Khi bạn cần nắm rõ thời điểm và mức độ tác động của các trạng thái phiếu trả hàng lên số lượng tồn kho, thẻ kho, công nợ với khách hàng và số liệu trên báo cáo (Trả hàng, Cuối ngày, Tài chính).

Quy tắc ghi nhận thông tin tương ứng với trạng thái phiếu trả hàng như sau:

• Trạng thái Đang xử lý: Tồn kho chưa được cộng, thẻ kho chưa ghi nhận, báo cáo tài chính/trả hàng chưa lên số liệu và chưa phát sinh công nợ phải trả khách.
• Trạng thái Đã trả: Tồn kho lập tức được cộng theo giá nhập lại; thẻ kho được ghi nhận chính xác; số liệu được cập nhật lên báo cáo trả hàng, báo cáo cuối ngày và báo cáo tài chính căn cứ theo Ngày trả; công nợ phải trả khách chính thức phát sinh.
• Trạng thái Đã hủy: Không làm thay đổi tồn kho, không tác động thẻ kho, không lên báo cáo và không phát sinh công nợ.

8. Hướng dẫn xử lý các lỗi thường gặp

Tình huống: Khi bạn gặp phải các tình huống phát sinh lỗi, gián đoạn dữ liệu hoặc thắc mắc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ trả hàng từ sàn TMĐT.

Dưới đây là các tình huống thực tế và cách giải quyết:

• Sàn chưa cấp mã vận đơn trả: Phiếu trả hàng vẫn được tạo bình thường trên KiotViet  với ô Mã vận đơn để trống. Khi sàn cập nhật mã, hệ thống sẽ tự đồng bộ bổ sung. Nếu sàn không cấp mã, bạn vẫn có thể tự chọn trạng thái giao hàng thủ công để tiếp tục xử lý phiếu.
• Báo lỗi Đồng bộ lỗi: Do hàng hóa trên sàn chưa được ghép nối tương ứng với mã hàng trên KiotViet. Bạn cần liên kết hàng hóa trên màn hình Bán online rồi nhấn đồng bộ lại hoặc thực hiện lập phiếu trả thủ công.
• Phiếu loại Hoàn tiền không được tạo: Do có ít nhất một mặt hàng trong yêu cầu chưa được ghép nối. Hệ thống sẽ chặn toàn bộ cặp chứng từ trả hàng và xuất hủy. Bạn chỉ cần hoàn thành ghép nối mặt hàng đó rồi đồng bộ lại.
• Không tạo được phiếu trả do số lượng hoàn vượt quá mức cho phép: Hóa đơn gốc đã có các phiếu trả trước đó làm hết số lượng hàng có thể trả. Hệ thống tự động chặn lại vì phần hàng được trả được tính lũy kế trên toàn bộ các lần trả trước.
• Người mua đóng gói trả hàng thành nhiều kiện: Số kiện sẽ hiển thị theo dữ liệu sàn, nhưng vẫn là một vận đơn trả.
• Sàn từ chối yêu cầu sau khi phiếu đã chuyển "Đã trả": Phiếu trả trên KiotViet vẫn giữ nguyên trạng thái "Đã trả", không tự động hủy và không tự trừ ngược lại tồn kho. Nếu cần điều chỉnh lại số liệu thực tế, bạn chủ động thực hiện các thao tác trên phần mềm.

​