Import Món trong Thực đơn

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Khi bạn bắt đầu sử dụng phần mềm cho cửa hàng mới, hoặc khi có nhu cầu cập nhật số lượng lớn danh sách thực đơn, tính năng Import sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng qua file Excel thay vì phải nhập thủ công từng món. Hệ thống cho phép bạn cập nhật danh sách Món ăn, Topping, Dịch vụ và Combo cố định trên cùng một file.

• Các món có quản lý thành phần (như Món sản xuất, Combo, Món chế biến) có thể bao gồm thành phần là Món hoặc Nguyên vật liệu. Nếu thành phần là Nguyên vật liệu, bạn có thể tạo mã thủ công hoặc import tại mục Kho hàng trước, sau đó lấy mã đó điền vào file import của Thực đơn trong cột Món thành phần kèm số lượng.
• Tính năng này không hỗ trợ import Nguyên vật liệu và Công cụ dụng cụ.
• Các cột dữ liệu bắt buộc phải có thông tin trong file bao gồm: Loại món, Nhóm món (3 Cấp), Mã món, Tên món.
• Việc đổi vị trí các cột sẽ không ảnh hưởng tới việc import. Hệ thống vẫn chấp nhận tên cột từ cả file import cũ và mới.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thiết lập thực đơn nhanh chóng cho gian hàng mới bằng cách import hàng trăm món chỉ trong vài bước.
• Hỗ trợ cập nhật hàng loạt giá, số lượng tồn kho và các thuộc tính khác của hàng hóa mà không cần phải truy cập và chỉnh sửa từng món một.
• Cho phép export dữ liệu để sao lưu hoặc chỉnh sửa ngoại tuyến (offline) sau đó import lại vào hệ thống.

II. Các thao tác cơ bản

1. Import món không chứa thành phần (Món thường, Topping, Dịch vụ)

Tình huống: Bạn cần nhập hàng loạt các mặt hàng bán thông thường, không có công thức hay thành phần cấu tạo phức tạp. Ví dụ: “Nước suối” (Món thường), “Thạch đào” (Topping thường) và “Trang trí sinh nhật” (Dịch vụ).

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý → truy cập menu Thực đơn → chọn Món.
   

• Bước 2: Nhấn Import ở góc phải màn hình
• Bước 3: Chọn cách xử lý thông tin, bao gồm:
  • Cập nhật giá trị tồn kho: Lựa chọn Không/ Có.
  • Xử lý trùng mã món, khác tên món: Lựa chọn Báo lỗi và dừng import/ Thay thế tên món cũ bằng tên món mới.
  • Phạm vi áp dụng trạng thái kinh doanh: Lựa chọn Toàn hệ thống/ Theo chi nhánh.
  • Nhấn Tiếp tục.
     

• Bước 4: Chọn Tải file mẫu.
   

• Bước 5: Mở file Excel, điền các thông tin bắt buộc. Tại cột Loại món, bạn điền đúng giá trị tương ứng của mặt hàng (Món thường, Topping thường hoặc Dịch vụ).
   

• Bước 6: Quay lại phần mềm nhấn Chọn file đã lưu.
   

• Bước 7: Sau khi import thành công → hệ thống hiển thị thông báo góc dưới bên phải màn hình. Bạn nhấn F5 để thấy dữ liệu mới nhất.
   

III. Các tính năng nâng cao

1. Import món có quản lý thành phần (Món chế biến, Sản xuất, Combo cố định)

Tình huống: Cửa hàng của bạn cần import các món có định lượng công thức (chứa các thành phần khác). Để bao quát toàn bộ trường hợp, giả sử bạn cần import danh sách sau:

• “Trà đen” (Nguyên vật liệu – Mã: Tra01): Chỉ để trừ tồn kho, không bán lẻ.
• “Trân châu đen” (Topping thường – Mã: TC01): Vừa trừ tồn kho, vừa có thể bán lẻ.
• “Trà sữa trân châu” (Món chế biến – Mã: TSTC01): Cấu tạo từ 1 đơn vị Trà đen và 2 đơn vị Trân châu đen.
• “Combo Trưa” (Combo cố định – Mã: CB01): Cấu tạo từ 1 Trà sữa trân châu và 1 Bánh ngọt (Mã: Banh01).

Lưu ý: Màn hình Món không hỗ trợ import trực tiếp nguyên vật liệu. Các nguyên vật liệu (như Trà đen) cần được tạo trước tại menu Kho hàng → Danh sách hàng hóa để có Mã hàng hóa.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Xử lý Import Nguyên vật liệu.
  • Bạn vào Kho hàng → Danh sách hàng hóa, sử dụng tính năng Import.
     

• Nhập thông tin “Trà đen” (cột Nhóm quản lý chọn Nguyên vật liệu).
   

• Bước 2: Tải file mẫu Import Thực đơn. Bạn vào menu Thực đơn → chọn Món nhấn Import → Chọn cách xử lý thông tin → nhấn Tiếp tục → chọn Tải file mẫu.
   

• Bước 3: Khai báo các thành phần là Món. Trong file Excel, bạn tạo các dòng để import “Trân châu đen” (cột Loại món điền Topping thường) và “Bánh ngọt” (cột Loại món điền Món thường) trước.
   

• Bước 4: Khai báo món có thành phần.
  • Ở các dòng tiếp theo, bạn tạo “Trà sữa trân châu” (cột Loại món điền Món chế biến) và “Combo Trưa” (cột Loại món điền Combo cố định).
  • Điền định lượng thành phần. Tại cột Món thành phần của các món trên, bạn nhập mã của các thành phần kèm số lượng theo cú pháp Mã:Số lượng, ngăn cách nhau bởi dấu |.
    • Ví dụ cho Trà sữa trân châu: Tra01:1|TC01:2
    • Ví dụ cho Combo Trưa: TSTC01:1|Banh01:2
       

• Bước 5: Tải file lên hệ thống. Quay lại phần mềm nhấn Chọn file đã lưu. Sau khi import thành công. Bạn nhấn F5 để thấy dữ liệu mới nhất.
   

2. Hướng dẫn chuyển đổi file từ giao diện cũ

Tình huống: Bạn đã xuất (export) danh sách Hàng hóa ở giao diện cũ và cần import lại lên Thực đơn của giao diện mới.

Lưu ý: Để file tương thích với hệ thống mới, bạn tiến hành điều chỉnh tiêu đề cột và giá trị dữ liệu trước khi thực hiện tải lên.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở file Excel đã xuất ra, bạn tiến hành cập nhật lại tiêu đề của một số cột:
  • Các tiêu đề chứa từ “hàng”/”hàng hóa” đổi thành “món”.
  • “Loại hàng” đổi thành “Loại món”.
  • “Được bán trực tiếp” đổi thành “Cho phép bán”.
  • “Tồn kho” đổi thành “Tồn kho hiện tại”.
  • “Tồn nhỏ nhất” đổi thành “Định mức tồn nhỏ nhất”.
  • “Tồn lớn nhất” đổi thành “Định mức tồn lớn nhất”.
  • Bỏ cột “Là món thêm”.
  • Thêm cột “ĐVT trọng lượng” (giá trị có thể để trống, hoặc điền g, kg).
     

• Bước 2: Tiếp tục cập nhật lại các giá trị bên trong cột Loại món theo chuẩn mới:
  • “Hàng hóa” đổi thành “Món thường”.
  • “Chế biến” đổi thành “Món chế biến”.
  • (Mới) Thêm giá trị “Món sản xuất”.
  • (Mới) Thêm giá trị “Topping thường”, “Topping sản xuất”.
  • “Dịch vụ” giữ nguyên là “Dịch vụ”.
  • (Mới) Thêm giá trị “Combo cố định”.
     

Bước 3: Lưu lại file và thực hiện tải lên theo luồng thao tác Import Thực đơn như bình thường.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!