Thiết lập mẫu hóa đơn điện tử

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

1. Phân biệt HĐĐT thông thường và HĐĐT từ máy tính tiền

Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Hoá đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định. Điều này bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Điểm chung: “Hóa đơn điện tử thông thường (Có mã CQT/ Không có mã CQT)” và “Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” đều là HĐĐT hợp pháp. Sự khác biệt chủ yếu nằm ở cách lập và cách truyền dữ liệu cho cơ quan Thuế.

• Hóa đơn điện tử thông thường (Có mã CQT / Không có mã CQT)
  • Cách lập: Lập thủ công trên phần mềm hóa đơn/kế toán, cần điền đầy đủ thông tin chi tiết.
  • Ký số: Bắt buộc phải ký số trước khi phát hành và gửi CQT.
  • Áp dụng: Phù hợp với giao dịch B2B, xuất hóa đơn theo hợp đồng, số lượng ít. Đòi hỏi nhiều thao tác kế toán.
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
  • Cách lập: Lập tự động, trực tiếp từ máy POS/phần mềm bán hàng (nhân viên thao tác bán đến đâu hệ thống tự tính tiền, lập hóa đơn và truyền dữ liệu đến đó).
  • Ký số & Nội dung: Nội dung hóa đơn đơn giản hơn, KHÔNG BẮT BUỘC có chữ ký số trên tờ hóa đơn in ra cho khách hàng.
  • Áp dụng: Phù hợp với mô hình kinh doanh ăn uống, giải trí đông khách (nhiều hóa đơn lẻ). Bắt buộc áp dụng với Hộ kinh doanh nhóm này có doanh thu từ 1 tỷ/năm trở lên. Giúp giảm tối đa thao tác thủ công.

2. Phân biệt Hóa đơn Bán hàng và Hóa đơn Giá trị gia tăng

• Hóa đơn Bán hàng:
  • Đối tượng sử dụng: Dành cho Hộ/cá nhân kinh doanh, Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.
  • Dòng thuế suất: Không có dòng thuế suất riêng.
  • Tiền thuế: Đã bao gồm trong giá bán, không tách riêng.
  • Khấu trừ thuế đầu vào: Không được khấu trừ thuế đầu vào.
  • Hạch toán: Ghi nhận giá trị hàng hóa bao gồm cả thuế.
• Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT):
  • Đối tượng sử dụng: Dành cho Doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
  • Dòng thuế suất: Có dòng thuế suất rõ ràng (0%, 5%, 10%…).
  • Tiền thuế: Tách riêng biệt tiền thuế GTGT.
  • Khấu trừ thuế đầu vào: Được phép khấu trừ thuế đầu vào.
  • Hạch toán: Tách riêng thuế GTGT đầu vào/đầu ra khi hạch toán.

3. Giới thiệu chung về tính năng

Tính năng Thiết lập mẫu hóa đơn cho phép bạn tạo, tùy chỉnh và quản lý các mẫu hóa đơn điện tử được sử dụng để in và phát hành hóa đơn tại cửa hàng. Mỗi mẫu sẽ xác định rõ bố cục, nội dung hiển thị, giao diện và ký hiệu của hóa đơn, giúp chuẩn hóa quy trình bán hàng và thể hiện sự chuyên nghiệp của thương hiệu.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thư viện mẫu đa dạng: Hệ thống cung cấp nhiều loại mẫu chuyên biệt phù hợp với các mô hình kinh doanh ăn uống, giải trí… Hỗ trợ song ngữ Việt – Anh và các khổ giấy phổ biến (A4 dọc, A4 ngang, A5 ngang).
• Tùy chỉnh linh hoạt, trực quan: Mọi thay đổi về thông tin, phông chữ, màu sắc, logo hay ảnh nền đều phản ánh ngay lập tức trên màn hình xem trước (preview realtime), giúp bạn dễ dàng căn chỉnh.
• Quản lý vòng đời mẫu toàn diện: Hỗ trợ sao chép, chỉnh sửa, ngừng hoạt động và xóa mẫu. Mẫu được tổ chức theo nhóm loại hóa đơn giúp bạn tìm kiếm và chọn mẫu nhanh chóng khi thao tác bán hàng.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Truy cập màn hình Mẫu hóa đơn

• Tình huống: Bạn muốn xem lại danh sách các mẫu hóa đơn hiện có của cửa hàng hoặc cần tạo một mẫu hóa đơn mới.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Truy cập biểu tượng thiết lập  góc phải màn hình → chọn Mẫu hóa đơn.

2. Hệ thống chuyển đến màn hình danh sách Mẫu hóa đơn, có bố cục 2 cột: cột trái liệt kê danh sách mẫu theo nhóm; cột phải hiển thị bản xem trước mẫu đang chọn.

Lưu ý: Bạn cần được phân quyền Mẫu hóa đơn (trong Thiết lập → Quản lý người dùng) để truy cập.

2. Tạo mẫu mới — Chọn mẫu nền

• Tình huống: Bạn đang thiết lập hệ thống cho cửa hàng mới và cần lọc, chọn mẫu nền phù hợp từ thư viện trước khi chỉnh sửa chi tiết.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Nhấn + Tạo mẫu hóa đơn.

2. Hệ thống mở màn hình Chọn mẫu hóa đơn.
3. Sử dụng bộ lọc bên trái để chọn: Loại hóa đơn, Loại mẫu, Ngôn ngữ.

Lưu ý về loại mẫu:

• Hóa đơn kinh doanh xe: Hiển thị thêm thông tin Số máy, Số khung trên mẫu in và màn hình Lập hóa đơn.
• Hóa đơn thuế tiêu thụ đặc biệt: Hiển thị thêm thông tin Thuế TTĐB trên mẫu in và màn hình Lập hóa đơn.
• Chọn mẫu phù hợp từ danh sách kết quả hiển thị ở khu vực bên phải.
• Nhấn Tiếp tục

6. Hệ thống chuyển sang bước chỉnh sửa mẫu.

3. Khai báo thông tin chung và xem trước mẫu

• Tình huống: Bạn cần đặt tên cho mẫu hóa đơn mới tạo (ví dụ: Hóa đơn bán sỉ) và làm quen với giao diện xem trước.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Nhập Tên mẫu hóa đơn (bắt buộc, tối đa 200 ký tự).
  2. Nhập Ký hiệu (2 ký tự tùy chọn là chữ cái hoặc số).
  3. Sử dụng 4 nút tùy chọn (toggle) phía trên vùng xem trước để kiểm tra các chế độ: Hóa đơn gốc, Hóa đơn chuyển đổi, Có chiết khấu, Dữ liệu mẫu.

4. Cấu hình Thông tin người bán

• Tình huống: Bạn muốn cập nhật thêm số tài khoản ngân hàng và hotline của cửa hàng lên phần đầu hóa đơn để khách hàng tiện liên hệ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Trong tab Nội dung hóa đơn → Thông tin người bán (hệ thống mặc định hiển thị theo Thông tin đơn vị trong Thiết lập → Thông tin đơn vị).
  2. Chọn Vị trí hiển thị: Trên cùng hoặc Dưới tên hóa đơn.
  3. Tích chọn để bật các thông tin: Email, Điện thoại, Website, Fax, Số tài khoản.
  4. Kéo thả biểu tượng (::) để sắp xếp lại thứ tự hiển thị.
  5. Thay đổi tên nhãn (tiếng Việt/Anh) hoặc nội dung mặc định nếu cần. Nhấn + Thêm thông tin nếu muốn bổ sung trường tùy chỉnh. (Lưu ý: 3 trường Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ là bắt buộc, không thể tắt).

5. Cấu hình Thông tin người mua

• Tình huống: Cửa hàng bán buôn của bạn cần hiển thị rõ Hình thức thanh toán và Ghi chú giao hàng của đối tác trên hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở phần Thông tin người mua trong tab Nội dung hóa đơn.
  2. Tích chọn hiển thị các trường: Hình thức thanh toán, Số tài khoản, Tỷ giá, Quy đổi, Ghi chú, Mã ĐVQHNS, Số CCCD, Số hộ chiếu.
  3. Kéo thả biểu tượng (::) để sắp xếp thứ tự ưu tiên. (Lưu ý: Các trường Họ tên người mua, Tên đơn vị, Mã số thuế, Địa chỉ là bắt buộc hiển thị).

6. Cấu hình Thông tin hàng hóa và cài đặt hiển thị

• Tình huống: Bạn kinh doanh mỹ phẩm, thực phẩm và muốn hóa đơn in ra phải có thêm cột “Số lô” và “Hạn sử dụng”.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở phần Thông tin hàng hóa.
  2. Bật/tắt các cột bổ sung: Mã hàng, Số lô, Hạn sử dụng, IMEI, Thuộc tính. (Lưu ý: Một mẫu hóa đơn chỉ có thể chọn Số lô hoặc IMEI. Nếu chọn Số lô thì có thể chọn Hạn sử dụng. Nếu chọn IMEI thì không chọn được hạn sử dụng)
  3. Nhập Số dòng hàng hóa (từ 1 đến 20 dòng).
  4. Cấu hình 3 tùy chọn hiển thị tiền tệ: Hiển thị “KCT”, Hiển thị “KKKNT”, Hiển thị đơn vị tiền tệ sau số tiền.

7. Cấu hình Thông tin khác

• Tình huống: Bạn muốn cấu hình hiển thị giờ ký trên hóa đơn điện tử để tiện đối soát thời gian giao dịch trong ngày.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Mở phần Thông tin khác (nằm cuối panel phải).
  2. Tùy chỉnh bật/tắt các thông tin: Hiển thị “Hóa đơn chuyển đổi…”, Hiển thị tên người in chuyển đổi, Hiển thị giờ ký, Xử lý khi hóa đơn có nhiều trang.

8. Cấu hình Giao diện & Màu sắc

• Tình huống: Cửa hàng của bạn có màu nhận diện thương hiệu riêng. Bạn muốn đổi màu viền bảng và chèn logo cửa hàng in chìm trên hóa đơn.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Chuyển sang tab Giao diện & màu sắc.
  2. Chọn Phông chữ, Màu chữ và Màu viền bảng từ bảng màu hoặc nhập mã màu (hex).
  3. Tại phần Logo, nhấn Chọn ảnh (tối đa 2MB) và chọn vị trí hiển thị.
  4. Tại phần Ảnh nền và viền, chọn mẫu viền hoặc tải lên ảnh logo chìm (watermark). Điều chỉnh thanh trượt để chỉnh độ đậm nhạt của logo chìm.

9. Lưu mẫu và quản lý danh sách

• Tình huống: Sau khi thiết kế xong, bạn cần lưu mẫu lại. Đồng thời, bạn muốn tạm ngưng sử dụng một mẫu hóa đơn cũ không còn phù hợp.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Nhấn nút Lưu ở góc phải trên màn hình. Hệ thống sẽ kiểm tra và quay về màn hình danh sách.

2. Tại màn hình danh sách, bạn có thể quản lý các mẫu:
   • Sao chép: Tạo mẫu mới dựa trên thiết lập của mẫu cũ.

• Chỉnh sửa: Thay đổi cấu hình của mẫu hiện tại.

• Ngừng hoạt động: Chọn menu “…” -> “Ngừng hoạt động” để tạm ẩn mẫu khi lập hóa đơn.

• Xóa: Chọn menu 3 chấm → Xóa để gỡ bỏ mẫu vĩnh viễn (chỉ áp dụng với mẫu chưa được sử dụng).

III. Các tính năng nâng cao

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Bộ lọc cascade thông minh khi chuyển loại hóa đơn

• Tình huống: Khi bạn đang tạo mẫu và đổi từ “Hóa đơn GTGT” sang “Hóa đơn bán hàng”, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh và ẩn bộ lọc Thuế GTGT để kết quả lọc luôn hợp lệ.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình Chọn mẫu, thay đổi giá trị trong ô Loại hóa đơn.
  2. Các bộ lọc bên dưới sẽ tự động cập nhật theo loại đã chọn. (Ví dụ: Chọn Hóa đơn GTGT thì bộ lọc hiển thị thêm Thuế GTGT).

2. Hover thông minh trên bản xem trước

• Tình huống: Khi nhìn bản xem trước, bạn thấy phần thông tin người bán chưa đúng. Bạn chỉ cần rê chuột vào logo là hệ thống tự động mở đúng phần chỉnh sửa tương ứng thay vì phải lướt tìm thủ công.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Di chuột vào bất kỳ vùng nào trên phần xem trước
  2. Vùng đó được hiển thị viền xanh và khu vực chỉnh sửa tương ứng bên phải tự động được mở và chạy đến đúng phần thông tin của vùng đó.

Lưu ý: Tính năng hover sẽ tạm tắt khi bạn đang nhấp chuột vào ô nhập liệu để không làm gián đoạn việc gõ văn bản.

3. Quản lý trạng thái mẫu

• Tình huống: Bạn đã thiết kế sẵn một mẫu hóa đơn cho chương trình xả kho cuối năm nhưng chưa muốn áp dụng ngay. Bạn có thể để mẫu ở trạng thái Ngừng hoạt động.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại màn hình danh sách, chọn mẫu mong muốn.
  2. Chọn Ngừng hoạt động từ biểu tượng 3 chấm  để tạm dừng sử dụng.

3. Khi cần dùng lại, chọn Cho phép sử dụng để đưa mẫu trở lại trạng thái hoạt động.

4. Xử lý khi hóa đơn có nhiều trang

• Tình huống: Khách hàng mua sỉ danh sách dài lên đến hàng chục mã hàng hóa, hóa đơn in ra dài hơn 1 trang giấy. Bạn muốn các trang sau vẫn in lại thông tin tiêu đề.
• Thao tác thực hiện như sau:
  1. Tại tab Nội dung, mở phần Thông tin khác → Xử lý khi hóa đơn có nhiều trang
  2. Bật Hiển thị lại tiêu đề, thông tin người bán, người mua. (Nếu TẮT tùy chọn này, các trang sau sẽ chỉ hiển thị bảng hàng hóa nối tiếp).

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!