Quản lý Nhà cung cấp

(Ngành Ăn uống, Giải trí)
 

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Nhà cung cấp giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin của tất cả các đối tác cung cấp nguyên vật liệu, thực phẩm, đồ uống… cho nhà hàng, quán ăn của mình. Việc này là nền tảng để theo dõi lịch sử nhập hàng và quản lý công nợ một cách chính xác.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý thông tin tập trung: Lưu trữ toàn bộ thông tin (SĐT, địa chỉ, email…) của các đối tác cung cấp nguyên vật liệu, đồ uống.
• Kiểm soát công nợ chi tiết: Theo dõi chính xác lịch sử nợ cần trả và các giao dịch thanh toán cho từng nhà cung cấp.
• Tra cứu lịch sử nhanh chóng: Dễ dàng xem lại toàn bộ lịch sử nhập hàng và trả hàng nhập từ một nhà cung cấp cụ thể.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Quản lý thông tin nhà cung cấp và công nợ ngay cả trên ứng dụng di động.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Thêm mới nhà cung cấp

Tình huống: Bạn muốn lưu thông tin của đối tác “Thực phẩm sạch” để quản lý các lần nhập rau củ và theo dõi công nợ.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, vào menu Kho hàng → Nhà cung cấp, nhấn + Nhà cung cấp.
   

• Bước 2: Nhập các thông tin của đối tác. Lưu ý: Tên nhà cung cấp, Điện thoại (Email) là bắt buộc. Thông tin Điện thoại không được trùng với các nhà cung cấp khác.
• Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn tất.
   

• Mẹo: Bạn cũng có thể thêm hàng loạt nhà cung cấp từ file Excel bằng cách nhấn Import → chọn Cách xử lý thông tin (Cập nhật hoặc không cập nhật dư nợ cuối) → nhấn Tiếp tục → nhấn Chọn file hoặc kéo thả file dữ liệu cần đưa vào hệ thống.
   

Hoặc thêm nhanh khi đang tạo phiếu Nhập hàng (bằng cách nhấn + Thêm nhà cung cấp mới trong ô Tìm nhà cung cấp (F4).
 

2. Cập nhật nhà cung cấp

Tình huống: Nhà cung cấp “Thực phẩm sạch” vừa đổi số điện thoại liên lạc. Bạn cần cập nhật lại thông tin trên hệ thống.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Nhà cung cấp, tìm và chọn “Thực phẩm sạch”.
• Bước 2: Nhấn Chỉnh sửa.
• Bước 3: Thay đổi thông tin (ví dụ: số điện thoại) và nhấn Lưu.
   

III. Các tính năng nâng cao

1. Theo dõi, điều chỉnh và thanh toán công nợ

Tình huống: Bạn muốn thanh toán 5,000,000 VNĐ tiền hàng còn nợ cho nhà cung cấp A từ tháng trước.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Nhà cung cấp, tìm và chọn nhà cung cấp Đồ uống KOV.
• Bước 2: Nhấn vào tab Nợ cần trả NCC để xem chi tiết lịch sử công nợ.
   

• Để thanh toán nợ:
  • Nhấn Thanh toán.
  • Nhập số tiền vào ô Trả cho NCC (ví dụ: 5,000,000).
  • Thêm Ghi chú (nếu cần) và nhấn Tạo phiếu chi hoặc Tạo phiếu chi & In.
     

• Để điều chỉnh nợ: (Dùng khi số liệu công nợ trên sổ sách và phần mềm bị lệch)
  • Nhấn Điều chỉnh.
  • Nhập giá trị nợ cuối cùng tại thời điểm điều chỉnh tại ô Giá trị nợ điều chỉnh.
  • Thêm Mô tả lý do điều chỉnh và nhấn Cập nhật. Hệ thống sẽ tự động sinh một phiếu điều chỉnh cho phần chênh lệch.
     

2. Xem lịch sử nhập/trả hàng

Tình huống: Bạn muốn xem lại tất cả các lần nhập hàng từ nhà cung cấp “Đồ uống KOV”.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Nhà cung cấp, tìm và chọn “Đồ uống KOV”.
• Bước 2: Nhấn vào tab Lịch sử nhập/trả hàng.
• Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu nhập hàng và trả hàng nhập liên quan đến nhà cung cấp này. Bạn có thể nhấn Xuất file để lưu báo cáo Excel.
   

3. Ngừng/Cho phép hoạt động nhà cung cấp

Tình huống: Bạn tạm thời không nhập hàng từ nhà cung cấp Thực phẩm sạch nữa và không muốn tên họ xuất hiện khi tạo phiếu nhập, nhưng vẫn muốn giữ lại lịch sử giao dịch.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp.
• Bước 2: Nhấn Ngừng hoạt động và Đồng ý.
   

• Bước 3: Khi muốn giao dịch trở lại, bạn chỉ cần mở lại nhà cung cấp đó và nhấn Cho phép hoạt động → xác nhận Đồng ý.
   

4. Xóa nhà cung cấp

Tình huống: Bạn nhập nhầm thông tin một nhà cung cấp và chưa có bất kỳ giao dịch nào.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp.
• Bước 2: Nhấn Xóa và Đồng ý.
   

Lưu ý: Hệ thống sẽ xóa hoàn toàn nhà cung cấp nhưng vẫn giữ lại các giao dịch lịch sử nếu có. Khi xem lại các giao dịch cũ, tên nhà cung cấp đã xóa sẽ có hậu tố {DEL}.

5. Nhập/Xuất danh sách nhà cung cấp qua file Excel

Tình huống: Bạn có một danh sách 50 nhà cung cấp (kèm theo SĐT, địa chỉ, nợ cũ) trong file Excel và muốn đưa lên KiotViet.

Thao tác thực hiện như sau:

• Nhập file (Import):
  • Bước 1: Vào menu Nhà cung cấp, nhấn Import.
  • Bước 2:  Chọn Cách xử lý thông tin (Cập nhật hoặc không cập nhật dư nợ cuối) → nhấn Tiếp tục.
     

• Bước 3: Tải về file mẫu của KiotViet và điền thông tin nhà cung cấp vào file mẫu này.
• Bước 4: Quay lại màn hình KiotViet, nhấn Chọn file hoặc kéo thả file Excel đã chuẩn bị lên.
   

• Xuất file (Export):
  • Bước 1: Tại màn hình danh sách Nhà cung cấp, nhấn Xuất file.
  • Bước 2: Hệ thống sẽ xuất ra file Excel toàn bộ danh sách nhà cung cấp đang hiển thị.
     

6. Tìm kiếm và sắp xếp danh sách nhà cung cấp

Tình huống: Bạn muốn tìm nhanh nhà cung cấp có tên “ABC” hoặc lọc tất cả các nhà cung cấp đang có nợ.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tìm kiếm: Sử dụng các bộ lọc ở đầu trang để tìm theo: nhóm nhà cung cấp, mã/tên/điện thoại, tổng mua, nợ cần trả, trạng thái (đang hoạt động, ngừng hoạt động).
• Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột (Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Tổng mua, Nợ cần trả…) để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần.
   

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý Nhà cung cấp trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng hỗ trợ bạn: tạo mới, xem lịch sử giao dịch, quản lý công nợ, cập nhật và thay đổi trạng thái nhà cung cấp.

1. Tạo mới nhà cung cấp

Tình huống: Bạn gặp một nhà cung cấp tiềm năng và muốn lưu ngay thông tin vào điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, bạn vào menu Nhiều hơn → chạm Nhà cung cấp.
• Bước 2: Chạm vào biểu tượng dấu cộng (+) để tạo mới.
• Bước 3: Nhập thông tin (Tên NCC là bắt buộc; Điện thoại hoặc Email là bắt buộc).
• Bước 4: Chạm Lưu để hoàn thành.
   

2. Cập nhật thông tin nhà cung cấp

Tình huống: Bạn cần sửa lại địa chỉ của một nhà cung cấp ngay trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Chạm vào nhà cung cấp cần cập nhật.
• Bước 2: Chạm Sửa.
• Bước 3: Sửa thông tin và chạm Lưu.
   

3. Xem lịch sử giao dịch

Tình huống: Bạn muốn kiểm tra nhanh các lần nhập hàng gần đây từ một nhà cung cấp.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Chạm vào nhà cung cấp cần xem.
• Bước 2: Chạm vào Tổng mua.
• Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các giao dịch. Bạn có thể chạm vào một giao dịch để xem chi tiết hoặc chạm dấu + để thêm nhanh phiếu nhập hàng mới.
   

4. Quản lý công nợ (Điều chỉnh và Thanh toán)

Tình huống: Kế toán muốn dùng điện thoại để ghi nhận việc thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.

Thao tác thực hiện như sau:

• Chạm vào nhà cung cấp cần xử lý.
• Chạm vào tab Công nợ.
• Để thanh toán:
  • Chạm Thanh toán.
  • Nhập số tiền Trả cho NCC, chọn hình thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản/Thẻ).
  • Chạm Xong để tạo phiếu chi.
     

• Để điều chỉnh:
  • Chạm Điều chỉnh.
  • Nhập công nợ mới vào ô Điều chỉnh thành.
  • Chạm Cập nhật.
     

5. Ngừng hoạt động/Cho phép hoạt động

Tình huống: Bạn muốn tạm ngừng giao dịch với một nhà cung cấp.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Chạm vào nhà cung cấp cần xử lý.
• Bước 2: Chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên.
• Bước 3: Chọn Ngừng hoạt động (hoặc Cho phép hoạt động) và xác nhận.
   

6. Xóa nhà cung cấp

Tình huống: Bạn muốn xóa một nhà cung cấp đã nhập sai.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở chi tiết nhà cung cấp.
• Bước 2: Chạm biểu tượng ba chấm → chọn Xóa.
• Bước 3: Xác nhận Xóa.
   

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!