Dịch vụ

(Ngành Ăn uống, Giải trí)
 

I. Giới thiệu chung

Đối với ngành Ăn uống, Giải trí (F&B), “Dịch vụ” là các sản phẩm không cầm nắm được, không quản lý tồn kho. Tính năng này giúp bạn quản lý hai loại hình dịch vụ chính:

• Dịch vụ thông thường: Các loại phí thu thêm như “Phí giao hàng”, “Phí trang trí sinh nhật”…
• Dịch vụ tính giờ: Các dịch vụ có số tiền tự động tăng lên theo thời gian khách sử dụng thực tế, ví dụ: “Giờ chơi bida”, “Giờ hát karaoke”…

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý doanh thu dịch vụ chính xác: Dễ dàng theo dõi doanh thu từ các dịch vụ (phí, giờ chơi…) tách biệt hoàn toàn với doanh thu từ món ăn, đồ uống.
• Tự động tính giờ và tính phí (Đối với dịch vụ tính giờ): Phần mềm tự động theo dõi thời gian sử dụng của khách và tính tiền chính xác khi thanh toán, hỗ trợ cả các bảng giá thay đổi theo khung giờ phức tạp (Bảng giá vắt khung).
• Thanh toán tiện lợi, gộp chung một hóa đơn: Bạn có thể dễ dàng thêm các khoản phí dịch vụ hoặc giờ chơi vào chung một hóa đơn với các món ăn, đồ uống khác để khách hàng thanh toán một lần.

II. Các thao tác cơ bản

1. Thêm mới dịch vụ thông thường

Tình huống: Khi cửa hàng của bạn cung cấp thêm dịch vụ ngoài món ăn (ví dụ: nhận trang trí tiệc sinh nhật cho khách) và bạn cần khởi tạo dịch vụ này vào hệ thống để thu ngân có thể thêm vào hóa đơn tính tiền.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, truy cập vào menu Thực đơn → chọn Món.
   

• Bước 2: Đưa trỏ chuột vào + Món mới → chọn Dịch vụ.
   

• Bước 3: Trên popup Tạo dịch vụ, điền các thông tin cần thiết: Tên dịch vụ (ví dụ: Trang trí sinh nhật), Nhóm món, Giá bán,…
• Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất quá trình tạo mới.
   

2. Thêm mới dịch vụ tính giờ

Tình huống: Khi mô hình kinh doanh của bạn có bao gồm các loại hình giải trí (ví dụ: “Giờ chơi Bida”, “Giờ hát Karaoke”) và bạn cần hệ thống tự động tính tiền dựa trên thời gian khách sử dụng thực tế.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, truy cập vào menu Thực đơn → chọn Món.
   

• Bước 2: Đưa trỏ chuột vào + Món mới → chọn Dịch vụ.
   

• Bước 3: Điền các thông tin cần thiết: Tên dịch vụ (ví dụ: Giờ chơi Bida), Nhóm món, Giá bán (Lưu ý: Giá bán này sẽ được hệ thống hiểu là giá gốc cho 1 giờ sử dụng).
• Bước 4: Tích chọn Tính phí theo giờ.
• Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.
   

3. Thêm dịch vụ vào đơn hàng

Tình huống: Khi khách hàng vào chơi bida và có đặt thêm gói tổ chức sinh nhật tại quán, nhân viên thu ngân cần thao tác đưa cả Giờ chơi Bida và phí trang trí vào hóa đơn để hệ thống ghi nhận.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thu ngân, chọn “Trang trí sinh nhật” từ thực đơn (hoặc tìm kiếm tên). Dịch vụ này sẽ được thêm vào hóa đơn với số lượng và giá trị cố định như một món ăn thông thường.
• Bước 2: Tiếp tục tìm và chọn “Giờ chơi Bida”. Dịch vụ này sẽ được thêm vào hóa đơn và phần mềm bắt đầu tự động tính giờ (đồng hồ bấm giờ sẽ chạy).
   

• Bước 3: Tiến hành Thanh toán khi khách sử dụng xong dịch vụ.

III. Các tính năng nâng cao

1. Tùy chỉnh block tính giờ tự động

Tình huống: Quán bida hoặc quán nét của bạn muốn tính tiền theo từng block thời gian (ví dụ: cứ mỗi 15 phút tính là 1 block). Nếu khách chơi sang phút thứ 16, hệ thống sẽ tự động làm tròn thời gian chơi thành 2 block để tính tiền.

Ý nghĩa tính năng: Tính năng này giúp tự động làm tròn thời gian sử dụng dịch vụ của khách theo từng block cố định. Nếu bạn không cài đặt, hệ thống sẽ lấy mặc định mỗi block là 15 phút.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, truy cập vào menu Thiết lập → chọn Thiết lập cửa hàng.
   

• Bước 2: Chọn Giao dịch → bật xanh tính năng Tùy chỉnh Block tính giờ tự động.
• Bước 3: Điền số phút hoặc số giờ cụ thể vào mục Thời gian sử dụng làm tròn lên block (Ví dụ: 15 phút).
• Bước 4: Nhấn Xong để hệ thống ghi nhận thiết lập.
   

2. Thiết lập Bảng giá tính giờ vắt khung

Tình huống: Quán Karaoke của bạn có chính sách giá khác nhau theo giờ: Từ 9h – 12h giá là 100,000đ/giờ; từ 12h – 15h giá 120,000đ/giờ; thời gian còn lại giá 150,000đ/giờ. Bạn cần cài đặt các mức giá này lên phần mềm để hệ thống tự động nhận diện khung giờ.

Thao tác thực hiện thiết lập như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, bạn vào menu Thực đơn → chọn Thiết lập giá.
   

• Bước 2: Nhấn biểu tượng + Thêm bảng giá.
• Bước 3: Đặt Tên bảng giá (Ví dụ: Giờ vàng), thiết lập Hiệu lực từ ngày để bảng giá hoạt động.
• Bước 4: Nhập Theo giờ (09:00) và Đến (12:00). Đây là bước quan trọng nhất giúp hệ thống nhận biết thời gian áp dụng mức giá này.
• Bước 5: Để bảng giá ở trạng thái Kích hoạt → nhấn Lưu.
   

• Bước 6: Thêm hàng hóa dịch vụ (Giờ hát) vào bảng giá này và điền Giá mới (100,000đ).
   

• Bước 7: Làm tương tự để tạo thêm Bảng giá chiều (12:00 – 15:00, giá 120,000đ). (Lời khuyên: Để hệ thống tính toán chuẩn xác và dễ kiểm soát, bạn nên cài đặt các khung giờ khác nhau, tránh để thời gian bị chồng chéo lên nhau giữa các bảng giá).

3. Bán hàng và tự động tính tiền dịch vụ vắt khung

Tình huống: Khách hàng vào hát karaoke từ 11h00 và trả phòng lúc 13h00 (khoảng thời gian này vắt ngang qua 2 khung giờ bạn đã cài đặt ở trên). Bạn muốn phần mềm tự động chia tiền (1 tiếng giá 100,000đ và 1 tiếng giá 120,000đ) mà thu ngân không cần phải tự tính nhẩm hay chốt giờ thủ công.

Thao tác thực hiện và cơ chế tự động như sau:

• Bước 1: Khách vào quán, thu ngân thêm “Giờ hát” vào hóa đơn như bình thường để đồng hồ tính giờ bắt đầu chạy.
   

• Bước 2: Khi khách yêu cầu thanh toán, thu ngân bấm vào biểu tượng dừng tính  trên ô thời gian.

• Bước 3: Phần mềm sẽ tự động tính tiền hát của khách theo 2 khung giờ tương ứng với 2 bảng giá. Bạn nhấn vào thời gian để xem thông tin chi tiết (Dòng 1 từ 11:00 – 11:59 tính giá 100,000đ; Dòng 2 từ 12:00 – 13:00 tính giá 120,000đ). Tổng tiền được cộng lại chính xác tuyệt đối.
   

• Ngoài ra, nếu không cần rà soát lại đơn hàng, bạn có thể nhấn Thanh toán ngay → hệ thống sẽ hiển thị popup xác nhận → bạn nhấn Dừng tính và thanh toán.
   

• Bước 4: Bạn tiến hàng thanh toán và in hóa đơn cho khách. Hóa đơn in ra cũng sẽ thể hiện chi tiết 2 khung giờ để khách dễ dàng đối chiếu.
   

Một số lưu ý hệ thống tự động xử lý:

• Cơ chế làm tròn giây: Để tránh sai lệch số tiền, phần mềm áp dụng luật làm tròn giây: Giờ bắt đầu luôn làm tròn xuống 00 giây (VD: 17:00:45 tính thành 17:00:00). Giờ kết thúc làm tròn lên 59 giây (VD: 19:00:30 tính thành 19:00:59).
• Làm tròn số lượng dịch vụ tính tiền: Số lượng dịch vụ được tính phí sẽ được hệ thống tự động làm tròn theo thiết lập Tùy chỉnh Block tính giờ tự động.
• Khung giờ không có bảng giá: Nếu khách dùng dịch vụ vắt qua một khung giờ chưa cài đặt bảng giá có khung giờ cụ thể nào (ví dụ: từ 23h đêm đến 9h sáng hôm sau) → phần mềm sẽ tự động áp dụng Bảng giá chung cho khoảng thời gian đó.

4. Thiết lập Đơn vị tính và Thuộc tính cho dịch vụ

Tình huống: Khi dịch vụ của bạn có các lựa chọn khác nhau, ví dụ dịch vụ “Trang trí sinh nhật” chia thành các mức “Cơ bản”, “Nâng cao”, “VIP” với các mức giá khác nhau.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trong cửa sổ Tạo/Chỉnh sửa Dịch vụ, kéo xuống khu vực Quản lý theo đơn vị tính và thuộc tính → nhấn Thiết lập.
   

• Bước 2: Tại đây, do đặc thù của hàng Dịch vụ, phần mềm hỗ trợ 1 Đơn vị tính và Đa thuộc tính.
  • Bạn Thêm đơn vị cơ bản (VD: Gói)
  • Chọn thuộc tính (VD: Loại) và nhập các giá trị tương ứng (VD: Cơ bản, Nâng cao, VIP).
• Bước 3: Phần mềm sẽ sinh ra danh sách hàng cùng loại bên dưới để bạn khai báo giá bán riêng cho từng gói dịch vụ → bạn nhấn Xong.
   

• Bước 4: Nhấn Lưu để ghi nhận thông tin dịch vụ vào hệ thống.
   

5. Chỉnh sửa, xóa và thay đổi trạng thái dịch vụ

Tình huống: Khi bạn thay đổi chính sách giá, không còn cung cấp gói dịch vụ trang trí tiệc nữa, hoặc lỡ tay nhập sai tên dịch vụ và cần thao tác xử lý lại dữ liệu.

Thao tác thực hiện như sau:

• Để chỉnh sửa thông tin: Tại màn hình Món, tìm đến dịch vụ cần thay đổi → nhấn Chỉnh sửa → thay đổi các thông tin cần thiết và nhấn Lưu.
   

• Để thay đổi nhanh trạng thái kinh doanh: Trong chi tiết dịch vụ, nhấn Ngừng bán/Mở bán. Bỏ tích trên chi nhánh ngừng bán, tích xanh trên chi nhánh mở bán → nhấn Lưu.
   

• Để xóa dịch vụ:
  • Bước 1: Mở chi tiết dịch vụ cần xóa, nhấn nút Xóa → xác nhận Xóa món.
     

• Bước 2: Hệ thống sẽ xóa hoàn toàn dịch vụ này nhưng vẫn giữ thông tin hiển thị (kèm chữ {DEL}) trong các giao dịch lịch sử.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Bạn có thể quản lý danh mục dịch vụ của mình ngay trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng và thao tác tính tiền tiện lợi qua ứng dụng KiotViet Nhân viên Nhà hàng.

1. Quản lý thông tin dịch vụ trên ứng dụng Quản lý

Ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng giúp bạn theo dõi và cập nhật dịch vụ nhanh chóng.

Tình huống: Bạn muốn thêm mới, chỉnh sửa, xóa dịch vụ hoặc tra cứu thông tin ngay trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau: Mở ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, trên menu chọn Món.
 

• Tìm kiếm/Lọc: Sử dụng các bộ lọc có sẵn để lọc theo Nhóm món, Chi nhánh, Loại thực đơn, Loại món, Thuế, Tồn kho, Tích điểm, Cho phép bán, Thuộc tính, Trạng thái, Vị trí hoặc tìm theo Tên hàng, Mã hàng.
   

• Tạo mới:
  • Chạm biểu tượng (+) → chọn Tạo dịch vụ.
  • Nhập các thông tin cần thiết như Tên dịch vụ, Nhóm món, Giá bán.
  • Nếu là dịch vụ tính giờ (như Karaoke, Bida), bạn bật xanh tùy chọn Tính phí theo giờ.
  • Chạm Lưu để hoàn tất.
     

• Chỉnh sửa/Xóa: Chạm vào dịch vụ cần cập nhật → chọn Sửa để thay đổi thông tin hoặc chọn biểu tượng ba chấm → Xóa hàng hóa.
   

2. Thêm dịch vụ vào đơn hàng

Ứng dụng di động KiotViet Nhân viên nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện thao tác: Thêm dịch vụ vào đơn.

Tình huống: Khách hàng đang chơi Bida và vắt qua 2 khung giờ có mức giá khác nhau. Nhân viên phục vụ muốn kiểm tra lại số tiền trên điện thoại trước khi in hóa đơn đưa cho khách.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng KiotViet Nhân viên Nhà hàng, chọn phòng/bàn.
• Bước 2: Tìm kiếm và chọn dịch vụ (VD: “Trang trí sinh nhật” → dịch vụ này sẽ được thêm vào đơn với số lượng và giá trị cố định như một món ăn thông thường; “Giờ chơi bida” → dịch vụ này sẽ được thêm vào đơn và bắt đầu được tính giờ tự động theo các khung giờ tương ứng với các bảng giá đã thiết lập).
   

• Bước 3: Khi khách yêu cầu thanh toán, thu ngân bấm vào dòng dịch vụ tính giờ → chạm Dừng tính → thay đổi thời gian của dịch vụ (nếu cần) → chạm Lưu lại.
   

• Ngoài ra, nếu không cần rà soát lại đơn hàng, bạn có thể nhấn Thanh toán ngay mà không cần nhấn vào dòng dịch vụ tính giờ → ứng dụng sẽ hiển thị popup xác nhận → bạn nhấn Dừng tính và thanh toán và tiếp tục thanh toán như đơn bình thường.
   

V. Thao tác trên Máy POS

Trên ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng, việc đưa các dịch vụ vào đơn hàng của khách được thực hiện rất trực quan.

Thêm dịch vụ vào đơn hàng

Tình huống: Khi khách yêu cầu mở bàn bida từ chiều đến tối (vắt qua 2 khung giờ giá khác nhau), nhân viên thu ngân cần thao tác trên màn hình máy POS cảm ứng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng, bạn sử dụng ô “Tìm hàng hóa” hoặc tab Thực đơn để thêm dịch vụ (“Giờ chơi bida”, “Trang trí sinh nhật”) vào đơn.
• Bước 2: Hệ thống sẽ xử lý như sau:
  • Với “Trang trí sinh nhật”, dịch vụ này sẽ được thêm vào với giá trị cố định.
  • Với “Giờ chơi bida”, dịch vụ này sẽ được thêm vào đơn và bắt đầu được tính giờ tự động theo các khung giờ tương ứng với các bảng giá đã thiết lập.
     

• Bước 3: Khi khách yêu cầu thanh toán → thu ngân bấm vào thời gian của dịch vụ tính giờ → ứng dụng hiển thị chi tiết các dòng thời gian đã được tách theo từng khung giá (nếu có áp dụng Bảng giá vắt khung), giúp thu ngân xuất hóa đơn chính xác ngay lập tức mà không cần tính nhẩm →  bạn chạm Dừng tính giờ.
   

• Bước 4: Bạn có thể chỉnh sửa lại thời gian sử dụng dịch vụ của khách trước khi thanh toán.
   

• Ngoài ra, nếu không cần rà soát lại đơn hàng, bạn có thể nhấn Thanh toán ngay  mà không cần nhấn vào thời gian của dịch vụ tính giờ → hệ thống sẽ hiển thị popup xác nhận → bạn nhấn Dừng tính và thanh toán và tiếp tục thanh toán như đơn bình thường.