Thanh toán đa tiền tệ

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Thanh toán đa tiền tệ giúp các nhà hàng, quán ăn, quán cà phê hoặc chuỗi FnB:

• Thực hiện giao dịch, báo giá theo nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau (VND, USD, EUR, KHR…)
• Khách hàng có thể chủ động đổi tiền mặc định từ VND sang đồng tiền khác, nếu đang kinh doanh ở nước ngoài
• Tối ưu quản lý tài chính theo đơn vị tiền tệ phù hợp với từng quốc gia hoặc khu vực hoạt động

Thao tác trên phần mềm cụ thể như sau:

II. Thao tác

1. Thiết lập tính năng

Tình huống: Bạn cần kích hoạt và cài đặt các loại tiền tệ muốn sử dụng trong gian hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý, tài khoản admin của chủ gian hàng nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  góc trên bên phải → chọn Cửa hàng → Quản lý tiền tệ.

• Bước 2: Bạn thiết lập các thông tin:
  • Tiền mặc định: Là loại tiền được dùng cho sản phẩm, báo cáo, tích điểm, công nợ (ví dụ: VND).
  • Nhấn + Thêm ngoại tệ để thiết lập Ngoại tệ & Tỷ giá:
    • Chọn loại tiền tệ (ví dụ: USD) và nhập Tỷ giá.
    • Bật xanh để kích hoạt sử dụng.
    • Hệ thống hỗ trợ thiết lập tối đa 2 loại tiền tệ quy đổi.

• Lưu ý khi thay đổi Tiền mặc định:
  • Nếu bạn cần thay đổi Tiền mặc định (ví dụ: từ VND sang USD), bạn chọn loại tiền mới → chọn Xác nhận.

• Các giao dịch sau đó sẽ được tính theo loại tiền mặc định mới.
• Các giao dịch cũ sẽ giữ nguyên giá trị số và chỉ thay đổi ký hiệu tiền (VD: từ 599,000 VND thành 599,000 USD).
• Bạn cần cập nhật lại tỷ giá cho các loại tiền quy đổi tương ứng với tiền mặc định mới.

2. Thiết lập tỷ giá

Tình huống: Cho phép tài khoản admin hoặc tài khoản được phân quyền (Thiết lập → Quản lý người dùng → Phân quyền → Hệ thống → Thiết lập → Thiết lập tỷ giá) cập nhật nhanh tỷ giá ngay trên màn hình Thu ngân.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Thu ngân, vào menu Tùy chọn (biểu tượng 3 chấm).
• Bước 2: Chọn Thiết lập tỷ giá hối đoái.

• Bước 3: Thay đổi tỷ giá và Lưu lại.

• Bước 4: Thay đổi này sẽ được đồng bộ với Thiết lập cửa hàng và được ghi nhận tại khối thông tin Lịch sử thay đổi.

3. Sử dụng khi thanh toán hóa đơn

Tình huống: Khách hàng muốn thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau (ví dụ: một phần USD, một phần VND).

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Thu ngân, khi kích Thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị số tiền Khách cần trả và gợi ý thanh toán theo các đơn vị tiền tệ đã thiết lập.

• Bước 2: Để thanh toán kết hợp, bạn chọn 3 chấm.
• Bước 3: Chọn phương thức thanh toán (ví dụ: Tiền mặt)
• Bước 4: Chọn đơn vị tiền tệ (ví dụ: VND), điền số tiền tương ứng.
• Bước 5: Chọn đơn vị tiền tệ tiếp theo (ví dụ: USD), điền số tiền còn lại và chọn phương thức thanh toán.
• Bước 6: Nhấn Xác nhận.

• Bước 7: Hệ thống sẽ tự động quy đổi toàn bộ giá trị thanh toán sang tiền mặc định để xử lý báo cáo và công nợ.
• Bước 8: Nhấn Thanh toán để hoàn tất.

• Lưu ý quan trọng:
  • Điểm khách hàng: Hệ thống chỉ hỗ trợ thanh toán bằng điểm khi bạn chọn thanh toán bằng tiền mặc định. Giá trị tích điểm cũng được tính theo tiền mặc định.
  • Mã QR: Khi thanh toán bằng phương thức chuyển khoản, hệ thống chỉ hiển thị mã QR với đơn vị tiền tệ VND.
  • Hóa đơn điện tử: Không hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử nếu tiền mặc định khác VND. Thông tin trên hóa đơn điện tử (nếu xuất) luôn hiển thị theo VND.
  • Ghi nhận tỷ giá: Tỷ giá được ghi nhận tại thời điểm thanh toán. Nếu sau đó gian hàng thay đổi tỷ giá, hóa đơn cũ không bị ảnh hưởng.
  • Đồng bộ: Sau khi thay đổi tiền mặc định, tiền quy đổi hoặc tỷ giá, bạn cần tải lại trang (F5) hoặc khởi động lại ứng dụng.

4. Ghi nhận sau thanh toán

• Phiếu thu: Sau khi thanh toán thành công, hệ thống tạo Phiếu thu, ghi nhận chi tiết tiền khách đưa theo từng đơn vị tiền tệ và từng phương thức thanh toán.

• Công nợ khách hàng: Công nợ của khách hàng luôn được ghi nhận theo tiền mặc định của gian hàng.
• Mẫu in: Hệ thống hỗ trợ các token đặc biệt cho mẫu in Hóa đơn và Tạm tính để hiển thị đúng thông tin tiền tệ, tiền khách đưa, phương thức thanh toán và tỷ giá tại thời điểm thanh toán.
  • {Tong_Cong_Theo_Tien_Te}:
    • Trên mẫu in hóa đơn: Hiển thị tổng cộng thành tiền của hóa đơn ứng với đơn vị tiền tệ mặc định.
    • Trên mẫu in tạm tính: Hiển thị tổng cộng thành tiền của hóa đơn ứng với đơn vị tiền tệ.
  • {Tien_Khach_Dua_Theo_Tien_Te}: Tổng tiền khách thanh toán khi mua hàng ứng với đơn vị tiền tệ.
  • {Tien_Theo_Phuong_Thuc_TToan_Va_Tien_Te}: Tiền khách đưa ứng với từng phương thức thanh toán và đơn vị tiền tệ (token này cần đi kèm với token {Ten_Phuong_Thuc_TToan}).
  • {Ty_Gia}: Tỷ giá của tiền quy đổi sang tiền mặc định tại thời điểm thanh toán.
     

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!