Sổ quỹ

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Sổ quỹ giúp bạn hình dung được dòng tiền mặt và các tài khoản ngân hàng của nhà hàng/quán ăn đã “thu” hoặc “chi” vào những việc gì và hiện còn tồn đọng bao nhiêu. Đây là công cụ thiết yếu để kiểm soát tài chính hàng ngày.

Lợi ích nổi bật của tính năng Sổ quỹ trên KiotViet:

• Quản lý dòng tiền tập trung: Theo dõi tổng quan dòng tiền qua hai kênh chính: Tiền mặt (tại quầy) và Ngân hàng (các tài khoản).
• Minh bạch thu chi: Dễ dàng lập các phiếu thu/chi độc lập (như chi phí mặt bằng, chi phí quảng cáo) ngoài các giao dịch bán hàng, nhập hàng.
• Quản lý tài khoản ngân hàng: Cho phép thêm nhiều tài khoản ngân hàng, gán giao dịch (thu/chi) vào đúng tài khoản để đối soát.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Lập phiếu thu/chi nhanh chóng trên trang Quản lý, máy POS hoặc qua ứng dụng di động.

II. Các thao tác cơ bản

Các thao tác này được thực hiện trên màn hình Quản lý. Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Thêm mới phiếu thu/chi độc lập

Tình huống: Bạn cần lập một phiếu chi từ tài khoản ngân hàng trị giá 5,000,000 VNĐ để thanh toán chi phí quảng cáo cho nhà hàng trong tháng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, chọn Sổ Quỹ.
• Bước 2: Chọn Tài khoản ngân hàng.
• Bước 3: Nhấn + Phiếu chi.

• Bước 4: Điền các thông tin trong phiếu:
  • Mã phiếu: Có thể tự đặt hoặc để trống để hệ thống tự sinh.
  • Thời gian: Chọn thời gian lập phiếu.
  • Loại thu/chi: Chọn một lý do có sẵn (ví dụ: “Chi phí quảng cáo”). Nếu chưa có, nhấn Tạo mới để thêm loại thu/chi mới.
  • Người thu/chi: Chọn người thu/chi trực tiếp của phiếu đó.
  • Nhóm người nộp/nhận: Chọn nhóm (Khách hàng, NCC, Nhân viên, Khác).
  • Tên người nộp/nhận: Chọn hoặc thêm mới người nhận.
  • Giá trị: Nhập số tiền (ví dụ: 5,000,000).
  • Hạch toán vào kết quả kinh doanh: Tích chọn nếu bạn muốn khoản thu/chi này được tính vào báo cáo tài chính (lãi/lỗ).
• Bước 5: Nhấn Lưu khi hoàn thành.

Lưu ý: Khi đang xem theo Tổng quỹ, bạn có thể tạo phiếu thu/chi cho loại phương thức tùy chọn.

2. Quản lý tài khoản ngân hàng

Tình huống: Nhà hàng của bạn có 2 tài khoản ngân hàng (Vietcombank, Techcombank) và bạn muốn quản lý riêng biệt dòng tiền qua 2 tài khoản này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Sổ quỹ, bạn chọn Tài khoản ngân hàng.
• Bước 2: Nhấn Thêm trên ô Tài khoản.
• Bước 3: Nhập thông tin tài khoản (Tên, Số tài khoản…)
• Bước 4: Bạn có thể tích chọn Tài khoản mặc định cho một tài khoản. Khi thanh toán trên màn hình Thu ngân, hệ thống sẽ ưu tiên chọn tài khoản này.
• Bước 5: Hệ thống mặc định Tài khoản áp dụng cho Toàn hệ thống, bạn có thể giới hạn các Chi nhánh cụ thể.
• Bước 6: Nhấn Lưu.

• Bước 7: Bạn có thể Cập nhật hoặc Xóa tài khoản ngân hàng trên màn hình Sổ quỹ bằng cách chọn tài khoản → nhấn biểu tượng cây bút .

3. Quản lý Ví điện tử

Tình huống: Khi nhà hàng của bạn chấp nhận thanh toán qua các ví điện tử (như MoMo, ZaloPay) và bạn muốn khai báo lên hệ thống để quản lý riêng biệt dòng tiền từ các kênh này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Sổ quỹ, bạn chọn Ví điện tử.
• Bước 2: Nhấn Thêm trên ô Ví điện tử.
• Bước 3: Chọn loại Ví → nhập thông tin (Số tài khoản, Chủ tài khoản, Ghi chú).

• Bước 4: Hệ thống mặc định Ví điện tử áp dụng cho Toàn hệ thống, bạn có thể giới hạn các Chi nhánh cụ thể.
• Bước 5: Nhấn Lưu.
• Bước 6: Với tài khoản MoMo, hệ thống hiển thị thêm gợi ý kết nối ví MoMo Doanh nghiệp sau khi Lưu để gian hàng sử dụng tiện ích nhận thông báo tiền về trên màn hình Thu ngân khi khách thanh toán bằng mã QR từ MoMo Doanh nghiệp. Bạn nhấn Kết nối ngay → điền thông tin → nhấn Kết nối hoặc chọn Để sau nếu chưa kết nối ngay.

• Bước 7: Nếu cần Cập nhật hoặc Xóa ví điện tử, trên màn hình Sổ quỹ bạn chọn ví và nhấn biểu tượng cây bút.

III. Các tính năng nâng cao

1. Chỉnh sửa phiếu thu/chi

Tình huống: Bạn lập nhầm ngày trên phiếu chi “Chi phí quảng cáo” và cần điều chỉnh lại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trong Sổ quỹ, tìm và chọn phiếu cần thay đổi thông tin.
• Bước 2: Nhấn Chỉnh sửa.
• Bước 3: Tùy thuộc vào loại phiếu, bạn có thể cập nhật các thông tin:
  • Phiếu tạo trên sổ quỹ (độc lập): Cập nhật Thời gian, Loại thu/chi, Giá trị, Ghi chú, Hạch toán…
  • Phiếu tạo tự động (từ hóa đơn, nhập hàng…): Chỉ cập nhật được Thời gian, Nhân viên, Phương thức, Ghi chú.
• Bước 4: Nhấn Lưu sau khi hoàn tất.

2. Hủy bỏ phiếu thu/chi

Tình huống: Bạn tạo nhầm một phiếu thu và muốn hủy bỏ nó.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tìm và chọn phiếu thu/chi cần hủy.
• Bước 2: Nhấn Hủy phiếu.
• Bước 3: Xác nhận Hủy phiếu. Phiếu này sẽ bị vô hiệu hóa (không xóa khỏi hệ thống).

3. Tìm kiếm, sắp xếp và xuất file Sổ quỹ

Tình huống: Bạn muốn xem tất cả các khoản “Chi tiền mặt” trong tháng này, tùy chọn các cột hiển thị hoặc xuất file Sổ quỹ ra Excel để báo cáo.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tìm kiếm: Sử dụng các bộ lọc ở đầu trang để tìm theo:
  • Mã phiếu, Ghi chú.
  • Trạng thái, Thời gian, Chi nhánh.
  • Người tạo, Người nộp/nhận.
  • Loại thu chi, Loại chứng từ…
• Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột (Mã phiếu, Thời gian, Giá trị…) để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần.
• Tùy chọn hiển thị: Nhấn vào biểu tượng tùy chọn → tích chọn các cột thông tin cần hiển thị trên màn hình.
• Xuất file: Nhấn Xuất file để tải về báo cáo Sổ quỹ dưới dạng file Excel.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Sổ quỹ trên ứng dụng KiotViet trên điện thoại hỗ trợ bạn quản lý và lập phiếu thu/chi một cách linh hoạt.

1. Quản lý Sổ quỹ

Tình huống: Bạn là quản lý, muốn xem tổng quan Sổ quỹ hoặc tạo một phiếu chi (ví dụ: chi mua văn phòng phẩm) ngay trên điện thoại.

Thao tác thực hiện trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng như sau:

• Xem danh sách/chi tiết:

• Bước 1: Trên menu ứng dụng, chạm Sổ quỹ.
• Bước 2: Hệ thống hiển thị thông tin thu/chi. Bạn có thể trượt qua lại giữa các tab Tiền mặt, Ngân hàng, Tổng quỹ.

• Bước 3: Chạm vào một phiếu bất kỳ để xem chi tiết.

• Thêm tài khoản ngân hàng

• Bước 1: Tại màn hình Sổ quỹ, bạn chọn Ngân hàng.
• Bước 2: Nhấn vào dòng Tất cả tài khoản.
• Bước 3: Nhấn dấu + trên danh sách tài khoản ngân hàng.
• Bước 4: Nhập thông tin tài khoản (Tên, Số tài khoản…)
• Bước 5: Hệ thống mặc định tài khoản áp dụng cho Tất cả chi nhánh, bạn có thể nhấn Sửa để giới hạn các Chi nhánh cụ thể.
• Bước 6: Bạn có thể Chọn chi nhánh mặc định cho tài khoản. Khi thanh toán trên màn hình Thu ngân, hệ thống sẽ ưu tiên chọn tài khoản này.
• Bước 7: Nhấn Lưu.

• Tạo phiếu thu/chi:

• Bước 1: Tại màn hình Sổ quỹ, chạm vào biểu tượng dấu cộng (+).
• Bước 2: Chọn Lập phiếu thu hoặc Lập phiếu chi.
• Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin (Loại thu/chi, Người nộp/nhận, Giá trị…).
• Bước 4: Chạm Lưu để hoàn thành.

• Hủy phiếu/In phiếu:

• Bước 1: Mở chi tiết phiếu thu/chi bạn muốn xử lý.
• Bước 2: Chạm vào biểu tượng ba chấm và chọn Hủy phiếu hoặc In (nếu đã kết nối máy in).

• Tìm kiếm/Sắp xếp: Sử dụng các biểu tượng bộ lọc và sắp xếp trên màn hình danh sách để tìm kiếm hoặc sắp xếp các phiếu (theo Mới nhất/Cũ nhất/Giá trị thấp – cao/Giá trị cao – thấp).

2. Lập phiếu thu

Tình huống: Nhân viên phục vụ cần lập phiếu thu tiền công nợ (thu tiền sau) từ một khách hàng quen ngay tại bàn.

Thao tác thực hiện trên ứng dụng KiotViet Nhân viên nhà hàng như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Phòng bàn, chạm vào menu (biểu tượng 3 gạch) → chạm vào Lập phiếu thu.
• Bước 2: Hệ thống hiển thị danh sách khách hàng, bạn chọn khách hàng cần lập phiếu thu.
• Bước 3: Nhập thông tin (Số tiền thu, Ghi chú, Hình thức thanh toán: Tiền mặt/Thẻ/Chuyển khoản).
• Bước 4: Chạm Xong để hoàn thành phiếu thu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!