Quản lý chi phí nhập hàng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Trong hoạt động quản lý khách sạn, khi nhập các loại vật tư (chăn ga, đồ tiêu hao amenities, thực phẩm cho bếp...), bên cạnh tiền hàng thường phát sinh thêm các khoản chi phí khác như: phí vận chuyển, phí bốc dỡ, phí thông quan... Những chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn của hàng hóa và hiệu quả kinh doanh của khách sạn.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tính toán giá vốn chính xác: Tự động phân bổ các chi phí phụ trợ vào giá nhập của từng sản phẩm (như bộ chăn ga, xà phòng...), giúp chủ khách sạn xác định chính xác lợi nhuận.
• Quản lý công nợ minh bạch: Phân định rõ khoản chi phí nào phải trả cho Nhà cung cấp vật tư và khoản nào trả cho bên thứ ba (như đơn vị vận chuyển).
• Tối ưu quy trình trả hàng: Tự động tính toán số tiền chi phí được hoàn lại khi thực hiện trả hàng nhập, giảm thiểu sai sót cho bộ phận kế toán/kho.
• Báo cáo đa chiều: Theo dõi chi tiết chi phí nhập hàng trong các báo cáo tài chính, hàng hóa và nhà cung cấp.

​​​Nội dung hướng dẫn trong bài viết này được thực hiện trên giao diện mới. Để tham khảo hướng dẫn trên giao diện cũ, vui lòng truy cập tại đây

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Thiết lập tính năng

Tình huống: Bạn muốn kích hoạt tính năng trên hệ thống để bắt đầu ghi nhận thêm các loại phí vận chuyển hoặc bốc xếp khi nhập lô hàng đồ dùng buồng phòng về kho.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  góc trên bên phải → chọn Hàng hóa.

• Bước 2: Bạn nhấn loại chi phí nhập hàng/ Đang tắt để chuyển sang danh sách chi tiết tại màn hình Áp dụng chi phí nhập hàng.

• Bước 3: Tại đây, bạn bật xanh để sử dụng tính năng.

2. Quản lý các khoản Chi phí nhập hàng

Tình huống: Bạn cần tạo sẵn danh sách các loại phí thường gặp (như Phí vận chuyển, Phí bốc xếp, Phí lưu kho) để nhân viên kho hoặc lễ tân dễ dàng lựa chọn khi tạo phiếu nhập hàng.

Thao tác thực hiện như sau: Trên màn hình Áp dụng chi phí nhập hàng, bạn có thể thực hiện các thao tác:

• Tạo chi phí nhập hàng:
  • Nhấn + Chi phí nhập hàng → nhập thông tin:

• Tên chi phí
• Giá trị: Điền giá trị theo VND hoặc %.
• Chọn 1 trong 2 hình thức: Chi phí nhập hàng (nếu ghi nhận công nợ với nhà cung cấp) hoặc Chi phí nhập hàng khác (nếu không ghi nhận công nợ với nhà cung cấp).
• Tùy chọn khác:
  • Tự động đưa vào phiếu nhập hàng: Tích chọn nếu muốn chi phí này luôn tự động áp dụng khi tạo phiếu nhập.
  • Hoàn lại khi trả hàng nhập: Tích chọn nếu muốn hệ thống tự động tính hoàn lại chi phí này khi bạn tạo phiếu trả hàng nhập.
• Phạm vi áp dụng: Hệ thống mặc định Toàn hệ thống, bạn có thể chọn chi nhánh cụ thể.

• Nhấn Lưu.

• Để chỉnh sửa thông tin, bạn nhấn vào chi phí nhập hàng trên danh sách → nhấn Chỉnh sửa → thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Để ngừng hoạt động chi phí nhập hàng, trong chi tiết, bạn nhấn Ngừng hoạt động → xác nhận Ngừng hoạt động.

• Để xóa chi phí nhập hàng chưa phát sinh giao dịch, trong chi tiết, bạn nhấn Xóa → xác nhận Xóa.

• Tìm kiếm: Sử dụng ô tìm kiếm và nút Lọc để tìm theo: Mã, tên chi phí, Trạng thái, Hình thức.
• Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột (Mã chi phí, Tên chi phí,...) để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần.
• Tùy chọn hiển thị: Nhấn vào biểu tượng tùy chọn → tích chọn các cột thông tin cần hiển thị trên màn hình.

3. Sử dụng chi phí khi Tạo phiếu nhập hàng

Tình huống: Khách sạn nhập một lô hàng mới và mất thêm 50,000đ tiền vận chuyển trả riêng cho nhà xe.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Khi tạo Phiếu nhập hàng, hệ thống sẽ hiển thị thêm hai mục: Chi phí nhập hàng và Chi phí nhập hàng khác.
• Bước 2: Nhấn vào mục Chi phí nhập hàng khác (do khoản này trả cho nhà xe bên ngoài, không trả cho nhà cung cấp).
• Bước 3: Tích chọn loại Phí vận chuyển đã tạo và nhập số tiền thực tế là 50,000.
• Bước 4: Hoàn tất phiếu nhập. Hệ thống sẽ tự động phân bổ 50,000 này vào giá vốn của lô hàng vừa nhập để tính toán lợi nhuận chính xác sau này.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý trả hàng nhập và hoàn phí

Tình huống: Bạn nhập 100 bộ khăn tắm nhưng phát hiện lỗi và phải trả lại 20 bộ cho nhà cung cấp. Bạn cần tính toán lại phần chi phí nhập hàng tương ứng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Khi tạo Phiếu trả hàng nhập, hệ thống kiểm tra loại chi phí đã áp dụng trước đó.
• Nếu loại chi phí có thiết lập Hoàn lại khi trả hàng, hệ thống tự động gợi ý số tiền phí được hoàn lại tương ứng với tỷ lệ số lượng hàng trả (20 bộ).
• Bạn có thể nhấn vào mục Chi phí nhập hoàn lại để xem chi tiết hoặc điều chỉnh số tiền thực tế nếu có thỏa thuận khác với nhà cung cấp.

2. Hệ thống Báo cáo chuyên sâu

Tình huống: Bạn muốn xem hiệu quả kinh doanh thực tế và công nợ chính xác sau khi đã tính toán các chi phí phụ trợ.

Thao tác thực hiện như sau:

• Báo cáo Hàng hóa: Truy cập để xem lợi nhuận thực tế (Giá bán - Giá vốn đã phân bổ chi phí).
• Báo cáo Nhà cung cấp: Theo dõi công nợ tổng thể, bao gồm cả tiền hàng và các khoản phí (lưu kho/bốc dỡ) nếu khoản đó được trả cho chính nhà cung cấp.
• Báo cáo Tài chính: Hệ thống ghi nhận các khoản "Chi phí nhập hàng khác" vào giá vốn sản phẩm, giúp phản ánh đúng lãi lỗ của khách sạn.

3. Quản lý mẫu in và Phân quyền

Tình huống: Bạn muốn phiếu nhập kho in ra phải thể hiện rõ các khoản phí và giới hạn quyền hạn của nhân viên kho.

Thao tác thực hiện như sau:

• Mẫu in: Thêm các mã in như {Ten_Loai_Chi_Phi_Nhap_Hang} và {Muc_Chi_Phi_Nhap_Hang}, {Chi_Phi_Nhap_Hang_Khac}, {Muc_Chi_Phi_Nhap_Hang_Khac} vào mẫu in Phiếu nhập hàng/Trả hàng nhập để hiển thị chi tiết phí trên phiếu.
• Phân quyền: Bạn vào Thiết lập → Khách sạn → Tài khoản người dùng.
  • Chọn vai trò cần phân quyền và tìm đến mục Chi phí nhập hàng.
  • Thiết lập các quyền chi tiết:
    • Xem: Chỉ được xem, không được thao tác.
    • Tạo: Được phép tạo mới các loại chi phí nhập hàng.
    • Chỉnh sửa: Được phép sửa, ngừng hoạt động, hoặc cho phép hoạt động các loại chi phí nhập hàng.
    • Xóa: Được phép xóa các loại chi phí nhập hàng (nếu chưa phát sinh giao dịch).

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!