Tổng quan các nhóm giải pháp KiotViet

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Chào mừng bạn đến với Trang Hướng dẫn sử dụng KiotViet dành cho ngành kinh doanh dịch vụ lưu trú (Khách sạn, Nhà nghỉ, Homestay…).

Tổng quan Hệ thống giải pháp KiotViet Hotel

KiotViet không chỉ là một phần mềm, mà là một hệ sinh thái quản lý bán hàng toàn diện, nổi bật với tiêu chí đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện với mọi người dùng dù không rành về công nghệ. Hệ thống được thiết kế linh hoạt để phục vụ hiệu quả cho mọi vị trí và bộ phận trong cơ sở lưu trú của bạn. Dù bạn đang vận hành một khách sạn quy mô nhiều tầng, một nhà nghỉ thanh toán nhanh theo giờ, một homestay/villa tự động đồng bộ lịch hay một ký túc xá cho thuê dài hạn, KiotViet đều có những tính năng được tùy biến sâu sắc để giải quyết triệt để bài toán vận hành riêng biệt của mô hình đó.

Đối với nhân viên lễ tân, phần mềm hỗ trợ quản lý sơ đồ phòng trực quan, thực hiện đặt phòng, làm thủ tục nhận phòng (check-in), trả phòng (check-out) nhanh chóng, đồng thời kiểm soát chính xác hóa đơn tiền phòng và các dịch vụ đi kèm (minibar, giặt là). Đối với bộ phận buồng phòng, KiotViet giúp cập nhật trạng thái dọn dẹp (phòng sạch, phòng bẩn) theo thời gian thực ngay trên thiết bị di động, tự động báo cho lễ tân khi phòng sẵn sàng đón khách. Đối với chủ cơ sở và quản lý, phần mềm là công cụ đắc lực để tối ưu quản lý toàn diện từ công suất sử dụng phòng, báo cáo doanh thu tài chính, dòng tiền thu chi đến việc đồng bộ lịch phòng trống trên các kênh trực tuyến để tránh trùng lặp phòng.

Đặc biệt, KiotViet luôn liên tục cập nhật và nâng cấp các tính năng nhằm đáp ứng nhanh chóng những nhu cầu mới của chủ kinh doanh trong việc tối ưu hóa nhân sự và chuyên nghiệp hóa dòng tiền. Phần mềm hoạt động mượt mà và linh hoạt trên đa dạng thiết bị, từ máy tính cho đến ứng dụng di động KiotViet Hotel chuyên dụng.

Nhằm giúp khách hàng hệ thống hóa dữ liệu và vận hành trơn tru, KiotViet chia các nhóm tính năng thành 2 hệ thống cốt lõi:

• Hệ thống Giải pháp Quản lý bán hàng (giúp tối ưu vận hành tại quầy, quản lý buồng phòng, kênh bán trực tuyến)
• Hệ thống Giải pháp Tuân thủ Pháp lý (cung cấp hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ Hộ kinh doanh đáp ứng chặt chẽ pháp luật về Thuế, Kế toán và Hóa đơn điện tử).

Dưới đây là chi tiết các nhóm giải pháp để bạn dễ dàng tra cứu và áp dụng cho mô hình kinh doanh của mình:

II. Các nhóm giải pháp Quản lý bán hàng

Hệ thống này bao gồm 3 nhóm giải pháp cốt lõi, đồng hành cùng cơ sở lưu trú từ bước khởi tạo tài khoản ban đầu cho đến các nghiệp vụ đặt phòng trực tuyến phức tạp trên nhiều kênh du lịch.

1. Nhóm giải pháp Tối ưu vận hành

Nhóm giải pháp hướng tới bộ phận lễ tân và bộ phận buồng phòng trực tiếp vận hành tại cơ sở lưu trú. Nội dung hỗ trợ giải quyết toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày như quản lý sơ đồ phòng trực quan, check-in, check-out, tính tiền phòng tự động, quản lý thẻ từ, buồng phòng dọn dẹp và thực hiện quy trình thanh toán tích hợp các thiết bị phần cứng bổ trợ.

• Đặt phòng
  • KiotViet hỗ trợ nhân viên ghi nhận thông tin đặt phòng trước của khách hàng, đáp ứng linh hoạt các hình thức thuê phòng ngắn ngày, thuê phòng qua đêm hoặc hình thức thuê phòng tháng dài hạn.
• Nhận phòng
  • KiotViet giúp lễ tân thực hiện thủ tục nhận phòng (check-in) cho khách nhanh chóng, đồng thời lưu trữ và quản lý thông tin khách lưu trú chi tiết để phục vụ công tác khai báo tạm trú.
• Cập nhật đặt phòng
  • KiotViet cho phép lễ tân dễ dàng cập nhật thông tin thay đổi thời gian nhận phòng, đổi hạng phòng, chỉnh sửa thông tin khách đặt hoặc thực hiện hủy đặt phòng khi khách có thay đổi kế hoạch.
• Tư vấn bán hàng
  • KiotViet hỗ trợ nhân viên tạo nhanh các hóa đơn bán lẻ cho các dịch vụ gia tăng không đi kèm tiền phòng như đồ ăn uống uống tại quầy lễ tân hoặc đồ dùng cá nhân bán thêm.
• Trả phòng
  • KiotViet tự động hóa quy trình trả phòng (check-out) cho khách, tính toán chuẩn xác tiền phòng theo giờ, ngày hoặc tháng, đồng thời kết hợp chặt chẽ với nghiệp vụ kiểm phòng của bộ phận buồng phòng.
• Thanh toán
  • KiotViet cung cấp giải pháp thanh toán hóa đơn linh hoạt qua mã QR động, tiền mặt, ví điện tử MoMo, hoặc kết nối tài khoản các ngân hàng phổ biến (Vietcombank, Vietinbank, Techcombank, MB Bank, VPBank, BIDV, VIB, Sacombank) và quản lý các khoản thu khác tại quầy.
• Quản lý thẻ từ
  • KiotViet tích hợp tính năng quản lý thẻ từ khóa phòng trực tiếp trên phần mềm, giúp tự động ghi và xóa mã khóa phòng khi khách nhận hoặc trả phòng.
• Tình trạng buồng phòng
  • KiotViet cập nhật trạng thái buồng phòng (phòng sạch, phòng bẩn, phòng đang dọn) theo thời gian thực ngay trên ứng dụng điện thoại di động để lễ tân chủ động sắp xếp đón khách mới.
• Kết ca
  • KiotViet giúp nhân viên lễ tân kết ca làm việc nhanh chóng, đối soát dòng tiền mặt thực tế thu được với số liệu hệ thống và bàn giao ca làm việc một cách minh bạch.
• Thiết bị phần cứng
  • KiotViet kết nối đồng bộ phần mềm với các thiết bị ngoại vi thông qua KiotViet Hardware Manager, bao gồm máy in hóa đơn, máy in tem nhãn, máy quét mã vạch, màn hiển thị QR, ngăn kéo đựng tiền và máy chấm công.

2. Nhóm giải pháp Tối ưu quản lý

Nhóm giải pháp dành riêng cho quản lý và chủ khách sạn nhằm kiểm soát danh mục phòng, định giá, quản lý các dịch vụ đi kèm (minibar, nước uống, dịch vụ giặt là), theo dõi tồn kho, công nợ nhà cung cấp, chấm công tính lương nhân viên và phân tích biểu đồ báo cáo doanh thu tài chính.

• Giá phòng
  • KiotViet hỗ trợ thiết lập bảng giá phòng linh hoạt theo từng hạng phòng, định mức giá theo giờ, theo ngày, qua đêm hoặc tùy biến giá bán theo mùa, ngày lễ Tết và ngày cuối tuần.
• Kênh bán
  • KiotViet cung cấp tính năng cấu hình và quản lý các kênh bán phòng đa dạng, giúp phân loại nguồn khách đến từ các đối tác hoặc đặt trực tiếp để tối ưu doanh thu.
• Hàng hóa
  • KiotViet hỗ trợ xây dựng danh mục hàng hóa thường và hàng dịch vụ đi kèm trong khách sạn (minibar, nước uống, dịch vụ giặt là), đồng thời quản lý kiểm kho và xử lý xuất hủy mỹ phẩm, đồ tiêu hao nhanh chóng.
• Giao dịch
  • KiotViet tự động lưu trữ và quản lý chi tiết mọi hóa đơn bán hàng, phiếu nhập hàng kho minibar, trả hàng nhập cho đối tác và hạch toán chuẩn xác chi phí nhập hàng vào giá vốn.
• Nhà cung cấp
  • KiotViet hỗ trợ quản lý danh sách nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách sạn, ghi nhận lịch sử nhập hàng và kiểm soát công nợ chi tiết với từng đối tác.
• Khách hàng
  • KiotViet xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng lưu trú tập trung, lưu trữ thông tin cá nhân và lịch sử đặt phòng để hỗ trợ các chương trình ưu đãi chăm sóc khách hàng.
• Nhân viên
  • KiotViet giúp chủ khách sạn quản lý nhân viên hiệu quả thông qua việc phân quyền truy cập hệ thống, ghi nhận chấm công hàng ngày và tính toán bảng lương định kỳ tự động.
• Sổ quỹ
  • KiotViet quản lý dòng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thông qua sổ quỹ thu chi chi tiết, giúp tránh thất thoát và kiểm soát chi phí vận hành khách sạn chặt quy chẽ.
• Báo cáo
  • KiotViet tự động trích xuất các báo cáo tổng quan và chi tiết về công suất sử dụng phòng, doanh thu phòng, doanh thu dịch vụ đi kèm và báo cáo tài chính trực quan.
• Thiết lập
  • KiotViet cho phép người dùng tùy biến thiết lập cửa hàng, cập nhật thông tin gian hàng, phân quyền truy cập cho nhân viên, quản lý chi nhánh, quản lý mẫu in hóa đơn và cài đặt thông báo tức thời trên điện thoại di động.
• Kết nối API
  • KiotViet cung cấp cổng kết nối API và thiết lập Webhook giúp đồng bộ dữ liệu khách sạn với hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp hoặc ứng dụng của bên thứ ba.

3. Nhóm giải pháp Thúc đẩy doanh thu

Nhóm giải pháp dành cho chủ đầu tư, bộ phận kinh doanh và tiếp thị của khách sạn nhằm thu hút nguồn khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ, tự động hóa kênh bán phòng trực tuyến để tránh trùng lặp phòng trống (overbooking).

• Đặt phòng Online
  • KiotViet hỗ trợ cung cấp link hoặc mã QR để khách tự xem phòng, giá và đặt chỗ trực tiếp. Thông tin đồng bộ tức thì về màn hình Lễ tân, giúp giảm tải công việc thủ công, tránh sót đơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng mọi lúc mọi nơi.
• KiotViet Web
  • KiotViet hỗ trợ khởi tạo website đặt phòng chuyên nghiệp với giao diện tối ưu. Mọi dữ liệu về hạng phòng, giá cả và tình trạng phòng trống được đồng bộ tự động từ phần mềm, giúp tăng uy tín thương hiệu và thu hút khách hàng đặt phòng trực tuyến hiệu quả.
• Channel Manager
  • KiotViet hỗ trợ kết nối trực tiếp với các sàn OTA như Booking, Agoda, Traveloka. Hệ thống tự động đồng bộ đặt phòng và cập nhật số lượng phòng trống theo thời gian thực, giúp chủ khách sạn quản lý tập trung trên một nền tảng và triệt tiêu rủi ro đặt trùng phòng.
• Kết nối lịch OTAs
  • KiotViet hỗ trợ tự động đồng bộ lịch đặt phòng qua giao thức iCal với Airbnb, Dayladau. Đây là giải pháp hoàn hảo cho mô hình Homestay để cập nhật trạng thái phòng trống hai chiều, tiết kiệm thời gian thao tác thủ công và tối ưu hóa công suất sử dụng phòng đa kênh.
• Chăm sóc khách hàng
  • KiotViet hỗ trợ gửi tin nhắn ZNS, Email tự động để xác nhận đặt phòng, cảm ơn hoặc chúc mừng sinh nhật. Tính năng này giúp duy trì kết nối thường xuyên, gia tăng sự hài lòng của khách lưu trú và xây dựng hình ảnh khách sạn chuyên nghiệp, chu đáo.
• Facebook POS
  • KiotViet hỗ trợ tập trung tin nhắn, bình luận từ nhiều Fanpage về một màn hình duy nhất. Lễ tân có thể tư vấn, báo giá bằng tin nhắn mẫu và tạo đơn đặt phòng ngay khi đang chat, giúp phản hồi khách tức thì và bảo mật thông tin nhờ tính năng ẩn bình luận.
• Tích điểm
  • KiotViet hỗ trợ tự động tích lũy điểm thưởng dựa trên giá trị hóa đơn thanh toán của khách. Khách hàng có thể dùng điểm để trừ trực tiếp vào tiền phòng hoặc dịch vụ cho lần sau, giúp thu hút khách quay lại và dễ dàng phân loại khách hàng VIP để ưu đãi.
• Voucher
  • KiotViet hỗ trợ tạo và quản lý các chiến dịch mã giảm giá chuyên nghiệp. Hệ thống theo dõi chặt chẽ trạng thái từ lúc phát hành đến khi sử dụng, tự động kiểm tra điều kiện áp dụng trên hóa đơn, giúp kích cầu đặt phòng và ngăn chặn thất thoát, gian lận.
• Tích hợp Nhà hàng – Khách sạn
  • KiotViet cung cấp giải pháp kết nối phần mềm quản lý bán hàng khách sạn với phần mềm quản lý nhà hàng KiotViet FNB, hỗ trợ chuyển hóa đơn dịch vụ ăn uống trực tiếp vào hóa đơn tiền phòng của khách lưu trú.

III. Các nhóm giải pháp Tuân thủ pháp lý

Bên cạnh giải pháp quản lý bán hàng, KiotViet tự hào cung cấp hoàn toàn MIỄN PHÍ Hệ thống Giải pháp Tuân thủ Pháp lý (bao gồm kế toán và hóa đơn điện tử) dành cho mọi khách hàng. Dữ liệu bán hàng sẽ được tự động đồng bộ sang phân hệ này, giúp Hộ kinh doanh dễ dàng đáp ứng các quy định pháp luật của Nhà nước mà không mất thêm bất kỳ chi phí nào.

1. Nhóm giải pháp Thuế – Kế toán

Nhóm giải pháp này là trợ thủ đặc lực dành cho chủ Hộ kinh doanh lưu trú và bộ phận kế toán của khách sạn. Hệ thống hỗ trợ lập sổ sách kế toán và tờ khai thuế chuẩn theo quy định hiện hành của Nhà nước, đồng bộ tự động dữ liệu từ phân hệ bán hàng để đảm bảo tính minh bạch cho dòng tiền.

• Thiết lập ban đầu Thuế – Kế toán
  • KiotViet hướng dẫn cấu hình hồ sơ khai thuế và thiết lập các thông số kế toán cơ bản ban đầu cho Hộ kinh doanh khách sạn.
• Tờ khai Thuế Hộ kinh doanh
  • KiotViet tự động kết xuất dữ liệu kinh doanh để tạo lập các tờ khai thuế chuẩn chỉnh bao gồm Mẫu 01/CNKD, Mẫu 01/TKN-CNKD, Bảng kê số tài khoản 01/BK-STK, Bảng kê hàng tồn kho 01/BK-HTK và Báo cáo doanh thu hàng hóa theo ngành nghề trên tờ khai thuế.
• HĐĐT – Thuế – Kế toán
  • KiotViet hỗ trợ lập Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT) ngay trên hệ thống một cách nhanh chóng và chính xác.
• Kế toán Hộ kinh doanh – Sổ kế toán
  • KiotViet tự động lập và lưu trữ hệ thống sổ sách kế toán dành cho Hộ kinh doanh theo đúng mẫu quy định hiện hành, đồng thời hỗ trợ cập nhật nhanh các dữ liệu điều chỉnh khi có thay đổi.
• Kế toán Hộ kinh doanh – Giao dịch
  • KiotViet hỗ trợ theo dõi và hạch toán các giao dịch mua hàng, thu chi nội bộ của khách sạn, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý cho Hộ kinh doanh sử dụng phương pháp đóng thuế thu nhập cá nhân theo lợi nhuận (phương pháp kê khai).
• Kế toán Hộ kinh doanh – Hạch toán
  • KiotViet hỗ trợ hạch toán tự động Bảng kê 02/TNDN (Bảng kê thu nhập doanh nghiệp), quản lý chi phí trả trước, khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân sự và các bút toán tổng hợp khác, đáp ứng trọn vẹn yêu cầu cho Hộ kinh doanh nộp thuế thu nhập cá nhân theo phương pháp lợi nhuận.

2. Nhóm giải pháp Hóa đơn điện tử – Chữ ký số

Giải pháp miễn phí hỗ trợ lễ tân, kế toán và chủ khách sạn phát hành hóa đơn điện tử một cách hợp pháp trực tiếp từ màn hình máy tính bán hàng. Chữ ký số KiotViet được tích hợp sẵn giúp tối ưu hóa quy trình ký số hóa đơn mà không cần sử dụng thiết bị cắm USB Token hay cài đặt phức tạp.

• Đăng ký Chữ ký số
  • KiotViet cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký số KiotViet IntrustCA trực tuyến và tự động gửi thông báo, hỗ trợ khai báo gia hạn chứng thư số khi chứng thư chuẩn bị hết hạn.
• Thiết lập ban đầu Hóa đơn điện tử
  • KiotViet hướng dẫn cấu hình thuế suất giá trị gia tăng (VAT), thiết lập giá bán sau thuế, kích hoạt sử dụng Hóa đơn điện tử KiotViet eInvoice, thiết lập mẫu hóa đơn, lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan Thuế và kết nối phần mềm quản lý bán hàng với hệ thống hóa đơn điện tử KiotViet.
• Phát hành Hóa đơn điện tử
  • KiotViet hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ phần mềm bán hàng KiotViet, đồng thời cho phép kết nối với các đối tác hóa đơn (MISA meInvoice, Viettel SInvoice, VNPT eInvoice, FPT eInvoice) và lập hóa đơn nhanh từ máy tính tiền.
• Xử lý sai sót Hóa đơn điện tử
  • KiotViet cung cấp bộ công cụ xử lý sai sót hóa đơn đã phát hành thông qua việc gửi thông báo sai sót lên cơ quan Thuế, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế và theo dõi qua các bảng kê hóa đơn lập thông báo sai sót, bảng kê hóa đơn điều chỉnh và bảng kê hóa đơn thay thế.
• Chứng từ điện tử & Phiếu xuất kho
  • KiotViet hỗ trợ lập tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ điện tử và lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trực tiếp trên hệ thống mà không cần cài đặt thêm phần mềm của bên thứ ba.

Lưu ý: Để tìm hiểu thông tin chi tiết, các bạn có thể truy cập trang hỗ trợ, lựa chọn chủ đề cần tra cứu hoặc sử dụng ô tìm kiếm để được đề xuất đến nội dung mình quan tâm.