Bước 1: Khởi tạo dữ liệu

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ lưu trú)

I. Giới thiệu chung

Quy trình khởi tạo dữ liệu ban đầu là bước thiết yếu trong việc thiết lập phần mềm KiotViet Hotel cho khách sạn/nhà nghỉ. Quy trình này bao gồm cấu hình cách tính tiền phòng, xây dựng sơ đồ phòng và thiết lập các bảng giá phòng chi tiết. Việc hoàn thành chính xác các bước này sẽ giúp nhân viên tự tin vận hành, tư vấn và quản lý cơ sở lưu trú một cách chuyên nghiệp ngay từ đầu.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thiết lập tính tiền phòng linh hoạt: Cho phép cấu hình các phương thức tính tiền phòng đa dạng (theo giờ, theo ngày, đêm, buổi, tháng) phù hợp với chính sách của khách sạn.
• Xây dựng sơ đồ phòng trực quan: Giúp tổ chức và quản lý danh sách phòng theo hạng phòng, khu vực (tầng), đảm bảo dễ dàng tra cứu và điều phối.
• Quản lý giá phòng chi tiết: Hỗ trợ thiết lập bảng giá phòng linh hoạt theo từng bậc thời gian, phục vụ các chính sách giá phức tạp.
• Bổ sung sản phẩm và dịch vụ: Cho phép thêm các mặt hàng hóa và dịch vụ khác ngoài tiền phòng, tối ưu hóa doanh thu từ các tiện ích bổ sung.
• Vận hành chuyên nghiệp: Đảm bảo toàn bộ dữ liệu ban đầu được thiết lập chính xác, tạo nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động kinh doanh và quản lý.

Nội dung hướng dẫn trong bài viết này được thực hiện trên giao diện mới. Để tham khảo hướng dẫn trên giao diện cũ, vui lòng truy cập tại đây

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú.

1. Thiết lập cách tính tiền phòng

Tình huống: Khách sạn tính tiền theo giờ (ở quá 15 phút tính thêm 1 giờ) và theo ngày (nhận phòng 14:00, trả phòng 12:00 hôm sau).

Thao tác thực hiện như sau:

• Vào biểu tượng bánh răng thiết lập góc phải màn hình Quản lý → Phòng và Lưu trú.
• Tại mục Loại hình lưu trú & thời gian quy định, nhấn Xem chi tiết.

• Tại đây, bạn sẽ thấy các cách tính tiền phòng được KiotViet Hotel hỗ trợ (Thuê theo giờ, Thuê cả ngày, Thuê qua đêm, Thuê theo buổi, Thuê theo tháng). Trong tình huống này, bạn bật các tùy chọn Thuê theo giờ và Thuê cả ngày.
• Đối với hình thức thuê theo giờ: Bạn có thể cấu hình chi tiết việc tính thêm giờ khi khách ở quá thời gian quy định (ví dụ: nếu khách hàng ở quá 15 phút, hệ thống sẽ tự động tính thêm một giờ mới).
• Đối với hình thức thuê cả ngày:
  • Bạn thiết lập khung giờ nhận và trả phòng (ví dụ: nhận phòng lúc 14:00 và trả phòng là 12:00 hôm sau).
  • Chọn điều kiện tính thêm 1 ngày so với quy định khi:
    • Nhận sớm + trả muộn quá số giờ.
    • Hoặc Trả muộn quá số giờ.
• Sau khi hoàn thành thiết lập, bạn nhấn Lưu.

2. Khởi tạo hạng phòng và phòng

Tình huống: Khách sạn có 3 tầng với các hạng Standard, Deluxe, Suite cần đưa lên phần mềm.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1 – Tạo hạng phòng:
  • Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Phòng → Hạng phòng & Phòng.

• Nhấn + Hạng phòng & Phòng → chọn Hạng phòng.

• Điền thông tin cho từng hạng phòng: VD Hạng Standard:
  • Mã hạng phòng: Là duy nhất trên hệ thống, bạn có thể để trống để hệ thống tự sinh hoặc nhập thông tin theo quy định của khách sạn.
  • Tên hạng phòng: Standard.
  • Giá giờ: 200,000.
  • Giá cả ngày: 800,000.
  • Phụ thu quá giờ là 50,000/giờ.

• Sức chứa tiêu chuẩn: 2 người lớn, 1 trẻ em.

• Nhấn Lưu hoặc Lưu & Thêm mới để tiếp tục thêm các hạng phòng Deluxe, Suite…

• Bước 2 – Nhập danh sách phòng:
  • Trong tab Danh sách phòng, bạn nhấn Nhập file.

• Chọn Tải file Excel mẫu.

• Mở file, xóa dữ liệu mẫu và điền:
  • Tên phòng: 101–106, 201–206, 301–306.
  • Mã hạng phòng: Đuôi 01–02 → HP000001 (Standard); đuôi 03–04 → HP000002 (Deluxe); đuôi 05–06 → HP000003 (Suite).
  • Tên khu vực: Tầng 1 / Tầng 2 / Tầng 3 tương ứng.
  • Trạng thái: Luôn điền 1 (phòng đang hoạt động).
  • Lưu file.

• Quay lại phần mềm, nhấn Chọn file dữ liệu hoặc kéo thả file vào popup.

• Nhấn Thực hiện.

• Import xong, nhấn F5 để xem dữ liệu mới nhất.

III. Các tính năng nâng cao

1. Thiết lập bảng giá phòng chi tiết

Tình huống: Khách sạn có quy định giá phòng Standard là 200,000 cho 2 giờ đầu và mỗi giờ tiếp theo tính giá 150,000, còn giá theo ngày là 800,000. Bạn muốn thiết lập mức giá linh hoạt này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Phòng → Chính sách giá

• Nhấn + Bảng giá linh hoạt ở góc trên bên phải (hoặc nhấn Tạo mới ngay tại mục Giá linh hoạt trên thanh bên trái).
• Nhập Thông tin chung của bảng giá, bao gồm:
  • Tên bảng giá.
  • Hiệu lực: Hệ thống mặc định 1 năm.
  • Chọn Cách tạo bảng giá theo 1 trong 2 cách:
    • Sao chép từ bảng giá có sẵn.
    • Tạo mới hoàn toàn.
  • Nhấn Lưu.

• Thiết lập giá theo bậc cho hạng Standard:
  • Chọn tab Giờ.
  • Trên dòng hạng Standard nhấn nấc.
  • Tại hình thức Nhập thủ công → nhấn + Thêm nấc giá → nhập 2 giờ đầu → chọn Cả block với giá 200,000.
  • Từ giờ 3 trở đi chọn Mỗi giờ có giá 150,000.
  • Xem trước cách tính giờ minh họa cho thiết lập vừa chọn và nhấn Lưu.

• Làm tương tự cho Deluxe, Suite.

2. Thêm hàng hóa và dịch vụ

Tình huống: Ngoài tiền phòng, khách sạn bán thêm nước suối và dịch vụ taxi đón sân bay.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bạn vào Hàng hóa → Danh sách hàng hóa → nhấn + Hàng hóa, rồi chọn loại phù hợp:

• Sản phẩm – ví dụ Nước suối: thuộc nhóm Đồ uống, giá vốn 10,000, giá bán 20,000, tồn kho đầu kỳ 100 → nhấn Lưu.

• Dịch vụ – ví dụ Taxi đón sân bay: thuộc nhóm Dịch vụ, giá 200,000 → Nhấn Lưu.

• Sau khi tạo xong, bạn có thể thêm nhanh các sản phẩm/dịch vụ này vào hóa đơn của khách.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!