Tổng quan các bước làm quen KiotViet

(Làm quen Phần mềm KiotViet – Ngành Dịch vụ lưu trú)

I. Giới thiệu chung

Chào mừng Quý khách đã đến với KiotViet! KiotViet hiểu rằng việc bắt đầu với một phần mềm quản lý mới cần sự đơn giản và rõ ràng. Vì vậy, KiotViet đã thiết kế một lộ trình làm quen chỉ qua 6 bước cơ bản, mô phỏng chính xác các hoạt động hàng ngày tại một khách sạn/nhà nghỉ.

Quy trình này được xây dựng để cho thấy KiotViet không chỉ là một phần mềm mạnh mẽ mà còn vô cùng thân thiện và dễ sử dụng. Chủ khách sạn/nhà nghỉ sẽ không cần mất nhiều thời gian để làm quen, mà có thể nhanh chóng áp dụng phần mềm vào việc quản lý kinh doanh một cách hiệu quả ngay từ những thao tác đầu tiên. Hãy cùng khám phá hành trình 6 bước này để thấy KiotViet giúp việc quản lý lưu trú trở nên đơn giản và chính xác hơn bao giờ hết!

Lợi ích chính mà quy trình mang lại:

• Dễ dàng bắt đầu: 6 bước đi theo đúng luồng phục vụ khách hàng tự nhiên của một khách sạn/nhà nghỉ (đặt phòng, nhận phòng, trả phòng), giúp người dùng làm quen với KiotViet một cách logic và nhanh chóng.
• Quản lý toàn diện: Chỉ với 6 thao tác cốt lõi, KiotViet giúp chủ khách sạn/nhà nghỉ kiểm soát được những khía cạnh quan trọng nhất: trạng thái phòng, đặt phòng, dịch vụ khách hàng, dòng tiền và hiệu quả kinh doanh.
• Tối ưu hiệu suất: KiotViet tự động hóa các tác vụ như tính tiền phòng, cập nhật trạng thái buồng phòng, và tổng hợp báo cáo, giúp nhân viên giảm bớt công việc thủ công và có nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng.

II. Tổng quan 6 bước vận hành cốt lõi

Đây là tóm tắt 6 thao tác cơ bản, mô phỏng cách KiotViet vận hành toàn bộ hoạt động của khách sạn/nhà nghỉ.

Bước 1: Khởi tạo dữ liệu

Đây là bước nền tảng, KiotViet cho phép người dùng thiết lập toàn bộ cấu trúc của khách sạn/nhà nghỉ. Phần mềm hỗ trợ khai báo hạng phòng, danh sách phòng, bảng giá chi tiết (giá giờ, giá ngày, giá theo block), phụ thu và các hàng hóa, dịch vụ đi kèm.

Bước 2: Đặt phòng

KiotViet giúp quản lý các yêu cầu đặt phòng một cách chuyên nghiệp. Lễ tân có thể dễ dàng kiểm tra tình trạng phòng trống trên sơ đồ trực quan, ghi nhận thông tin khách hàng, các yêu cầu đặc biệt và tiền đặt cọc một cách nhanh chóng.

Bước 3: Nhận phòng (Check-in)

Đây là nghiệp vụ trung tâm tại quầy lễ tân. KiotViet giúp nhanh chóng tìm kiếm thông tin đặt phòng, xác nhận thông tin khách hàng (hỗ trợ quét CCCD/Hộ chiếu), thu các khoản thanh toán và cập nhật trạng thái phòng thành “Đang có khách”.

Bước 4: Trả phòng (Check-out)

Khi khách kết thúc kỳ nghỉ, KiotViet xử lý quy trình trả phòng một cách chính xác. Hệ thống sẽ tự động tính toán hóa đơn cuối cùng bao gồm tiền phòng, các dịch vụ đã sử dụng và phụ thu phát sinh. Sau khi thanh toán, trạng thái phòng sẽ được cập nhật để bộ phận buồng phòng nắm bắt.

Bước 5: Quản lý trạng thái phòng

KiotViet cung cấp một cái nhìn thời gian thực về trạng thái của tất cả các phòng (trống, đang có khách, chưa dọn), giúp tối ưu hóa sự phối hợp giữa lễ tân và bộ phận buồng phòng, đảm bảo phòng luôn sẵn sàng để đón khách và tối đa hóa công suất sử dụng.

Bước 6: Xem báo cáo

Đây là bước mang lại giá trị lớn nhất cho nhà quản lý. Tất cả dữ liệu từ 5 bước trên sẽ được KiotViet tổng hợp thành các báo cáo trực quan về doanh thu, công suất phòng, hiệu suất kinh doanh… giúp chủ khách sạn/nhà nghỉ nắm bắt tình hình và đưa ra quyết định đúng đắn.

Ngoài quy trình 6 bước cốt lõi trên, KiotViet Hotel còn cung cấp hàng loạt giải pháp chuyên sâu để tối ưu hóa việc quản lý khách sạn/nhà nghỉ của bạn.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!