Khởi tạo dữ liệu Quản lý Nhân viên

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Khởi tạo dữ liệu Quản lý Nhân viên đóng vai trò như một luồng dẫn dắt thông minh dành riêng cho các gian hàng mới bắt đầu sử dụng phần mềm Quản lý nhân sự. Thay vì phải tự tìm kiếm các thiết lập rải rác, tính năng này cung cấp một lộ trình tuần tự, giúp bạn nhanh chóng thiết lập hệ thống từ những bước cơ bản nhất: thêm nhân viên, cấu hình ca làm việc, cài đặt chấm công cho đến khi tạo thành công bảng lương tự động.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Lộ trình trực quan, xóa bỏ sự bỡ ngỡ: Giải quyết triệt để bài toán "không biết bắt đầu từ đâu" của người dùng mới. Hệ thống cung cấp lộ trình nhiều bước rõ ràng giúp bạn dễ dàng theo dõi và biết chính xác mình cần làm gì tiếp theo.
• Thiết lập siêu tốc nhờ dữ liệu gợi ý thông minh: Tối ưu hóa và rút ngắn tối đa thời gian thao tác cài đặt. Hệ thống tự động gợi ý sẵn các khung giờ làm việc phổ biến (chia theo 1 ca, 2 ca, 3 ca...), mặc định hiển thị sẵn giao diện thêm nhiều nhân viên cùng lúc, hoặc hỗ trợ tự động thiết lập các ngày nghỉ lễ/Tết có lương theo chuẩn.
• Đảm bảo vận hành chuẩn xác ngay từ đầu: Luồng khởi tạo được thiết kế khóa chiều (ví dụ: các bước Cài đặt chấm công hay Tạo bảng lương sẽ chỉ được mở khóa sau khi bạn đã Thêm nhân viên thành công). Điều này giúp thiết lập một nền tảng dữ liệu đồng bộ, chặt chẽ và không bị bỏ sót, đảm bảo máy chấm công và hệ thống tính lương hoạt động chính xác tuyệt đối sau khi thiết lập thành công.

​Nội dung hướng dẫn trong bài viết này được áp dụng cho các gian hàng khởi tạo kể từ ngày 16/09/2026. Với các gian hàng trước đó, vui lòng truy cập tại đây.

II. Các thao tác cơ bản

1. Khởi tạo

Tình huống: Khi mới bắt đầu sử dụng tính năng quản lý nhân viên, bạn cần tìm và mở màn hình thiết lập nhân viên ban đầu để có thể thực hiện chuỗi thao tác cấu hình hệ thống một cách tuần tự.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Từ màn hình Quản lý, bạn nhấn vào menu Nhân viên
• Bước 2:  Chọn Thiết lập nhân viên.

• Hoặc nhấn vào 1 trong các mục bất kỳ: Danh sách nhân viên, Lịch làm việc, Bảng chấm công, Bảng lương, Bảng hoa hồng.

• Bạn nhấn Trải nghiệm ngay hoặc nhấn Khởi tạo (góc dưới màn hình).

• Hệ thống sẽ tự động điều hướng đến màn hình Thiết lập nhân viên để bạn bắt đầu các bước khởi tạo.

2. Thêm nhân viên

Tình huống: Bạn cần tạo hồ sơ nhân viên trên hệ thống kèm tài khoản đăng nhập để bắt đầu quy trình thiết lập.

Lưu ý: Hệ thống đã tự động tạo 1 nhân viên với thông tin ban đầu khi đăng ký tạo tài khoản KiotViet. Bạn có thể nhấn Xem danh sách → hệ thống chuyển đến màn hình Danh sách nhân viên để bạn xem và thay đổi (nếu cần).

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Từ màn hình Khởi tạo, nhấn Thêm nhân viên.

• Bước 2: Hệ thống hiển thị màn hình Thêm nhân viên.
  • Nhập các thông tin bắt buộc: Tên nhân viên, Số điện thoại.
  • Chọn Chi nhánh trả lương:
    • Mặc định là chi nhánh đăng nhập, bạn có thể chọn lại.
    • 1 nhân viên chỉ được trả lương trên 1 chi nhánh.
  • Chọn Chi nhánh làm việc: Mặc định là chi nhánh đăng nhập, bạn có thể chọn nhiều chi nhánh.
  • Chọn hoặc thêm Tài khoản đăng nhập (với nhân viên có quyền thao tác trên phần mềm)
• Bước 3: (Tùy chọn) Nhấn + Thêm nhân viên ngay trong màn hình này nếu bạn muốn khai báo nhiều người cùng lúc.
• Bước 4: Nhấn Lưu và Tiếp tục để chuyển sang bước Thiết lập chế độ chấm công.

3. Thiết lập chế độ chấm công

Tình huống: Bạn cần chọn chế độ chấm công phù hợp với cách vận hành của cửa hàng: nhân viên làm theo ca cố định hoặc nhân viên chấm vào/ra tự do trong một khung giờ quy định.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Hệ thống hiển thị popup Thiết lập chế độ chấm công. Bạn chọn 1 trong 2 chế độ:
  • Chấm công theo ca làm việc: Nhân viên làm việc theo ca cố định. Cần thiết lập ca và xếp lịch cho từng nhân viên.
  • Chấm công theo khung giờ làm việc: Nhân viên chấm vào/ra tự do trong khung giờ quy định. Không cần tạo ca hay xếp lịch.
• Bước 3: Nhấn Lưu và tiếp tục. Tùy theo chế độ đã chọn, bạn thực hiện tiếp theo hướng dẫn tại mục 3.1 hoặc 3.2 bên dưới.

3.1. Chấm công theo ca làm việc

Khi chọn chế độ này, hệ thống hiển thị popup Chấm công theo ca làm việc gồm 2 bước: Tạo ca làm việc và Xếp lịch làm việc. Thanh tiến độ phía trên popup cho biết bạn đang ở bước nào.

• Bước 1: Tạo ca làm việc
  • Hệ thống hiển thị danh sách ca được gợi ý sẵn (Ca sáng, Ca chiều, Ca tối) kèm Giờ vào, Giờ ra. Cột Tổng giờ làm được hệ thống tự động tính.
  • Bạn có thể giữ nguyên cấu hình này hoặc tùy chỉnh tên ca, giờ vào/ra, nhấn biểu tượng thùng rác để xóa ca không cần thiết hoặc nhấn + Thêm ca để tạo ca mới.
  • Nhấn Lưu và tiếp tục để chuyển sang bước Xếp lịch làm việc.

• Bước 2: Xếp lịch làm việc
  • Ở lần đầu tiên truy cập, hệ thống sẽ có một hướng dẫn nhỏ nhắc nhở thao tác di chuột vào các ô. Bạn cần nhấn Đã hiểu để bắt đầu xếp lịch.

• Trên màn hình Xếp lịch làm việc dạng lưới theo tuần (mỗi hàng là một nhân viên, mỗi cột là một ngày từ Thứ hai đến Chủ nhật), rê chuột vào ô trống tương ứng với ngày và nhân viên cần xếp lịch, chọn + Thêm lịch. Bạn có thể nhấn mũi tên < > để chuyển tuần.

• Trên màn hình Thêm lịch làm việc:
  • Tích chọn ca làm việc mong muốn (Ví dụ: Ca sáng, Ca chiều).
  • Bật xanh Lặp lại hàng tuần: Chọn các thứ trong tuần lặp lại, tùy chọn ngày Kết thúc và Làm việc cả ngày lễ tết.
  • Bật xanh Thêm lịch tương tự cho nhân viên khác: Chọn nhân viên áp dụng lịch làm việc tương tự.
  • Nhấn Lưu.

• Hệ thống báo cập nhật thành công, nhấn Đóng → Các ca đã xếp hiển thị trong lưới và được phân biệt bằng màu sắc → nhấn Tiếp tục ở góc phải dưới của bảng xếp lịch để hoàn tất bước thiết lập chế độ chấm công.

3.2. Chấm công theo khung giờ làm việc

Khi chọn chế độ này, hệ thống hiển thị popup Chấm công theo khung giờ làm việc với các gợi ý sẵn. Bạn không cần tạo ca hay xếp lịch cho nhân viên.

• Bước 1: Chỉnh sửa Giờ làm việc (Từ – Đến) nếu cần → hệ thống tự động hiển thị tổng thời gian làm việc.
• Bước 2: Chỉnh sửa Giờ cho phép chấm công (Từ – Đến) nếu cần. Đây là khoảng thời gian nhân viên được phép chấm công vào/ra.
• Bước 3: (Tùy chọn) Tích chọn Nghỉ giữa giờ và nhập khoảng thời gian nghỉ (Từ – Đến) → hệ thống tự động hiển thị tổng thời gian nghỉ. Khoảng thời gian nghỉ giữa giờ làm việc (VD: nghỉ trưa). Thời gian này sẽ được tự động trừ khỏi tổng giờ làm khi tính lương.
• Bước 4: Nhấn Lưu và tiếp tục để hoàn tất bước thiết lập chế độ chấm công.

4. Hình thức chấm công

Tình huống: Bạn cần lựa chọn phương thức ghi nhận giờ làm việc phù hợp cho nhân viên tại cửa hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tại màn hình Hình thức chấm công → tích chọn các hình thức mà cửa hàng muốn áp dụng. Bạn có thể chọn nhiều hình thức cùng lúc, bao gồm:

• Chấm công qua KiotViet Nhân viên (Zalo mini app): Với hình thức này, nhân viên  dùng Zalo cá nhân để chấm công và được xem bảng công và phiếu lương cá nhân tùy thuộc vào phân quyền tương ứng. Để sử dụng hình thức này, bạn thực hiện theo 3 bước hướng dẫn bên dưới:
  • Bước 1: Kiểm tra địa chỉ cho phép chấm công tại mỗi chi nhánh.
    • Bạn nhấn Xem tại đây

• Nhấn Thêm địa chỉ chấm công.

• Xác nhận GPS vị trí chấm công: Bạn chọn chi nhánh, Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường/Đặc khu và điền Địa chỉ, Phạm vi (m) được phép chấm công → nhấn Lưu.

• Tiếp tục nhấn Xong.

• Bước 2: Chọn tính năng mà nhân viên được phép sử dụng, gồm:
  • Bảng chấm công
  • Bảng lương
• Bước 3: Chia sẻ đường dẫn vào Zalo Mini App cho nhân viên.
  • Bạn nhấn Chia sẻ ngay

• Hệ thống hiển thị đường dẫn và mã QR để nhân viên quét mã vào Zalo Mini App. Tại đây, bạn có thể Tải mã hoặc In mã.

• Chấm công vân tay: Với hình thức này, hệ thống sẽ ghi nhận dữ liệu chấm công vân tay qua máy chấm công ở cửa hàng.  Để sử dụng hình thức này, bạn thực hiện theo 2 bước hướng dẫn bên dưới:
  • Bước 1: Tải phần mềm kết nối của KiotViet. Nhấn Tải về để thực hiện cài đặt
  • Bước 2: Kết nối máy chấm công của bạn vào phần mềm.
• Chấm công tự động:  Với hình thức này, hệ thống tự động chấm công. Dữ liệu có thể chỉnh sửa thủ công trong bảng chấm công.

• Nhấn Tiếp tục để chuyển sang Thiết lập lương.

5. Thiết lập lương

Tình huống: Bạn cần khai báo mức lương cơ sở và quy tắc tính lương cho nhân viên để phục vụ việc tạo bảng lương tự động sau này.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Màn hình hiển thị danh sách nhân viên vừa tạo. Tại cột Lương chính, bấm vào biểu tượng dấu +.

• Bước 2: Trên màn hình Lương chính, chọn Loại lương (Theo ca làm việc, Theo giờ làm việc, Theo ngày công chuẩn, Cố định).

• Bước 3: Nhập số tiền vào ô Mức lương (Ví dụ: 10,000,000).

• Bước 4: Tùy chọn Thiết lập hệ số lương ngày nghỉ, lễ tết (không áp dụng với lương Cố định). Nếu bật xanh → điền hệ số tương ứng cho ngày nghỉ, ngày lễ tết (mặc định 100%) theo giá trị VND hoặc theo % → nhấn Xong.

• Bước 5: Nhấn Lưu hoặc Lưu và áp dụng cho toàn bộ nhân viên.

• Bước 6: Thiết lập các loại Làm thêm, Phụ cấp, Giảm trừ (nếu có) → nhấn Tiếp tục.

7. Tạo bảng lương

Tình huống: Đây là bước cuối cùng để hoàn tất quy trình thiết lập. Bạn cần khởi tạo kỳ lương đầu tiên để hệ thống bắt đầu tự động tổng hợp công chuẩn và tính toán lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên trong tháng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Màn hình hiển thị popup Tạo bảng lương.
• Bước 2: Kiểm tra và cấu hình các thông số cơ bản cho kỳ lương bao gồm:
  • Ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng: Chọn ngày bắt đầu chốt công, ví dụ: Ngày 1.
  • Kỳ hạn trả lương: Chọn chu kỳ thanh toán, ví dụ: Hàng tháng.
  • Kỳ làm việc: Hệ thống sẽ tự động gợi ý kỳ làm việc hiện tại tương ứng với thời gian thực tế, ví dụ: 01/10/2026 - 31/10/2026.
• Bước 3: Nhấn Tạo bảng lương.

• Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo tạo bảng lương thành công. Bạn có thể nhấn tại đây để xem chi tiết bảng lương vừa tạo hoặc nhấn Hoàn thành để đóng màn hình và chính thức kết thúc toàn bộ quy trình khởi tạo ban đầu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!