Danh sách khách lưu trú

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)
 

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý danh sách khách lưu trú giúp cơ sở lưu trú theo dõi tập trung thông tin của toàn bộ khách đang ở tại các phòng, đồng thời chuẩn hoá dữ liệu để phục vụ việc khai báo với cơ quan chức năng (tham khảo chi tiết HDSD: Khai báo lưu trú trên trang tbltkbtt của Bộ Công an và Khai báo lưu trú trên Dịch vụ công, Xuất nhập cảnh hoặc ASM).

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý tập trung: Xem toàn bộ danh sách khách đang lưu trú tại các phòng trên cùng một màn hình.
• Số hóa giấy tờ tùy thân: Sử dụng công nghệ tự động nhận diện thông tin từ ảnh chụp CCCD/Hộ chiếu.
• Hỗ trợ khai báo pháp lý: Xuất file dữ liệu đa định dạng, tương thích với tất cả các cổng dịch vụ công hiện hành.
• Linh hoạt chỉnh sửa: Dễ dàng bổ sung, điều chỉnh hoặc xóa thông tin khách lưu trú khi có thay đổi thực tế.

II. Các thao tác cơ bản

1. Xem danh sách khách lưu trú

Tình huống: Khi cần kiểm tra tổng số lượng khách đang có mặt tại cơ sở lưu trú để báo cáo tình hình an ninh hoặc chuẩn bị công tác hậu cần.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Lễ tân, bạn nhấn vào biểu tượng tùy chọn (ba dấu gạch) → chọn Khai báo lưu trú.
   

• Bước 2: Hệ thống hiển thị popup Danh sách khách lưu trú. Bạn có thể:
  • Theo dõi các thông tin: Họ và tên khách, số phòng, mã đặt phòng, thời gian khai báo và thời gian lưu trú.
  • Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhanh theo: Tên khách lưu trú, Số phòng, đặt phòng, Thời gian nhận phòng.
     

2. Thêm thông tin khách lưu trú

Tình huống: Khi một phòng có thêm khách vào ở cùng và bạn cần bổ sung thông tin giấy tờ tùy thân của người này vào hệ thống quản lý.

Thao tác thực hiện như sau: Trên popup Danh sách khách lưu trú, bạn thêm thông tin khách hàng theo 1 trong 2 cách:

• Cách 1 - Nhập liệu thủ công hoặc chụp ảnh giấy tờ:
  • Bạn nhấn biểu tượng dấu +.
     

• Nhập thông tin thủ công hoặc nhấn biểu tượng máy ảnh → chọn Tải ảnh lên/ Chụp ảnh CCCD, CMND, Hộ chiếu của khách.
   

• Hệ thống sẽ tự động quét và điền các thông tin (Họ và tên, Ngày sinh, Số giấy tờ,…) vào ô tương ứng.
• Bạn điền các thông tin còn lại (nếu cần).
• Nhấn Lưu để ghi nhận thông tin.
   

• Cách 2 - Sử dụng máy quét mã vạch/CCCD:
  • Áp dụng cho cơ sở lưu trú có trang bị máy quét.
  • Bạn nhấn Quét CCCD.
     

• Chọn đặt phòng Thêm khách vào.
• Đưa CCCD vào máy quét, hệ thống tự động điền thông tin vào các trường dữ liệu tương ứng.
• Nhấn Lưu để hoàn tất.
   

3. Chỉnh sửa / Xóa thông tin khách

Tình huống: Khi cần cập nhật lại thông tin khách hàng do sai sót trong quá trình nhập liệu ban đầu hoặc cần xóa hồ sơ của khách đã trả phòng khỏi danh sách lưu trú hiện tại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Trên popup Danh sách khách lưu trú, bạn tìm kiếm khách hàng cần thao tác.
• Để chỉnh sửa thông tin khách lưu trú, bạn nhấn biểu tượng bút chì trên dòng khách lưu trú → tiến hành cập nhật thông tin → nhấn Lưu.
   

• Để xóa khách lưu trú, bạn nhấn biểu tượng thùng rác trên dòng khách lưu trú → chọn Đồng ý để xác nhận xóa.
   

IV. Thao tác trên Điện thoại

1. Xem danh sách khách lưu trú

Tình huống: Khi bạn cần kiểm tra nhanh danh sách toàn bộ khách đang lưu trú tại cơ sở kinh doanh thông qua thiết bị di động.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng KiotViet Hotel → chạm menu Nhiều hơn → chọn Khai báo lưu trú.
   

• Bước 2: Ứng dụng sẽ hiển thị danh sách Khai báo lưu trú. Bạn có thể chạm vào bộ lọc thời gian hoặc biểu tượng kính lúp để tìm kiếm và lọc nhanh thông tin.
   

2. Thêm khách lưu trú

Tình huống: Khi bạn cần bổ sung nhanh hồ sơ khách hàng vào hệ thống trực tiếp từ màn hình danh sách tổng mà không cần truy cập vào chi tiết từng phòng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Khai báo lưu trú, bạn chạm Thêm khách.
• Bước 2: Chọn đặt phòng cần thêm khách.
• Bước 3: Nhập thông tin thủ công hoặc sử dụng camera quét giấy tờ tùy thân.
• Bước 4: Chạm Lưu để hoàn tất.
   

3. Chỉnh sửa thông tin khách

Tình huống: Khi bạn đang hỗ trợ khách nhận phòng và muốn hoàn tất thủ tục khai báo ngay tại chỗ, tối ưu hóa quy trình mà không cần quay lại quầy lễ tân để thao tác trên máy tính.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình danh sách Khai báo lưu trú, chạm vào khách cần sửa thông tin.
• Bước 2: Cập nhật thông tin.
• Bước 3: Chạm Lưu để ghi nhận.
   

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!