Quản lý tính lương

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý tính lương trên KiotViet Hotel giúp chủ khách sạn tự động hóa và quản lý quy trình tính lương cho nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Từ việc thiết lập các quy tắc tính lương, quản lý ngày nghỉ lễ, đến việc tạo bảng lương, chốt lương và thanh toán, tính năng này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thiết lập linh hoạt: Cho phép cài đặt ngày tính lương, giờ công chuẩn, quy tắc tính nửa công, tự động tạo bảng lương và quản lý các ngày lễ tết, ngày làm việc của chi nhánh.
• Đa dạng cách tính lương: Hỗ trợ nhiều hình thức tính lương chính (theo ca, giờ, ngày công chuẩn, cố định), lương làm thêm giờ, phụ cấp và các khoản giảm trừ.
• Quản lý bảng lương hiệu quả: Dễ dàng tạo mới, xem, cập nhật, chốt lương, hủy bỏ và xuất file bảng lương. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu chấm công và các thiết lập lương.
• Thanh toán lương tiện lợi: Hỗ trợ thanh toán lương, ứng lương trực tiếp từ bảng lương hoặc thông tin nhân viên, tự động tạo phiếu chi và ghi nhận lịch sử thanh toán.
• Minh bạch và chi tiết: Cung cấp chi tiết phiếu lương cho từng nhân viên, bao gồm cả chi tiết chấm công trong kỳ. Chi phí lương được tự động hạch toán vào báo cáo tài chính.
• Mẫu lương tiện dụng: Cho phép tạo các mẫu lương (bao gồm phụ cấp, giảm trừ) để áp dụng nhanh chóng cho nhiều nhân viên.

Nội dung hướng dẫn trong bài viết này được thực hiện trên giao diện mới. Để tham khảo hướng dẫn trên giao diện cũ, vui lòng truy cập tại đây

II. Các thao tác cơ bản

1. Thiết lập Tính lương Chung

Đây là các cài đặt nền tảng ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình tính lương trên hệ thống.

Tình huống: Khi bạn cần cài đặt ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng (ví dụ: ngày 1) và muốn hệ thống tự động tạo bảng lương khi đến kỳ để tiết kiệm thời gian vận hành.

Thao tác thực hiện như sau:

• Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên → Thiết lập nhân viên → Tính lương.

• Ngày tính lương: Bạn chọn ngày bắt đầu kỳ lương hàng tháng (ví dụ: Ngày 1).

• Tự động tạo bảng lương: Bật xanh tính năng để hệ thống tự động tạo bảng lương mới vào ngày bắt đầu kỳ lương.

• Tự động cập nhật bảng tính lương: Bật xanh tính năng để hệ thống tự động cập nhật số liệu bảng lương mỗi ngày.

• Thiết lập Mẫu lương: Hệ thống hỗ trợ áp dụng nhanh cùng 1 cách tính lương cho nhiều nhân viên theo mẫu lương có sẵn (bao gồm các thông tin về thưởng, hoa hồng, phụ cấp, giảm trừ). Bạn nhấn mẫu lương để xem danh sách, thêm, sửa, xóa mẫu lương.

Lưu ý: Các mẫu lương được thêm mới khi thiết lập lương cho nhân viên cũng được ghi nhận tại Danh sách mẫu lương.

• Danh mục phụ cấp: Hệ thống hỗ trợ tạo sẵn danh sách các khoản phụ cấp ngoài tiền lương cho nhân viên như phụ cấp ăn trưa, đi lại, điện thoại,… Bạn nhấn phụ cấp để xem danh sách, thêm, sửa, xóa (nếu đã có phụ cấp) hoặc Thêm phụ cấp (nếu chưa có khoản phụ cấp nào).

Lưu ý: Các khoản phụ cấp được thêm mới khi thiết lập mẫu lương/lương cho nhân viên cũng được ghi nhận tại Danh mục phụ cấp.

• Danh mục giảm trừ: Hệ thống hỗ trợ tạo sẵn danh sách các loại giảm trừ như đi muộn, về sớm, vi phạm nội quy,… Bạn nhấn giảm trừ để xem danh sách, thêm, sửa, xóa (nếu đã có giảm trừ) hoặc Thêm giảm trừ (nếu chưa có loại giảm trừ nào).

Lưu ý: Các giảm trừ được thêm mới khi thiết lập mẫu lương/lương cho nhân viên cũng được ghi nhận tại Danh mục giảm trừ.

2. Thiết lập Mức lương cho Nhân viên

Tình huống: Khi bạn cần cài đặt chi tiết mức lương chính (theo giờ, theo ca, cố định) cùng với các khoản phụ cấp, giảm trừ cho một nhân viên cụ thể trong cửa hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Nhân viên → Danh sách nhân viên.

• Bước 2: Bạn có thể thiết lập lương ngay khi Thêm mới/Cập nhật nhân viên bằng cách chuyển sang tab Thiết lập lương.

Hoặc trong màn hình chi tiết nhân viên, chọn tab Thiết lập lương nhấn Thiết lập lương (nếu nhân viên chưa được thiết lập lương) hoặc Cập nhật (nếu nhân viên đã được thiết lập lương trước đó) để hệ thống mở popup Cập nhật nhân viên → Thiết lập lương.

• Bước 3: Tại mục Lương chính, chọn loại tính lương phù hợp với nhân viên:
  • Theo ca làm việc: Nhập mức lương cho mỗi ca. Bạn có thể tùy chỉnh lương khác nhau cho từng ca cụ thể hoặc thiết lập lương riêng cho Thứ 7, Chủ nhật, Ngày nghỉ, Lễ tết.

• Theo giờ làm việc: Nhập mức lương cho mỗi giờ làm việc. Tương tự như theo ca, bạn có thể thiết lập lương riêng cho các ngày đặc biệt.

• Theo ngày công chuẩn: Nhập mức lương tháng. Lương thực nhận sẽ dựa trên tỷ lệ ngày công thực tế chia cho ngày công chuẩn của kỳ lương. Có thể thiết lập lương riêng cho các ngày đặc biệt.

• Cố định: Nhập mức lương cố định cho mỗi kỳ, không phụ thuộc vào dữ liệu chấm công.

• Bước 4: Thiết lập Lương làm thêm giờ (chỉ áp dụng nếu lương chính tính theo Ca hoặc Ngày công chuẩn):
  • Bạn bật xanh tính năng và thiết lập hệ số lương làm thêm giờ (ví dụ: 150%, 200%).
  • Bạn có thể thiết lập hệ số riêng cho các ngày Thứ 7, Chủ nhật, Ngày nghỉ, Lễ tết.

• Bước 5: Cài đặt Phụ cấp:
  • Bạn bật xanh tính năng.
  • Chọn Tên phụ cấp trong danh sách.

• Nếu muốn tạo mới, nhấn Thêm loại phụ cấp:
  • Nhập Tên phụ cấp.
  • Chọn Loại phụ cấp (Phụ cấp cố định theo ngày, Phụ cấp hàng tháng cố định, Phụ cấp hàng tháng tính trên số ngày công chuẩn).
  • Nhập Phụ cấp thụ hưởng.
  • Nhấn Lưu.

• Bạn có thể thiết lập nhiều khoản phụ cấp cho nhân viên bằng cách nhấn Thêm phụ cấp.

• Bước 6: Cài đặt Giảm trừ:
  • Bạn bật xanh tính năng
  • Chọn Tên giảm trừ trong danh sách.

• Hoặc Thêm loại giảm trừ mới:
  • Nhập Tên loại giảm trừ.
  • Chọn Loại giảm trừ (Đi muộn, Về sớm, Cố định).
  • Chọn Điều kiện (Theo số lần, Theo block).
  • Nhập Khoản giảm trừ.
  • Nhấn Lưu.

• Bạn có thể thiết lập nhiều khoản giảm trừ cho nhân viên bằng cách nhấn Thêm giảm trừ.

• Bước 7: Nhấn Lưu để ghi nhận thiết lập lương cho nhân viên hoặc Lưu và tạo mẫu lương mới để có thể áp dụng cho nhiều nhân viên ở vị trí tương đương.

3. Quản lý Bảng lương

Tình huống: Khi đến kỳ tính lương, bạn cần tạo bảng lương mới trên hệ thống, kiểm tra lại toàn bộ số liệu công chuẩn, thu nhập của nhân viên và thực hiện chốt lương.

Thao tác thực hiện như sau:

• Xem danh sách bảng lương:
  • Bước 1: Vào menu Nhân viên → Bảng lương.

• Bước 2: Tìm kiếm Theo mã, tên bảng lương, Theo mã, tên nhân viên hoặc sử dụng bộ lọc bên trái để tìm kiếm theo Chi nhánh, Kỳ hạn, Trạng thái.

• Thêm bảng lương (thủ công):

• Bước 1: Nhấn nút + Bảng tính lương.
• Bước 2: Chọn Kỳ hạn trả lương (Hàng tháng/ Tùy chọn)
• Bước 3: Chọn Kỳ làm việc.
• Bước 4: Chọn Phạm vi áp dụng: Tất cả nhân viên hoặc Tùy chọn (chọn nhân viên/phòng ban cụ thể).
• Bước 5: Nhấn Lưu.

• Bước 6: Hệ thống sẽ tạo bảng lương với trạng thái Đang tạo, sau đó chuyển thành Phiếu tạm (hoặc Tạm tính) nếu thành công.

• Xem và Cập nhật bảng lương (Trạng thái Phiếu tạm/Tạm tính):

• Bước 1: Tại danh sách, nhấn Xem bảng lương của bảng lương cần xử lý.

• Bước 2: Màn hình cập nhật hiển thị chi tiết lương của từng nhân viên (Lương chính, Lương làm thêm, Hoa hồng, Thưởng, Phụ cấp, Giảm trừ…). Dữ liệu được lấy tự động từ Chấm công và Thiết lập lương.

• Bước 3: Kiểm tra chi tiết:
  • Nhấn vào các giá trị (Lương chính, Làm thêm, Phụ cấp,Giảm trừ) để xem chi tiết tính toán.

• Hoặc nhấn vào tên nhân viên để xem Phiếu lương cá nhân, Chấm công chi tiết.

• Bước 4: Cập nhật thủ công (nếu cần): Bạn có thể sửa trực tiếp các giá trị → nhấn Xong.

• Bước 5: Tải lại dữ liệu: Nếu có thay đổi về chấm công hoặc thiết lập lương sau khi tạo bảng lương, nhấn Tải lại dữ liệu. Chọn Tải lại toàn bộ dữ liệu hoặc Chỉ cập nhật dữ liệu theo ngày làm việc (chỉ cập nhật chấm công, doanh thu, phụ cấp/giảm trừ theo ngày).

• Bước 6: Nhấn Lưu tạm để lưu các thay đổi mà chưa chốt lương.

• Chốt bảng lương:

• Bước 1: Sau khi kiểm tra và chắc chắn dữ liệu đã chính xác, nhấn Chốt lương.

• Bước 2: Bảng lương chuyển sang trạng thái Đã chốt lương. Dữ liệu lương và chấm công trong kỳ sẽ bị khóa, không thể thay đổi. Hệ thống cũng ghi nhận giá trị tạm ứng (nếu có) vào bảng lương.

• Hủy bỏ bảng lương: Nhấn Hủy bỏ và xác nhận Đồng ý.

4. Thanh toán lương

Tình huống: Khi bạn cần thực hiện chi trả tiền lương cho các nhân viên nằm trong bảng lương của tháng đã được chốt số liệu.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào chi tiết bảng lương đang ở trạng thái Đã chốt lương.
• Bước 2: Chuyển sang tab Phiếu lương và nhấn Thanh toán.

• Bước 3: Trên pop-up Thanh toán lương, hệ thống hiển thị danh sách nhân viên và số tiền cần trả. Bạn có thể:
  • Thay đổi Thời gian.
  • Chọn Phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản…).
  • Sửa Tiền trả nhân viên (nếu trả một phần).
  • Thêm Ghi chú.
• Bước 4: Nhấn Tạo phiếu chi. Hệ thống sẽ tự động tạo các phiếu chi tương ứng trong Sổ quỹ và cập nhật trạng thái thanh toán cho bảng lương.

5. Xem Chi tiết Phiếu lương và Lịch sử trả lương

Tình huống: Khi nhân viên có thắc mắc về số tiền nhận được trong tháng, bạn cần xem lại chi tiết phiếu lương cá nhân của họ hoặc rà soát lại lịch sử thanh toán nợ lương.

Thao tác thực hiện như sau:

• Xem chi tiết phiếu lương:
  • Cách 1: Trong tab Phiếu lương của Bảng lương, nhấn vào Mã phiếu lương của nhân viên.

• Cách 2: Vào Nhân viên → Danh sách nhân viên, chọn nhân viên, chuyển sang tab Phiếu lương, nhấn vào Mã phiếu lương cần xem.

• Chi tiết phiếu lương hiển thị đầy đủ các khoản thu nhập, giảm trừ (tab Thanh toán) và chi tiết chấm công trong kỳ (tab Chấm công chi tiết).
• Tại đây, bạn có thể In , Xuất file hoặc Hủy (nếu chưa thanh toán hoặc hủy phiếu chi liên quan).

• Xem Lịch sử trả lương (Nợ lương):

• Vào Nhân viên → Danh sách nhân viên, chọn nhân viên.
• Chuyển sang tab Nợ và tạm ứng.
• Tab này hiển thị danh sách tất cả các Phiếu lương đã chốt và các lần Thanh toán/Tạm ứng lương của nhân viên đó.

6. Thanh toán/Ứng lương ngoài Bảng lương

Tình huống: Khi nhân viên xin tạm ứng lương vào giữa kỳ làm việc, hoặc khi bạn muốn thực hiện thanh toán các khoản nợ lương từ tháng trước cho nhân viên.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Nhân viên → Danh sách nhân viên, chọn nhân viên cần thao tác.
• Bước 2: Chuyển sang tab Nợ và tạm ứng → nhấn Thanh toán lương.
• Bước 3: Nhập Số tiền chi, chọn Thời gian, Phương thức thanh toán và nhập Ghi chú.
• Bước 4: Nhấn Tạo phiếu chi (hoặc Tạo phiếu chi & In) để hoàn tất.

Lưu ý: Nếu nhân viên không còn phiếu lương nào cần thanh toán (Nợ cần trả = 0), phiếu chi này sẽ được hệ thống ghi nhận là tạm ứng lương. Khoản tạm ứng sẽ tự động được trừ vào kỳ lương tiếp theo khi bạn thực hiện chốt lương.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý Lễ tết

Tình huống: Khi bạn cần thiết lập các ngày nghỉ lễ, tết trong năm (như Tết Nguyên Đán, Lễ 30/4) để hệ thống tự động áp dụng các quy tắc tính lương đặc biệt hoặc chi trả thưởng lễ cho nhân viên.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào Nhân viên → Thiết lập nhân viên → chọn Ngày làm & Nghỉ.

• Bước 2: Nhấn + Thêm kỳ lễ tết.
• Bước 3: Nhập Tên kỳ lễ tết, chọn Từ ngày bắt đầu, Đến hết ngày.
• Bước 4: Tùy chọn Thưởng lễ, tết → nhập mức thưởng cho nhân viên (kể cả không có lịch làm việc).
• Bước 5: Nhấn Lưu.

• Bạn có thể nhấn vào biểu tượng cây bút/ thùng rác trên dòng kỳ lễ tết để cập nhật hoặc xóa.

2. Quản lý Ngày làm việc/không làm việc của Chi nhánh

Tình huống: Khi cửa hàng của bạn có lịch nghỉ cố định hàng tuần (ví dụ: nghỉ ngày Chủ nhật), bạn cần thiết lập trên hệ thống để việc tính ngày công chuẩn của chi nhánh được chính xác.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Nhân viên → Thiết lập nhân viên → chọn Ngày làm & Nghỉ.
• Bước 2: Tại khu vực Ngày làm việc, nhấn biểu tượng cây bút tại chi nhánh cần thiết lập.
• Bước 3: Bỏ chọn tại các ô tương ứng với ngày mà chi nhánh nghỉ cố định hàng tuần.
• Bước 4: Nhấn Lưu để ghi nhận thiết lập.

3. Thiết lập Mẫu lương

Tình huống: Khi cửa hàng có nhiều nhân viên đảm nhận cùng một vị trí với chế độ trả lương giống nhau, bạn muốn tạo sẵn các mẫu lương chuẩn để áp dụng hàng loạt thay vì cài đặt thủ công cho từng người.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tạo mẫu lương
  • Vào menu Nhân viên → Thiết lập nhân viên → Tính lương.
  • Tại mục Thiết lập Mẫu lương → nhấn mẫu lương.

• Nhấn + Thêm mẫu lương.

• Nhập tên Mẫu áp dụng.
• Tiến hành thiết lập các điều kiện: Phụ cấp, Giảm trừ tương tự như luồng thao tác thiết lập lương cho một nhân viên.
• Nhấn Lưu.

• Tại Danh sách mẫu lương, bạn có thể cập nhật (nhấn biểu tượng cây bút), xóa (nhấn biểu biểu tượng thùng rác).

• Bước 2: Áp dụng mẫu lương cho nhân viên
  • Tại màn hình Danh sách mẫu lương, bạn nhấn nhân viên.
  •  Hệ thống hiển thị pop-up Nhân viên áp dụng → bạn nhấn Thêm nhân viên áp dụng → chọn các nhân viên tương ứng trong danh sách.
  • Nhấn Áp dụng.

• Ngoài ra, khi Thiết lập lương cho nhân viên, bạn có thể chọn Mẫu lương có sẵn để áp dụng.

Lưu ý: Sau khi áp dụng mẫu, bạn vẫn có thể chỉnh sửa/bật/tắt riêng lẻ các điều kiện cho nhân viên đó mà không ảnh hưởng đến mẫu gốc.

4. Xem Chi phí lương trên Báo cáo tài chính

Tình huống: Khi bạn cần tổng hợp và rà soát lại toàn bộ chi phí trả lương cho nhân viên trong kỳ để nắm bắt tình hình hạch toán trên báo cáo tài chính của cửa hàng.

Bảng lương sau khi đã chốt sẽ được hệ thống tự động ghi nhận vào mục Chi trả lương NV trong báo cáo tài chính.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Vào menu Phân tích/ Báo cáo → Tài chính.

• Bước 2: Tìm đến mục Chi phí → Phí chi trả lương Nhân viên để xem tổng chi phí của tất cả các bảng lương đã chốt trong kỳ báo cáo.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý tính lương trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: xem, thêm, chốt, hủy bảng lương.

Tình huống: Quản lý muốn tính lương, kiểm tra chi tiết phiếu lương, hoa hồng hoặc xóa bảng lương tạm tính ngay trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Xem và Quản lý:
  • Vào menu Nhiều hơn → Nhân viên → chọn Bảng tính lương.

• Tại đây, bạn có thể xem chi tiết phiếu lương của từng nhân viên.

• Thực hiện Tải lại hoặc Chốt lương với bảng tạm tính.

• Thêm mới: Nhấn biểu tượng (+), chọn Kỳ hạn trả lương và Kỳ làm việc → nhấn Tạo bảng lương.

• Xóa: Khi xem chi tiết bảng lương → nhấn biểu tượng thùng rác → xác nhận Đồng ý.

• Tìm kiếm & Lọc: Dùng biểu tượng kính lúp để tìm theo tên/mã hoặc dùng bộ lọc (Chi nhánh, Kỳ hạn, Trạng thái) để tra cứu nhanh.

• Lưu ý: Cần có phân quyền tương ứng (Xem DS, Thêm mới, Xóa) để thực hiện.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!