Tài khoản người dùng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Tài khoản người dùng giúp chủ khách sạn quản lý chặt chẽ đội ngũ nhân sự, đảm bảo mỗi nhân viên (Lễ tân, Buồng phòng, Kế toán...) chỉ được phép truy cập vào các dữ liệu và tính năng phù hợp với nhiệm vụ của mình. Điều này giúp bảo mật thông tin kinh doanh, tránh gian lận và quy trách nhiệm rõ ràng trong quá trình vận hành.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Bảo mật dữ liệu: Ngăn chặn nhân viên xem các báo cáo lợi nhuận hoặc giá vốn nếu không được phép.
• Chuyên môn hóa: Phân chia rõ vai trò: Lễ tân chỉ thao tác đặt phòng/thanh toán, Buồng phòng chỉ xem trạng thái phòng.
• Kiểm soát thời gian: Giới hạn nhân viên chỉ được đăng nhập vào hệ thống trong khung giờ làm việc quy định.

​​​Nội dung hướng dẫn trong bài viết này được thực hiện trên giao diện mới. Để tham khảo hướng dẫn trên giao diện cũ, vui lòng truy cập tại đây

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là các bước quản lý tài khoản người dùng trên giao diện Web Quản lý.

1. Thêm mới tài khoản nhân viên

Tình huống: Khách sạn tuyển thêm một nhân viên lễ tân mới và bạn cần tạo tài khoản để nhân viên này bắt đầu làm việc.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  góc trên bên phải → chọn Khách sạn → Tài khoản người dùng.

• Bước 2: Nhấn + Tài khoản.

• Bước 3: Nhập các thông tin:
  • Tên hiển thị: Tên người dùng (Ví dụ: Nguyễn Văn A).
  • Nhập các thông tin Điện thoại, Email nếu có.
  • Tên đăng nhập: Tên truy cập phần mềm (Ví dụ: LT3).
  • Mật khẩu: Tạo mật khẩu ban đầu.
  • Phân quyền: Chọn chi nhánh và phân quyền cho người dùng này
    • Vai trò: Chọn vai trò mặc định (Ví dụ: Nhân viên Lễ tân).
    • Chi nhánh: Chọn chi nhánh nhân viên làm việc.
    • Tùy chọn Xem thông tin chung của hàng hóa, giao dịch, đối tác và Xem báo cáo cuối ngày và giao dịch tạo bởi nhân viên khác.
  • Thời gian truy cập: Hệ thống mặc định Cho phép truy cập tất cả các khung giờ.
    • Bạn có thể giới hạn thời gian truy cập của người dùng (VD: lễ tân ca tối chỉ có thể đăng nhập vào hệ thống từ 18:00 đến 23:59 hàng ngày) bằng cách nhấn Thiết lập.

• Chọn Chỉ cho phép truy cập theo khung giờ.
• Tích chọn để thiết lập khung thời gian cho các ngày trong tuần (ví dụ: từ Thứ 2 đến Chủ Nhật, nhập 18:00 - 23:59).
• Hệ thống hỗ trợ tối đa 3 khung giờ/ngày.
• Nhấn Lưu.

• Ghi chú nếu có

• Nhấn Lưu để hoàn tất.

2. Chỉnh sửa thông tin người dùng

Tình huống: Nhân viên quên mật khẩu hoặc muốn đổi tên hiển thị.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tìm kiếm và chọn tài khoản cần sửa.
• Bước 2: Nhấn Chỉnh sửa.
• Bước 3: Nhập lại thông tin mới hoặc mật khẩu mới vào ô tương ứng.
• Bước 4: Nhấn Lưu.

Lưu ý: Chỉ tài khoản Admin của chủ khách sạn mới có thể cấp lại mật khẩu mới cho người dùng.

3. Phân quyền người dùng

Tình huống: Bạn muốn nhân viên Lễ tân chỉ được phép Check-in/Check-out nhưng không được phép Xóa hóa đơn hoặc Xem báo cáo doanh thu.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Chọn tài khoản người dùng, nhấn tab Phân quyền → Chỉnh sửa.

• Bước 2: Chọn Chi nhánh và Vai trò áp dụng.
• Bước 3: Danh sách các quyền chi tiết sẽ hiện ra. Bạn tích chọn vào các tính năng cho phép.

• Bước 4: Nhấn Lưu để ghi nhận thông tin.

4. Ngừng hoạt động hoặc Xóa tài khoản

Tình huống: Nhân viên nghỉ việc, bạn cần khóa tài khoản để họ không thể truy cập vào hệ thống khách sạn nữa.

Thao tác thực hiện như sau:

• Ngừng hoạt động: Chọn tài khoản, nhấn Ngừng hoạt động → xác nhận Ngừng hoạt động. Tài khoản này sẽ bị khóa, không thể truy cập vào phần mềm nhưng lịch sử giao dịch cũ vẫn được giữ lại.

• Nếu nhân viên đó quay lại làm việc, bạn chỉ cần mở tài khoản và nhấn Cho phép hoạt động và xác nhận Cho phép hoạt động.

• Xóa tài khoản: Chọn tài khoản → nhấn Xóa → xác nhận Xóa.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý Vai trò

"Vai trò" là một bộ quy định các quyền mặc định cho một nhóm người dùng (ví dụ: Lễ tân, Quản lý, Buồng phòng). Chỉ tài khoản Admin (chủ cửa hàng) mới có thể thực hiện các thao tác này.

Tình huống: Bạn muốn tạo một vai trò mới là "Trưởng bộ phận Buồng phòng" với các quyền hạn đặc thù (chỉ xem trạng thái phòng, không xem tiền).

Thao tác thực hiện như sau:

• Để thêm vai trò mới: Tại menu Tài khoản người dùng, bạn chọn Quản lý vai trò → nhấn + Vai trò.
  • Đặt tên vai trò mới.
  • Tích chọn bộ quyền mẫu mong muốn.

• Nhấn Lưu. Sau đó bạn có thể gán vai trò này cho nhiều nhân viên cùng lúc.

• Bạn có thể sử dụng tính năng sao chép để thêm nhanh vai trò mới với các phân quyền tương tự vai trò đang chọn và chỉnh sửa lại quyền trước khi tạo mới.
  • Trên dòng vai trò cụ thể → nhấn biểu tượng sao chép .

• Đặt tên vai trò mới.
• Bạn tích chọn/bỏ tích các quyền tương ứng với vai trò mới.
• Nhấn Lưu.

• Để chỉnh sửa vai trò:
  • Nhấn vào biểu tượng cây bút .

• Thay đổi thông tin → nhấn Lưu.
• Nếu đang có tài khoản người dùng gắn với vai trò → xác nhận áp dụng thay đổi phân quyền cho các tài khoản này theo 1 trong 2 phương án:
  • Giữ nguyên phân quyền.
  • Áp dụng thay đổi phân quyền.
  • Nhấn Đồng ý.

• Để xóa 1 vai trò: Bạn nhấn biểu tượng thùng rác → xác nhận Xóa.

Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép xóa vai trò nếu vai trò đó chưa được gán cho bất kỳ người dùng nào.

2. Sao chép người dùng

Tình huống: Bạn tuyển một nhân viên lễ tân mới có quyền hạn và ca làm việc giống nhân viên "Lê Dung".

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Tài khoản người dùng, tìm và chọn tài khoản "Lê Dung".
• Bước 2: Nhấn Sao chép.
• Bước 3: Hệ thống sẽ mở màn hình Tạo tài khoản người dùng với toàn bộ quyền và thời gian truy cập đã được sao chép.
• Bước 4: Bạn chỉ cần thay đổi các thông tin cá nhân: Tên hiển thị, Tên đăng nhập và Mật khẩu.
• Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.

3. Tìm kiếm, sắp xếp người dùng

Tình huống: Cửa hàng của bạn có nhiều nhân viên và bạn cần nhanh chóng tìm ra tài khoản của một người dùng hoặc xem danh sách tất cả nhân viên lễ tân.

Thao tác thực hiện như sau:

• Sử dụng ô tìm kiếm và bộ Lọc để tìm kiếm danh sách theo Tên hiển thị, Tên đăng nhập, Chi nhánh, Vai trò hoặc Trạng thái.

• Để sắp xếp danh sách, nhấn vào tiêu đề của các cột (ví dụ: nhấn vào "Tên hiển thị, Tên đăng nhập" để sắp xếp theo alphabet).
• Để tùy chỉnh các cột thông tin hiển thị, nhấn vào biểu tượng tùy chọn và tích/bỏ tích các cột mong muốn.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!