Quản lý Chấm công

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Quản lý Chấm công trên KiotViet giúp chủ khách sạn theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác, minh bạch. Đặc biệt với mô hình khách sạn hoạt động 24/7, việc quản lý đa dạng các ca làm việc (Ca hành chính, Ca gãy, Ca đêm) cho nhiều bộ phận như Lễ tân, Buồng phòng, Bếp, Bảo vệ là vô cùng quan trọng để tính lương và thưởng phạt công bằng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Quản lý ca kíp linh hoạt: Dễ dàng thiết lập các ca làm việc đặc thù của khách sạn (Ca sáng, Ca chiều, Ca đêm) và xếp lịch xoay ca cho nhân viên.
• Ghi nhận đa hình thức: Hỗ trợ chấm công bằng vân tay, thẻ từ hoặc chấm công qua điện thoại (quét QR) cho nhân viên buồng phòng khi di chuyển giữa các tầng.
• Tự động hóa tính công: Hệ thống tự động tính toán giờ đi muộn, về sớm, tăng ca dựa trên dữ liệu thực tế so với lịch phân công.
• Minh bạch và Chính xác: Dữ liệu chấm công được cập nhật tức thì, giúp quản lý dễ dàng duyệt đơn xin nghỉ phép hay xác nhận làm thêm giờ.

Nội dung hướng dẫn trong bài viết này được thực hiện trên giao diện mới. Để tham khảo hướng dẫn trên giao diện cũ, vui lòng truy cập tại đây

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Thiết lập Ca làm việc

Tình huống: Khách sạn hoạt động 24/7 và bạn cần chia 3 ca làm việc chuẩn cho bộ phận Lễ tân: Ca Sáng (6h-14h), Ca Chiều (14h-22h) và Ca Đêm (22h-6h sáng hôm sau).

Thao tác thực hiện như sau:

• Thêm ca làm việc:
  • Bước 1: Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên → Thiết lập nhân viên → Chấm công.

• Bước 2: Trên thông tin Thiết lập ca làm việc → nhấn Ca làm việc.

• Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách ca làm việc hiện có. Nhấn + Thêm ca làm việc.

• Bước 4: Nhập thông tin ca: Tên ca (bắt buộc), Giờ làm việc, Giờ cho phép chấm công (khoảng thời gian linh động trước/sau giờ ca chính thức để hệ thống tự ghi nhận đúng ca), Phạm vi áp dụng.
• Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất.

Lưu ý: Bạn cũng có thể thêm mới hoặc cập nhật ca làm việc nhanh chóng tại màn hình Bảng chấm công bằng cách nhấn vào dấu + cạnh Ca làm việc.

• Cập nhật / Ngừng hoạt động / Xóa ca làm việc:
  • Để Cập nhật hoặc Ngừng hoạt động một ca, nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa (hình cây bút)  trên dòng tên ca, thay đổi thông tin hoặc trạng thái và nhấn Lưu. Ca ngừng hoạt động sẽ không thể chọn khi đặt lịch mới.

• Để Xóa ca, nhấn vào biểu tượng thùng rác trên dòng tên ca → chọn Đồng ý (chỉ xóa được khi ca đó không còn gắn với dữ liệu chấm công nào).

2. Đặt lịch làm việc

Tình huống: Sau khi có ca làm việc, bạn cần xếp lịch cho nhân viên (ví dụ: làm 2 ca sáng, chiều các ngày từ thứ 2 đến thứ 6) để hệ thống ghi nhận lịch trình làm việc chuẩn.

Thao tác thực hiện như sau:

• Cách 1: Trên màn hình Lịch làm việc
  • Bước 1: Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên → Lịch làm việc.
  • Bước 2: Chọn kiểu hiển thị: Xem theo nhân viên hoặc Xem theo ca.

• Với kiểu hiển thị Xem theo nhân viên:
  • Bạn nhấn nút Thêm lịch trên lịch của nhân viên.

• Tích chọn Ca làm việc.
• Bật xanh Lặp lại hàng tuần: Chọn các thứ trong tuần lặp lại, tùy chọn ngày Kết thúc và Làm việc cả ngày lễ tết.
• Bật xanh Thêm lịch tương tự cho nhân viên khác: chọn nhân viên áp dụng lịch làm việc tương tự.
• Nhấn Lưu.

• Với kiểu hiển thị Xem theo ca:
  • Bạn nhấn nút Thêm nhân viên trên dòng ca làm việc.

• Tích chọn Nhân viên.
• Bật xanh Lặp lại hàng tuần: Chọn các thứ trong tuần lặp lại, tùy chọn ngày Kết thúc và Làm việc cả ngày lễ tết.
• Nhấn Lưu.

• Cách 2: Trên màn hình Bảng chấm công
  • Bước 1: Trên màn hình Quản lý, vào menu Nhân viên → Bảng chấm công.
  • Bước 2: Bạn chọn kiểu hiển thị Xem theo ca.
  • Bước 3: Nhấn vào phần trống trên dòng ca làm việc cần đặt lịch làm việc.
  • Bước 4: Chọn nhân viên muốn đặt lịch và nhấn Đồng ý.

Lưu ý:

• Hệ thống hỗ trợ đặt lịch cho nhân viên làm nhiều ca trong ngày (miễn là thời gian trùng không quá 12 giờ).
• Khi đặt lịch lặp lại không kết thúc, hệ thống sẽ tự động tạo lịch trước tối đa 93 ngày và gia hạn tự động. Trong vòng 10 ngày trước ngày kết thúc (hiển thị trên pop-up), hệ thống sẽ tự động tạo tiếp lịch cho 30 ngày sau đó nếu nhân viên có dữ liệu chấm công trong 15 ngày liền trước và ngày kết thúc sau ngày hiện tại.
• Nếu bạn tích chọn “Kết thúc”: Hệ thống sẽ ngừng tạo lịch sau thời gian này (tối đa 93 ngày).

3. Chấm công thủ công

Tình huống: Khi nhân viên quên chấm công hoặc máy chấm công gặp sự cố, bạn cần ghi nhận giờ làm việc thủ công cho họ để đảm bảo quyền lợi và tính lương chính xác.

Thao tác thực hiện như sau:

• Chấm công chi tiết từng ca:
  • Bước 1: Tại màn hình Bảng chấm công, chọn kiểu hiển thị Xem theo ca.
  • Bước 2: Nhấn vào ô lịch của nhân viên đó.
  • Bước 3: Chọn loại Chấm công: Đi làm.
  • Bước 4: Tích vào Vào, Ra và nhập Giờ vào và Giờ ra thực tế (hệ thống sẽ gợi ý theo giờ ca, bạn có thể sửa).
  • Bước 5: Nhấn Lưu.

• Nếu nhân viên đổi ca làm, bạn nhấn Đổi ca → chọn thông tin của nhân viên đổi → nhấn Lưu.

Lưu ý: Nếu bạn đang xem nhiều chi nhánh, hệ thống sẽ ẩn chức năng Đổi ca.

• Chấm công hàng loạt:
  • Bước 1: Bạn có thể chọn nhiều lịch làm việc trên cùng 1 ca để chấm công cùng lúc bằng cách nhấn vào nút Chọn.

• Bước 2: Chọn lịch làm việc cần chấm công.
• Bước 3: Nhấn Chỉnh sửa chấm công và thực hiện chấm công.
• Bước 4: Nhấn Lưu.

• Ghi nhận nghỉ làm:
  • Bước 1: Chọn 1 lịch làm việc hoặc các lịch làm việc cùng 1 ca làm như trên.
  • Bước 2: Chọn loại Chấm công: Nghỉ có phép hoặc Nghỉ không phép.
  • Bước 3: Nếu chọn 1 lịch làm việc có thêm tùy chọn: Nhân viên làm thay ca (nếu có).
  • Bước 4: Nhấn Lưu.

• Hệ thống ghi nhận Lịch sử chấm công cho chi tiết ca làm việc.

III. Các tính năng nâng cao

1. Thiết lập chấm công nâng cao

Tình huống: Bạn muốn tùy chỉnh các quy tắc chấm công để phù hợp với quy định của khách sạn (ví dụ: hệ thống tự động tính giờ đi muộn nếu nhân viên vào trễ hơn 5 phút, hoặc tính giờ làm thêm nếu nhân viên ở lại sau ca 15 phút).

Thao tác thực hiện như sau: Vào menu Nhân viên → Thiết lập nhân viên

• Chọn menu Chấm công để thực hiện các thiết lập sau:

• Số giờ của ngày công chuẩn:
  • Điền số giờ công chuẩn mỗi ngày. Dữ liệu này sẽ dùng để tính lương cho nhân viên áp dụng tính lương theo công tháng.
  • Tích chọn Tính nửa công khi thời gian làm việc (nếu cần) và điền thời gian làm việc Từ…Đến….
    • Tùy chọn Ghi nhận đi muộn – về sớm nếu nhân viên làm nửa công
  • Lưu ý: Với ngày làm việc ghi nhận nửa công, hệ thống vẫn tính giờ làm thêm (nếu chấm công ngoài khoảng thời gian của ca làm việc).

• Cài đặt đi muộn – về sớm: Bạn tích chọn và nhập số phút cho phép đi muộn/về sớm trước khi hệ thống bắt đầu tính phạt.

• Cài đặt làm thêm giờ: Tích chọn và nhập số phút làm thêm tối thiểu trước ca/sau ca để hệ thống ghi nhận là làm thêm giờ.

• Cho phép chấm 1 lượt Vào – Ra khi làm nhiều ca liên tục:
  • Nếu bật xanh → nhân viên làm nhiều ca liền nhau chỉ cần chấm vào ca đầu và ra ca cuối, hệ thống tự điền giờ ra/vào giữa các ca.
  • Bạn thiết lập số ca tối đa và thời gian nghỉ tối đa giữa 2 ca.

• Tự động chấm công: Nếu bật xanh, hệ thống tự động chấm công đủ giờ cho nhân viên theo lịch.

• Chấm công không cần xếp lịch: Hệ thống cho phép chấm công vào các ca mà chưa cần xếp ca làm việc trước.

• Chấm công qua Zalo: Tại màn hình Thiết lập nhân viên → chọn Zalo mini app:

• Bạn bật xanh tính năng
• Tích chọn Cho phép nhân viên xem các thông tin:
  • Bảng chấm công
  • Bảng lương cá nhân

• Hệ thống tự động tạo mã QR chấm công cho gian hàng, bạn nhấn Chia sẻ đường dẫn để Sao chép đường dẫn, Tải mã QR, In mã QR gửi nhân viên thực hiện chấm công.

• Để thay đổi địa chỉ, phạm vi chấm công, bạn nhấn Địa chỉ → nhấn biểu tượng cây bút → xác nhận vị trí chấm công cho chi nhánh.

• Chấm công bằng máy chấm công: Nhấn Xem hướng dẫn và Tải về phần mềm KiotViet chấm công vân tay.

2. Quản lý Phạt vi phạm

Tình huống: Khi nhân viên đi muộn không lý do hoặc vi phạm nội quy, bạn cần ghi nhận lỗi vi phạm và mức phạt trên hệ thống để trừ vào lương cuối kỳ một cách minh bạch.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tạo Loại vi phạm:
  • Bước 1: Trong pop-up chấm công chi tiết của một ca làm việc, chuyển sang tab Phạt vi phạm.
  • Bước 2: Trên ô Loại vi phạm, nhấn + Thêm loại vi phạm.

• Bước 3: Nhập Tên vi phạm, Mức áp dụng và nhấn Lưu.

• Bạn cũng có thể sửa/xóa loại vi phạm tại đây bằng cách nhấn vào biểu tượng cây bút trên dòng tên loại vi phạm.

• Ghi nhận phạt vi phạm:
  • Bước 1: Trong pop-up chấm công chi tiết, nhấn Thêm vi phạm.
  • Bước 2: Chọn Loại vi phạm từ danh sách.
  • Bước 3: Nhập Số lần vi phạm và Mức áp dụng (số tiền phạt cho mỗi lần).
  • Bước 4: Nhấn Lưu → số tiền phạt sẽ tự động tổng hợp vào bảng lương.

• Xuất file tổng số phạt vi phạm:
  • Bước 1: Tại màn hình Bảng chấm công, nhấn Xuất file → Tổng số phạt vi phạm/ thưởng ngày.

• Bước 2: Chọn khoảng thời gian và nhấn Thực hiện.

3. Chấm công trên điện thoại di động – Zalo mini app

Tình huống: Bạn muốn cho phép nhân viên tự chấm công khi đến cửa hàng bằng điện thoại cá nhân thông qua Zalo Mini App bằng cách quét mã QR, giúp tiết kiệm thời gian vận hành.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Thiết lập tính năng.

• Bước 2: Nhân viên truy cập đường dẫn hoặc quét mã QR chấm công.

• Bước 3: Quản lý xét duyệt các yêu cầu đặc biệt (nếu có).

Chi tiết vui lòng tham khảo hướng dẫn sử dụng tính năng Zalo mini app.

4. Kết nối Máy chấm công vân tay

Tình huống: Khách sạn đang sử dụng máy chấm công vân tay vật lý và bạn muốn tích hợp đồng bộ dữ liệu tự động vào hệ thống KiotViet để giảm tải công việc đối soát.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Cài đặt Ứng dụng KiotViet chấm công vân tay:
  • Tại màn hình Quản lý, bạn nhấn vào biểu tượng hỏi chấm góc trên bên phải màn hình → chọn KiotViet chấm công vân tay.

• Chạy file cài đặt KiotViet_Ketnoi.exe trên máy tính (cần quyền admin).

• Sau khi cài đặt, mở ứng dụng và Đăng nhập bằng tài khoản KiotViet của bạn.

• Bước 2: Kết nối máy chấm công:
  • Nếu kết nối qua cổng USB: Cắm máy chấm công vào máy tính đã cài ứng dụng. Trên ứng dụng, tại danh sách Máy chấm công đang tìm thấy, nhấn + Kết nối.

• Nếu kết nối qua mạng LAN (TCP/IP):
  • Đảm bảo máy chấm công và máy tính cài ứng dụng đang ở cùng mạng LAN.
  • Trên ứng dụng, nhấn Thêm.
  • Nhập các thông tin: Tên máy, Model máy, Địa chỉ IP, Cổng liên kết TCP, Mã kết nối (nếu có) của máy chấm công.
  • Nhấn Lưu. Máy chấm công sẽ xuất hiện trong Danh sách máy chấm công.

• Bước 3: Quản lý tài khoản chấm công:
  • Trên ứng dụng, tại Danh sách máy chấm công, nhấn vào biểu tượng vân tay của máy cần quản lý.

• Hoặc vào tab Tài khoản chấm công và chọn Máy chấm công.

• Danh sách các tài khoản (vân tay/thẻ…) trên máy sẽ hiển thị. Tại cột Nhân viên, bạn cần chọn đúng nhân viên KiotViet tương ứng với từng Mã chấm công trên máy. Nhấn Làm mới dữ liệu nếu cần cập nhật.

• Bước 4: Đồng bộ dữ liệu chấm công:
  • Sau khi kết nối và gán nhân viên, ứng dụng sẽ tự động đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy về KiotViet.
  • Bạn có thể vào tab Dữ liệu chấm công và chọn Máy chấm công để xem lịch sử các lượt chấm công đã đồng bộ.
  • Nếu có lỗi (ví dụ: không xác định được nhân viên hoặc ca làm việc), hệ thống sẽ báo lỗi. Bạn cần sửa thông tin (ví dụ: gán nhân viên) và nhấn nút Đồng bộ (hình mũi tên xoay tròn) để cập nhật.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Quản lý Chấm công trên ứng dụng KiotViet salon hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: xem lịch làm việc, bảng chấm công, cập nhật giờ chấm công và hủy ca làm việc.

Xem lịch làm việc

Tình huống: Quản lý muốn kiểm tra xem hôm nay nhân viên nào có lịch ca chiều.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng KiotViet Hotel, vào menu Nhiều hơn → Nhân viên.
• Bước 2: Chạm vào Lịch làm việc.
• Bước 3: Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên và ca làm việc tương ứng. Bạn có thể tìm kiếm thông tin theo Thời gian và Chi nhánh.

• Bước 4: Để xem chi tiết ca làm việc của nhân viên, trên màn hình Lịch làm việc → bạn nhấn vào nhân viên.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!