Báo cáo

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Hệ thống báo cáo của KiotViet Hotel là công cụ quản trị mạnh mẽ, giúp bạn nắm bắt toàn diện tình hình kinh doanh của khách sạn từ cấp độ vận hành hàng ngày đến các chỉ số phân tích chiến lược. Thông qua các biểu đồ và số liệu trực quan, bạn có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời để tối ưu hóa công suất và lợi nhuận.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Nắm bắt vận hành tức thì: Theo dõi chính xác lượng khách sắp đến, sắp đi, công suất sử dụng phòng và danh sách khách đang lưu trú trong ngày.
• Chủ động phòng ngừa overbooking: Phát hiện và cảnh báo ngay khi phát sinh tình trạng vượt phòng hoặc trùng phòng, giúp bạn xử lý kịp thời trước khi ảnh hưởng đến khách.
• Tổng kết tài chính minh bạch: Xem nhanh doanh thu, thu chi và các phương thức thanh toán cuối ngày để đối soát tiền mặt.
• Phân tích hiệu suất kinh doanh: Đánh giá hiệu quả của từng hạng phòng, năng suất của nhân viên và lợi nhuận từ các kênh bán (Booking, Agoda, trực tiếp...).
• Quản lý mọi lúc mọi nơi: Truy cập hệ thống báo cáo chi tiết ngay trên điện thoại giúp bạn quản lý từ xa một cách hiệu quả.

II. Các thao tác cơ bản

Trên máy tính, bạn có thể xem báo cáo nhanh tại màn hình Lễ tân hoặc phân tích chuyên sâu tại màn hình Quản lý.

1. Báo cáo Lễ tân (Dành cho vận hành)

1.1. Báo cáo công suất

Tình huống: Bạn muốn kiểm tra lượng phòng dự kiến nhận và trả trong 7 ngày tới để sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên buồng phòng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Lễ tân, nhấn biểu tượng tùy chọn (ba dấu gạch) → chọn Báo cáo Lễ tân.

​

• Bước 2: Hệ thống hiển thị mặc định Báo cáo công suất giúp bạn theo dõi các chỉ số: Phòng trống cả ngày, Phòng dự kiến trả/nhận, Phòng đang sử dụng và Công suất sử dụng trong vòng 7 ngày.

​

1.2. Báo cáo Overbooking

Tình huống: Lễ tân muốn biết ngay có booking nào bị trùng/vượt số phòng trống để chủ động xử lý trước khi khách đến.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Lễ tân, nhấn biểu tượng tùy chọn (ba dấu gạch) → chọn Báo cáo Lễ tân.

​

• Bước 2: Chọn Báo cáo Overbooking.
• Bước 3: Chọn khoảng thời gian cần xem (chỉ lọc ngày hiện tại và tương lai).
• Bước 4: Xem danh sách overbooking, nhóm theo Ngày + Hạng phòng.
• Bước 5: Nhấn vào 1 dòng để xem chi tiết các đặt phòng bị ảnh hưởng.

​

• Bước 6: Nhấn vào 1 đặt phòng để mở màn hình chi tiết.

1.3. Báo cáo khách lưu trú

Tình huống: Lễ tân cần nắm nhanh danh sách khách đang lưu trú, khách nhận/trả phòng trong ngày để chuẩn bị đón/tiễn khách, khách ở lại qua đêm để chuẩn bị suất ăn sáng cho ngày mai.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Lễ tân, nhấn biểu tượng tùy chọn (ba dấu gạch) → chọn Báo cáo Lễ tân.

​

• Bước 2: Chọn Báo cáo khách lưu trú.
  • Mặc định hệ thống hiển thị dữ liệu ngày hiện tại với 4 chỉ số dạng chip: Đang lưu trú, Nhận trong ngày, Trả trong ngày, Ở lại qua đêm. Bạn nhấn vào từng chip để bật/tắt lọc bảng.
  • Bộ lọc bên trái màn hình:
    • Bạn có thể đổi Ngày lưu trú trong phạm vi 60 ngày trước/sau hôm nay. Nhấn Về hôm nay để quay lại ngày hiện tại.
    • Lọc Hình thức lưu trú (theo cấu hình của gian hàng).
  • Xem bảng chi tiết phòng.

​

2. Báo cáo cuối ngày (Dành cho thu ngân)

Tình huống: Cuối ca làm việc, lễ tân cần in tổng kết doanh thu và tiền mặt để bàn giao cho quản lý.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tại màn hình Lễ tân, kích biểu tượng tùy chọn (ba dấu gạch) → chọn Xem báo cáo cuối ngày.

• Hệ thống tổng hợp nhanh các giao dịch tiền mặt, chuyển khoản và thẻ phát sinh trong ngày. Bạn có thể nhấn nút In để in phiếu bàn giao.

3. Báo cáo trên màn hình Quản lý

Tình huống: Chủ khách sạn muốn xem chi tiết hiệu quả kinh doanh của tháng trước thông qua các chỉ số cụ thể.

Thao tác thực hiện như sau:

• Vào menu Báo cáo trên màn hình Quản lý.

• Chọn loại báo cáo cần xem trong danh sách 10 loại báo cáo chuyên sâu:
  • Cuối ngày: Tổng hợp dòng tiền thu/chi thực tế.

• Đặt phòng:
  • Quản lý lượng booking và tiền tạm ứng theo thời gian đặt phòng.

​

• Theo dõi giá trị tiền phòng được phân bổ theo từng ngày lưu trú.

• Doanh thu: Theo dõi dòng tiền theo thời gian.

• Phòng: Phân tích hiệu suất và doanh thu từng phòng.

• Hàng hóa: Quản lý bán dịch vụ/minibar và tồn kho.

• Khách hàng: Phân tích khách VIP và công nợ.

• Nhà cung cấp: Theo dõi nhập hàng và công nợ NCC.

• Nhân viên: Đánh giá năng suất làm việc.

• Kênh bán: So sánh hiệu quả các nguồn khách (OTA, Trực tiếp,...).

• Tài chính: Báo cáo lãi lỗ.

III. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Báo cáo trên ứng dụng di động hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Xem báo cáo vận hành và phân tích hiệu quả kinh doanh.

Tình huống: Quản lý đang đi công tác và muốn kiểm tra nhanh tình hình doanh thu và công suất phòng của khách sạn ngày hôm nay.

Thao tác thực hiện như sau:

• Mở ứng dụng KiotViet Hotel, vào menu Nhiều hơn → chọn Báo cáo.

• Chọn loại báo cáo tương ứng để xem chi tiết:
  • ​Báo cáo Lễ tân:​
    • Báo cáo công suất: Xem khách đến/đi.

• Báo cáo overbooking: Kiểm tra tình trạng overbooking.

• Báo cáo Cuối ngày: Xem dòng tiền thực tế.

• Báo cáo Đặt phòng: Xem booking mới.

• Báo cáo Doanh thu (Bán hàng): Theo dõi tăng trưởng doanh thu theo thời gian.

• Báo cáo Phòng: Xem chi tiết công suất của từng hạng phòng.

• Báo cáo Hàng hóa: Quản lý dịch vụ và minibar.

• Báo cáo Khách hàng: Xem danh sách khách chi tiêu nhiều và công nợ.

• Báo cáo Kênh bán: Đánh giá hiệu quả các kênh bán.

• Báo cáo Tài chính: Xem lợi nhuận thực tế của khách sạn.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!