Quản lý Thu khác

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Trong vận hành khách sạn, ngoài tiền phòng và dịch vụ cơ bản, thường phát sinh các khoản chi phí đi kèm như phí phục vụ, phí dọn dẹp thêm, hoặc các phí tiện ích khác. Tính năng Quản lý thu khác giúp bạn tự động hóa việc tính toán các khoản này, đảm bảo tính minh bạch và tránh thất thoát trong quá trình thanh toán.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tự động hóa tính phí: Thiết lập các khoản phí dọn dẹp hoặc phí phục vụ tự động hiển thị khi thanh toán, giảm bớt thao tác thủ công cho lễ tân.
• Linh hoạt theo nhu cầu: Hỗ trợ tính phí theo số tiền cố định (VNĐ) hoặc theo tỷ lệ phần trăm (%) trên giá trị hóa đơn.
• Quản lý báo cáo minh bạch: Các khoản thu khác được tách biệt rõ ràng trong báo cáo tài chính, giúp chủ khách sạn dễ dàng theo dõi lợi nhuận ròng.
• Phân quyền chặt chẽ: Kiểm soát quyền hạn nhân viên trong việc thêm, sửa hoặc xóa các loại phí để bảo mật dữ liệu tài chính.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Khách sạn, Nhà nghỉ.

1. Thiết lập tính năng

Tình huống: Bạn muốn kích hoạt tính năng để có thể thêm các phí phụ thu khi làm hóa đơn cho khách.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Quản lý, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng  Thiết lập góc phải màn hình → chọn Xem tất cả thiết lập → Đơn hàng.

• Bước 2: Tại dòng Quản lý thu khác, bạn nhấn Đang tắt/loại thu khác để chuyển sang màn hình Áp dụng thu khác.

• Bước 3: Tại đây, bạn bật xanh để sử dụng tính năng.

2. Quản lý các loại Thu khác

Tình huống: Bạn muốn thêm một loại phí là "Phụ thu Tết" với giá trị là 5% tổng hóa đơn.

Thao tác thực hiện như sau: Trên màn hình Áp dụng thu khác, bạn có thể thực hiện các thao tác:

• Tạo loại thu khác:
  • Nhấn + Thêm mới.
  • Điền các thông tin:
    • Tên loại thu: Nhập tên khoản thu.
    • Mã thu khác: Tự động sinh hoặc nhập thủ công.
    • Giá trị: Nhập số tiền (VNĐ) hoặc phần trăm (%).
    • Thứ tự hiển thị: Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác, hệ thống sẽ dựa vào thứ tự này để sắp xếp — loại thu có thứ tự nhỏ hơn sẽ hiển thị trước.
    • Tích Tự động đưa vào hóa đơn nếu muốn khoản thu này luôn được thêm mặc định vào mỗi hóa đơn.
    • Tích Hoàn lại khi trả hàng nếu muốn khoản thu này được hoàn lại khi khách trả hàng.

• Chuyển tab Phạm vi áp dụng: Hệ thống mặc định áp dụng loại thu này trên Toàn hệ thống, bạn có thể chọn lại Chi nhánh cụ thể.

• Nhấn Lưu.

• Để chỉnh sửa thông tin, bạn nhấn vào loại thu khác trên danh sách → nhấn Chỉnh sửa → thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Để ngừng thu, trong chi tiết, bạn nhấn Ngừng thu → xác nhận Ngừng thu. Khoản thu này sẽ không hiển thị trên màn hình Thu ngân.

• Để sử dụng lại, bạn chọn khoản thu đã ngừng và nhấn Cho phép thu → xác nhận Cho phép thu.

• Để xóa thu khác chưa phát sinh giao dịch, trong chi tiết, bạn nhấn Xóa → xác nhận Xóa.

• Tìm kiếm: Sử dụng ô tìm kiếm và nút Lọc để tìm theo: Mã, tên loại thu, Chi nhánh, Trạng thái.

• Sắp xếp: Nhấn vào tiêu đề các cột (Mã thu khác, Loại thu, Tiền thu, Thứ tự hiển thị) để sắp xếp danh sách tăng dần hoặc giảm dần.
• Tùy chọn hiển thị: Nhấn vào biểu tượng tùy chọn → tích chọn các cột thông tin cần hiển thị trên màn hình.

3. Áp dụng Thu khác khi thanh toán

Tình huống: Khi khách check-out, bạn muốn thêm phụ thu Tết vào hóa đơn.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tại màn hình Lễ tân, khi thanh toán hóa đơn, bạn nhấn vào giá trị ô Thu khác → hệ thống sẽ hiện danh sách các loại thu khác đã thiết lập.
• Tích chọn loại thu muốn áp dụng (hoặc bỏ tích để loại bỏ). Lưu ý: Bạn có thể thay đổi giá trị Thu trên hóa đơn.

• Tổng tiền Khách cần trả sẽ được cập nhật lại theo công thức: Tổng tiền hàng – Giảm giá + Thu khác.

III. Các tính năng nâng cao

1. Báo cáo và Quản lý mẫu in

Tình huống: Cuối ngày hoặc cuối tháng, chủ khách sạn muốn xem tổng tiền Tip/Phụ thu thu được là bao nhiêu và hiển thị chúng trên tờ hóa đơn in ra cho khách.

Thao tác thực hiện như sau:

• Xem Báo cáo:
  • Trong Báo cáo cuối ngày: Kiểm tra mối quan tâm Bán hàng.

• Trong Báo cáo tài chính: Số tiền này nằm ở mục Thu nhập khác (8).

• Quản lý mẫu in: Để hiển thị khoản thu khác trên hóa đơn, bạn cần thiết lập mẫu in với các trường thông tin:
  • {Ten_Loại_Thu_Khac}: Tên khoản phụ thu (Ví dụ: Phụ thu Tết).
  • {Muc_Thu_Khac}, {Muc_Thu_Khac_Gạch_Cheo}: Số tiền tương ứng.

2. Phân quyền nhân viên

Tình huống: Chủ khách sạn, nhà nghỉ muốn phân quyền cho quản lý được phép tạo mới các loại thu khác, còn nhân viên lễ tân chỉ được phép xem và áp dụng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bạn vào Thiết lập → Khách sạn → Tài khoản người dùng.
• Chọn vai trò cần phân quyền
• Tìm đến mục Thu khác khi bán hàng → thiết lập các quyền chi tiết:
  • Xem: Chỉ được xem, không được thao tác.
  • Tạo mới: Được phép tạo mới khoản thu khác.
  • Chỉnh sửa: Được phép sửa, ngừng thu, hoặc cho phép thu lại.
  • Xóa: Được phép xóa khoản thu khác (nếu chưa phát sinh giao dịch).

• Tìm đến mục Hóa đơn → tích chọn Chỉnh sửa → Thu khác nếu cho phép thay đổi giá trị trên hóa đơn.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Thu khác trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ khách sạn, nhà nghỉ thực hiện thao tác: áp dụng phụ thu khi thanh toán.

Tình huống: Bạn muốn thêm phụ thu Tết khi thanh toán trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Khi Thanh toán trên KiotViet Hotel, ứng dụng tự động thêm các khoản thu khác được thiết lập Tự động đưa vào hóa đơn.
• Bạn chạm vào dòng Thu khác để thêm/bớt các khoản thu hoặc chỉnh sửa giá trị thu trực tiếp trên hóa đơn đó nếu cần → chọn Áp dụng.

• Thực hiện các bước thanh toán như bình thường.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!