Thiết lập chính sách giá phòng

(Ngành Khách sạn, Nhà nghỉ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Cài đặt bảng giá phòng giúp khách sạn thiết lập, quản lý và áp dụng giá bán phòng theo hạng phòng, thời gian lưu trú, ngày trong tuần, hoặc mùa cao điểm/thấp điểm toàn bộ ngay trên hệ thống.

Thay vì quản lý thủ công bằng bảng giấy hoặc file Excel rời rạc, khách sạn có thể cấu hình bảng giá tập trung và tự động áp dụng đồng bộ trong toàn bộ quy trình bán phòng và đặt phòng.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Thiết lập đúng giá cho từng thời điểm: Dễ dàng phân biệt giá ngày thường/cuối tuần, mùa cao điểm/thấp điểm, khách OTA hay từng hình thức lưu trú theo giờ, theo buổi, qua đêm.
• Tối ưu doanh thu phòng: Hạn chế tình trạng bán giá cố định quanh năm dẫn tới bán thấp mùa cao điểm hoặc khó cạnh tranh mùa thấp điểm.
• Thiết lập một lần, áp dụng tự động: Hệ thống tự động áp dụng đúng mức giá theo thời gian hiệu lực mà không cần chỉnh sửa thủ công mỗi ngày.
• Cập nhật giá nhanh với công thức linh hoạt: Dễ dàng tăng/giảm giá theo % hoặc số tiền cố định cho nhiều hạng phòng chỉ trong vài thao tác.

Nội dung hướng dẫn trong bài viết này được thực hiện trên giao diện mới. Để tham khảo hướng dẫn trên giao diện cũ, vui lòng truy cập tại đây

II. Các thao tác cơ bản

Dưới đây là quy trình tạo mới và áp dụng bảng giá trên phần mềm quản lý giao diện Website.

1. Thiết lập tính tiền phòng

Trước khi tạo bảng giá chi tiết, bạn cần định nghĩa các quy tắc tính giờ và khung giờ chuẩn của khách sạn.

Tình huống: Khách sạn của bạn có quy định tính tiền phòng theo giờ (ví dụ: tính thêm 1 giờ mới nếu khách ở quá 15 phút) và theo ngày (ví dụ: nhận phòng 14:00, trả phòng 12:00).

Thao tác thực hiện như sau:

• Vào biểu tượng bánh răng thiết lập góc phải màn hình Quản lý → Phòng và Lưu trú

• Tại mục Loại hình lưu trú & thời gian quy định, nhấn Xem chi tiết.

• Tại đây, bạn sẽ thấy các cách tính tiền phòng được KiotViet Hotel hỗ trợ (Thuê theo giờ, Thuê cả ngày, Thuê qua đêm, Thuê theo buổi, Thuê theo tháng). Trong tình huống này, bạn bật các tùy chọn Thuê theo giờ và Thuê cả ngày.
• Đối với hình thức thuê theo giờ: Bạn có thể cấu hình chi tiết việc tính thêm giờ khi khách ở quá thời gian quy định (ví dụ: nếu khách hàng ở quá 15 phút, hệ thống sẽ tự động tính thêm một giờ mới).
• Đối với hình thức thuê cả ngày:
  • Bạn thiết lập khung giờ nhận và trả phòng (ví dụ: nhận phòng lúc 14:00 và trả phòng là 12:00 hôm sau).
  • Chọn điều kiện tính thêm 1 ngày so với quy định khi:
    • Nhận sớm + trả muộn quá số giờ.
    • Hoặc Trả muộn quá số giờ.
• Sau khi hoàn thành thiết lập, bạn nhấn Lưu.

2. Thêm bảng giá phòng mới

Để thiết lập bảng giá phòng, bạn truy cập menu: Phòng → Chính sách giá. Quá trình tạo bảng giá mới gồm các bước sau:

• Bước 1: Tạo bảng giá linh hoạt với thông tin cơ bản
  • Tại màn hình Chính sách giá, nhấn + Bảng giá linh hoạt ở góc trên bên phải (hoặc nhấn Tạo mới ngay tại mục Giá linh hoạt trên thanh bên trái).
  • Tại tab Thông tin, nhập các thông tin cơ bản:
    • Tên bảng giá: Đặt tên dễ nhận biết (ví dụ Bảng Giá Khách Vãng Lai).
    • Mã bảng giá: Để trống nếu muốn hệ thống tự sinh mã, hoặc tự nhập mã riêng.
    • Cách tạo bảng giá: Chọn một trong hai hình thức:
      • Sao chép từ bảng giá có sẵn: Sử dụng một bảng giá đã có làm mẫu. Hệ thống sẽ lấy toàn bộ thông tin giá từ bảng giá đó để bạn tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung. Phù hợp khi bảng giá mới chỉ thay đổi một số mức giá so với bảng giá hiện tại.
      • Hoặc Tạo mới hoàn toàn: Hệ thống tạo một bảng giá trống. Bạn sẽ tự thiết lập và nhập toàn bộ thông tin giá cho bảng giá này.

• Chuyển sang tab Phạm vi áp dụng để thiết lập áp dụng cho Chi nhánh và Nhóm khách. Hệ thống mặc định Tất cả.

• Nhấn Lưu để tạo bảng giá.

• Bước 2: Thiết lập các khoảng thời gian (Khoảng thứ)
  • Mặc định bảng giá áp dụng chung cho Tất cả các ngày. Tại tiêu đề khoảng thời gian này, nhấn vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa (nếu cần).
  • Chia các thứ trong tuần thành các khoảng thứ có giá khác nhau (ví dụ: Thứ 2 – Thứ 6 và Thứ 7 – Chủ nhật).
  • Nhấn Lưu.

• Bảng giá sẽ hiển thị thành các cột tương ứng để bạn nhập giá riêng.

• Bạn cũng có thể cấu hình giá theo loại lưu trú bằng cách chọn tab ở đầu bảng: Cả ngày, Qua đêm, Buổi, Tháng, Giờ.

• Lưu ý: Tất cả các ngày là khoảng thời gian mặc định áp dụng cho toàn bộ thời gian hiệu lực của bảng giá. Nếu cần giá riêng cho một giai đoạn cụ thể trong năm (mùa hè, lễ Tết…), hãy thêm mùa/dịp lễ ở Bước 3.

• Bước 3: Thêm một mùa, dịp lễ mới. Mùa/dịp lễ cho phép áp một mức giá khác nhau cho một khoảng ngày cụ thể trong năm (ví dụ mùa hè, lễ Tết) và trong khoảng ngày đó, có thể chia tiếp giá theo các khoảng thứ.
  • Nhấn + Mùa, dịp lễ ở góc trên bên phải. Nhập Tên mùa/dịp lễ (ví dụ: Mùa Hè).
  • Tại mục Ngày, chọn khoảng thời gian áp dụng. Nhấn + Thêm ngày nếu có nhiều khoảng rời rạc.
  • Tại mục Thứ, chia giá theo các thứ trong tuần cho mùa/dịp lễ đó. Trong một mùa/dịp lễ, giá phòng có thể cố định cả tuần hoặc thay đổi theo các thứ trong tuần. Ví dụ: chia thành 2 khoảng: Thứ 2 → Thứ 6 và Thứ 7 → Chủ nhật.  Mỗi thứ chỉ được thuộc về một khoảng.
  • Nhấn Lưu.

• Mùa/dịp lễ vừa tạo sẽ xuất hiện trên bảng giá kèm các cột giá tương ứng với từng khoảng thứ.

Lưu ý: Có thể tạo nhiều mùa/dịp lễ trong cùng một bảng giá. Hãy kiểm tra để các khoảng ngày của các mùa không bị chồng lấn ngoài ý muốn.

• Bước 4: Sửa giá từng thời điểm. Sau khi đã có cấu trúc cột giá (theo loại lưu trú, mùa/dịp lễ và khoảng thứ), bạn nhập giá cho từng hạng phòng theo một trong hai cách:
  • Cách 1 – Nhập trực tiếp: Nhấn vào ô giá tương ứng và nhập số tiền.

• Cách 2 – Đặt giá theo công thức: Nhấn vào ô giá → chọn Hoặc sử dụng Công thức.

• Nguồn tham chiếu: Chọn 1 trong các bảng giá: Giá hiện tại/ Bảng giá chung/Các ngày bình thường…
• Phép tính: Chọn + hoặc –.
• Giá trị & đơn vị: Nhập số và chọn VND hoặc %.
• Ví dụ: Giá mới = Bảng giá chung + 20%
• Tích vào ô Áp dụng tương tự cho tất cả hạng phòng trong thời gian… để copy công thức cho các thời điểm khác.
• Nhấn Lưu.

3. Áp dụng bảng giá tại Lễ tân

Tình huống: Khách đoàn đến nhận phòng và bạn cần áp dụng “Bảng giá khách đoàn” thay vì giá niêm yết thông thường để tính tiền ưu đãi cho họ.

Thao tác thực hiện như sau:

• Khi tạo mới hoặc điều chỉnh một phiếu đặt phòng, bạn chọn vào thông tin bảng giá.
• Danh sách các bảng giá đang hiệu lực sẽ hiện ra, bạn chọn Bảng giá khách đoàn.

• Hệ thống sẽ tự động tính lại số tiền tạm tính cho từng phòng dựa trên quy tắc của bảng giá vừa chọn.
• Lưu ý: Nếu hạng phòng nào chưa được thiết lập trong bảng giá này, hệ thống sẽ tính theo giá chung mặc định.

III. Các tính năng nâng cao

1. Cơ chế nâng cấp bảng giá từ giao diện cũ

• Khi bảng giá được tạo từ giao diện cũ, bạn cần chủ động thực hiện thao tác Chuyển đổi phiên bản để nâng cấp bảng giá lên giao diện mới.

• Sau khi đã nâng cấp, bảng giá sẽ không còn hỗ trợ chỉnh sửa lại tại giao diện cũ nhằm đảm bảo đồng nhất dữ liệu và trải nghiệm quản lý bảng giá trên hệ thống.

2. Cập nhật và Xóa bảng giá

Tình huống: Hết mùa cao điểm, bạn muốn sửa lại giá hoặc xóa bảng giá cũ để tránh nhân viên chọn nhầm.

Thao tác thực hiện như sau:

• Cập nhật:
  • Để thay đổi thông tin chung của bảng giá (tên, hiệu lực, thời gian lưu trú…) → tại danh sách bảng giá, chọn tên bảng giá → nhấn biểu tượng cây bút hoặc nhấn Sửa → thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Để thay đổi giá phòng: Bạn nhập giá mới trực tiếp vào ô giá → nhấn Enter.

• Xóa: Bạn chọn bảng giá cần xóa → nhấn biểu tượng thùng rác góc dưới bên phải màn hình → xác nhận Xóa.

• Lưu ý: Các hóa đơn lịch sử đã áp dụng bảng giá này vẫn sẽ giữ nguyên thông tin tên bảng giá và đơn giá cũ để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Thiết lập bảng giá phòng trên ứng dụng KiotViet Hotel hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Xem, thêm mới, sửa và xóa bảng giá một cách linh hoạt.

1. Xem danh sách bảng giá

Tình huống: Khi không có mặt tại quầy lễ tân, bạn cần kiểm tra nhanh các bảng giá đang áp dụng tại khách sạn.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập ứng dụng KiotViet Hotel, nhấn vào menu Nhiều hơn → chọn Chính sách giá.
• Bước 2: Màn hình hiển thị danh sách bảng giá, chia thành 2 nhóm:
  • Giá cơ sở: Là giá mặc định, được tự động áp dụng khi không có mức giá linh hoạt nào phù hợp và còn hiệu lực.
  • Giá linh hoạt: Là các bảng giá thay đổi linh hoạt theo thời điểm, kênh OTA, nhóm khách hàng…
• Bước 3: Để tìm kiếm hoặc sắp xếp lại thứ tự hiển thị, nhấn vào biểu tượng kính lúp hoặc biểu tượng mũi tên 2 chiều ở góc phải màn hình.

2. Thêm mới bảng giá linh hoạt

Tình huống: Bạn muốn tạo một bảng giá riêng áp dụng cho nhóm khách VIP tại một số chi nhánh nhất định. Bên trong bảng giá này, bạn có thể thiết lập thêm các mức giá khác nhau theo mùa cao điểm, dịp lễ hoặc theo thứ/ngày mà không cần tách thành nhiều bảng giá riêng lẻ.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Chính sách giá, nhấn vào biểu tượng (+) ở góc phải.
• Bước 2: Nhập thông tin bảng giá bao gồm:
  • Tên bảng giá (bắt buộc)
  • Mã bảng giá: Có thể bỏ trống để hệ thống sinh tự động.
  • Thời gian hiệu lực
  • Chọn phạm vi áp dụng: Ứng dụng mặc định Toàn hệ thống. Bạn có thể chọn lại theo chi nhánh cụ thể.
  • Chọn khách hàng áp dụng: Ứng dụng mặc định Toàn bộ khách hàng. Bạn có thể chọn lại theo nhóm khách hàng cụ thể.
  • Chọn hạng phòng áp dụng: Ứng dụng mặc định Tất cả hạng phòng. Bạn có thể nhấn mũi tên để chọn lại → chạm Xong.
  • Thêm ghi chú (nếu có).
• Bước 3: Nhấn Lưu để ghi nhận thông tin bảng giá.

• Bước 4: Ứng dụng chuyển sang màn hình Chi tiết bảng giá, bạn tiếp tục nhập giá cho khoảng thời gian Tất cả các ngày (áp dụng cho các ngày không thuộc mùa, dịp lễ nào đã tạo) hoặc Thêm mùa, dịp lễ riêng cho bảng giá này.

3. Thiết lập giá theo khoảng thứ, mùa/dịp lễ và loại lưu trú

Tình huống: Bạn muốn tạo giá ngày thường/cuối tuần, giá mùa cao điểm/dịp lễ, hoặc giá theo hình thức lưu trú (theo giờ, qua đêm…) ngay trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Để chia khoảng thứ, bạn chạm Sửa ở khoảng thời gian Tất cả các ngày và thao tác tách các thứ trong tuần thành nhóm giá khác nhau (ví dụ: Thứ 2 – Thứ 6 và Thứ 7 – Chủ nhật).

Chạm Lưu → tiếp tục Lưu để ghi nhận khoảng thứ vào bảng giá.

• Bước 2: Để thêm mùa, dịp lễ, chạm + Thêm mùa, dịp lễ → đặt tên, chọn khoảng ngày áp dụng, chia thêm khoảng thứ nếu cần và nhấn Lưu.

Lưu ý: Bạn có thể tạo nhiều mùa/dịp lễ trong cùng một bảng giá.

• Bước 3: Để nhập giá theo hạng phòng, với mỗi hình thức lưu trú (Ngày/Đêm/Buổi/Giờ), bạn nhập giá riêng cho từng hạng phòng rồi chạm Lưu.

4. Cập nhật và xóa bảng giá

Tình huống: Khi phát hiện sai sót trong giá phòng hoặc muốn dọn dẹp, xóa bỏ các bảng giá cũ trên ứng dụng điện thoại để tránh nhầm lẫn.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tại màn hình Chính sách giá, chọn vào tên bảng giá cần thao tác để truy cập vào Chi tiết bảng giá.

• Để cập nhật thông tin chung, bạn chạm Sửa → thay đổi thông tin (tên, hiệu lực, chi nhánh, khách hàng, hạng phòng áp dụng, ghi chú) → chạm Lưu.

• Để sửa giá phòng, chọn khoảng thời gian cần sửa giá → chạm Sửa → cập nhật lại giá mới → chạm Lưu.

• Để xóa xóa mùa, dịp lễ trên bảng giá, trên màn hình Chi tiết bảng giá → bạn kéo xuống dưới cùng mùa, dịp lễ → chạm Xóa mùa, dịp lễ → xác nhận Đồng ý.

• Để xóa bảng giá, trên màn hình Chi tiết bảng giá, chọn biểu tượng thùng rác → xác nhận Đồng ý để xóa bảng giá hoàn toàn khỏi hệ thống.

Lưu ý: Các hóa đơn lịch sử đã áp dụng bảng giá này trước đó vẫn sẽ giữ nguyên thông tin tên bảng giá và đơn giá cũ tại thời điểm giao dịch, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu báo cáo.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!