Thiết lập cửa hàng

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Màn hình "Thiết lập cửa hàng" là trung tâm điều khiển của KiotViet, nơi bạn có thể tùy chỉnh và kích hoạt các tính năng để phù hợp nhất với mô hình kinh doanh nhà hàng, quán ăn, hoặc quán karaoke của mình. Hệ thống hỗ trợ bật sẵn những chức năng cơ bản, và bạn có thể tùy chỉnh chuyên sâu các nghiệp vụ tại đây.

Lợi ích nổi bật của tính năng Thiết lập cửa hàng:

• Tùy biến nghiệp vụ F&B: Cho phép bạn bật các tính năng đặc thù như Nhận gọi món, In bếp, Tùy chỉnh block tính giờ (cho Karaoke, Bi-a), hoặc Tùy chỉnh khung giờ tính doanh thu (cho các quán kinh doanh qua đêm).
• Quản lý linh hoạt: Dễ dàng bật/tắt các module quản lý như Tích điểm, Khuyến mại, Quản lý Nhân viên, hoặc cho phép/không cho phép bán khi hết tồn kho.
• Tích hợp hiệu quả: Kích hoạt các kết nối quan trọng như Tích hợp thanh toán VietQR.
• Cá nhân hóa cửa hàng: Cập nhật thông tin cửa hàng (logo, địa chỉ) để hiển thị trên hóa đơn và màn hình phụ.

II. Các thao tác cơ bản

Đây là nơi bạn cấu hình toàn bộ quy trình vận hành của nhà hàng trên KiotViet — từ cách quản lý món và kho hàng, xử lý đơn, in bếp, đến chăm sóc khách hàng và kế toán. Mỗi mục thiết lập đều ảnh hưởng trực tiếp đến cách hệ thống hoạt động trong thực tế.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  góc trên bên phải → hệ thống hiển thị các nhóm chính bao gồm:
  • Thực đơn & Kho hàng - Cấu hình thông tin món, hàng hóa, giá vốn và nhập hàng.
  • Đơn hàng - Thiết lập hóa đơn, tạm tính và quy trình phục vụ món.
  • Bar/Bếp - Cấu hình in chế biến, tem nhãn và lý do hủy món.
  • Khách hàng - Thiết lập chương trình tích điểm và khuyến mại.
  • Thuế & Kế toán - Cấu hình thuế GTGT và hóa đơn điện tử.
  • Cửa hàng - Quản lý thông tin cửa hàng, người dùng và chi nhánh.
  • Dữ liệu & Lịch sử thao tác - Khoá số, xem lịch sử thao tác và xóa dữ liệu.
• Bước 2: Để xem toàn bộ các thiết lập khác, nhấn Xem tất cả thiết lập ở cuối danh sách.

• Bước 3:  Sau khi truy cập vào màn hình Thiết lập, bạn có thể sử dụng ô tìm kiếm ở đầu trang, gõ từ khóa liên quan để hệ thống gợi ý truy cập nhanh thay vì phải tự dò tìm.

III. Các tính năng nâng cao

Nội dung tiếp theo KiotViet sẽ giới thiệu các nhóm thiết lập tính năng có thể truy cập tại thanh điều hướng bên trái tại giao diện Thiết lập cửa hàng

1. Thực đơn & Kho hàng

Tính năng này giúp bạn định hình chi tiết cách quản lý các mặt hàng và nghiệp vụ kho.

Tình huống: Bạn muốn thiết lập các thuộc tính chuyên sâu cho món ăn, định lượng nguyên liệu hoặc quản lý chi phí nhập hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tại màn hình Thiết lập, chọn Thực đơn & Kho hàng (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Thực đơn & Kho hàng).
• Tại đây bạn có thể cấu hình các nghiệp vụ sau:

1.1. Thực đơn đa ngôn ngữ

• Bật xanh tính năng để cho phép dịch tên món và in hóa đơn song ngữ cho khách nước ngoài, giúp nhà hàng/quán phục vụ khách quốc tế chuyên nghiệp hơn.

• Bạn nhấn Quản lý bản dịch để chuyển tới màn hình Thiết lập đa ngôn ngữ chi tiết (trong menu Thực đơn → Thiết lập đa ngôn ngữ).

1.2. Tag món

Cho phép quản lý món theo từ khóa mô tả chi tiết như: bán chạy, nên thử, món mới... giúp nhân viên dễ tìm kiếm và gợi ý món cho khách nhanh hơn.

• Bạn nhấn tag món để chuyển sang danh sách chi tiết.

• Tại đây, bạn có thể:
  • Tạo bộ tag món: Nhấn + Tạo bộ tag món → nhập tên bộ tag, thêm tag → nhấn Lưu.

• Chỉnh sửa bộ tag: Nhấn vào bộ tag để mở chi tiết → nhấn Chỉnh sửa → thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Chỉnh sửa từng tag: Trong chi tiết bộ tag → nhấn biểu tượng cây bút trên dòng tag cụ thể → sửa thông tin → nhấn Lưu.

• Xóa bộ tag: Trong chi tiết bộ tag → nhấn Xóa → xác nhận Xóa.

1.3. Đơn vị tính

Cho phép cấu hình nhiều đơn vị tính cho một món hoặc hàng hóa (VD: phần, lon, lốc, thùng) và thiết lập quy đổi giữa chúng để quản lý nguyên liệu và tồn kho chính xác.

• Bạn nhấn đơn vị tính/ Đang tắt để chuyển sang danh sách chi tiết.

• Tại đây, bạn có thể:
  • Bật xanh để sử dụng tính năng.

• Tạo đơn vị mới: Nhấn + Tạo đơn vị → chọn Bộ đơn vị → nhập Tên đơn vị → nhấn Lưu.

• Trên dòng đơn vị cụ thể → nhấn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa thông tin hoặc biểu tượng thùng rác để xóa đơn vị.

1.4. Thuộc tính

Cho phép cấu hình các thuộc tính (VD: size, hương vị, thể tích,...) để quản lý hiệu quả các món, hàng hóa có nhiều biến thể.

• Bạn nhấn thuộc tính/ Đang tắt để chuyển sang danh sách chi tiết.

• Tại đây, bạn có thể:
  • Bật xanh để sử dụng tính năng.

• Tạo thuộc tính mới: Nhấn + Tạo thuộc tính → nhập Tên thuộc tính → nhấn Lưu.

• Trên dòng thuộc tính cụ thể → nhấn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa thông tin hoặc biểu tượng thùng rác để xóa thuộc tính.

1.5. Thiết lập Giá vốn

Cho phép lựa chọn phương pháp tính giá vốn, giúp phân bổ chi phí phát sinh và tính toán lợi nhuận chính xác theo 1 trong 2 lựa chọn:

• Giá vốn cố định: Giá vốn được xác định theo giá nhập đầu tiên hoặc do người dùng tự nhập.
• Giá vốn trung bình: Giá vốn được tính theo phương pháp trung bình dựa trên giao dịch nhập hàng và trả hàng nhập.

1.6. Thiết lập Sản xuất

• Bật xanh tính năng để cho phép thiết lập nguyên liệu thành phần (công thức định lượng) cho các món ăn, món chế biến.
• Bạn nhấn Quản lý sản xuất để chuyển tới màn hình Sản xuất hàng hóa chi tiết (trong menu Kho hàng → Sản xuất).

1.7. Quản lý chi phí nhập hàng

Giúp tự động phân bổ các chi phí (vận chuyển, kho bãi) vào giá nhập, phân biệt rõ chi phí trả NCC và bên thứ 3.

• Bạn nhấn loại chi phí nhập hàng/ Đang tắt để chuyển sang danh sách chi tiết.

• Tại đây, bạn bật xanh để sử dụng tính năng.

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

1.8. Thiết lập Khác

• Cho phép thay đổi thời gian giao dịch: Cho phép điều chỉnh thời gian của các giao dịch quản lý kho và nhập hàng. Để thiết lập bạn nhấn Đơn hàng.
• Cho phép giao dịch khi hết tồn kho: Cho phép thực hiện các giao dịch Sản xuất, Chuyển hàng, Xuất hủy, Trả hàng nhập ngay cả khi tồn kho bằng 0 hoặc âm. Để thiết lập bạn nhấn Đơn hàng.

2. Đơn hàng

Thiết lập Đơn hàng cho phép bạn cấu hình các quy tắc vận hành liên quan đến việc xử lý đơn hàng, in hóa đơn, phục vụ món và các khoản thu phát sinh tại nhà hàng.

Tình huống: Bạn cần cài đặt quy trình xử lý đơn, cho phép nhân viên bán hàng khi hết tồn kho, làm tròn giờ dịch vụ, hoặc cài đặt các khoản thu phụ phí.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tại màn hình Thiết lập, chọn Đơn hàng (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Đơn hàng).

• Tại đây bạn có thể cấu hình các nghiệp vụ sau:

2.1. Cho phép giao dịch khi hết tồn kho

• Khi bật, nhân viên vẫn có thể thực hiện các giao dịch bán hàng, chuyển hàng, sản xuất, xuất hủy, trả hàng nhập ngay cả khi tồn kho bằng 0 hoặc âm. Tồn kho có thể âm và sẽ tự động được cập nhật lại khi có phiếu nhập hàng mới.
• Lưu ý: Khi tắt tùy chọn này, hai thiết lập Bán hàng, chuyển hàng khi món đã được gọi và Cho phép báo bếp khi hết tồn kho cũng bị tắt theo. Khi bật, hệ thống sẽ tự động bật Bán hàng, chuyển hàng khi món đã được gọi.

2.2. Bán hàng, chuyển hàng khi món đã được gọi

• Khi bật, nhân viên có thể bán hàng vượt quá tồn kho hiện tại trừ số lượng đã báo bếp. Phù hợp với mô hình nhà hàng cần linh hoạt khi tồn kho chưa cập nhật kịp thực tế.
• Lưu ý: Không thể tắt tùy chọn này khi Cho phép giao dịch khi hết tồn kho đang bật.

2.3. Cho phép báo bếp khi hết tồn kho

Khi bật, nhân viên vẫn có thể báo món xuống bar/bếp để giữ đơn ngay cả khi tồn kho đã hết. Bếp tiếp tục nhận phiếu chế biến, chờ nguyên liệu được bổ sung kịp thời. Số lượng báo bếp có thể vượt tồn kho còn lại.

2.4. Cho phép tạo món nhanh khi bán hàng

Khi bật, nhân viên có thể tạo nhanh một món mới ngay trên màn hình bán hàng để thêm vào đơn hàng mà không cần vào quản lý thực đơn.

2.5. Cho phép thay đổi thời gian giao dịch

Khi bật, nhân viên có quyền điều chỉnh thời gian của các loại giao dịch. Bạn có thể chọn từng loại giao dịch được phép thay đổi thời gian, bao gồm: Hóa đơn, Trả hàng, Kiểm kho, Sản xuất, Chuyển hàng, Xuất hủy, Nhập hàng, Trả hàng nhập, Sổ quỹ.

2.6. Tự động làm tròn thời gian dịch vụ tính giờ

Dành cho mô hình karaoke, bi-a hoặc các dịch vụ tính theo giờ. Khi bật, KiotViet tự động làm tròn thời gian sử dụng lên theo từng block khi tính tiền.

• Bạn nhập số block và chọn đơn vị tính (Phút/Giờ).
• Lưu ý: Khi thay đổi đơn vị từ, hệ thống hiển thị popup xác nhận Cập nhật Block tính giờ vì thao tác này ảnh hưởng đến công thức tính số lượng món dịch vụ trong các đơn đang tính giờ tự động. Bạn chọn Đồng ý để xác nhận hoặc Bỏ qua để hủy.

2.7. Thiết lập số liên in hóa đơn/tạm tính khi bán hàng

Chọn các chi nhánh có thể tùy chỉnh số liên khi in trên màn hình bán hàng. Các chi nhánh còn lại sẽ áp dụng số liên mặc định.

• Bạn nhấn Thiết lập
• Bật xanh cho chi nhánh muốn tùy chỉnh số liên in.
• Tắt xám và nhập số liên in hóa đơn mặc định, số liên in tạm tính cho chi nhánh áp dụng số liên in mặc định.

2.7. Cho phép in tạm tính khi bán hàng

• Khi bật, hiển thị nút In tạm tính trên màn hình Thu ngân, giúp nhân viên in phiếu tạm tính cho khách trước khi thanh toán chính thức.
• Tùy chọn đi kèm Tự động báo bếp khi in tạm tính: Khi tích chọn → hệ thống tự động gửi phiếu chế biến xuống bếp mỗi khi nhân viên in tạm tính.

2.8. Cho phép trả món cho khách

• Bạn bật xanh tính năng Cho phép trả món cho khách để nhân viên có thể trả toàn bộ hoặc một phần các món đã báo bếp ngay trên màn hình Thu ngân.
• KiotViet tự động cập nhật số lượng món cần chế biến và đang chờ phục vụ trên màn hình Bếp.

2.9. Quản lý thu khác

Cho phép theo dõi các loại thu khác khi bán hàng như phí dịch vụ, phí giao hàng.

• Bạn nhấn Đang tắt/loại thu khác để chuyển sang danh sách chi tiết.

• Tại đây, bạn bật xanh để sử dụng tính năng.

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

2.10. Cho phép xuất file tạo hóa đơn điện tử VNPT-EINVOICE

Nếu bạn đang dùng phần mềm VNPT-EINVOICE, bạn có thể xuất file dữ liệu hoá đơn từ KiotViet để import và tạo hoá đơn điện tử.

• Bật xanh tính năng → trên màn hình Quản lý → Giao dịch → Hóa đơn sẽ xuất hiện tùy chọn Xuất file VNPT-EINVOICE.

• Sử dụng file này để import và phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm VNPT-EINVOICE.

3. Bar/Bếp

Giúp bạn thiết lập sử dụng máy in phiếu chế biến/tem nhãn và quản lý lý do hủy món.

Tình huống: Sau khi nhân viên nhấn thông báo trên đơn hàng, bạn muốn hệ thống gửi lệnh in phiếu chế biến/tem nhãn đúng máy in đã thiết lập và ghi nhận lý do khách hủy món.

Thao tác thực hiện như sau: Tại màn hình Thiết lập, chọn Bar/Bếp (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Bar/Bếp).

3.1. Sử dụng máy in phiếu chế biến/tem nhãn

• Bạn bật xanh tính năng để in phiếu chế biến, tem nhãn và phiếu hủy món tại máy in khu vực bar/bếp.
• Sau khi bật tính năng → hệ thống hiển thị thêm 2 tùy chọn
  • Thiết lập in phiếu chế biến/tem nhãn theo khu vực
  • Thiết lập in phiếu chế biến/tem nhãn từ điện thoại
• Lưu ý: Nếu bạn đã thiết lập in tập trung qua ứng dụng KiotViet Kết nối trên máy tính hoặc máy POS, không nên bật tính năng in từ điện thoại để tránh in trùng đơn.

3.2. Thiết lập in phiếu chế biến/tem nhãn theo khu vực

Chọn các món cho từng khu vực chế biến để phiếu được in tại đúng máy của khu vực tương ứng. Mỗi món chỉ thuộc một khu vực. Chỉ áp dụng khi in qua ứng dụng KiotViet Kết nối.

• Bạn nhấn Đang tắt/khu vực chế biến để chuyển sang danh sách chi tiết.

• Tại đây, bạn có thể:
  • Bật xanh để sử dụng tính năng.

• Tạo khu vực chế biến:
  • Nhấn + Tạo khu vực chế biến
  • Nhập Tên khu vực
  • Thiết bị in: Chọn một trong ba loại: Máy in, Máy tính bảng hoặc Không sử dụng.
  • Nhập Ghi chú nếu cần.

• Nhấn Thêm món để chọn các món thuộc khu vực này → tìm và tích chọn các món cần thêm → nhấn Xong.

• Nhấn Lưu để hoàn tất tạo khu vực chế biến.

• Sau khi lưu thành công, khi mở chi tiết 1 khu vực, hệ thống sẽ hiển thị thông tin theo 2 tab:
  • Tab Thông tin: Hiển thị tên khu vực, thiết bị in, trạng thái, ghi chú.

• Tab Danh sách món: Hiển thị toàn bộ món đã gán vào khu vực, có phân trang nếu số lượng lớn.

• Để chỉnh sửa thông tin, bạn nhấn vào khu vực trên danh sách → nhấn Chỉnh sửa → thay đổi thông tin → nhấn Lưu.

• Để ngừng hoạt động, trong chi tiết, bạn nhấn Ngừng hoạt động → xác nhận Ngừng hoạt động. Hàng hóa đang thiết lập in tại đây sẽ không in ra nữa.

• Để sử dụng lại, bạn chọn khoản thu đã ngừng và nhấn Cho phép hoạt động → xác nhận Cho phép hoạt động.

• Để xóa khu vực, trong chi tiết, bạn nhấn Xóa → xác nhận Xóa.

• Tìm kiếm: Sử dụng ô tìm kiếm theo tên khu vực và bộ lọc trạng thái.
• Tùy chọn hiển thị: Nhấn vào biểu tượng tùy chọn → tích chọn các cột thông tin cần hiển thị trên màn hình.

3.2. Thiết lập in phiếu chế biến/tem nhãn từ điện thoại

Cho phép gửi lệnh in từ điện thoại đến máy in tại khu vực bar/bếp.

•  Bạn bật xanh tính năng → nhấn Thiết lập để chuyển sang danh sách chi tiết.

• Chọn các chi nhánh có thể gửi lệnh in từ điện thoại đến máy in tại khu vực bar/bếp.
• Nhấn Xong.

3.2. Quản lý lý do hủy món

Quản lý các lý do huỷ món để kiểm soát thất thoát và cải thiện quy trình phục vụ.

• Bạn nhấn lý do hủy món để chuyển sang danh sách chi tiết.

• Tại đây, bạn có thể:
  • Tạo lý do hủy món: Nhấn + Tạo lý do hủy món → nhập Lý do → nhấn Lưu.

• Tìm kiếm: Bạn nhấn vào biểu tượng kính lúp → nhập lý do muốn tìm.

• Trên dòng lý do cụ thể → nhấn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa thông tin hoặc biểu tượng thùng rác để xóa lý do.

4. Đặt bàn

Giúp bạn sử dụng màn hình Lễ tân và quản lý thông tin khách đặt bàn trước.

Tình huống: Bạn muốn hệ thống ghi nhận khách đặt bàn và tự động nhắc nhở nhân viên trước giờ khách đến.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Đặt bàn (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Đặt bàn).
• Bước 2: Bật xanh tính năng Đặt bàn.
• Bước 3: Thiết lập thời gian Nhắc lịch khách đến trước (mặc định 0.5 giờ) bằng cách nhấn vào ô số giờ, nhập thời gian mong muốn → nhấn ✓ để lưu hoặc X để hủy.

Bước 4: Màn hình Lễ tân hiển thị, cho phép ghi nhận thông tin khách đặt bàn và tự động nhắc nhở trước giờ khách đến theo thời gian đã cài trên màn hình Thu ngân.

5. Khách hàng

Quản lý các chương trình giữ chân khách hàng như tích điểm và khuyến mại.

• Tại màn hình Thiết lập, chọn Khách hàng (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Khách hàng).
• Bật xanh các tính năng Tích điểm và Khuyến mại.

Chi tiết tham khảo hướng dẫn Tích điểm và Khuyến mại.

6. Báo cáo

Đảm bảo dòng tiền và doanh thu được ghi nhận chính xác theo thời gian thực tế hoạt động của quán.

Tình huống: Quán của bạn kinh doanh qua đêm và bạn muốn cấu hình lại khung giờ doanh thu, đồng thời bật tính năng kết ca để đối soát tiền mặt của thu ngân.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tại màn hình Thiết lập, chọn Báo cáo (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Báo cáo).

• Tại đây bạn có thể cấu hình các nghiệp vụ sau:
  • Cho phép tùy chỉnh khung giờ tính doanh thu:
    • Bạn bật xanh tính năng để thiết lập khung giờ tính doanh thu trong ngày thay vì dùng khung giờ mặc định từ 00:00 đến trước 00:00 ngày hôm sau
    • Chọn thời gian tại ô Tính doanh thu theo giao dịch phát sinh trước → nhấn ra ngoài để lưu thông tin.
  • Kết ca:
    • Bạn bật xanh tính năng để yêu cầu nhân viên thu ngân thực hiện mở ca để bắt đầu làm việc và kết ca khi kết thúc ca làm.
    • Lưu ý:
      • Bắt buộc Mở ca để có thể bán hàng và thanh toán.
      • Hệ thống KHÔNG áp dụng tính năng Kết ca cho nhân viên mang vai trò Bồi bàn.
      • Hóa đơn thanh toán trong lúc mất Internet sẽ không được ghi nhận vào ca hiện tại.
    • Nhấn Xem chi tiết → chọn chi nhánh áp dụng và nhấn Lưu.
    • Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

7. Thuế & Kế toán

Cho phép thiết lập phương pháp tính thuế, thuế suất mặc định và các loại giao dịch áp dụng.

Thiết lập Hồ sơ kê khai và xem Lịch sử thao tác với các mã số thuế trên gian hàng.

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Thuế & Kế toán (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Thuế & Kế toán).
• Bước 2: Bật xanh tính năng và thực hiện các thao tác thiết lập. Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

8. Hóa đơn đầu vào

Quản lý hóa đơn đầu vào để tối ưu quá trình nhập liệu khi tạo phiếu nhập hàng và phiếu chi.

Tình huống: Bạn muốn kiểm tra và tra cứu các hóa đơn tài chính từ nhà cung cấp.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Hóa đơn đầu vào (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Hóa đơn đầu vào).
• Bước 2: Nhấn Thêm kết nối để thiết lập kết nối với Cơ quan Thuế.

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

9. Hóa đơn điện tử

Hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử qua các nhà cung cấp uy tín: KiotViet, MISA, Viettel, VNPT

• Tại màn hình Thiết lập, chọn Hóa đơn điện tử (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập →Hóa đơn điện tử)
• Bật xanh tính năng.
• Kết nối chi nhánh với nhà phát hành hóa đơn điện tử.

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

10. Quản lý mẫu in

Hệ thống cho phép bạn tùy biến toàn bộ các mẫu in hóa đơn, phiếu chế biến, tem nhãn… theo nhu cầu của nhà hàng.

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Mẫu in (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Mẫu in).

• Bước 2: Hệ thống chuyển sang màn hình Mẫu in.

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

11. Thanh toán mã QR

Khi khách hàng quét mã QR để thanh toán, KiotViet sẽ tự động thông báo tiền về và xác nhận giao dịch thành công ngay trên màn hình thu ngân.

Tình huống: Bạn muốn thu ngân không cần phải chụp màn hình hoặc kiểm tra điện thoại thủ công mỗi khi khách chuyển khoản.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Thanh toán mã QR (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Thanh toán mã QR).
• Bước 2: Bật xanh tính năng Tích hợp VietQR.

12. Giao hàng

Tình huống: Bạn muốn tạo và theo dõi đơn giao hàng, quản lý tiền thu hộ và phí vận chuyển với các đối tác giao hàng. Áp dụng cho đơn giao đi và đơn đặt từ Website bán hàng KiotViet.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Giao hàng (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Giao hàng).
• Bước 2: Bật xanh tính năng Quản lý giao hàng.

• Bước 3: Nhấn Xem chi tiết, tích chọn Quản lý thu hộ tiền nếu muốn theo dõi khoản tiền đối tác thu hộ từ khách → nhấn Lưu.

13. Gửi Zalo (ZNS)

Tự động hóa việc chăm sóc khách hàng bằng cách gửi thông báo từ tài khoản Zalo Official Account (ZOA) tới số Zalo của khách (gửi hóa đơn, xác nhận đặt bàn...).

Tình huống: Bạn muốn kết nối Zalo OA của nhà hàng với KiotViet và cài đặt gửi tin nhắn tự động khi khách thanh toán hoặc đặt bàn.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Gửi Zalo (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Gửi Zalo).
• Bước 2: Nhấn Thiết lập để thực hiện kết nối tài khoản Zalo OA

Lưu ý: Để sử dụng, bạn cần có tài khoản Zalo OA đã xác minh (tích cam) và dùng gói Nâng cao/Premium/Dùng thử.

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

14. Thông tin cửa hàng

Tình huống: Bạn muốn cập nhật logo, tên, địa chỉ, số điện thoại của nhà hàng để hiển thị chính xác trên hóa đơn in cho khách.

Thao tác thực hiện như sau:

• Trên màn hình Thiết lập, chọn Thông tin cửa hàng (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Cửa hàng).
• Tại đây, bạn có thể xem toàn bộ thông tin hiện tại: tên cửa hàng, địa chỉ truy cập, hạn sử dụng, số điện thoại, địa chỉ, tỉnh/thành phố, quận/huyện, phường/xã.

• Để thay đổi ảnh đại diện của gian hàng bạn nhấn Chọn ảnh đại diện.

Lưu ý: Ảnh không vượt quá 2MB.

• Nhấn Chỉnh sửa để cập nhật Tên cửa hàng, Điện thoại, Địa chỉ, Tỉnh / Thành phố, Phường / xã → nhấn Lưu để ghi nhận thông tin.

15. Quản lý tiền tệ

Thực hiện giao dịch và báo giá theo nhiều đơn vị tiền tệ khác nhau.

Tình huống: Nhà hàng của bạn ở khu du lịch và thường xuyên nhận thanh toán bằng USD song song với VNĐ.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Quản lý tiền tệ (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Cửa hàng → Quản lý tiền tệ).
• Bước 2: Chọn Tiền mặc định và Thêm ngoại tệ.

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

16. Quản lý người dùng

Cho phép tạo tài khoản, phân chia vai trò và cấu hình quyền hạn chi tiết cho từng nhân viên, giới hạn các thao tác theo đúng chức năng.

Tại màn hình Thiết lập, chọn Quản lý người dùng (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Cửa hàng → Quản lý người dùng).

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

17. Quản lý chi nhánh

Dành cho các chủ nhà hàng quản lý theo mô hình chuỗi. Cho phép quản lý thông tin, tạo mới, sửa, xóa từng chi nhánh.

Tại màn hình Thiết lập, chọn Quản lý chi nhánh (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Cửa hàng → Quản lý chi nhánh).

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

18. Kết nối API

Hỗ trợ liên kết với phần mềm bên thứ 3.

Tình huống: Bạn muốn lấy dữ liệu từ KiotViet đổ về website đặt bàn riêng của thương hiệu.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Thiết lập kết nối API (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Cửa hàng → Thiết lập kết nối API).
• Bước 2: Nhấn Chỉnh sửa để lấy hoặc thay đổi mã API (chỉ Admin mới có quyền thao tác).

19. Khóa sổ

Chốt dữ liệu, ngăn chặn nhân viên chỉnh sửa các giao dịch trong quá khứ.

Tình huống: Cuối tháng kế toán đã đối soát xong, bạn muốn khóa dữ liệu để không ai có thể lùi ngày sửa giao dịch.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Khóa sổ (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Dữ liệu → Khóa sổ).
• Bước 2: Bật xanh Khóa sổ.
• Bước 3: Trên chi nhánh cần khóa sổ → bật xanh → hệ thống mặc định Ngày khóa sổ là ngày hiện tại, bạn có thể chọn lại.

Lưu ý:

• Khóa sổ không áp dụng đối với các giao dịch bán hàng (hóa đơn).

20. Lịch sử thao tác

Cho phép quản lý theo dõi và kiểm tra lại toàn bộ hoạt động của từng nhân viên trên phần mềm để phát hiện sai sót hoặc gian lận.

• Tại màn hình Thiết lập, chọn Lịch sử thao tác (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Dữ liệu).

• Bạn nhấn vào biểu tượng Lọc → sử dụng bộ lọc bên trái màn hình để tìm kiếm thông tin.

• Để hiển thị các cột thông tin mong muốn trên màn hình bạn nhấn biểu tượng tùy chọn → tích các cột thông tin cần hiển thị.

• Bạn nhấn Xuất file để lưu trữ dữ liệu trên thiết bị.

21. Xóa dữ liệu cửa hàng

Cho phép đặt lịch xóa các dữ liệu cũ không còn cần thiết, thường được sử dụng sau giai đoạn dùng thử hoặc khi cần tái cấu trúc hệ thống.

Tại màn hình Thiết lập, chọn Xóa dữ liệu cửa hàng (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Dữ liệu → Xóa dữ liệu cửa hàng).

Chi tiết tham khảo hướng dẫn tại đây.

22. Màn hình phụ

Hiển thị hình ảnh quảng cáo, hóa đơn cho khách xem.

Tình huống: Bạn sử dụng máy POS 2 màn hình và muốn hiển thị hình ảnh quảng cáo các món ăn mới, hoặc combo khuyến mãi cho khách hàng xem khi thanh toán.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Màn hình phụ (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Màn hình phụ).
• Bước 2: KiotViet hỗ trợ bạn thiết lập hình ảnh (slideshow) hiển thị trên màn hình phụ của máy POS tại 2 chế độ:
  • Màn hình chờ.
  • Màn hình đơn hàng và thanh toán.

Bạn có thể tải lên tối đa 9 ảnh ở mỗi chế độ.

23. Cân điện tử

Hỗ trợ các mô hình bán hải sản, buffet cân ký.

Tình huống: Bạn cần cấu hình hệ thống nhận diện đúng mã vạch in ra từ cân điện tử chuyên dụng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Thiết lập, chọn Cân điện tử (hoặc từ màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Cân điện tử).
• Bước 2: Bật xanh tính năng Sử dụng cân điện tử.
• Bước 3: Thiết lập 2 thông số:
  • Chiều dài mã hàng dùng cân điện tử: Nhập số ký tự của mã hàng được in trên tem cân. Bấm ✓ để lưu hoặc X để hủy.
  • Chiều dài checksum dùng cân điện tử: Nhập số ký tự checksum trên tem cân. Bấm ✓ để lưu hoặc X để hủy.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!