Gửi tin nhắn ZNS

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

ZNS (Zalo Notification Service) là dịch vụ gửi thông báo chăm sóc khách hàng từ tài khoản Zalo Official Account (ZOA) của doanh nghiệp tới các số điện thoại đang sử dụng Zalo.

KiotViet đã tích hợp sẵn tính năng này để giúp các nhà hàng, quán ăn, quán karaoke... tự động hóa việc chăm sóc khách hàng, đặc biệt là cho các nghiệp vụ cốt lõi của ngành F&B như gửi thông tin hóa đơn, xác nhận đặt bàn, hoặc thông báo điểm tích lũy.

Lợi ích nổi bật của tính năng Gửi tin nhắn ZNS trên KiotViet:

• Tự động hóa nghiệp vụ F&B: Hệ thống tự động gửi tin nhắn ZNS khi khách hàng thanh toán hóa đơn, đăng ký thành viên thành công, đặt bàn thành công, nhận bàn hoặc hủy đặt bàn.
• Tiếp cận chủ động và tin cậy: Gửi thông báo đến tệp khách hàng lớn đang sử dụng Zalo với chi phí tối ưu (chỉ trả phí trên số ZNS được gửi thành công).
• Nội dung đa dạng, tăng tương tác: Cho phép tạo thông báo với nội dung phong phú (lên đến hàng trăm ký tự, có ảnh, bảng, nút CTA) giúp tăng tương tác hai chiều.
• Tích hợp sẵn, dễ sử dụng: Không tốn thời gian và chi phí tích hợp. Chủ quán chỉ cần kết nối Zalo OA đã xác thực, nạp tiền và chọn mẫu tin để sử dụng.
• Theo dõi dễ dàng: Cung cấp báo cáo chi tiết về trạng thái các tin nhắn đã gửi.

Yêu cầu để sử dụng ZNS trên KiotViet:

• Là chủ gian hàng thuộc gói Chuyên nghiệp hoặc Cao cấp.
• Có tài khoản Zalo OA (tài khoản Zalo doanh nghiệp) và đã được xác minh (có tích cam).
• Tài khoản Zalo OA cần sử dụng 1 trong các gói: Tăng trưởng hoặc Toàn diện.

II. Các thao tác cơ bản (Thiết lập kết nối)

Toàn bộ thao tác thiết lập ban đầu được thực hiện trên trang Quản lý (Web/Desktop) bởi tài khoản Admin của chủ gian hàng. Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí.

1. Kết nối tài khoản Zalo Official Account (ZOA)

Tình huống: Bạn là chủ nhà hàng và muốn kết nối Zalo OA đã xác thực của mình vào KiotViet để bắt đầu gửi ZNS.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Gửi Zalo.

Hoặc tại màn hình Quản lý, bạn chọn menu Đối tác → Tương tác → nhấn Kết nối Zalo OA → hệ thống chuyển đến màn hình Thiết lập → Gửi Zalo.

• Bước 2: Nhấn Thiết lập → Kết nối để gửi tin.

• Bước 3: Bạn dùng điện thoại quét mã QR hoặc đăng nhập bằng SĐT (tài khoản phải có quyền Admin trên Zalo OA).

• Bước 4: Chọn Zalo OA bạn muốn quản lý, tích Tôi đã đọc và hoán toàn đồng ý… và chọn Cấp quyền.

• Bước 5: Sau khi tích hợp thành công, nhấn Tiếp tục.

• Bước 6: Hệ thống chuyển sang bước Gửi thử tin nhắn mẫu. Tại đây, bạn nhập Số điện thoại nhận tin đang sử dụng Zalo và nhấn Gửi thử để nhận tin nhắn mẫu.

2. Nạp tiền vào tài khoản ZNS

Tình huống: Bạn cần nạp tiền vào tài khoản để Zalo có thể bắt đầu gửi tin nhắn (chi phí gửi tin do Zalo quy định).

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Sau bước Gửi thử tin nhắn mẫu, bạn nhấn Tiếp tục để chuyển đến bước Nạp tiền.
• Bước 2: Bạn nhấn Nạp tiền.

• Bước 3: Nhập Số tiền nạp và Lựa chọn hình thức nạp tiền → nhấn Tiếp tục nạp tiền.

• Bước 4: Với hình thức Chuyển khoản, bạn quét mã QR để thanh toán.

• Bước 5: Sau khi thanh toán thành công, chọn Hoàn tất.

3. Thiết lập Logo

Tình huống: Hệ thống cung cấp các mẫu tin nhắn yêu cầu phải có logo thương hiệu. Để sử dụng các mẫu này, bạn cần tiến hành tải logo và chờ hệ thống Zalo phê duyệt.

Lưu ý:

• Hệ thống hỗ trợ 2 loại mẫu tin nhắn ZNS.
  • Loại không cần logo bao gồm 2 mẫu: Thông tin hóa đơn và Đăng ký hội viên thành công.
  • Loại cần logo áp dụng cho các mẫu tin còn lại.
• Tùy vào loại mẫu tin gian hàng đang sử dụng và số dư tài khoản KiotViet, hệ thống sẽ hiển thị trạng thái, gợi ý và thông báo tương ứng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Sau khi nạp tiền thành công → hệ thống chuyển đến bước Thiết lập tin, bạn nhấn Tải logo → đọc hướng dẫn Chuẩn bị logo cho tin nhắn tự động → nhấn Đã hiểu và tiếp tục.

• Bước 2: Bạn chuẩn bị logo theo quy định của Zalo → nhấn Tải ảnh lên tương ứng với 2 giao diện sáng và tối → nhấn Xác nhận.

• Bước 3: Tiếp tục nhấn Xác nhận.

Lưu ý: Logo được tải thành công trên KiotViet cần được Zalo phê duyệt trong khoảng 2 ngày làm việc. Nếu logo bị từ chối, bạn cần tải lại logo. Nếu logo được duyệt, hệ thống sẵn sàng gửi tin nhắn ZNS theo thông tin đã thiết lập.

• Bước 4: Bạn chọn Thiết lập mẫu tin để đến màn hình Gửi tin nhắn ZNS.

III. Các tính năng nâng cao (Quản lý vận hành ZNS)

1. Quản lý và kích hoạt mẫu tin tự động

Tình huống: Bạn muốn hệ thống tự động gửi tin nhắn ZNS mỗi khi nhân viên tiếp nhận thông tin đặt bàn của khách.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý, vào menu Đối tác → Tương tác.

• Bước 2: Màn hình Gửi tin nhắn ZNS hiển thị. Tại tab Quản lý mẫu tin, bạn sẽ thấy danh sách các loại tin nhắn được hỗ trợ, bao gồm:
  • Thông tin hóa đơn: Hệ thống tự động gửi tin nhắn Zalo qua số điện thoại của khách hàng sau khi thanh toán hóa đơn thành công.
  • Đăng ký thành viên thành công: Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn Zalo về thông tin hội viên qua số điện thoại của khách hàng sau khi tạo thành công trên KiotViet.
  • Đặt bàn thành công: Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn Zalo về thông tin đặt bàn qua số điện thoại của khách hàng.
  • Thông báo nhận bàn: Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn Zalo thông báo bàn đặt đã có người nhận qua số điện thoại của khách hàng.
  • Xác nhận hủy đặt bàn: Hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn Zalo xác nhận bàn đã hủy qua số điện thoại của khách hàng
• Bước 3: Chọn Mẫu tin nhắn tương ứng và bật xanh các loại tin nhắn bạn muốn hệ thống tự động gửi.

• Bạn có thể bật /tắt hàng loạt bằng cách tích chọn các loại tin → chọn Thao tác.

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện thao tác tương tự khi truy cập menu Gửi Zalo trong Thiết lập (tại màn hình Quản lý → nhấn biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Gửi Zalo) → chọn mẫu tin.

2. Theo dõi tin nhắn đã gửi

Tình huống: Khách hàng báo không nhận được ZNS xác nhận đặt bàn. Bạn muốn kiểm tra trạng thái gửi tin của hệ thống.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Gửi tin nhắn ZNS, bạn nhấn chọn tab Tin nhắn đã gửi.
• Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị chi tiết lịch sử gửi tin, bao gồm thời gian và trạng thái.

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện thao tác tương tự khi truy cập menu Gửi Zalo trong Thiết lập (tại màn hình Quản lý → nhấn biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Gửi Zalo) → chọn mẫu tin → chọn tab Lịch sử gửi tin.

3. Xóa kết nối Zalo OA

Tình huống: Bạn muốn thay đổi, ngắt kết nối Zalo OA hiện tại khỏi KiotViet.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập  → chọn Xem tất cả thiết lập → Gửi Zalo.
• Bước 2: Nhấn Thiết lập.
• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tên Zalo OA.
• Bước 4: Chọn Xóa kết nối và xác nhận.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!