Tổng quan các nhóm giải pháp KiotViet

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Chào mừng bạn đến với Trang Hướng dẫn sử dụng KiotViet dành cho ngành hàng Bán buôn, Bán lẻ.

Tổng quan Hệ thống giải pháp KiotViet Retail

KiotViet không chỉ là một phần mềm, mà là một hệ sinh thái quản lý bán hàng toàn diện, nổi bật với tiêu chí đơn giản, dễ sử dụng, thân thiện với mọi người dùng dù không rành về công nghệ. Hệ thống được thiết kế linh hoạt để phục vụ hiệu quả cho mọi vị trí trong cửa hàng. Dù bạn đang vận hành một siêu thị mini, shop thời trang, nhà thuốc hay cửa hàng vật liệu xây dựng, KiotViet đều có những tính năng được tùy biến sâu sắc, giải quyết triệt để bài toán đặc thù của ngành hàng đó trên đa dạng thiết bị (Máy tính, Điện thoại iOS/Android, Máy POS Android).

Đặc biệt, KiotViet luôn liên tục cập nhật và nâng cấp các tính năng nhằm đáp ứng nhanh chóng những nhu cầu mới của chủ cửa hàng trong môi trường kinh doanh đầy biến động. Bên cạnh việc hỗ trợ bán hàng xuất sắc tại điểm bán truyền thống, KiotViet còn là bệ phóng mạnh mẽ cho mô hình bán hàng đa kênh (Omnichannel), giúp cửa hàng đồng bộ hóa liền mạch từ Sàn thương mại điện tử, mạng xã hội cho đến website bán hàng riêng.

Nhằm giúp khách hàng hệ thống hóa dữ liệu và khai thác tối đa sức mạnh của nền tảng, KiotViet chia các nhóm tính năng thành 2 hệ thống cốt lõi:

• Hệ thống Giải pháp Quản lý bán hàng (giúp tối ưu vận hành, quản lý và tăng doanh thu)
• Hệ thống Giải pháp Tuân thủ Quy định (cung cấp hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ Hộ kinh doanh tuân thủ chặt chẽ pháp luật về Thuế, Kế toán và Hóa đơn điện tử).

Dưới đây là chi tiết các nhóm giải pháp để bạn dễ dàng tra cứu và áp dụng cho mô hình kinh doanh của mình:

II. Các nhóm giải pháp Quản lý bán hàng

Hệ thống này bao gồm 3 nhóm giải pháp cốt lõi, đồng hành cùng cửa hàng từ những thao tác tính tiền cơ bản nhất cho đến các chiến lược mở rộng quy mô, bứt phá doanh thu.

1. Nhóm giải pháp Tối ưu vận hành

Nhóm giải pháp này hướng tới đối tượng chính là nhân viên thu ngân và đội ngũ vận hành trực tiếp tại cửa hàng. Nội dung giải quyết các bài toán về tăng tốc độ giao dịch, hạn chế sai sót khi tính tiền, kết nối mượt mà với các thiết bị ngoại vi phần cứng chuyên nghiệp và tự động hóa quy trình xử lý đơn giao hàng, giúp trải nghiệm mua sắm của khách hàng trở nên hoàn hảo nhất.

• Tra cứu sản phẩm
  • KiotViet hỗ trợ nhân viên tra cứu sản phẩm một cách thông minh và chớp nhoáng thông qua tên, mã vạch hoặc các thuộc tính đặc thù của từng ngành hàng, giúp quá trình tư vấn khách hàng và tìm kiếm vị trí hàng hóa tại quầy diễn ra thuận tiện, chính xác.
• Bán hàng
  • KiotViet cung cấp giao diện bán hàng trực quan, thân thiện, giúp thu ngân dễ dàng thực hiện các thao tác tạo lập hóa đơn, áp dụng chiết khấu, ghi nhận thông tin khách hàng và hoàn tất quy trình thanh toán chỉ trong vài giây.
• Trả hàng
  • KiotViet tự động hóa quy trình trả hàng bằng cách ghi nhận chi tiết lý do, tính toán chuẩn xác số tiền cần hoàn lại hoặc cấn trừ vào công nợ, đồng thời hệ thống sẽ lập tức cập nhật lại số lượng tồn kho thực tế, tránh gây thất thoát cho cửa hàng.
• Đặt hàng
  • KiotViet giúp cửa hàng ghi nhận các giao dịch đặt hàng trước của khách, cho phép theo dõi sát sao số tiền khách đã đặt cọc, tình trạng chuẩn bị hàng hóa và hỗ trợ chuyển đổi liền mạch từ phiếu đặt hàng sang hóa đơn bán hàng chính thức.
• Thanh toán
  • KiotViet đáp ứng đa dạng các phương thức thanh toán hiện đại nhất, bao gồm thanh toán qua mã QR động, kết nối trực tiếp với hệ thống các ngân hàng (Vietcombank, Vietinbank, Techcombank, MB Bank, VPBank, BIDV, VIB, Sacombank) và ví điện tử (MoMo, Zalopay), đi kèm các tính năng quản lý tiền tệ và thu khác một cách minh bạch.
• Giao vận
  • KiotViet mang đến giải pháp giao vận toàn diện thông qua việc tích hợp trực tiếp các hãng vận chuyển hàng đầu, hỗ trợ tạo đơn giao hàng nhiều kiện, kết nối tài khoản riêng (FW) hoặc dùng KShip. KiotViet giúp chủ shop dễ dàng xem bảng giá, tạo đơn đa điểm Ahamove, thiết lập xác thực OTP KShip, quản lý đối tác giao hàng, sử dụng dịch vụ đối soát nhanh và nắm rõ các quy định bồi thường, khiếu định dịch vụ giao vận.
• Thiết bị phần cứng
  • KiotViet đảm bảo khả năng tương thích hoàn hảo với đa dạng thiết bị ngoại vi thông qua KiotViet Hardware Manager. KiotViet hướng dẫn chi tiết cách cài đặt máy POS Android, máy in hóa đơn, máy in tem mã, máy quét mã vạch, màn hiển thị QR, ngăn kéo đựng tiền, máy chấm công, cây hiển thị giá, cũng như cung cấp tổng hợp Driver cài đặt và cách thay đổi DNS khi cần.
• Chuyên ngành
  • KiotViet thấu hiểu sự khác biệt của từng mô hình nên đã thiết kế các tính năng chuyên ngành đặc thù, hỗ trợ tối ưu vận hành riêng biệt cho Ngành Thời trang (quản lý size/màu), Ngành Tạp hóa – Siêu thị (gợi ý mô tả hàng hóa), Ngành Mẹ và bé, Ngành Nhà thuốc (quản lý lô/HSD, liên thông Dược Quốc gia), Ngành Mỹ phẩm, Ngành Điện thoại (quản lý Serial/IMEI) và Ngành Vật liệu xây dựng.

2. Nhóm giải pháp Tối ưu quản lý

Nhóm giải pháp này được thiết kế dành riêng cho chủ cửa hàng và cấp quản lý. Hệ thống là công cụ đắc lực để giải quyết trọn vẹn bài toán kiểm soát nội bộ toàn diện: từ việc nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho, quản lý nhân sự, tệp khách hàng, công nợ nhà cung cấp cho đến việc cung cấp hệ thống báo cáo doanh thu, chi phí trực quan, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời và chính xác.

• Hàng hóa
  • KiotViet cung cấp công cụ kiểm soát toàn diện danh sách hàng hóa với nhiều định dạng phức tạp như hàng hóa thường, hàng dịch vụ, hàng combo – đóng gói, hàng sản xuất, quản lý chặt quy chẽ theo Lô-HSD hay Serial/IMEI. KiotViet giúp chủ shop dễ dàng thiết lập giá, quản lý bảo hành bảo trì, thực hiện kiểm kho định kỳ, cũng như xử lý các nghiệp vụ xuất dùng nội bộ, xuất hủy và chuyển hàng giữa các chi nhánh.
• Giao dịch
  • KiotViet giúp ghi nhận và quản lý mọi giao dịch với đối tác thông qua các tính năng lập phiếu nhập hàng, đặt hàng nhập, trả hàng nhập. KiotViet cũng hỗ trợ hạch toán chính xác các khoản chi phí nhập hàng và mua dịch vụ ngoài để phân bổ đúng vào giá vốn hàng bán.
• Nhà cung cấp
  • KiotViet lưu trữ chi tiết danh bạ và lịch sử giao dịch với nhà cung cấp, giúp chủ cửa hàng theo dõi sát sao tình hình nhập hàng, đối soát công nợ minh bạch và duy trì nguồn cung ổn định.
• Khách hàng
  • KiotViet xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng mạnh mẽ, cho phép lưu trữ thông tin liên hệ, phân nhóm khách hàng, theo dõi lịch sử mua sắm và quản lý công nợ, tạo tiền đề vững chắc cho các chiến dịch chăm sóc khách hàng sau bán.
• Nhân viên
  • KiotViet là trợ thủ đắc lực trong việc quản lý nhân viên thông qua hệ thống phân quyền chi tiết, kết hợp tính năng quản lý chấm công, thiết lập và quản lý hoa hồng bán hàng, từ đó tự động hóa quy trình quản lý tính lương hàng tháng.
• Sổ quỹ
  • KiotViet giúp quản lý dòng tiền ra vào cửa hàng cực kỳ chặt chẽ với tính năng sổ quỹ, tự động ghi nhận mọi khoản thu chi phát sinh để chủ shop luôn nắm được số dư tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo thời gian thực.
• Báo cáo
  • KiotViet cung cấp hệ thống báo cáo trực quan và đa chiều, từ báo cáo tổng quan tình hình kinh doanh đến chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, giúp nhà quản lý nắm bắt sức khỏe của gian hàng chỉ qua vài cú click chuột.
• Thiết lập
  • KiotViet cho phép người dùng tùy biến hệ thống linh hoạt thông qua các chức năng thiết lập cửa hàng, cập nhật thông tin gian hàng, quản lý người dùng, phân quyền theo nhóm hàng, quản lý chi nhánh và kho hàng. KiotViet cũng hỗ trợ áp dụng địa bàn hành chính mới, quản lý mẫu in, cài đặt thông báo trên điện thoại, giới thiệu khách hàng và xóa dữ liệu gian hàng khi cần.
• Kết nối API
  • KiotViet mở rộng khả năng tích hợp cho các doanh nghiệp lớn thông qua cổng kết nối API và Public API, cho phép đồng bộ dữ liệu hai chiều giữa KiotViet và các phần mềm ERP, CRM hoặc hệ thống thứ ba của đối tác.

3. Nhóm giải pháp Thúc đẩy doanh thu

Đối tượng chính của nhóm này là chủ kinh doanh, quản lý hệ thống và đội ngũ Marketing/Sales. KiotViet cung cấp nền tảng bán hàng đa kênh mạnh mẽ giúp giải quyết bài toán đồng bộ hóa dữ liệu online – offline, mở rộng phễu khách hàng qua các Sàn TMĐT, MXH, đồng thời gia tăng giá trị vòng đời khách hàng bằng các công cụ khuyến mại, tích điểm thông minh.

• Cửa hàng Online trên Zalo
  • KiotViet cung cấp giải pháp tạo Cửa hàng online trên Zalo, giúp tiếp cận khách hàng online hiệu quả, đồng bộ tự động hàng hóa và đơn hàng trực tiếp về phần mềm.
• KiotViet Web
  • KiotViet cung cấp giải pháp tạo lập website bán hàng chuyên nghiệp với nền tảng KiotViet Web, giúp cửa hàng tự tạo một trang web thương mại điện tử mang thương hiệu riêng, đồng bộ tự động hàng hóa và đơn hàng trực tiếp về phần mềm.
• Bán Online (Sàn – Mạng xã hội)
  • KiotViet tích hợp quản lý bán hàng đa kênh bằng cách kết nối Sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki, TikTok Shop), giúp đồng bộ tồn kho, giá bán và quản lý tập trung mọi đơn hàng online trên một giao diện duy nhất, tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, KiotViet cũng hỗ trợ kết nối Facebook, kết nối Instagram và kết nối Tiktok, Zalo. KiotViet hỗ trợ tính năng mua sắm trên Facebook Messenger và cung cấp công cụ chat đa kênh, giúp gom toàn bộ tin nhắn, bình luận về một nơi để chốt đơn nhanh chóng.
• Phân tích
  • KiotViet trang bị bộ công cụ phân tích dữ liệu chuyên sâu, đo lường chi tiết hiệu suất của từng kênh bán hàng trực tuyến và trực tiếp, giúp chủ shop có cái nhìn thấu đáo để điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
• Khuyến mại
  • KiotViet giúp cửa hàng dễ dàng thiết lập các kịch bản khuyến mại đa dạng như giảm giá trực tiếp, mua hàng tặng hàng, mua hàng tặng điểm, giúp kích thích nhu cầu mua sắm và xả hàng tồn kho hiệu quả.
• Voucher
  • KiotViet hỗ trợ phát hành và quản lý Voucher (thẻ quà tặng) chuyên nghiệp, cho phép khách hàng áp dụng trừ tiền trực tiếp trên hóa đơn, là công cụ tuyệt vời để thu hút khách quay lại cửa hàng.
• Coupon
  • KiotViet cung cấp tính năng tạo mã giảm giá (Coupon) linh hoạt với các điều kiện áp dụng chặt chẽ, rất phù hợp để triển khai các chiến dịch marketing online hoặc tặng riêng cho từng tệp khách hàng.
• Tích điểm
  • KiotViet tự động hóa chương trình khách hàng thân thiết thông qua tính năng tích điểm theo giá trị hóa đơn. Khách hàng có thể dùng điểm để thanh toán cho các lần mua sau, giúp cửa hàng gia tăng sự trung thành của người tiêu dùng.
• Chăm sóc khách hàng
  • KiotViet cung cấp giải pháp duy trì tương tác sau bán hàng chuyên nghiệp thông qua việc kết nối và tự động gửi tin nhắn ZNS, tin nhắn SMS, Email Chăm sóc khách hàng, cũng như quản lý tương tác qua Tin nhắn Zalo OA.

III. Các nhóm giải pháp Tuân thủ pháp lý

Bên cạnh giải pháp quản lý bán hàng, KiotViet tự hào cung cấp hoàn toàn MIỄN PHÍ Hệ thống Giải pháp Tuân thủ pháp luật (Kế toán & Hóa đơn điện tử) dành cho mọi khách hàng. Dữ liệu bán hàng sẽ được tự động đồng bộ sang phân hệ này, giúp Hộ kinh doanh dễ dàng đáp ứng các quy định của Nhà nước mà không mất thêm bất kỳ chi phí nào.

1. Nhóm giải pháp Thuế – Kế toán

Nhóm giải pháp này là trợ thủ đặc lực dành cho chủ Hộ kinh doanh và kế toán viên. Hệ thống giải quyết trọn vẹn sự phức tạp của nghiệp vụ kế toán, được xây dựng bám sát theo các quy định pháp luật. Nhờ đó, Hộ kinh doanh có thể tự động hóa việc làm sổ sách, xuất tờ khai thuế một cách chuẩn chỉnh mà không cần tốn chi phí thuê dịch vụ ngoài, loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công.

• Thiết lập ban đầu Thuế – Kế toán
  • KiotViet hướng dẫn chi tiết các bước thiết lập ban đầu Thuế – Kế toán, bao gồm việc khởi tạo và thiết lập hồ sơ kê khai thuế, giúp Hộ kinh doanh khai báo đúng các thông tin cơ sở trước khi tiến hành hạch toán tự động.
• Tờ khai Thuế HKD
  • KiotViet tự động tổng hợp số liệu để xuất các loại tờ khai Thuế HKD theo đúng chuẩn cơ quan Thuế để mang đi nộp. KiotViet cung cấp Tờ khai Thuế Mẫu 01/CNKD, Tờ khai thuế Mẫu 01/TKN-CNKD, Bảng kê Số Tài Khoản 01/BK-STK, Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT), Bảng kê Hàng tồn kho 01/BK-HTK và Báo cáo Doanh thu Hàng hóa theo Ngành nghề trên Tờ khai thuế.
• Kế toán HKD – Sổ kế toán
  • KiotViet số hóa hoàn toàn hệ thống kế toán HKD – Sổ kế toán, tự động trích xuất các mẫu Sổ kế toán dựa trên dữ liệu bán hàng, đồng thời cho phép cập nhật dữ liệu điều chỉnh trên Sổ kế toán khi có sai sót phát sinh.
• Kế toán HKD – Giao dịch
  • KiotViet giúp ghi nhận và hạch toán chính xác các Kế toán HKD – Giao dịch thường ngày, đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý cho Hộ kinh doanh sử dụng phương pháp đóng thuế TNCN theo lợi nhuận (phương pháp kê khai). KiotViet tự động hóa việc quản lý Mua hàng và quản lý Thu – Chi, đồng bộ dữ liệu từ phần mềm quản lý bán hàng sang phần mềm kế toán một cách liền mạch.
• Kế toán HKD – Hạch toán
  • KiotViet hỗ trợ xử lý các nghiệp vụ Kế toán HKD – Hạch toán chuyên sâu, đáp ứng trọn vẹn yêu cầu sổ sách cho các Hộ kinh doanh sử dụng phương pháp đóng thuế TNCN theo lợi nhuận. Nội dung bao gồm việc lập Bảng kê 02/TNDN, Quản lý Chi phí trả trước, phân bổ và Quản lý Tài sản cố định, Quản lý Chi phí nhân sự, cùng khả năng Hạch toán Nghiệp vụ khác thông qua Phiếu Kế toán tổng hợp.

2. Nhóm giải pháp Hóa đơn điện tử – Chữ ký số

Giải pháp miễn phí này phục vụ trực tiếp cho chủ cửa hàng và thu ngân trong quá trình lên đơn, tính tiền. Hệ thống giải quyết bài toán phát hành hóa đơn hợp pháp một cách nhanh chóng ngay trên màn hình bán hàng. Đặc biệt, chữ ký số KiotViet được tích hợp sẵn với tính bảo mật cao, không cần thiết bị USB Token hay cài đặt phức tạp, mang lại sự tiện lợi và an toàn tuyệt đối.

• Đăng ký Chữ ký số
  • KiotViet cung cấp miễn phí dịch vụ đăng ký Chữ ký số, hỗ trợ khách hàng nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ Đăng ký Chữ ký số KiotViet IntrustCA an toàn, tiện lợi và hệ thống sẽ tự động thông báo và khai báo gia hạn chứng thư số khi chứng thư sắp hết hạn.
• Thiết lập ban đầu HĐĐT
  • KiotViet hướng dẫn chi tiết quy trình thiết lập ban đầu HĐĐT để người dùng có thể bắt đầu sử dụng Hóa đơn điện tử KiotViet eInvoice. KiotViet giúp cửa hàng nắm được tổng quan Phần mềm Hóa đơn điện tử KiotViet (KV Einvoice), cấu hình thiết lập hệ thống KiotViet e-invoice, thiết lập Thuế VAT, VAT Nhập hàng – PP Trực tiếp, VAT Nhập hàng – PP Khấu trừ, Giá bán sau thuế và thiết lập mẫu hóa đơn điện tử. KiotViet cũng hỗ trợ lập Tờ khai đăng ký Hóa đơn điện tử trên KiotViet eInvoice, xử lý lỗi tờ khai đăng ký Hóa đơn điện tử thường gặp, xử lý lỗi HĐĐT theo mã lỗi và kết nối Phần mềm QLBH và Phần mềm HĐĐT KiotViet.
• Phát hành HĐĐT
  • KiotViet tối ưu hóa quy trình phát hành HĐĐT, cho phép phát hành Hóa đơn điện tử (Từ PMBH KiotViet) ngay khi hoàn tất hóa đơn bán hàng. KiotViet hỗ trợ lập hóa đơn bán hàng từ máy tính tiền, lập hóa đơn bán hàng (Thông thường), lập hóa đơn GTGT từ máy tính tiền và lập hóa đơn GTGT (Thông thường). KiotViet cũng cho phép kết nối Hóa đơn điện tử với các nhà cung cấp khác như MISA meInvoice, Viettel SInvoice, VNPT eInvoice, FPT eInvoice, cung cấp Bảng kê tổng hợp HĐĐT, và quản lý danh mục hàng hóa, quản lý danh mục khách hàng trên KiotViet eInvoice.
• Xử lý sai sót HĐĐT
  • KiotViet cung cấp bộ công cụ đầy đủ để xử lý sai sót HĐĐT một cách đúng luật. KiotViet hướng dẫn người dùng gửi Thông báo sai sót lên cơ quan Thuế, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. KiotViet lưu trữ minh bạch mọi thao tác thông qua bảng kê hóa đơn lập thông báo sai sót, bảng kê hóa đơn điều chỉnh và bảng kê hóa đơn thay thế.
• Chứng từ điện tử & Phiếu xuất kho
  • KiotViet mở rộng hệ sinh thái với khả năng phát hành Chứng từ điện tử & Phiếu xuất kho. KiotViet hỗ trợ doanh nghiệp lập tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ điện tử với cơ quan quản lý và dễ dàng lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trực tiếp trên hệ thống mà không cần phần mềm bên ngoài.

Lưu ý: Để tìm hiểu thông tin chi tiết, các bạn có thể truy cập trang hỗ trợ, lựa chọn chủ đề cần tra cứu hoặc sử dụng ô tìm kiếm để được đề xuất đến nội dung mình quan tâm.