Sổ kế toán (Thông tư 152)

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

1. Giới thiệu chung

Tính năng Sổ kế toán giúp các hộ kinh doanh tự động ghi nhận và quản lý đầy đủ sổ sách kế toán theo quy định mới của dự thảo Thông tư 152 (áp dụng từ năm 2026) và quy định hiện hành. Hệ thống sẽ tự động hiển thị các loại sổ phù hợp dựa trên quy mô doanh thu và phương pháp kê khai thuế của cửa hàng, giúp chủ hộ kinh doanh yên tâm kinh doanh mà không lo lắng về các thủ tục hành chính phức tạp.

2. Cơ sở pháp lý

Tính năng được xây dựng dựa trên Thông tư 152/2025/TT-BTC về Chế độ kế toán Hộ kinh doanh và Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15.

2.1. Phân loại Hộ kinh doanh & Nghĩa vụ sổ sách

Hệ thống hỗ trợ đáp ứng sổ sách cho các nhóm đối tượng theo quy định.

Nhóm Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm:

• Đặc điểm: Quy mô nhỏ nhất, được miễn thuế GTGT và TNCN.
• Hóa đơn điện tử: Không bắt buộc.
• Sổ sách kế toán bắt buộc: Chỉ cần sử dụng sổ mẫu S1a-HKD để theo dõi doanh thu.
• Tờ khai thuế: Kê khai định kỳ theo năm sử dụng mẫu 01-TKN/CNKD.

Nhóm Doanh thu trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng/năm:

• Nghĩa vụ thuế:
  • Thuế GTGT = Tỷ lệ % x Doanh thu.
  • Thuế TNCN: chọn 1 trong 2 phương pháp
    • Thuế suất x Doanh thu tính thuế là phần vượt trên 1 tỷ đồng; hoặc
    • Thuế suất 15% x Thu nhập tính thuế (= Doanh thu – chi phí).
• Hóa đơn điện tử: Bắt buộc.
• Sổ sách kế toán bắt buộc:
  • Nếu tính TNCN theo % doanh thu áp dụng sổ mẫu S2a-HKD.
  • Nếu tính TNCN theo lợi nhuận: Phải lập 4 loại sổ chính: S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD.

Nhóm Doanh thu từ trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng/năm:

• Nghĩa vụ thuế:
  • Thuế GTGT = Tỷ lệ % x Doanh thu.
  • Thuế TNCN = Thuế suất 17% x Thu nhập tính thuế (= Doanh thu – Chi phí).
• Hóa đơn điện tử: Bắt buộc.
• Sổ sách kế toán bắt buộc: Phải lập 4 loại sổ chính theo mẫu S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD.

Nhóm Doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm:

• Nghĩa vụ thuế:
  • Thuế GTGT = Tỷ lệ % x Doanh thu
  • Thuế TNCN = Thuế suất 20% x Thu nhập tính thuế (= Doanh thu – Chi phí).
• Hóa đơn điện tử: Bắt buộc.
• Sổ sách kế toán bắt buộc: Phải lập 4 loại sổ chính theo mẫu S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD.

2.2. Chi tiết các mẫu sổ

Hệ thống tự động tạo lập các mẫu sổ sau tùy theo nhóm đối tượng:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD): Ghi chép đơn giản theo ngày để xác định tổng doanh thu (Dùng cho nhóm doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm).
• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2a-HKD): Dùng cho nhóm doanh thu từ trên 1 tỷ đến 3 tỷ đồng/năm tính thuế theo % doanh thu.
• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD): Phân loại doanh thu để tính thuế GTGT chính xác (Dùng cho nhóm doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm tính theo lợi nhuận).
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD): Xác định lợi nhuận thực tế (Doanh thu – Chi phí) để tính thuế TNCN.
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD): Quản lý kho (Nhập – Xuất – Tồn) về số lượng và giá trị.
• Sổ chi tiết tiền (Mẫu S2e-HKD): Theo dõi dòng tiền.
• Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD): Dùng nếu có thuế tiêu thụ đặc biệt, xuất nhập khẩu…

2.3. Tổ chức thực hiện & Lưu trữ

• Nhân sự: Chủ hộ có thể tự ghi chép, thuê dịch vụ kế toán hoặc bố trí người thân (vợ, chồng, con, anh chị em) phụ trách để tiết kiệm chi phí.
• Lưu trữ: Chấp nhận cả sổ giấy và sổ điện tử (phần mềm). Thời gian lưu trữ tối thiểu 05 năm.

3. Lợi ích nổi bật của tính năng

• Tuân thủ pháp lý chính xác: Hệ thống tự động phân loại doanh thu và tạo lập sổ sách đúng theo nhóm, đảm bảo tuân thủ Thông tư 152 và quy định lưu trữ.
• Tự động hóa toàn diện: Dữ liệu được ghi nhận tự động từ hoạt động Bán hàng, Kho, Hóa đơn điện tử trên cùng một nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công.
• Quản lý minh bạch: Dễ dàng theo dõi, phân tích và đối chiếu số liệu thông qua các bộ lọc đa chiều, hỗ trợ ra quyết định kinh doanh.
• Linh hoạt chuyển đổi: Hỗ trợ quy trình chuyển đổi dữ liệu và phương pháp kê khai giữa các năm tài chính mượt mà.

II. Các thao tác cơ bản

Sau khi thiết lập hồ sơ khai thuế, hệ thống sẽ hiển thị các loại sổ phù hợp với quy mô và phương pháp tính thuế của bạn. Các tình huống dưới đây minh họa việc quản lý sổ sách thuế thực tế của cửa hàng.

1. Dành cho HKD Doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm

Tình huống: Khi bạn kinh doanh một tiệm tạp hóa nhỏ và mục tiêu chính chỉ là theo dõi tổng doanh thu bán hàng hàng ngày (với mức doanh thu cả năm không vượt quá 1 tỷ đồng để được miễn thuế), bạn cần một công cụ đơn giản để ghi chép lại việc này trực tiếp trên hệ thống.

1.1. Xem tổng quan sổ kế toán

Nếu bạn đã thiết lập chính xác thông tin thuế thuộc nhóm doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm, khi truy cập vào Sổ kế toán, màn hình tổng quan hiển thị duy nhất 1 Sổ doanh thu (S1a-HKD) với thông tin chỉ số là Tổng doanh thu năm nay.

1.2. Xem chi tiết Sổ doanh thu (Mẫu S1a-HKD)

• Công dụng: Dùng để theo dõi tổng doanh thu, làm căn cứ xác định mức miễn thuế.
• Nguồn dữ liệu: Hệ thống tự động lấy từ giao dịch bán hàng và trả hàng.
• Thông tin hiển thị:
  • Chỉ số tổng hợp: Hiển thị Tổng doanh thu trong kỳ.
  • Các cột chi tiết: Ngày tháng, Giao dịch, Số tiền, Kênh bán, Mã giao dịch.

2. Dành cho HKD Doanh thu từ trên 1 tỷ đến dưới 3 tỷ đồng/năm – tính thuế TNCN theo % doanh thu

Tình huống: Bạn là chủ một shop thời trang có doanh thu ổn định khoảng 2 tỷ/năm. Bạn đã đăng ký với cơ quan thuế phương pháp kê khai thuế theo % doanh thu (cả GTGT và TNCN). Bạn cần xem chính xác số tiền thuế phải nộp tương ứng với từng đơn hàng bán ra.

2.1. Xem tổng quan sổ kế toán

Nếu bạn đã thiết lập thông tin thuế thuộc nhóm doanh thu từ trên 1 tỷ đến dưới 3 tỷ đồng/năm và tính thuế TNCN theo doanh thu, màn hình tổng quan hiển thị duy nhất 1 Sổ doanh thu (S2a-HKD) với các chỉ số: Tổng doanh thu năm nay, Tổng doanh thu quý này, Tổng tiền thuế quý này.

2.2. Xem chi tiết Sổ doanh thu (Mẫu S2a-HKD)

• Công dụng: Theo dõi doanh thu và tính toán nghĩa vụ thuế (GTGT và TNCN) dựa trên tỷ lệ % doanh thu.
• Nguồn dữ liệu: Hệ thống tự động lấy từ giao dịch bán hàng và trả hàng.
• Thông tin hiển thị:
  • Chỉ số tổng hợp: Tổng doanh thu trong kỳ, Thuế TNCN phải nộp, Thuế GTGT phải nộp.
  • Các cột chi tiết: Ngày tháng, Giao dịch, Số tiền, Thuế TNCN, Thuế GTGT, Kênh bán, Mã giao dịch.

3. Dành cho HKD Doanh thu từ trên 1 tỷ đến dưới 3 tỷ đồng/năm (tính thuế TNCN theo lợi nhuận) và nhóm doanh thu trên 3 tỷ

Tình huống: Bạn quản lý một cửa hàng điện máy lớn, mọi hóa đơn đầu vào đều được nhà cung cấp xuất đầy đủ chứng từ, các loại chi phí cũng được cửa hàng lưu trữ để theo dõi, bạn chọn nộp thuế TNCN trên lợi nhuận thực tế (15%, 17% hoặc 20%). Bạn cần hệ thống theo dõi chặt chẽ cả đầu ra (doanh thu) và đầu vào (giá vốn, chi phí) để kê khai chính xác, tránh nộp thừa thuế.

3.1. Xem tổng quan sổ kế toán

Nếu bạn thuộc nhóm đối tượng tính thuế TNCN theo lợi nhuận, màn hình tổng quan hiển thị đầy đủ 4 loại sổ chính (S2b, S2c, S2d, S2e).

Các chỉ số tổng hợp bao gồm: Tổng doanh thu, Tổng tiền thuế quý này, Tổng doanh thu lũy kế, Tổng chi phí lũy kế, Chênh lệch lũy kế, Thuế TNCN lũy kế phải nộp, Tổng chi phí, Giá trị tồn kho hiện tại, Số dư tiền mặt/ ngân hàng hiện tại.

3.2. Xem chi tiết Sổ doanh thu (Mẫu S2b-HKD)

• Công dụng: Dùng để tính Thuế GTGT (theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu) và tách biệt doanh thu theo nhóm ngành hàng. Lưu ý: sổ này không hiển thị thuế TNCN.
• Nguồn dữ liệu: Hệ thống tự động lấy từ giao dịch bán hàng và trả hàng.
• Thông tin hiển thị:
  • Chỉ số tổng hợp: Tổng doanh thu trong kỳ, Thuế GTGT phải nộp.
  • Các cột chi tiết: Ngày tháng, Giao dịch, Số tiền, Thuế GTGT, Kênh bán, Mã giao dịch.

3.3. Xem chi tiết Sổ doanh thu & chi phí (Mẫu S2c-HKD)

• Công dụng: Sổ quan trọng nhất để xác định lợi nhuận và tính Thuế TNCN.
• Nguồn dữ liệu: Tổng hợp từ Bán hàng, Giá vốn, Xuất hủy, Hóa đơn đầu vào, Bảng lương nhân viên.
• Cơ chế tính giá vốn: Giá vốn của hàng hóa xuất đi sẽ được tính 1 lần vào cuối kỳ. Trong kỳ, giá trị này hiển thị bằng 0.
• Thông tin hiển thị:
  • Chỉ số tổng hợp: Tổng doanh thu trong kỳ, Tổng chi phí trong kỳ, Chênh lệch (Doanh thu – Chi phí), Thuế TNCN phải nộp.
  • Các cột chi tiết: Ngày tháng, Diễn giải, Số tiền, Kênh bán, Mã giao dịch.

3.4. Xem chi tiết Sổ hàng hóa (Mẫu S2d-HKD)

• Công dụng: Quản lý chi tiết nhập – xuất – tồn kho về số lượng và giá trị.
• Nguồn dữ liệu: Các phiếu nhập, xuất, kiểm kho, chuyển hàng có tác động đến tồn kho.
• Cơ chế tính giá vốn: Giá vốn của hàng hóa xuất đi sẽ được tính 1 lần vào cuối kỳ. Trong kỳ, giá trị này hiển thị bằng 0.
• Thông tin hiển thị:
  • Chỉ số tổng hợp: Tồn đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ, Tồn cuối kỳ.
  • Các cột chi tiết: Ngày tháng, Diễn giải, Đơn vị, Đơn giá, Nhập, Xuất, Tồn, Mã giao dịch.

3.5. Xem chi tiết Sổ tiền (Mẫu S2e-HKD)

• Công dụng: Theo dõi dòng tiền ra vào của cửa hàng.
• Nguồn dữ liệu: Phiếu thu, Phiếu chi.
• Thông tin hiển thị:
  • Chỉ số tổng hợp: Số dư đầu kỳ, Tổng thu trong kỳ, Tổng chi trong kỳ, Số dư hiện tại.
  • Các tab bộ lọc:
    • Tổng quỹ: Thống kê toàn bộ giao dịch tiền của cả tiền mặt và ngân hàng.
    • Tiền mặt: Chỉ lọc các khoản thu chi bằng tiền mặt.
    • Tiền gửi ngân hàng: Lọc thu chi qua chuyển khoản, thẻ, ví điện tử (Có thêm bộ lọc theo Tài khoản).

4. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD)

Tình huống: Khi cửa hàng của bạn kinh doanh các mặt hàng đặc biệt như rượu, bia, thuốc lá hoặc có hoạt động xuất nhập khẩu, bạn cần theo dõi thêm các loại thuế đặc thù khác như thuế tiêu thụ đặc biệt hay thuế bảo vệ môi trường.

Công dụng: Hỗ trợ theo dõi nghĩa vụ kê khai và nộp các loại thuế khác ngoài GTGT và TNCN.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu Thuế TTĐB, Thuế tài nguyên, Thuế/Phí BVMT trên Tờ khai 01/CNKD.

Thông tin hiển thị:

• Chỉ số tổng hợp: Số phát sinh trong kỳ.
• Bộ lọc Thời gian (theo Quý/ năm hoặc khoảng ngày)

III. Các tính năng nâng cao

1. Thiết lập và quản lý Mã số thuế

Tình huống: Khi cửa hàng của bạn mở rộng thêm chi nhánh hoặc thay đổi quy mô doanh thu, bạn cần cập nhật lại thông tin Mã số thuế (MST) hoặc thêm MST mới trên hệ thống để quản lý tách biệt.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào Thiết lập → Xem tất cả thiết lập.
• Bước 2: Chọn Thuế & Kế toán → tại khu vực Hồ sơ kê khai, bạn có thể thực hiện:
  • Thêm mã số thuế: Nhập thông tin MST mới để quản lý thông tin.

• Ngừng kê khai mã số thuế: Trên dòng Quản lý hồ sơ kê khai → tắt xám → xác nhận Ngừng kê khai để ngừng đồng bộ dữ liệu vào MST.

• Chỉnh sửa thông tin:
  • Thay đổi Nhóm doanh thu, Phương pháp tính thuế.

• Thêm địa điểm kinh doanh: Tại Danh sách địa điểm kinh doanh, bạn nhấn + Thêm địa điểm kinh doanh → điền thông tin → nhấn Lưu.

• Thay đổi Địa điểm kinh doanh: Trên dòng địa điểm, bạn nhấn biểu tượng cây bút → chỉnh sửa thông tin → nhấn Lưu.

• Ngừng hoạt động địa điểm kinh doanh: Trên dòng địa điểm kinh doanh cụ thể → tắt xám → xác nhận Ngừng hoạt động để ngừng đồng bộ dữ liệu vào địa điểm này.

• Lưu ý: Việc thay đổi nhóm doanh thu hoặc phương pháp tính thuế sẽ làm thay đổi hệ thống sổ kế toán, kỳ kê khai và tờ khai tương ứng. Hệ thống tự động đồng bộ việc chuyển đổi mẫu tờ khai từ 01/CNKD (quý) sang mẫu 01-TKN/CNKD (năm) khi gian hàng được cập nhật thuộc nhóm doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm.

2. Tải sổ

Tình huống: Khi đến cuối kỳ kế toán hoặc lúc cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, bạn cần xuất dữ liệu sổ sách ra file excel để lưu trữ hoặc in ấn báo cáo.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào chi tiết Sổ kế toán cần xuất.
• Bước 2: Sử dụng tính năng Tải sổ.

• Bước 3: Chọn Thời gian, Nhập tên người đại diện → nhấn Tải xuống.

• Bước 4: File excel sẽ được tải xuống thiết bị của bạn.

3. Khóa sổ kế toán

Tình huống: Sau mỗi kỳ kê khai thuế, khi bạn đã kiểm tra, chỉnh sửa và chốt xong toàn bộ số liệu, bạn cần khóa sổ kế toán đến hết kỳ kê khai đó để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, tránh những thay đổi không mong muốn.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại menu Sổ kế toán, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập góc phải màn hình .
• Bước 2: Bật xanh Khóa sổ.
• Bước 3: Điền Ngày khóa sổ.
• Bước 4: Nhấn Lưu.

Lưu ý:

• Gian hàng chọn ngày khóa sổ tối đa là ngày cuối cùng của kỳ kê khai trước đó. Ví dụ: Nếu gian hàng kê khai theo năm (nhóm dưới 1 tỷ đồng/năm) và hiện tại là ngày 09/02/2027, bạn chỉ được chọn ngày khóa sổ tối đa là 31/12/2026.
• Sau khi khóa sổ, nếu bạn thêm, sửa, xóa các giao dịch từ ngày khóa sổ trở về trước sẽ KHÔNG được cập nhật vào sổ kế toán.
• Để bỏ khóa sổ:
  • Tại menu Sổ kế toán, bạn nhấn vào biểu tượng bánh răng thiết lập góc phải màn hình  → tắt xám Khóa sổ → nhấn Lưu.

• Chọn Xác nhận để chắc chắn bỏ khóa sổ.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tính năng Sổ kế toán trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quản lý sổ sách tiện lợi ngay trên thiết bị di động.

1. Thiết lập ban đầu cho Sổ kế toán

Tình huống: Khi bạn muốn thao tác nhanh quy trình thiết lập ban đầu cho Sổ kế toán như khai báo nhóm doanh thu, phương pháp kê khai và kết nối hóa đơn điện tử trực tiếp trên điện thoại di động.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên menu Nhiều hơn → bạn chọn Thuế & Kế toán → chạm Tạo hồ sơ kê khai đầu tiên.

• Bước 2: Thực hiện khai báo theo 4 bước trên màn hình.

2. Xem chi tiết sổ kế toán

Tình huống: Khi bạn cần xem tổng quan và truy cập chi tiết các loại sổ kế toán mọi lúc mọi nơi trên điện thoại để nắm bắt tình hình tài chính với số liệu đồng bộ thời gian thực.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên menu Nhiều hơn → bạn chọn Thuế & Kế toán → chọn MST cần xem thông tin (nếu có nhiều MST) → chạm Sổ kế toán → ứng dụng hiển thị các loại sổ tương ứng với quy mô và phương pháp tính thuế của gian hàng.

• Bước 2: Để xem chi tiết sổ bạn chạm vào từng loại sổ
  • Sổ doanh thu

• Sổ doanh thu & chi phí

• Sổ hàng hóa: Bạn chọn 1 hàng hóa cụ thể để xem thông tin.

• Sổ tiền

• Sổ thuế đặc thù

3. Thiết lập và quản lý Mã số thuế

Tình huống: Khi bạn cần thêm mới, chỉnh sửa thông tin MST hoặc bật/tắt trạng thái hoạt động của các địa điểm kinh doanh trên hệ thống chuỗi ngay lập tức từ ứng dụng KiotViet.

Thao tác thực hiện như sau:

• Tính năng Thuế và Kế toán trong menu Nhiều hơn → Thiết lập cửa hàng hỗ trợ người dùng thêm mới, chỉnh sửa và quản lý danh sách Mã số thuế (MST) hoặc bật/tắt trạng thái hoạt động của các địa điểm kinh doanh trực tiếp trên ứng dụng, đảm bảo tính linh hoạt trong quản lý hệ thống chuỗi tương tự như trên Web.

• Bạn chạm Thêm mã số thuế để thêm thông tin

• Trên thông tin chi tiết từng MST, bạn có thể thực hiện các thao tác:
  • Ngừng kê khai mã số thuế: Tắt trạng thái Quản lý hồ sơ kê khai → xác nhận Ngừng kê khai để ngừng đồng bộ dữ liệu vào MST.

• Chỉnh sửa thông tin nhóm doanh thu, phương pháp tính thuế: Chạm vào khu vực Nhóm doanh thu → chỉnh sửa thông tin → xác nhận Thay đổi → chạm Lưu.

• Thay đổi Địa điểm kinh doanh: Tại 1 địa điểm kinh doanh trong danh sách → nhấn Sửa thông tin → thay đổi → nhấn Lưu.

• Ngừng hoạt động địa điểm kinh doanh: Trên màn hình Sửa địa điểm → tắt Trạng thái hoạt động → xác nhận Ngừng hoạt động → nhấn Lưu.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!