Đặt hàng

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Đặt hàng trên KiotViet là một công cụ mạnh mẽ, giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh với 3 lợi ích chính:

• Quản lý đơn hàng đặt trước chuyên nghiệp, tránh thất thoát: Dễ dàng ghi nhận và theo dõi các đơn hàng khách đặt trước, giúp cửa hàng chuẩn bị hàng hóa chu đáo, tránh bỏ sót đơn hoặc sai sót thông tin, từ đó nâng cao sự hài lòng và tin tưởng của khách hàng.
• Linh hoạt bán hàng ngay cả khi hết tồn kho: Cho phép nhận đơn đặt hàng ngay cả khi sản phẩm tạm thời hết hàng, giúp bạn giữ chân khách hàng và duy trì doanh số thay vì để họ tìm đến đối thủ cạnh tranh. Đây là giải pháp hiệu quả cho việc bán các mặt hàng cần đặt trước (pre-order).
• Tối ưu quy trình xử lý từ đặt hàng đến giao hàng: Hệ thống quản lý riêng biệt giữa phiếu đặt hàng và hóa đơn, cho phép xử lý giao hàng nhiều lần cho cùng một đơn đặt, giúp quy trình bán hàng trở nên liền mạch, rõ ràng và dễ dàng kiểm soát.

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trên máy tính (Website).

1. Tạo mới đơn đặt hàng

Tình huống: Bạn cần ghi nhận một đơn hàng khách đặt trước qua điện thoại hoặc trực tiếp tại cửa hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên màn hình Bán hàng, nhấn vào biểu tượng mũi tên cạnh tab Hóa đơn và chọn Thêm mới đặt hàng.

• Bước 2: Thêm hàng hóa vào đơn bằng cách tìm kiếm, quét mã vạch, chọn từ danh sách hoặc import từ file Excel.

• Bước 3: Nhập thông tin khách hàng tại ô Tìm khách hàng (F4). Nếu là khách mới, bạn có thể nhấn vào dấu “+” để thêm nhanh.

• Bước 4: Nhập số tiền Khách thanh toán (đặt cọc nếu có), ghi nhận Thời gian giao hàng dự kiến.

• Bước 5: Nhấn nút Đặt hàng (F9) để lưu lại phiếu.

2. Xử lý đơn đặt hàng (chuyển thành hóa đơn)

Tình huống: Khách hàng đến lấy hàng hoặc bạn tiến hành giao hàng cho một đơn đã đặt trước.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tìm và mở đơn đặt hàng cần xử lý (từ menu trên màn hình Bán hàng hoặc từ menu Đơn hàng -> Đặt hàng trên màn hình Quản lý).

• Bước 2: Hệ thống sẽ mở lại đơn trên màn hình Bán hàng. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa lại số lượng hàng hóa nếu khách chỉ lấy một phần.

• Bước 3: Nhấn nút Tạo hóa đơn.

• Bước 4: Tiến hành thanh toán và hoàn tất hóa đơn như bình thường. Sau đó, hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn kết thúc đơn đặt hàng hay không.

• Bước 5: Với các đặt hàng vừa tạo hóa đơn nhưng vẫn còn hàng hóa chưa lấy hết → bạn cần xác nhận thêm thông tin có kết thúc đơn đặt hàng ngay và không xử lý tiếp với những hàng hóa chưa lấy hết hay không.
  • Chọn Đồng ý nếu muốn Kết thúc đơn đặt hàng
  • Chọn Bỏ qua nếu còn xử lý tiếp sau này

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý và thao tác trên đơn đặt hàng

Tình huống: Bạn cần xem lại danh sách tất cả đơn đặt hàng, tìm kiếm một đơn cụ thể hoặc thực hiện các thao tác quản lý khác.

Thao tác thực hiện như sau:

• Xem danh sách: Trên màn hình Quản lý, vào Đơn hàng -> Đặt hàng để xem toàn bộ các phiếu đặt hàng và sử dụng bộ lọc để tìm kiếm.

• Thao tác hàng loạt:
  • Tích chọn nhiều đơn hàng để thực hiện các thao tác chung như: Xuất file; In; Sửa người nhận đặt, kênh bán, ghi chú; Kết thúc (khi không giao đủ hàng); Hủy đơn.
  • Ngoài ra bạn còn có thể chọn hàng loạt các phiếu đặt hàng cần xử lý để chuyển nhanh thông tin sang màn hình Bán hàng

• Thao tác khác: Trên 1 phiếu đặt hàng cụ thể, bạn có thể thực hiện các thao tác: Hủy bỏ, Sao chép, Xuất file, Xử lý đặt hàng, Lưu thay đổi các thông tin chung trên phiếu đặt hàng, Kết thúc, In.

2. Gộp các phiếu đặt hàng

Tình huống: Một khách hàng có nhiều đơn đặt hàng nhỏ lẻ và bạn muốn gộp chúng lại thành một đơn duy nhất để dễ quản lý và giao hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại danh sách đơn đặt hàng, tích chọn các phiếu cần gộp (phải cùng khách hàng, cùng chi nhánh, ở trạng thái “Phiếu tạm” hoặc “Đã xác nhận”) → nhấn Gộp đơn → chọn Đồng ý

• Bước 2: Hệ thống sẽ tạo một phiếu mới và hủy các phiếu cũ: Bạn tiếp tục nhấn Gộp đơn → chọn Đồng ý để xác nhận thông tin

IV. Thao tác trên điện thoại

Tính năng Đặt hàng trên ứng dụng KiotViet hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: Tạo phiếu đặt hàng, Xử lý đơn đặt hàng, Quản lý danh sách.

1. Tạo phiếu đặt hàng

Tình huống: Bạn đang ở ngoài cửa hàng hoặc đang tư vấn cho khách và cần tạo ngay một đơn đặt trước trên điện thoại.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Sau khi đăng nhập vào ứng dụng KiotViet, bạn nhấn vào menu Bán hàng → chọn Đặt hàng hoặc khi xem danh sách đặt hàng trong menu Nhiều hơn → Đặt hàng → nhấn dấu cộng
• Bước 2: Tìm sản phẩm bằng cách nhập tên/mã, quét mã vạch hoặc lọc theo nhóm/thuộc tính. Bật chế độ Chọn nhiều để thêm nhiều sản phẩm vào giỏ hàng cùng lúc → chạm Xong để đưa sản phẩm vào đơn đặt hàng.
• Bước 3: Chạm vào Khách lẻ để tìm kiếm hoặc thêm mới khách hàng.
• Bước 4: Chạm vào từng dòng sản phẩm để chỉnh sửa số lượng, giá bán hoặc thêm ghi chú (nếu cần).
• Bước 5: Chạm vào nút Đặt hàng để chuyển sang màn hình Thanh toán. Kiểm tra lại thông tin, nhập tiền khách đặt cọc (nếu có) và chạm Hoàn thành.

2. Xử lý đơn đặt hàng

Tình huống: Bạn cần xử lý một đơn đặt hàng để giao cho khách bằng ứng dụng di động.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên ứng dụng KiotViet, vào menu Nhiều hơn → chọn Đặt hàng.
• Bước 2: Tìm và chạm vào đơn đặt hàng → chạm Xử lý đặt hàng.

• Bước 3: Kiểm tra thông tin đơn hàng → chạm Đặt hàng
• Bước 4: Chạm vào nút Tạo hóa đơn và hoàn tất các bước thanh toán cho hóa đơn.

3. Quản lý danh sách và các thao tác khác

Tình huống: Bạn cần kiểm tra, in/ chia sẻ, kết thúc đặt hàng, xác nhận hoặc hủy một đơn đặt hàng khi không ở gần máy tính.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên ứng dụng KiotViet, vào menu Nhiều hơn → Đặt hàng.
• Bước 2: Chạm vào một đơn hàng bất kỳ trong danh sách để xem thông tin chi tiết.
• Bước 3: Tại chi tiết đơn hàng, chạm 3 chấm góc trên bên phải màn hình và thực hiện 1 trong các nghiệp vụ: In, Chia sẻ, Kết thúc đặt hàng, Xác nhận hoặc Hủy đơn.

​

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD – Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!