Tự động phát hành hóa đơn điện tử thay thế

(Ngành Ăn uống, Giải trí)
 

I. Giới thiệu chung

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi người bán thực hiện hủy hoặc chỉnh sửa một hóa đơn bán hàng đã phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT), bắt buộc phải tiến hành lập hóa đơn thay thế (HĐTT) để vô hiệu hóa hóa đơn gốc và thay thế bằng một hóa đơn mới hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định của pháp luật.

Tính năng tự động lập hóa đơn thay thế khi hủy hoặc cập nhật hóa đơn điện tử của KiotViet giúp tự động hóa toàn bộ quy trình này. Hệ thống sẽ tự động phát hiện hành động hủy hoặc cập nhật từ phía người dùng, hiển thị popup cảnh báo/xác nhận và gửi ngay lập tức yêu cầu lập hóa đơn thay thế sang hệ thống KV-EINVOICE, giúp loại bỏ hoàn toàn các bước xử lý thủ công phức tạp trước đây.

Đối tượng áp dụng: Các gian hàng kinh doanh thuộc ngành Ăn uống, Giải trí đang sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử KiotViet KV-EINVOICE tích hợp trên hệ thống KiotViet.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

• Tuân thủ pháp lý tự động: Hệ thống tự động nhận diện các hóa đơn cần phải lập hóa đơn thay thế và hướng dẫn thực hiện chính xác theo đúng quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp các gian hàng thuộc ngành Ăn uống, Giải trí tránh tối đa các rủi ro phát hành hóa đơn sai quy định mà không cần phải am hiểu sâu về nghiệp vụ hóa đơn điện tử phức tạp.
• Giảm thao tác thủ công, tránh bỏ sót: Trước đây, sau khi hủy hoặc sửa hóa đơn trên phần mềm KiotViet, bạn phải tự truy cập và thực hiện thao tác lập hóa đơn thay thế thủ công trên hệ thống KV-EINVOICE — việc này rất dễ bị bỏ sót, dẫn đến tình trạng hóa đơn gốc vẫn còn hiệu lực trái quy định. Hiện tại, toàn bộ luồng xử lý này đã được tự động hóa tối đa và chỉ cần một lần xác nhận duy nhất từ bạn.
• Theo dõi trạng thái hóa đơn thay thế minh bạch: Màn hình danh sách hóa đơn bán sẽ hiển thị trực quan, rõ ràng trạng thái của từng hóa đơn thay thế, giúp chủ cửa hàng kiểm soát chặt chẽ từng hóa đơn đang nằm ở bước nào của quy trình xử lý.

II. Các thao tác cơ bản

Quy trình tự động lập hóa đơn thay thế

Tình huống: Khi bạn cần hủy hoặc chỉnh sửa một hóa đơn bán hàng đã phát hành hóa đơn điện tử thành công để sửa đổi các sai sót phát sinh (như sai số lượng, giá bán, hoặc thông tin mã số thuế người mua) nhằm tuân thủ đúng quy định pháp lý mà không muốn tốn nhiều thao tác thủ công.

Quy tắc kiểm tra trạng thái hóa đơn điện tử: Hệ thống sẽ kiểm tra trạng thái hóa đơn điện tử từ cơ sở dữ liệu nội bộ trước khi xử lý hành động hủy hoặc cập nhật:

• Trường hợp hóa đơn điện tử chưa phát hành hoặc không có: Hệ thống cho phép bạn hủy hoặc cập nhật bình thường và không liên quan đến hóa đơn thay thế.
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng có trạng thái CQT kiểm tra không hợp lệ: Hệ thống hiển thị popup cảnh báo và không gửi thông tin qua cổng kết nối. Bạn cần xử lý hóa đơn gốc được CQT chấp nhận trước.
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành với các trạng thái khác CQT kiểm tra không hợp lệ: Hệ thống hiển thị popup xác nhận lập hóa đơn thay thế và tự động gửi thông tin khi được bạn xác nhận.

Lưu ý:

• Popup xác nhận lập hóa đơn thay thế chỉ xuất hiện khi hóa đơn điện tử đã phát hành thành công và trạng thái khác CQT kiểm tra không hợp lệ. Hai trường hợp còn lại sẽ không kích hoạt luồng hóa đơn thay thế này.
• Tính năng tự động lập hóa đơn thay thế chỉ áp dụng với hóa đơn điện tử phát hành qua giải pháp KV-EINVOICE. Các nhà cung cấp hóa đơn điện tử khác ngoài hệ sinh thái KiotViet hiện tại chưa được hỗ trợ.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Tại màn hình Quản lý → Giao dịch → Hóa đơn, bạn tìm và mở hóa đơn cần hủy hoặc cập nhật lại thông tin.
• Bước 2: Bạn nhấn Hủy bỏ hoặc Cập nhật (thực hiện chỉnh sửa các thông tin cần thiết như: giá bán, số lượng sản phẩm, thông tin khách hàng… → nhấn Thanh toán).
   

• Bước 3: Hệ thống sẽ tự động kiểm tra trạng thái hóa đơn điện tử. Với hóa đơn đã phát hành có trạng thái khác CQT kiểm tra không hợp lệ → hệ thống hiển thị popup thông báo Lập hóa đơn điện tử thay thế.

Nếu tài khoản đăng nhập của bạn là tài khoản chủ gian hàng (Admin), popup sẽ hiển thị thêm tùy chọn Tự động lập hóa đơn thay thế khi hủy/cập nhật hóa đơn. Bạn bật xanh để cấu hình nhanh khi muốn bỏ qua bước xác nhận này trong tương lai và ghi nhận thay đổi tại Thiết lập phát hành hóa đơn điện tử của chi nhánh (trong Thiết lập → Thuế & Kế toán → Hóa đơn điện tử).

• Bước 4: Bạn nhấn Xác nhận → hệ thống sẽ ngay lập tức xử lý việc hủy hoặc cập nhật hóa đơn, đồng thời tự động chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn mới sang hệ thống KV-EINVOICE để thực hiện lập hóa đơn thay thế.
   

• Bước 5: Với hóa đơn sau khi cập nhật thành công, bạn có thể theo dõi tiến trình xử lý hóa đơn thay thế trực tiếp tại màn hình danh sách Hóa đơn mà không cần phải truy cập vào trang quản lý KV-EINVOICE. Trạng thái của hóa đơn thay thế sẽ được cập nhật liên tục theo thời gian thực.

Các trạng thái hóa đơn thay thế hiển thị trên màn hình:

• Đang phát hành: Hệ thống KiotViet đã gửi thông tin sang hệ thống KV-EINVOICE và đang chờ Cơ quan Thuế chấp nhận hóa đơn gốc.
• Đã phát hành: Hóa đơn thay thế đã được phát hành thành công, quy trình xử lý hoàn tất.
• Phát hành lỗi: Hệ thống KV-EINVOICE trả về thông báo lỗi, bạn cần kiểm tra trực tiếp tại KV-EINVOICE để xử lý.
• Chưa lập: Hóa đơn đã được phát hành hóa đơn điện tử trước đó nhưng chưa lập hóa đơn thay thế, đây là trạng thái bắt buộc bạn phải xử lý để đảm bảo tính pháp lý.

III. Các tính năng nâng cao

1. Lập hóa đơn thay thế thủ công

Tình huống: Khi bạn thực hiện hủy hoặc cập nhật hóa đơn nhưng chọn không lập hóa đơn thay thế ngay lúc đó (chọn "Lập sau"), dẫn đến trạng thái hóa đơn thay thế hiển thị là "Chưa lập" và bạn muốn thực hiện lập lại hóa đơn thay thế sau này để hoàn tất nghiệp vụ bắt buộc.

Lưu ý: Trạng thái "Chưa lập" là trạng thái bắt buộc xử lý và bạn phải lập hóa đơn thay thế để đảm bảo đúng quy định pháp lý trước khi hoàn tất nghiệp vụ. Nút Lập HĐDT thay thế chỉ hiển thị khi hóa đơn chưa được phát hành thay thế (trạng thái "Chưa lập") và sẽ tự động ẩn đi khi hóa đơn thay thế được lập thành công.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Xác định vị trí nút lập hóa đơn thay thế thủ công tùy thuộc vào hành động trước đó của bạn:
  • Đối với hóa đơn Đã hủy: Bạn mở chi tiết hóa đơn ở trạng thái Đã hủy, nút Lập HĐDT thay thế sẽ hiển thị trực tiếp tại giao diện này.
  • Đối với hóa đơn đã Cập nhật: Hệ thống sẽ tự động sinh ra một hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn cũ đã bị hủy. Bạn mở hóa đơn mới để thấy nút Lập HĐDT thay thế (nút này không hiển thị ở hóa đơn cũ bị hủy ban đầu).
• Bước 2: Nhấn nút Lập HĐDT thay thế để gửi yêu cầu phát hành hóa đơn thay thế sang hệ thống KV-EINVOICE.
   

2. Thiết lập tự động lập hóa đơn thay thế

Tình huống: Khi bạn là chủ gian hàng (Admin) và muốn tối ưu hóa thời gian xử lý bằng cách cấu hình cho hệ thống tự động phát hành hóa đơn thay thế ngay khi thực hiện hủy hoặc cập nhật hóa đơn mà không cần phải hiển thị popup xác nhận cho nhân viên mỗi lần thao tác.

Lưu ý: Chỉ tài khoản Admin mới có quyền xem, bật/tắt và thay đổi thiết lập này. Phạm vi áp dụng của thiết lập sẽ được tính theo từng chi nhánh cụ thể của cửa hàng.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn truy cập màn hình Quản lý → chọn  Thiết lập → Thuế & Kế toán → Hóa đơn điện tử → nhấn biểu tượng bút chì để sửa thiết lập Tự động phát hành hoá đơn thay thế khi cập nhật / huỷ hoá đơn gốc.
• Bước 2: Thực hiện bật hoặc tắt cấu hình tự động dựa theo nhu cầu:
  • Nếu tích chọn: Hệ thống sẽ tự động lập hóa đơn thay thế ngay khi có hành động hủy hoặc cập nhật hóa đơn mà không hiển thị popup xác nhận.
     

• Nếu không tích chọn (Mặc định): Hệ thống luôn hiển thị popup yêu cầu xác nhận trước khi lập hóa đơn thay thế để người dùng có thể chủ động chọn lập ngay hoặc lập sau.

3. Xử lý khi hóa đơn điện tử bị Cơ quan Thuế từ chối

Tình huống: Khi bạn cần lập hóa đơn thay thế cho một hóa đơn bán hàng nhưng hóa đơn điện tử gốc của hóa đơn đó đang ở trạng thái CQT kiểm tra không hợp lệ.

Lưu ý: Hệ thống KiotViet không cho phép lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn điện tử gốc có trạng thái CQT kiểm tra không hợp lệ. Hóa đơn gốc bắt buộc phải được xử lý theo các nghiệp vụ đặc thù trực tiếp trên hệ thống KV-EINVOICE trước để đảm bảo tính hợp lệ, sau đó bạn mới có thể tiến hành các bước tiếp theo.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn truy cập trực tiếp vào hệ thống KV-EINVOICE để kiểm tra lý do từ chối và xử lý nghiệp vụ đặc thù cho hóa đơn gốc đó cho đến khi được CQT chấp nhận.
• Bước 2: Sau khi hóa đơn gốc đã được chấp nhận thành công, bạn tiến hành thực hiện lập hóa đơn thay thế thủ công ngay trên hệ thống KV-EINVOICE.

4. Cập nhật hóa đơn lần thứ hai khi đã có hóa đơn thay thế phát hành thành công

Tình huống: Khi hóa đơn thay thế đầu tiên (HĐTT-01) đã được phát hành thành công cho hóa đơn gốc, nhưng sau đó cửa hàng của bạn lại phát sinh nhu cầu tiếp tục cập nhật thông tin thêm một lần nữa.

Lưu ý: Khi bạn thực hiện cập nhật lần thứ hai, hệ thống sẽ thiết lập một chuỗi thay thế có logic liên kết tuần tự: Hóa đơn gốc → HĐTT-01 → HĐTT-02. Mỗi lần cập nhật tiếp theo, mã tham chiếu hóa đơn gốc của hóa đơn thay thế mới nhất được gắn với hóa đơn liền trước. Sau khi hóa đơn thay thế mới (HĐTT-02) được CQT chấp nhận, hóa đơn thay thế trước đó (HĐTT-01) sẽ tự động chuyển thành Hóa đơn bị thay thế.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn mở hóa đơn thay thế đã phát hành thành công và thực hiện cập nhật lại thông tin lần 2.

• Bước 2: Hệ thống sẽ tự động tạo yêu cầu phát hành hóa đơn thay thế thứ hai (HĐTT-02) để thay thế cho hóa đơn thay thế thứ nhất (HĐTT-01), đảm bảo chuỗi liên kết dữ liệu chính xác theo đúng quy định.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Tình huống: Khi bạn đang di chuyển bên ngoài hoặc không sử dụng máy tính, nhưng cần phải thực hiện hủy một hóa đơn bán hàng đã phát hành hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại để kích hoạt luồng lập hóa đơn thay thế.

Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng.
• Bước 2: Tìm kiếm và chọn hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử mà bạn đang muốn hủy bỏ → chạm 3 chấm → chọn Hủy phiếu.
• Bước 3: Tương tự như giao diện website, với hóa đơn đã phát hành có trạng thái khác CQT kiểm tra không hợp lệ → hệ thống hiển thị popup thông báo Lập hóa đơn điện tử thay thế.

Nếu tài khoản đăng nhập của bạn là tài khoản chủ gian hàng (Admin), popup sẽ hiển thị thêm tùy chọn Tự động lập hóa đơn thay thế cho các lần sau. Bạn bật xanh để cấu hình nhanh khi muốn bỏ qua bước xác nhận này trong tương lai và ghi nhận thay đổi tại Thiết lập phát hành hóa đơn điện tử của chi nhánh (trong Thiết lập → Thuế & Kế toán → Hóa đơn điện tử).

• Bước 4: Bạn chọn Xác nhận → hệ thống sẽ ngay lập tức xử lý việc hủy hoặc cập nhật hóa đơn, đồng thời tự động chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn mới sang hệ thống KV-EINVOICE để thực hiện lập hóa đơn thay thế.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

• Để tìm hiểu thêm về các nghiệp vụ quản lý bán hàng, mời bạn xem bài viết:
  Tổng quan Các nhóm Giải pháp của KiotViet
• Để tham khảo thêm các video hướng dẫn sử dụng, mời bạn theo dõi kênh YouTube:
  HDSD - Phần mềm KiotViet

Chúc bạn kinh doanh hiệu quả cùng KiotViet!