Đặt lịch xóa giao dịch và thu chi

Hướng dẫn tính năng

Đặt lịch xóa giao dịch và thu chi

Nhằm đáp ứng nhu cầu xóa một phần dữ liệu của gian hàng như:

- Chỉ xóa dữ liệu giao dịch, thu chi và giữ lại các thông tin về hàng hóa, đối tác,.. để không tốn công thiết lập lại.

- Chỉ hiển thị giao dịch của các năm gần đây trên phần mềm; các giao dịch trong các năm trước đó sẽ được xóa.

KiotViet đã ra mắt tính năng Đặt lịch xóa giao dịch và thu chi:

- Giúp chủ gian hàng chủ động đặt lịch để xóa dữ liệu ngay trên phần mềm

- Có thể thiết lập xóa dữ liệu đến 1 thời điểm cụ thể

- Có thể đặt lịch xóa dữ liệu định kỳ

- Các giao dịch và thu chi được xóa bao gồm:

• Giao dịch với khách hàng: Hóa đơn, Đặt hàng, Trả hàng, Vận đơn
• Giao dịch với nhà cung cấp: Nhập hàng, Trả hàng nhập
• Giao dịch nội bộ: Kiểm kho, Chuyển hàng, Xuất hủy, Sản xuất
• Giao dịch thu chi: Phiếu thu, Phiếu chi
• Giao dịch cân bằng tự động do KiotViet tạo: Tồn kho, Giá vốn, Điểm (khách hàng) và Công nợ đối tác (khách hàng, nhà cung cấp, đối tác giao hàng).

- Lưu ý: Tính năng chỉ có trên gian hàng đã ký hợp đồng, không có trên gian dùng thử

Thao tác cụ thể như sau:

I. Đặt lịch xóa dữ liệu

- Trên màn hình Quản lý, tài khoản admin của chủ gian hàng chọn Thiết lập -> Xóa dữ liệu gian hàng

- Trên tab Lịch xóa, bạn chọn Thêm lịch

- Bạn chọn Xóa giao dịch và thu chi -> kích Tiếp tục

- Bạn đọc kỹ các lưu ý của hệ thống -> tích chọn Tôi đã đọc kỹ và hiểu rõ các tác động của việc xóa dữ liệu -> kích Tiếp tục

- Nếu chọn Xóa một lần:

• Phạm vi dữ liệu: Bạn chọn
  • Các chi nhánh áp dụng nếu gian hàng có nhiều chi nhánh
  • Thời gian cần xóa toàn bộ giao dịch, thu chi từ quá khứ đến hết ngày đã chọn.
• Ngày xóa: Bạn chọn ngày để hệ thống bắt đầu quá trình thực hiện lệnh xóa. Hệ thống xóa dữ liệu sẽ bắt đầu chạy từ 00h ngày đã chọn (thời gian có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng gian hàng có cùng yêu cầu xóa)
• Lựa chọn Không xóa hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử
  • Nếu tích chọn: Hệ thống giữ lại các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử và phiếu thu gắn với hóa đơn trong phạm vi dữ liệu bạn đã chọn xóa
  • Nếu không tích chọn: Hệ thống xóa các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử trong phạm vi dữ liệu bạn đã chọn xóa
• Email: Bạn nhập email cần nhận thông báo khi hệ thống hoàn tất xóa
• VD như hình bên dưới -> từ 00h ngày 31/05/2025 hệ thống sẽ xóa toàn bộ giao dịch và thu chi phát sinh đến hết ngày 31/12/2023 tại Chi nhánh HCM

- Nếu chọn Xóa định kỳ:

• Phạm vi dữ liệu: Bạn chọn
  • Các chi nhánh áp dụng nếu gian hàng có nhiều chi nhánh
  • Toàn bộ dữ liệu có thời gian giao dịch đến ngày thực hiện xóa, không thay đổi được
• Ngày xóa: Bạn chọn ngày để hệ thống bắt đầu quá trình thực hiện lệnh xóa. Hệ thống xóa dữ liệu sẽ bắt đầu chạy từ 00h ngày đã chọn (thời gian có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng gian hàng có cùng yêu cầu xóa)
• Lựa chọn Không xóa hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử
  • Nếu tích chọn: Hệ thống giữ lại các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử và phiếu thu gắn với hóa đơn trong phạm vi dữ liệu bạn đã chọn xóa
  • Nếu không tích chọn: Hệ thống xóa các hóa đơn đã phát hành hóa đơn điện tử trong phạm vi dữ liệu bạn đã chọn xóa
• Lặp lại: Bạn chọn 1 trong 4 khoảng thời gian:
  • Hàng tháng vào ngày 01
  • Hàng ngày
  • Hàng tuần vào Chủ nhật
  • 3 tháng/lần vào ngày 01
• Email: Bạn nhập email cần nhận thông báo khi hệ thống hoàn tất xóa.
• VD như hình bên dưới -> bắt đầu từ 00h ngày 01/06/2025 hệ thống sẽ xóa toàn bộ giao dịch và thu chi phát sinh đến hết ngày 31/05/2025 và tiếp tục lặp lại vào ngày 01 của các tháng tiếp theo.

- Bạn kích Tiếp tục để nhập mật khẩu vào gian hàng và số điện thoại chính trên hợp đồng để hệ thống xác thực thông tin

- Bạn nhập mã xác thực nhận được -> kích Xong

- Sau khi bạn chọn Xong -> hệ thống hiện thông báo như sau:

- Từ 00h của ngày xóa (thời gian có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng gian hàng có cùng yêu cầu xóa), hệ thống tự động thực hiện:

• Tạo các phiếu kiểm kho và các phiếu cân bằng để tính toán lại số lượng tồn kho, giá vốn hàng hóa, điểm khách hàng và công nợ đối tác (khách hàng, nhà cung cấp, đối tác giao hàng).
• Xóa dữ liệu giao dịch và thu chi, cụ thể:
  • Giao dịch với khách hàng: Hóa đơn, Đặt hàng, Trả hàng, Vận đơn
  • Giao dịch với nhà cung cấp: Nhập hàng, Trả hàng nhập
  • Giao dịch nội bộ: Kiểm kho, Chuyển hàng, Xuất hủy, Sản xuất
  • Giao dịch thu chi: Phiếu thu, Phiếu chi
  • Giao dịch cân bằng tự động do KiotViet tạo: Tồn kho, Giá vốn, Điểm (khách hàng) và Công nợ đối tác (khách hàng, nhà cung cấp, đối tác giao hàng).
• Sau khi việc xóa hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo qua email.

II. Quản lý xóa dữ liệu

- Trong khoảng thời gian hệ thống chưa thực hiện xóa, chủ gian hàng có thể Sửa lịch  hoặc Hủy lịch  xóa tại tab Lịch xóa

- Lịch xóa thực hiện thành công sẽ hiển thị thông báo trên tab Lịch sử xóa

- Khi đặt lịch xóa dữ liệu mới, hệ thống hiển thị thông tin Lần xóa gần nhất, bạn kích vào Xem lịch sử xóa để chuyển sang tab Lịch sử xóa nếu cần xem thông tin

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Đặt lịch xóa giao dịch và thu chi.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 06/06/2025