Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Quản lý nhân viên, tính lương

Hướng dẫn sử dụng

Tính năng Quản lý nhân viên

I. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2)

- Chọn mục Nhân viên (3), bật tính năng Thiết lập chấm công, tính lương (4)

- Bạn có thể thiết lập thông tin chấm công và tính lương cho nhân viên khi kích vào Chi tiết dưới tính năng:

1. Thiết lập chấm công

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập tự động tính đi muộn, về sớm và làm thêm giờ.

- Bạn tích chọn và nhập thời gian Tính đi muộn sau Tính về sớm trước. Ngoài ra, nếu gian hàng cần thiết lập thông tin làm thêm giờ, bạn có thể nhập thông tin Tính làm thêm giờ trước ca sau ca -> kích Lưu để ghi nhận thông tin.

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập chấm công tương tự trên màn hình Lịch làm việc (Nhân viên -> Chấm công)

2. Thiết lập tính lương

- Bạn có thể thiết lập ngày bắt đầu kỳ lương theo từng loại kỳ hạn trả lương

- Kích Lưu để hoàn thành thiết lập.

- Phần mềm hiển thị thêm menu Nhân viênQuản lý lễ tết.

II. Thiết lập hoa hồng

1. Xem bảng hoa hồng

- Để xem danh sách bảng hoa hồng, trên màn hình Quản lý, bạn kích menu Nhân viên (1) -> chọn Thiết lập hoa hồng (2)

- Trên màn hình này, bạn có thể thực hiện các thao tác:

  • Chọn xem 1 hoặc nhiều bảng hoa hồng cùng lúc, tối đa 5 bảng hoa hồng (1)
  • Tìm kiếm nhóm hàng (2), hàng hóa cụ thể (3)
  • Cập nhật danh sách hàng hóa trên bảng hoa hồng (4)
  • Thêm hàng hóa vào bảng hoa hồng (5)
  • Cập nhật mức hoa hồng trên từng hàng hóa (6)
  • Xóa hàng hóa khỏi bảng hoa hồng (7)
  • Xuất file (8)
  • Tùy chọn ẩn hiện các cột thông tin (9)
  • Lựa chọn hiển thị số bản ghi trên 1 trang (10)

2. Thêm mới bảng hoa hồng

- Trên màn hình Thiết lập hoa hồng, bạn kích vào biểu tượng  (1) trên dòng Bảng hoa hồng góc trái màn hình và nhập các thông tin sau (2):

  • Tên: tên bảng hoa hồng (bắt buộc điền)
  • Phạm vi áp dụng: lựa chọn Toàn hệ thống hoặc Chi nhánh áp dụng
  • Trạng thái: lựa chọn Áp dụng hoặc Ngừng áp dụng
  • Kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin bảng hoa hồng

- Sau khi Lưu thông tin bảng hoa hồng, bạn cần thêm hàng hóa vào bảng, bạn có thể chọn cách thêm lần lượt từng hàng hóa (1) hoặc thêm theo nhóm hàng (2).

- Để thiết lập mức hoa hồng cho hàng hóa, bạn có thể nhập trực tiếp trên từng sản phẩm hoặc áp dụng hàng loạt cho nhiều hàng hóa. Thao tác cụ thể như sau:

  • Nhập giá trực tiếp trên từng sản phẩm: sau khi thoát ra khỏi ô nhập liệu, hệ thống sẽ tự động lưu giá mới của hàng hóa đó vào bảng giá.

  • Áp dụng mức hoa hồng cho hàng loạt hàng hóa: bạn kích vào mức hoa hồng của hàng hóa -> hệ thống hiện thị pop-up, bạn thiết lập mức hoa hồng theo giá trị VND hoặc theo % doanh thu của hàng hóa (2) -> tích chọn áp dụng cho tất cả sản phẩm trong bảng hoa hồng (3). Sau khi kích Đồng ý (4), hệ thống sẽ tự động lưu mức hoa hồng mới của hàng hóa đó.

- Nếu mức hoa hồng lớn hơn Lợi nhuận tạm tính -> hệ thống sẽ hiển thị màu đỏ cảnh báo thông tin để bạn cân nhắc điều chỉnh lại mức hoa hồng phù hợp.

3. Cập nhật bảng hoa hồng

- Để thay đổi thông tin của bảng hoa hồng, trên màn hình Thiết lập hoa hồng, bạn chọn Tên bảng hoa hồng muốn thay đổi thông tin, kích vào biểu tượng   (1).

- Cập nhật lại thông tin của bảng hoa hồng (2), kích Lưu (3).

- Để cập nhật mức hoa hồng mới cho các hàng hóa, sau khi tìm kiếm (theo hàng hóa cụ thể hoặc theo nhóm hàng), bạn có thể nhập mức hoa hồng trực tiếp trên từng sản phẩm hoặc áp dụng mức hoa hồng cho hàng loạt hàng hóa tương tự như khi thêm mới bảng hoa hồng.

- Để xóa hàng hóa khỏi bảng hoa hồng, bạn kích chọn biểu tượng  (1) -> chọn Đồng ý (2) để xác nhận thông tin.

- Để xóa bảng hoa hồng, bạn chọn Tên bảng giá cần xóa, kích vào biểu tượng   (1) -> kích Xóa (2)

- Kích Đồng ý để xác nhận chắc chắn xóa bảng hoa hồng

III. Quản lý nhân viên

1. Xem danh sách nhân viên

- Để xem danh sách nhân viên, trên màn hình Quản lý, bạn kích menu Nhân viên (1) -> chọn Nhân viên (2), hệ thống mở ra danh sách nhân viên.

- Để tìm kiếm thông tin nhân viên, bạn nhập thông tin bên trái màn hình

- Để xem thông tin chi tiết của nhân viên, bạn kích vào dòng nhân viên bên phải màn hình

- Bạn có thể Cập nhật thông tin hoặc Xóa nhân viên.

2. Thêm nhân viên

- Hệ thống hỗ trợ 2 cách thêm mới nhân viên bao gồm:

  • Thêm mới trên màn hình Nhân viên
  • Thêm mới trên màn hình Chấm công

- Cụ thể như sau:

2.1. Màn hình Nhân viên

- Tại màn hình Nhân viên, bạn kích vào nút + Nhân viên.

- Màn hình Thêm mới nhân viên hiện ra như sau:

- Trên tab Thông tin, bạn nhập các thông tin cơ bản như: Mã nhân viên (bỏ trống hệ thống sẽ sinh mã tự động), Tên nhân viên (bắt buộc) và các thông tin khác -> kích Lưu để ghi nhận thông tin.

  • Lưu ý: Bạn có thể lựa chọn thông tin có sẵn hoặc thêm mới các thông tin về Phòng ban, Chức danhNgười dùng hệ thống ngay trên pop-up Thêm mới hoặc Cập nhật nhân viên.

2.2. Màn hình Chấm công

- Tại màn hình Chấm công, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh Nhân viên (1)

- Bạn nhập thông tin nhân viên (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

3. Cập nhật nhân viên

- Hệ thống hỗ trợ 2 cách cập nhật thông tin nhân viên bao gồm:

  • Cập nhật trên màn hình Nhân viên
  • Cập nhật trên màn hình Chấm công

- Cụ thể như sau:

3.1. Màn hình Nhân viên

- Tại màn hình Nhân viên, bạn kích vào thông tin của nhân viên -> kích Cập nhật (1)

- Bạn thay đổi thông tin của nhân viên (2) -> kích Lưu (3)

3.2. Màn hình Chấm công

- Tại màn hình Chấm công, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh Nhân viên (1)

- Bạn nhập thông tin nhân viên (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

4. Đặt lịch làm việc

- Trong thông tin chi tiết nhân viên, bạn kích chọn tab Lịch làm việc để đặt thêm lịch cho nhân viên.

- Pop-up Thêm mới lịch làm việc hiện ra, bạn có thể đặt lịch làm việc theo từng ngày (1) hoặc lặp lại (2)

- Sau đó kích Lưu để ghi nhận thông tin. Hoặc kích Bỏ qua để không ghi nhận.

- Bạn có thể xem lịch làm việc khi kích chọn Bảng chấm công.

- Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Lịch làm việc

5. Thiết lập mức lương cho nhân viên

- Khi thêm mới hoặc cập nhật nhân viên, bạn kích chọn Thiết lập lương

- Hoặc trong thông tin chi tiết nhân viên, bạn kích chọn tab Thiết lập lương (1) -> kích Cập nhật (2)

- Hệ thống sẽ mở ra pop-up thiết lập lương cho nhân viên được chọn:

- Mỗi nhân viên, KiotViet cho phép thiết lập 5 loại lương cơ bản:

  • Lương chính
  • Lương làm thêm giờ
  • Hoa hồng
  • Phụ cấp
  • Giảm trừ

5.1. Lương chính

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập cách tính lương chính theo 1 trong 4 loại

  • Theo ca làm việc
  • Theo giờ làm việc
  • Theo ngày công chuẩn
  • Cố định

5.1.1. Lương chính theo ca làm việc

- Mỗi ca làm việc được thiết lập một mức tiền lương. Lương chính được tính trên tổng số mức tiền lương các ca làm việc mà nhân viên đã chấm công

- Ngoài ra, bạn có thể thiết lập tùy chọn mức lương cho từng ca bằng cách kích vào biểu tượng  (1), sau đó tùy chỉnh mức lương cho mỗi ca của cửa hàng (2) và bật làm thêm giờ (nếu cần) (3)

- Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ thiết lập tính lương riêng với các ngày Thứ 7, Chủ nhật, Ngày nghỉ và Ngày lễ tết. Để sử dụng tính năng này, bạn kích biểu tượng  (1) -> tích chọn các ngày cần thiết lập cách tính lương (2) -> nhập mức lương chi trả theo VND hoặc theo phần trăm mức lương của ca làm việc (3)

5.1.2. Lương chính theo giờ làm việc

- Mỗi giờ làm việc được thiết lập một mức tiền lương. Lương chính được tính trên tổng số mức tiền lương các giờ làm việc mà nhân viên đã chấm công

- Ngoài ra, bạn có thể thiết lập tùy chọn mức lương cho từng ca bằng cách kích vào biểu tượng  (1), sau đó tùy chỉnh mức lương cho mỗi giờ của cửa hàng (2)

- Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ thiết lập tính lương riêng với các ngày Thứ 7, Chủ nhật, Ngày nghỉ và Ngày lễ tết. Để sử dụng tính năng này, bạn kích biểu tượng  (1) -> tích chọn các ngày cần thiết lập cách tính lương (2) -> nhập mức lương chi trả theo VND hoặc theo phần trăm mức lương của giờ làm việc (3)

5.1.3. Lương chính theo ngày công chuẩn

- Ngày công chuẩn là tất cả các ngày cửa hàng mở cửa làm việc. Nếu nhân viên chấm công đầy đủ tất cả các ngày công chuẩn, sẽ nhận đủ mức lương chính được thiết lập.

- Ngoài mức lương chính theo ngày công chuẩn (1), bạn cũng có thể thiết lập hệ số lương làm thêm giờ (2)

- Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ thiết lập tính lương riêng với các ngày Thứ 7, Chủ nhật, Ngày nghỉ và Ngày lễ tết. Để sử dụng tính năng này, bạn kích biểu tượng  (1) -> tích chọn các ngày cần thiết lập cách tính lương (2) -> nhập mức lương chi trả theo VND hoặc theo phần trăm mức lương của giờ làm việc (3)

5.1.4. Lương chính cố định

- Lương chính của nhân viên được thiết lập luôn cố định cho một kỳ trả lương, không phụ thuộc dữ liệu chấm công

5.2. Lương làm thêm giờ

- Trường hợp nếu lương chính tính theo ca làm việc hoặc theo ngày công chuẩn. Hệ thống cho phép nhân viên được thiết lập thêm hệ số lương làm thêm giờ (1)

- Bạn có thể thiết lập hệ số lương riêng với các ngày Thứ 7, Chủ nhật, Ngày nghỉ và Ngày lễ tết. Để sử dụng tính năng này, bạn kích biểu tượng  (2) -> tích chọn các ngày cần thiết lập cách tính lương (3) -> nhập mức lương chi trả theo VND hoặc theo phần trăm mức lương của ca làm việc (4)

- Giá trị giờ làm thêm được lấy tự động từ bảng chấm công, khi người dùng thực hiện lập bảng tính lương.

- Ngày được xác định là ngày nghỉ của chi nhánh được quản lý tại Quản lý ngày chi nhánh làm việc, không làm việc

- Ngày lễ tết của chi nhánh được quản lý tại Quản lý lễ tết của gian hàng

5.3. Hoa hồng

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập cách tính lương kinh doanh theo 1 trong 3 loại:

  • Tính theo mức tổng doanh thu
  • Tính theo nấc bậc thang tổng doanh thu
  • Tính theo mức vượt doanh thu tối thiểu

- Doanh thu ở đây được hiểu là doanh thu thuần về bán hàng, được kết xuất từ dữ liệu bán hàng của nhân viên ghi nhận trong hệ thống.

5.3.1. Tính theo mức tổng doanh thu

- Hệ thống đưa ra 3 lựa chọn: mức áp dụng: theo VND, theo % Doanh thu hoặc theo bảng hoa hồng

- Ví dụ:

  • Mức doanh thu thuần về bán hàng của nhân viên đạt từ 4,000,000 à sẽ nhận mức hoa hồng là 500,000 của tổng doanh thu thuần.
  • Mức doanh thu thuần về bán hàng của nhân viên đạt từ 7,000,000 à sẽ nhận mức hoa hồng là 7% của tổng doanh thu thuần.
  • Mức doanh thu thuần về bán hàng của nhân viên đạt từ 10,000,000 à sẽ nhận mức hoa hồng được áp dụng trong bảng hoa hồng: Nhân viên chính thức
    • Giả sử mức doanh thu thuần về bán hàng của nhân viên là 8,000,000 à tiền hoa hồng nhân viên sẽ nhận được là 8,000,000 x 7% = 560,000

5.3.2. Tính theo nấc bậc thang tổng doanh thu

- Hoa hồng được tính trên mỗi khoảng doanh thu thuần về bán hàng của nhân viên.

- Ví dụ: Mức doanh thu thuần về bán hàng của nhân viên:

  • Từ 5,000,000 doanh thu thuần đầu tiên nhân viên sẽ nhận được 100,000
  • Từ 10,000,000 doanh thu thuần tiếp theo nhân viên sẽ nhận thêm 10% của doanh thu thuần
    • Giả sử mức doanh thu thuần về bán hàng của nhân viên là 12,000,000 à tiền hoa hồng của nhân viên sẽ nhận được là: 100,000 + (12,000,000 - 10,000,000) x 10% = 300,000

5.3.3. Tính theo mức vượt doanh thu tối thiểu

- Hoa hồng tính theo mức vượt doanh thu thuần tối thiểu về bán hàng của nhân viên nằm trong mức thiết lập.

- Ví dụ: doanh thu tối thiểu phải đạt là 2,000,000

  • Mức doanh thu vượt doanh thu tối thiểu của nhân viên từ 0 - 3,000,000 à sẽ nhận mức hoa hồng là 500,000
  • Mức doanh thu vượt doanh thu tối thiểu của nhân viên từ 3,000,000 - 5,000,000 à sẽ nhận mức hoa hồng là 5%
  • Mức doanh thu vượt doanh thu tối thiểu của nhân viên từ 3,000,000 - 5,000,000 à sẽ nhận mức hoa hồng là 7%
    • Giả sử tổng doanh thu thuần về bán hàng của nhân viên là 6,000,000 à vượt mức doanh thu tối thiểu là 6,000,000 – 2,000,000 = 4,000,000 thì tiền hoa hồng nhân viên nhận được là: 4,000,000 x 5% = 200,000

5.4. Phụ cấp

- Bạn có thể thiết lập 1 hoặc nhiều mức phụ cấp cho nhân viên theo số tiền VND hoặc theo % Lương chính

- Khi khai báo phụ cấp, với mức phụ cấp theo VND, bạn có thể tích chọn Cho mỗi ngày công làm việc như sau:

5.5. Giảm trừ

- Bạn có thể thiết lập 1 hoặc nhiều mức giảm trừ cho nhân viên theo số tiền VND hoặc theo % Tổng thu nhập

- Khi khai báo giảm trừ, bạn có thể tích chọn Cho mỗi lần đi muộn và khai báo số tiền giảm trừ trên 1 lần đi muộn như sau:

6. Xem danh sách phiếu lương

- Trong thông tin chi tiết nhân viên, bạn kích chọn tab Phiếu lương để xem thông tin.

- Bạn có thể Xuất file danh sách này hoặc kích vào từng mã phiếu lương để xem chi tiết

  • Xuất file

  • Xem chi tiết lương

- Bạn có thể In, Hủy bỏ phiếu lương.

7. Lịch sử trả lương nhân viên

- Trong thông tin chi tiết nhân viên, bạn kích chọn tab Nợ lương nhân viên -> có thể thấy lịch sử tất cả các Phiếu lương đã chốt của nhân viên, và các lần thanh toán lương nhân viên.

8. Thanh toán, ứng lương cho nhân viên

- Trong thông tin chi tiết nhân viên, bạn kích chọn tab Nợ lương nhân viên (1) -> kích Thanh toán lương (2)

- Bạn nhập số tiền chi lương cho nhân viên, chỉnh sửa Thời gian, Phương thức và Ghi chú nếu cần -> kích Tạo phiếu chi hoặc Tạo phiếu chi & In

- Lưu ý: trường hợp nhân viên không còn phiếu lương cần thanh toán, hệ thống sẽ ghi nhận phiếu tạm ứng lương cho nhân viên.

IV. Quản lý phòng ban

1. Xem danh sách phòng ban

Trên màn hình Nhân viên, bạn có thể xem danh sách phòng ban của gian hàng.

2. Thêm phòng ban mới

Để thêm thông tin phòng ban mới, bạn kích vào biểu tượng  Phòng ban (1) -> nhập thông tin (2) -> Lưu (3)

3. Cập nhật thông tin phòng ban

- Để cập nhật thông tin phòng ban, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh tên phòng ban (1).

- Bạn nhập thông tin chỉnh sửa (2) -> Lưu (3)

4. Xóa thông tin phòng ban

- Để xóa thông tin phòng ban, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh tên phòng ban (1).

- Bạn kích Xóa (2) -> kích Đồng ý để xác nhận xóa (3)

V. Quản lý chức danh

1. Xem danh sách chức danh

Trên màn hình Nhân viên, bạn có thể xem các chức danh trong gian hàng.

2. Thêm chức danh mới

Để thêm chức danh mới, bạn kích vào biểu tượng  Chức danh (1) -> nhập thông tin (2) -> Lưu (3)

3. Cập nhật thông tin chức danh

- Để cập nhật thông tin chức danh, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh tên chức danh (1).

- Bạn nhập thông tin chỉnh sửa (2) -> Lưu (3)

4. Xóa thông tin chức danh

- Để xóa thông tin chức danh, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh tên chức danh (1).

- Bạn kích Xóa (2) -> kích Đồng ý để xác nhận xóa (3)

VI. Bảng chấm công

- Màn hình Chấm công thể hiện trực quan trạng thái làm việc của nhân viên trong cửa hàng. Trên màn hình Quản lý, bạn kích menu Nhân viên (1) -> chọn Chấm công (2).

- Trên màn hình, bạn có thể xem thông tin lịch làm việc; trạng thái làm việc; đặt lịch; cập nhật chấm công; thiết lập chấm công; thêm mới, cập nhật ca làm việc; thêm mới, cập nhật nhân viên. Cụ thể như sau:

1. Đặt lịch làm việc

- Bạn kích Đặt lịch làm việc (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3)

- Bạn có thể đặt lịch cho 1 ngày làm việc với nhiều nhân viên làm việc và nhiều ca làm việc

- Hoặc đặt lịch làm việc lặp lại hàng ngày hoặc cách ngày

- Hay đặt lịch làm việc lặp lại mỗi tuần

- Bạn có thể đặt lịch làm việc cho các phòng ban thay vì theo từng nhân viên

2. Chấm công ca làm cho nhân viên

- Trên màn hình chấm công, bạn có thể chọn để cập nhật trạng thái chấm công hay làm việc của một hoặc nhiều nhân viên.

2.1. Chấm công chi tiết từng ca của từng nhân viên

- Để chấm công cho từng ca làm việc, trên từng nhân viên, bạn kích vào lịch của nhân viên, chọn loại Chấm công: Đi làm -> tích và nhập giờ VàoRa (hệ thống sẽ gợi ý theo ca làm việc, bạn nhập lại thông tin nếu nhân viên đi muộn, về sớm) (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

- Nếu nhân viên nghỉ làm, bạn chọn loại Chấm công: Nghỉ làm -> tích chọn Không phép hoặc Có phép.

- Nếu nhân viên đổi ca làm, bạn kích Đổi ca (1) -> chọn thông tin của nhân viên đổi (2) -> kích Lưu (3)

- Hệ thống sẽ ghi nhận Lịch sử chấm công cho chi tiết ca làm việc có thay đổi

2.2. Chấm công hàng loạt

- Để chấm công hàng loạt, bạn kích vào biểu tượng  chuyển thành  (1) -> kích vào lịch cần chấm công (2) -> kích Thao tác (3) -> kích Chấm công thủ công (4)

- Nhập thông tin chấm công (5) -> kích Lưu (6) để ghi nhận thông tin

3. Thiết lập chấm công

- Trên màn hình chấm công, bạn kích vào biểu tượng Tùy chọn  (1) -> kích chọn Thiết lập chấm công (2)

- Hệ thống hiện pop-up Thiết lập chấm công, bạn tích chọn và nhập thời gian Tính đi muộn sau Tính về sớm trước. Ngoài ra, nếu gian hàng cần thiết lập thông tin làm thêm giờ, bạn có thể nhập thông tin Tính làm thêm giờ trước ca sau ca -> kích Lưu để ghi nhận thông tin.

VII. Quản lý ca làm việc

1. Thêm mới ca làm việc

- Để thêm mới ca làm việc, trên màm hình Chấm công, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh Ca làm việc (1) -> nhập thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

- Hệ thống còn hỗ trợ tính năng thêm mới ca làm việc ngay trên màn hình Quản lý chi nhánh. Bạn vào Thiết lập (1) -> Quản lý chi nhánh (2) -> chọn tab Ca làm việc (3) -> kích Thêm ca làm việc (4)

2. Cập nhật – Ngừng hoạt động - Xóa ca làm việc

- Để cập nhật – ngừng hoạt động ca làm việc, bạn kích vào biểu tượng  cạnh tên ca làm việc (1) -> chỉnh sửa thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

- Sau khi ngừng hoạt động ca làm việc, hệ thống hiển thị thông tin trên màn hình như sau:

  • Nếu lịch làm việc không có chi tiết làm việc nào thuộc về ca làm việc đã Ngừng hoạt động, thì sẽ ẩn ca làm việc này.
  • Hệ thống không cho phép đặt thêm lịch làm việc cho ca làm việc đã Ngừng hoạt động.

- Bạn chỉ có thể xóa một ca làm việc nếu ca làm việc đang không gắn với dữ liệu chấm công nhân viên. Để xóa ca làm việc, bạn kích Xóa.

- Ngoài ra, bạn có thể thực hiện thao tác trên màn hình Quản lý chi nhánh, bạn kích vào tên ca làm việc để thay đổi thông tin -> kích chọn Lưu nếu cần ghi nhận thay đổi hoặc kích Xóa nếu muốn xóa ca làm việc.

  • Bạn cũng có thể xóa nhanh ca làm việc khi kích vào biểu tượng  (1) trước tên ca, chọn nút Đồng ý (2).

VIII. Quản lý bảng lương, nợ lương nhân viên

1. Danh sách bảng lương

- Để xem danh sách bảng lương, trên màn hình Quản lý, bạn kích menu Nhân viên (1) -> chọn Bảng tính lương (2), hệ thống mở ra danh sách bảng lương.

- Để tìm kiếm thông tin bảng lương, bạn nhập thông tin bên trái màn hình

- Để xem thông tin chi tiết của bảng lương, bạn kích vào dòng bảng lương bên phải màn hình.

- Bạn có thể Xuất file thông tin hoặc Hủy bỏ bảng lương.

2. Thêm bảng lương

- Tại màn hình Bảng lương, bạn kích vào nút + Bảng tính lương (1) -> chọn kỳ hạn trả lương và kỳ làm việc (2) -> kích Đồng ý (3)

- Lưu ý: Kỳ làm việc chỉ hiển thị khi nhân viên được thiết lập Kỳ hạn trả lương và có Mức lương (trong Quản lý -> Nhân viên -> Nhân viên -> Thiết lập lương).

- Hệ thống mở màn hình Thêm bảng tính lương. Dữ liệu sử dụng để tính lương mặc định được lấy từ dữ liệu chấm công và nhân viên cần được Thiết lập lương (trong Quản lý -> Nhân viên -> Nhân viên), bạn có thể cập nhật và thay đổi.

2.1. Lưu tạm bảng tính lương

- Nếu bạn chọn Lưu tạm, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin bảng lương ở trạng thái tạm tính và sau đó có thể thay đổi được.

2.2. Chốt bảng lương

- Nếu bạn chọn Chốt lương, hệ thống sẽ ghi nhận thông tin bảng lương ở trạng thái Đã chốt lương và các dữ liệu bảng lương cũng như chấm công sau đó không thể thay đổi được. Đồng thời hệ thống ghi nhận giá trị chuyển tạm ứng vào bảng lương và các phiếu lương tương ứng.

3. Thanh toán bảng lương

- Trong thông tin chi tiết bảng lương, bạn kích chọn tab Phiếu lương (1) -> kích Thanh toán (2)

- Bạn chỉnh sửa thông tin thanh toán lương nếu cần, bao gồm: Phương thức thanh toán, Ghi chú (3), xóa (4) nhân viên khỏi phiếu chi lương, Tiền trả nhân viên (5) -> kích Tạo phiếu chi (6) để ghi nhận thông tin.

IX. Quản lý kỳ lễ tết của gian hàng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2) -> chọn mục Quản lý lễ tết (3)

- Bạn có thể xem thông tin, thêm mới, cập nhật, xóa kỳ lễ tết của gian hàng, cụ thể như sau:

  • Để thêm mới kỳ lễ tết, bạn kích chọn Thêm lễ tết (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận.

  • Để cập nhật thông tin kỳ lễ tết, bạn kích vào tên kỳ lễ tết (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3).

  • Để xóa kỳ lễ tết, bạn có thể kích vào tên kỳ lễ tết (1) -> kích Xóa (2) hoặc kích vào biểu tượng  cạnh tên kỳ lễ tết -> kích Đồng ý (3) để xác nhận thông tin xóa.

- Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ thêm mới kỳ lễ tết ngay trên màn hình Chấm công, bạn kích vào ngày cần thêm (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận.

X. Quản lý ngày chi nhánh làm việc, không làm việc

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, bạn chọn Quản lý chi nhánh

- Trên thông tin chi tiết của chi nhánh, bạn kích Cập nhật (1) -> tích vào ngày làm việc và bỏ trống ngày nghỉ (2) -> kích Lưu (3)

XI. Phân quyền

- Hệ thống hỗ trợ phân quyền chi tiết trong tính năng Quản lý nhân viên trong Thiết lập -> Quản lý người dùng

XII. Lịch sử thao tác

- Tất cả thao tác thay đổi của người dùng đều được hệ thống ghi nhận trong lịch sử thao tác.

XIII. Báo cáo tài chính

- Trong báo cáo Tài chính, hệ thống ghi nhận các khoản thanh toán lương tại mục Chi phí (6) -> Chi trả lương nhân viên.

XIV. Ứng dụng KiotViet Quản lý máy chấm công

- Ứng dụng KiotViet Quản lý máy chấm công hỗ trợ bạn:

  • Quản lý danh sách máy chấm công trên các chi nhánh của cửa hàng
  • Quản lý trực quan tài khoản chấm công và dữ liệu chấm công đang được kết nối trong cửa hàng
  • Kết nối đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công đến bảng chấm công của cửa hàng

- Hiện tại, KiotViet đang hỗ trợ các dòng máy chấm công như: Ronald Jack UA200, Ronald Jack DG-600ID, Ronald Jack X628Plus, Witeasy A3, A5 và A6, KPOS N-108, KPOS N-308, KPOS N-608.

1. Cài đặt

- Tại màn hình quản lý bạn chọn menu Tải công cụ hỗ (1) -> chọn KiotViet chấm công vân tay (2) để tải ứng dụng về máy tính.

- Sau khi tải ứng dụng hoàn tất, bạn chạy file KiotViet-TimeKeeping.exe vừa tải về, hệ thống sẽ thực hiện cài đặt ứng dụng.

2. Đăng nhập

- Ứng dụng được cài đặt thành công, màn hình đăng nhập KiotViet Quản lý máy chấm công hiển thị ra như sau:

- Bạn thực hiện nhập thông tin đăng nhập để truy cập vào ứng dụng.

- Sau khi đăng nhập thành công, ứng dụng sẽ tự động hiển thị danh sách các máy chấm công cùng trạng thái kết nối và các máy chấm công đang tìm thấy và chờ kết nối.

3. Kết nối máy chấm công

- Với các dòng máy chấm công: KPOS N-108, KPOS N-308, KPOS N-608, hỗ trợ kết nối với ứng dụng KiotViet qua:

  • Cổng USB
  • Và LAN (TCP/IP)

- Với các dòng máy chấm công Witeasy A3, A5 và A6, hỗ trợ kết nối với ứng dụng KiotViet qua:

  • Cổng USB

- Với dòng máy chấm công Ronald Jack UA200, Ronald Jack DG-600ID, Ronald Jack X628Plus hỗ trợ kết nối với ứng dụng KiotViet qua:

  • LAN (TCP/IP)
  • Tùy theo từng hình thức kết nối, bạn thực hiện theo hướng dẫn bên dưới để tiến hành kết nối.

3.1. Kết nối qua cổng USB

- Trên danh sách Máy chấm công đang tìm thấy, bạn kích nút +Kết nối.

- Lúc này, máy chấm công được kết nối sẽ hiển thị trên Danh sách máy chấm công. Những lần truy cập sau, máy chấm công sẽ tự động được kết nối.

3.2. Kết nối qua mạng LAN (TCP/IP)

- Trên ứng dụng KiotViet chấm công vân tay, tại màn hình Danh sách máy chấm công bạn kích nút

- Tại bảng Thêm mới máy chấm công, bạn nhập các thông tin gồm:

  • Tên máy, Model máy, Địa chỉ IP, Cổng liên kết TCP, Mã kết nối.
  • Thông tin Seri máy hệ thống sẽ tự lấy dựa trên các thông tin Địa chỉ IP, Cổng liên kết TCP, Mã kết nối.

- Lưu ý:

  • Khi thêm mới, đòi hỏi thiết bị chấm công đang phải được kết nối cùng mạng LAN với thiết bị đang cài đặt ứng dụng KiotViet Quản lý máy chấm công.
  • Nếu không thể kết nối đến máy chấm công có thể và do 1 số nguyên nhân sau:
    • Máy chấm công đã bị đổi IP, Cổng liên kết TCP:
      • Bạn kiểm tra lại IP trên máy chấm công
      • Thử reset lại máy chấm công để thiết bị nhận lại IP, cổng liên kết. Nên sử dụng thiết lập IP động cho máy chấm công, nếu đang sử dụng IP tĩnh cần kiếm tra xem IP có đang được sử dụng bởi thiết bị khác hay không.
    • Máy chấm công chưa được cắm vào nguồn điện hoặc thiết bị này:
      • Bạn kiểm tra lại nguồn điện và dây mạng đang được kết nối với máy chấm công
    • IP và Cổng liên kết TCP của máy chấm công đã được sử dụng bởi 1 thiết bị khác:
      • Bạn kiểm tra lại xem IP và cổng liên kết có đang được sử dụng bởi thiết bị khác hay không
      • Nên sử dụng thiết lập IP động cho máy chấm công
    • Máy chấm công đã được kết nối trên chi nhánh khác:
      • Bạn cần kiểm tra lại xem có thể máy chấm công đã được sử dụng kết nối với 1 chi nhánh khác của cửa hàng.

- Sau khi điền đầy đủ thông tin thêm mới máy chấm công, bạn chọn Lưu để hoàn tất thao tác. Trên danh sách máy chấm công sẽ hiển thị tên máy bạn vừa thêm mới.

- Lưu ý:

  • Hệ thống cho phép một thiết bị có thể kết nối qua cả 2 cổng USB hay TCP/IP, nghĩa là có thể thời điểm này sử dụng kết nối qua USB, thời điểm khác lại sử dụng kết nối qua TCP/IP.
  • Với các máy chấm công đã lưu liên kết qua cổng USB, muốn kết nối thêm qua TCP/IP bạn cần nhập thêm thông tin cần thiết như IP, Cổng liên kết...
  • Với các máy chấm công đã lưu liên kết qua TCP/IP, khi cắm dây USB kết nối trực tiếp vào thiết bị cài đặt ứng dụng, hệ thống sẽ tự động kết nối.

4. Quản lý tài khoản chấm công trên máy chấm công

- Trên danh sách máy chấm công bạn kích vào biểu tượng

- Bạn cũng có thể vào tab Tài khoản chấm công (1) -> tại mục Máy chấm công (2) bạn chọn tên máy.

- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các tài khoản chấm công đang có trong máy chấm công.

Mã chấm công: là mã chấm công của tài khoản chấm công được lưu trữ trên máy chấm công

Tên chấm công: tên của tài khoản chấm công được lưu trữ trên máy chấm công

SL vân tay: số lượng vân tay của tài khoản chấm công được lưu trữ trên máy chấm công

Nhân viên:

  • Thông tin nhân viên được sử dụng để xác định lần chấm công với vân tay này là của nhân viên nào.
  • Mặc định hệ thống xác định là mã và tên của nhân viên đang sử dụng máy chấm công.
  • Trường hợp mã chấm công chưa gắn với nhân viên nào sẽ hiển thị nội dung “Chưa xác định” và bạn có thể xác định nhân viên sử dụng.
  • Bạn có thể thay đổi cho một nhân viên khác sử dụng tài khoản chấm công này.

- Lưu ý: bạn có thể kích   Làm mới dữ liệu để cập nhật lại thông tin tài khoản chấm công mới nhất.

5. Quản lý dữ liệu chấm công trên máy chấm công

- Trên danh sách máy chấm công bạn chọn  để chuyển đến màn hình Dữ liệu chấm công.

- Bạn cũng có thể vào tab Dữ liệu chấm công (1) -> chọn Máy chấm công (2) hệ thống sẽ hiển thị danh sách các lần chấm công của nhân viên trên máy chấm công đã chọn.

- Ngay khi kết nối máy chấm công, hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu chấm công lên Bảng chấm công trên KiotViet.

- Trong các trường hợp như:

  • Không xác định được lần chấm công này của nhân viên nào
  • Không xác định được lần chấm công này của của ca làm việc nào (Ví dụ: Nhân viên hôm đó không có lịch làm việc)

Hệ thống sẽ ghi nhận lỗi , bạn có thể cập nhật lại thông tin và kích  để đồng bộ lại các lần chấm công bị báo lỗi.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Quản lý nhân viên.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 09/03/2020