Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Quản lý nhân viên, tính lương

 Hướng dẫn sử dụng

Tính năng Quản lý nhân viên

I. Thiết lập tính năng

- Để sử dụng tính năng Quản lý nhân viên, tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2)

- Chọn mục Nhân viên (3), bật tính năng Thiết lập chấm công, tính lương (4)

-  Để thiết lập chấm công, tính lương chi tiết, bạn vào menu Nhân viên (5) -> chọn Thiết lập chung (6):

- Màn hình hiển thị như sau:

1. Thiết lập chấm công

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập chấm công được chia thành 2 tab:

  • Ca làm việc
  • Chấm công

- Cụ thể như sau:

1.1. Ca làm việc

- Hệ thống hiển thị danh sách ca làm việc của cửa hàng ở tất cả chi nhánh và sắp xếp ưu tiên ca làm việc của chi nhánh đang đăng nhập lên đầu.

1.1.1. Thêm mới ca làm việc

- Để thêm mới ca làm việc, bạn kích Thêm ca làm việc (1) -> nhập thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

- Lưu ý: hệ thống hỗ trợ thiết lập Thời gian cho phép nhân viên chấm công ngoài thời gian của ca làm việc. Khi nhân viên chấm công ra, vào trên máy chấm công, trong khoảng thời gian thiết lập này, hệ thống sẽ tự động đồng bộ thông tin ghi nhận vào đúng ca làm việc.

- Ngoài ra, để hỗ trợ người dùng thao tác linh động trên phần mềm, hệ thống còn hỗ trợ thêm mới ca làm việc tại

  • Màn hình Chấm công: bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh Ca làm việc (1) -> nhập thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

  • Màn hình Quản lý chi nhánh: bạn vào Thiết lập (1) -> Quản lý chi nhánh (2) -> chọn tab Ca làm việc (3) -> kích Thêm ca làm việc (4)

1.1.2. Cập nhật – ngừng hoạt động làm việc

- Để cập nhật – ngừng hoạt động ca làm việc, bạn kích vào biểu tượng  cạnh tên ca làm việc (1) -> chỉnh sửa thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

- Sau khi ngừng hoạt động ca làm việc, hệ thống hiển thị thông tin trên màn hình Chấm công như sau:

  • Nếu lịch làm việc không có chi tiết làm việc nào thuộc về ca làm việc đã Ngừng hoạt động, thì sẽ ẩn ca làm việc này.
  • Hệ thống không cho phép đặt thêm lịch làm việc cho ca làm việc đã Ngừng hoạt động.

- Tương tự thao tác thêm mới, bạn có thể cập nhật – ngừng hoạt động ca làm việc tại các màn hình:

  • Màn hình Chấm công: bạn kích vào biểu tượng  cạnh tên ca làm việc (1) à chỉnh sửa thông tin ca làm việc (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

  • Màn hình Quản lý chi nhánh: bạn kích vào tên ca làm việc để thay đổi thông tin -> kích chọn Lưu.

1.1.3. Xóa ca làm việc

- Bạn chỉ có thể xóa một ca làm việc nếu ca làm việc đang không gắn với dữ liệu chấm công nhân viên. Để xóa ca làm việc, bạn có thể:

  • Chọn xóa khi mở màn hình Cập nhật ca làm việc

  • Hoặc kích chọn  ngay trên tên ca làm việc

- Thao tác tương tự trên các màn hình:

  • Màn hình Chấm công

  • Màn hình Quản lý chi nhánh:
    • Bạn kích vào tên ca làm việc để thay đổi thông tin -> kích Xóa.

  • Bạn cũng có thể xóa nhanh ca làm việc khi kích vào biểu tượng  (1) trước tên ca, chọn nút Đồng ý (2).

1.2. Chấm công

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập tự động tính đi muộn, về sớm, làm thêm giờ và ghi nhận thời gian chấm công cho nhiều ca làm việc.

- Giờ mặc định khi chấm công vào, ra: bạn lựa chọn theo 1 trong 2 cách:

  • Theo giờ bắt đầu, kết thúc ca: khi thực hiện chấm công thủ công trên màn hình Chấm công -> hệ thống hiển thị mặc định Giờ vàora theo giờ bắt đầu và kết thúc ca tương ứng, bạn có thể chỉnh sửa thông tin
  • Theo giờ thực hiện chấm công: khi thực hiện chấm công thủ công trên màn hình Chấm công -> hệ thống hiển thị mặc định Giờ vàora theo thời gian người dùng thao tác tích chọn, bạn có thể chỉnh sửa thông tin.

- Cài đặt chấm công: bạn lựa chọn theo 1 trong 2 cách:

  • Tự động chấm công theo ca làm việc:
    • Nếu bạn tích chọn à hệ thống sẽ tự động chấm công cho nhân viên mỗi ngày theo thời gian bắt đầu và kết thúc của ca làm việc.
    • Khi bạn tích chọn thiết lập này à hệ thống ẩn thiết lập Tự động ghi nhận thời gian vào – ra giữa các ca làm việc.
  • Tự động ghi nhận thời gian vào – ra giữa các ca làm việc: Nếu nhân viên có nhiều ca làm việc trong ngày và gian hàng mong muốn nhân viên chỉ cần chấm công 1 lần vào và 1 lần ra thì hệ thống tự động ghi nhận thời gian ra, vào tương ứng của tất cả các ca làm việc, bạn tích chọn: Tự động ghi nhận thời gian chấm công à điền số ca tối đa và thời gian tối đa giữa 2 ca (tính từ thời gian ra của ca trước đến thời gian vào của ca sau). Ví dụ: nhân viên có 2 ca làm việc: ca 1 (7:00 – 12:00), ca 2 (13:00 – 17:00). Nhân viên chỉ cần chấm công Vào ca 1 và Ra ca 2 à hệ thống sẽ tự động ghi nhận Ra ca 1 lúc 12:00 và Vào ca 2 lúc 13:00.

- Tính đi muộn sau, Tính về sớm trước, Tính làm thêm giờ trước ca sau ca: bạn tích chọn và điền thời gian để hệ thống tự động tính theo thời gian chấm công.

- Bạn kích Lưu để ghi nhận thông tin.

1.3. Sử dụng tính năng Chấm công trên thiết bị di động

- Ngoài chấm công qua vân tay trên máy chấm công hoặc thao tác chấm công thủ công trực tiếp trên phần mềm, hệ thống còn hỗ trợ chấm công bằng thiết bị di động của nhân viên. Để sử dụng tính năng này, gian hàng cần bật Sử dụng tính năng Chấm công trên thiết bị di động (1)

- Để có thể chấm công tại các chi nhánh của cửa hàng, gian hàng cần phải xác nhận GPS cho tất cả chi nhánh mong muốn chấm công bằng thiết bị di động. Nếu gian hàng chưa có danh sách địa chỉ GPS, bạn kích Thêm mới địa chỉ GPS (2) để thiết lập thông tin.

- Bạn chọn Chi nhánh cần chấm công và điền thông tin (3) -> kích Lưu (4)

- Lưu ý:

  • Thông tin về địa chỉ, khu vực, phường xã của chi nhánh mặc định theo thông tin trong Quản lý chi nhánh. Bạn có thể nhập lại các thông tin này nếu cần.
  • Phạm vi (m): là khoảng cách có thể chấm công từ 1 vị trí chấm công đã được định trước, tính theo đơn vị mét.

- Hệ thống sẽ ghi nhận xác nhận GPS của chi nhánh đó và tạo mã QR để chấm công  (1). Bạn có thể thay đổi  (2)/ xóa  (3) thông tin hoặc thêm mới (4) địa chỉ của chi nhánh cần chấm công bằng thiết bị di động.

- Chi tiết thao tác chấm công trên thiết bị di động, bạn xem tại mục II. Chấm công trên thiết bị di động.

2. Thiết lập tính lương

- Hệ thống hỗ trợ thiết lập tính lương được chia thành 2 tab:

  • Tính lương
  • Mẫu lương

Cụ thể như sau:

2.1. Tính lương

Hệ thống hiển thị các thiết lập bao gồm:

- Ngày bắt đầu tính lương:

  • Bạn có thể thiết lập ngày bắt đầu kỳ lương theo từng loại kỳ hạn trả lương.
  • Bạn tích chọn cách chi trả nào (1) thì hệ thống sẽ hiển thị loại chi trả đó khi tạo bảng lương (2).

- Giờ công chuẩn: Bạn điền số giờ công chuẩn mỗi ngày. Dữ liệu này sẽ dùng để tính lương cho nhân viên áp dụng tính lương theo công tháng.

- Cài đặt khác:

  • Tính nửa công nếu nhân viên làm dưới: bạn tích chọn và điền thời gian làm việc dưới số giờ cụ thể nếu muốn thiết lập tính nửa công cho nhân viên.

    • Ví dụ: ngày công chuẩn: 8 giờ, tính nửa công khi nhân viên làm việc <= 4 giờ 30 phút. Nhân viên chấm công tổng thời gian làm việc: 4 giờ 00 phút => hệ thống tính hôm đó nhân viên làm nửa công. Trên bảng lương, mỗi ngày làm nửa công sẽ được tính là 0.5 công.

    • Lưu ý: Với ngày làm việc ghi nhận nửa công, hệ thống vẫn tính giờ làm thêm (nếu chấm công ngoài khoảng thời gian của ca làm việc) nhưng KHÔNG tính đi muộn, về sớm (nếu có thiết lập).

  • Tự động tạo bảng tính lương: bạn tích chọn nếu muốn hệ thống tự động tạo bảng lương theo thời gian chi trả lương của gian hàng.
    • Ví dụ: Gian hàng có thời gian tính lương theo tuần và tháng thì hệ thống sẽ tự động mỗi tuần, tháng sẽ tạo bảng tính lương cho các nhân viên tương ứng với thời gian trả lương.
    • Lưu ý: Gian hàng vẫn có thể tạo bảng lương bằng tay (nếu muốn) trong khi thiết lập tự động tạo bảng lương

- Kích Lưu để hoàn thành thiết lập.

2.2. Mẫu lương

- Hệ thống hỗ trợ áp dụng nhanh cùng 1 cách tính lương cho nhiều nhân viên theo mẫu lương có sẵn bao gồm các thông tin về lương hoa hồng, phụ cấp và giảm trừ.

- Các mẫu lương này được sử dụng trên màn hình Thiết lập lương của nhân viên.

2.2.1. Thêm mới mẫu lương

- Để thêm mới mẫu lương, bạn kích Tạo mới mẫu lương (1)

  • Với gian hàng chưa có mẫu lương

  • Với gian hàng đã có mẫu lương

- Bạn tiếp tục điền các thông tin (2) bao gồm:

  • Các thông tin bắt buộc: tên Mẫu áp dụng, Kỳ hạn trả lương.
  • Các thông tin nếu có: Hoa hồng, Phụ cấp, Giảm trừ.
  • Bạn kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

2.2.2. Cập nhật/xóa mẫu lương

- Để cập nhật mẫu lương, bạn kích chọn  (1) trên tên mẫu lương -> cập nhật thông tin (2) -> Lưu (3)

- Bạn chọn Đồng ý để lưu thông tin và cập nhật lại thông tin cho các nhân viên có áp dụng cùng mẫu lương hoặc chọn Bỏ qua nếu chưa muốn thay đổi thông tin.

2.2.3. Xóa mẫu lương

- Để xóa mẫu lương, bạn kích chọn  (1) trên tên mẫu lương -> chọn Xóa (2) -> Đồng ý (3) để xác nhận xóa mẫu lương.

- Ngoài ra, bạn còn có thể chọn kích chọn  (1) trên tên mẫu lương -> chọn Đồng ý (3) để xác nhận xóa.

3. Quản lý lễ tết

- Bạn có thể xem thông tin, thêm mới, cập nhật, xóa kỳ lễ tết của gian hàng

- Để thêm mới kỳ lễ tết, bạn kích chọn Thêm lễ tết (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận.

- Để cập nhật thông tin kỳ lễ tết, bạn kích vào tên kỳ lễ tết (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3).

- Để xóa kỳ lễ tết, bạn có thể kích vào tên kỳ lễ tết (1) -> kích Xóa (2) hoặc kích vào biểu tượng  cạnh tên kỳ lễ tết -> kích Đồng ý (3) để xác nhận thông tin xóa.

  • Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ thêm mới kỳ lễ tết ngay trên màn hình Chấm công, bạn kích vào ngày cần thêm (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận.

II. Chấm công trên thiết bị di động

Để thực hiện việc chấm công trên thiết bị di động, sau khi gian hàng bật tính năng trong Nhân viên -> Thiết lập chung, gian hàng cần thực hiện thêm các thao tác sau:

- Với mã QR của chi nhánh (1), bạn có thể:

  • Mở pop-up ngay trên máy tính để nhân viên quét mã chấm công.
  • Đổi mã QR khác (2): Khi đổi qua mã QR code mới, mã QR cũ sẽ không còn hiệu lực để tiếp tục chấm công.
  • In mã (3) để đặt tại vị trí chấm công quy định.

- Để chấm công bằng cách quét mã QR nhanh chóng, nhân viên cần chia sẻ GPS trên thiết bị di động cho hệ thống.

 

- Nếu chưa chia sẻ GPS -> khi chấm công nhân viên sẽ gặp lỗi và cần được quản lý/chủ cửa hàng xác nhận để hệ thống ghi nhận việc chấm công.

- Với lần quét mã QR đầu tiên trên thiết bị di động, nhân viên cần đăng nhập bằng Số điện thoại (đã được lưu trong Nhân viên trước đó) hoặc Mã nhân viên -> chọn Tiếp

 

- Hệ thống chuyển sang màn hình Mã xác nhận. Để có mã xác nhận này, nhân viên cần liên hệ với tài khoản quản lý (tài khoản người dùng có phân quyền Xem DS trên màn hình Nhân viên) thao tác trên màn hình Nhân viên, tại thông tin của nhân viên cần chấm công, kích Lấy mã xác nhận (4) -> cấp Mã xác nhận (5)

- Trên thiết bị di động, nhân viên nhập mã xác nhận đã được quản lý cung cấp (6) -> chạm Tiếp (7).

  • Lưu ý:
    • Khi nhập mã xác nhận, hệ thống sẽ báo lỗi nếu:
      • Vượt quá thời gian hiệu lực (5 phút)
      • Nhân viên nhập sai mã

- Sau khi nhân viên nhập mã xác nhận thành công, trong màn hình Nhân viên sẽ ghi nhận thông tin thiết bị di động được phép chấm công.

- Một nhân viên chỉ được chấm công trên 1 thiết bị di động. Nếu nhân viên muốn thay đổi chấm công sang thiết bị khác, trước tiên quản lý gian hàng cần xóa thông tin thiết bị di động cũ trước. Sau đó nhân viên thực hiện lại các bước quét mã QR như trên đến khi nhập được mã xác nhận thành công.

- Hệ thống chuyển tiếp đến màn hình chấm công và tự động chọn ca làm việc phù hợp nhất với thời gian chấm công.

- Nhân viên có thể chọn lại ca làm việc nếu cần.

 

  • Lưu ý: hệ thống chỉ hỗ trợ chấm công cho ca làm việc có thời gian chấm công ở hiện tại và tương lai. Hệ thống không cho chấm công với:
    • Ca chấm công từ quá khứ đã quá giờ thiết lập cho phép chấm công.

- Thời gian chấm công vào sau thời gian kết thúc ca làm việc.

                                                                                                           

- Nhân viên tiếp tục chạm Chấm công vào hoặc Chấm công ra (8)

- Nếu chấm công thành công, hệ thống hiện thông báo tương ứng

- Trường hợp nhân viên sử dụng 1 thiết bị di động khác thiết bị đã được xác nhận trong màn hình Nhân viên, khi thực hiện chấm công, hệ thống sẽ hiện thông báo. Để được ghi nhận việc chấm công, nhân viên cần báo với quản lý để xác nhận.

- Nếu nhân viên không có ca làm việc vào thời điểm chấm công -> khi chấm chấm công hệ thống sẽ hiện thông báo và không ghi nhận được thông tin chấm công.

 

- Nếu nhân viên chấm công ngoài phạm vi thiết lập cho phép hoặc trên thiết bị di động, nhân viên quên chia sẻ GPS -> hệ thống sẽ hiện thông tin sau:

  • Nhân viên có thể chọn 1 trong 2 cách:
    • Thử lại: để ghi nhận lại chấm công.
    • Gửi xác nhận chấm công: để nhờ quản lý xác nhận thông tin đã chấm công.

- Yêu cầu xác nhận chấm công của nhân viên được ghi nhận vào màn hình Chấm công. Để xác nhận chấm công cho nhân viên, quản lý gian hàng cần vào Nhân viên (1) -> Chấm công (2) -> Tùy chọn (3) -> Chấm công Mobile (4)

- Trên màn hình Chấm công Mobile, bạn có thể thao tác trên từng chi tiết chấm công hoặc thao tác hàng loạt:

  • Nếu từ chối xác nhận chấm công, trên chi tiết chấm công, quản lý kích chọn   -> kích Lưu. Sau khi từ chối thì nhân viên sẽ không được ghi nhận việc chấm công.
  • Nếu xác nhận chấm công, trên chi tiết chấm công, quản lý kích chọn  -> kích Lưu. Sau khi xác nhận thì nhân viên sẽ được ghi nhận thông tin chấm công vào bảng chấm công.
  • Để thao tác hàng loạt, bạn tích chọn các chi tiết cần xác nhận/ không xác nhận.

  • Tất cả các thông tin chấm công sau khi được xác nhận hoặc từ chối sẽ được ghi nhận lại ở tab Lịch sử. Tại đây, bạn có thể tìm kiếm nhanh thông tin theo bộ lọc bên trái màn hình.

III. Thiết lập hoa hồng

1. Xem bảng hoa hồng

- Để xem danh sách bảng hoa hồng, trên màn hình Quản lý, bạn kích menu Nhân viên (1) -> chọn Thiết lập hoa hồng (2)

 

- Trên màn hình này, bạn có thể thực hiện các thao tác:

  • Chọn xem 1 hoặc nhiều bảng hoa hồng cùng lúc, tối đa 5 bảng hoa hồng (1)
  • Tìm kiếm nhóm hàng (2), hàng hóa cụ thể (3)
  • Cập nhật danh sách hàng hóa trên bảng hoa hồng (4)
  • Thêm hàng hóa vào bảng hoa hồng (5)
  • Import hàng hóa vào bảng hoa hồng (6)
  • Cập nhật mức hoa hồng trên từng hàng hóa (7)
  • Xóa hàng hóa khỏi bảng hoa hồng (8)
  • Xuất file (9)
  • Tùy chọn ẩn hiện các cột thông tin (10)
  • Lựa chọn hiển thị số bản ghi trên 1 trang (11)

2. Thêm mới bảng hoa hồng

- Trên màn hình Thiết lập hoa hồng, bạn kích vào biểu tượng  (1) trên dòng Bảng hoa hồng góc trái màn hình và nhập các thông tin sau (2):

  • Tên: tên bảng hoa hồng (bắt buộc điền)
  • Phạm vi áp dụng: lựa chọn Toàn hệ thống hoặc Chi nhánh áp dụng
  • Trạng thái: lựa chọn Áp dụng hoặc Ngừng áp dụng

- Kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin bảng hoa hồng

- Sau khi Lưu thông tin bảng hoa hồng, bạn cần thêm hàng hóa vào bảng, bạn có thể chọn cách thêm theo nhóm hàng (1) hoặc thêm lần lượt từng hàng hóa (2) hoặc import theo file mẫu (3). 

- Lưu ý: khi import bảng hoa hồng:

  • Hệ thống hỗ trợ import tối đa 5 bảng hoa hồng trong cùng 1 lần import.
  • Bạn cần thêm mới tên bảng hoa hồng trước khi thao tác import.
  • Trên file import, bạn cần điền thông tin cột Mã hàng và giá trị hoa hồng (theo % hoặc số tiền) tương ứng với các bảng hoa hồng
  • Bạn có thể tải mẫu file import để điền thông tin vào các cột tương ứng.

  • Mẫu file import như sau:

- Để thiết lập mức hoa hồng cho hàng hóa, bạn có thể nhập trực tiếp trên từng sản phẩm hoặc áp dụng hàng loạt cho nhiều hàng hóa. Thao tác cụ thể như sau:

  • Nhập giá trực tiếp trên từng sản phẩm: sau khi thoát ra khỏi ô nhập liệu, hệ thống sẽ tự động lưu giá mới của hàng hóa đó vào bảng giá.

  • Áp dụng mức hoa hồng cho hàng loạt hàng hóa: bạn kích vào mức hoa hồng của hàng hóa -> hệ thống hiện thị pop-up, bạn thiết lập mức hoa hồng theo giá trị VND hoặc theo % doanh thu của hàng hóa (2) -> tích chọn áp dụng cho tất cả sản phẩm trong bảng hoa hồng (3). Sau khi kích Đồng ý (4), hệ thống sẽ tự động lưu mức hoa hồng mới của hàng hóa đó.

- Nếu mức hoa hồng lớn hơn Lợi nhuận tạm tính -> hệ thống sẽ hiển thị màu đỏ cảnh báo thông tin để bạn cân nhắc điều chỉnh lại mức hoa hồng phù hợp.

3. Cập nhật bảng hoa hồng

- Để thay đổi thông tin của bảng hoa hồng, trên màn hình Thiết lập hoa hồng, bạn chọn Tên bảng hoa hồng muốn thay đổi thông tin, kích vào biểu tượng   (1).

- Cập nhật lại thông tin của bảng hoa hồng (2), kích Lưu (3).

- Để cập nhật mức hoa hồng mới cho các hàng hóa, sau khi tìm kiếm (theo hàng hóa cụ thể hoặc theo nhóm hàng), bạn có thể nhập mức hoa hồng trực tiếp trên từng sản phẩm hoặc áp dụng mức hoa hồng cho hàng loạt hàng hóa tương tự như khi thêm mới bảng hoa hồng.

- Để xóa hàng hóa khỏi bảng hoa hồng, bạn kích chọn biểu tượng  (1) -> chọn Đồng ý (2) để xác nhận thông tin.

- Để xóa bảng hoa hồng, bạn chọn Tên bảng giá cần xóa, kích vào biểu tượng   (1) -> kích Xóa (2)

- Kích Đồng ý để xác nhận chắc chắn xóa bảng hoa hồng

IV. Quản lý nhân viên

1. Xem danh sách nhân viên

- Để xem danh sách nhân viên, trên màn hình Quản lý, bạn kích menu Nhân viên (1) -> chọn Nhân viên (2), hệ thống mở ra danh sách nhân viên.

- Để tìm kiếm thông tin nhân viên, bạn nhập thông tin bên trái màn hình

- Để xem thông tin chi tiết của nhân viên, bạn kích vào dòng nhân viên bên phải màn hình

- Bạn có thể Cập nhật thông tin hoặc Xóa nhân viên.

2. Thêm nhân viên

- Hệ thống hỗ trợ 2 cách thêm mới nhân viên bao gồm:

  • Thêm mới trên màn hình Nhân viên
  • Thêm mới trên màn hình Chấm công

- Cụ thể như sau:

2.1. Màn hình Nhân viên

- Tại màn hình Nhân viên, bạn kích vào nút + Nhân viên.

- Màn hình Thêm mới nhân viên hiện ra như sau:

- Trên tab Thông tin, bạn nhập các thông tin cơ bản như: Mã nhân viên (bỏ trống hệ thống sẽ sinh mã tự động), Tên nhân viên (bắt buộc), Chi nhánh làm việc (bắt buộc) và các thông tin khác -> kích Lưu để ghi nhận thông tin.

  • Lưu ý:
    • Bạn có thể lựa chọn thông tin có sẵn hoặc thêm mới các thông tin về Phòng ban, Chức danhNgười dùng hệ thống ngay trên pop-up Thêm mới hoặc Cập nhật nhân viên.
    • Chi nhánh làm việc: Hệ thống hỗ trợ chọn 1 hoặc nhiều chi nhánh nhân viên làm việc để ghi nhận chấm công, tính lương.

2.2. Màn hình Chấm công

- Tại màn hình Chấm công, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh Nhân viên (1)

- Bạn nhập thông tin nhân viên (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

3. Cập nhật nhân viên

- Hệ thống hỗ trợ 2 cách cập nhật thông tin nhân viên bao gồm:

  • Cập nhật trên màn hình Nhân viên
  • Cập nhật trên màn hình Chấm công

- Khi cập nhật thông tin nhân viên, bạn bỏ đi 1 hoặc nhiều chi nhánh làm việc của nhân viên, hệ thống kiểm tra: Nếu nhân viên đã có chi tiết ca làm việc khác hủy trên 1 hoặc nhiều chi nhánh đó, đồng thời tài khoản đăng nhập có quyền xóa chi tiết ca làm việc trên 1 hoặc nhiều chi nhánh đó, hiển thị pop-up xác nhận à bạn chọn Đồng ý để xóa các chi tiết ca làm việc trạng thái Chưa chấm công trên các chi nhánh mà người dùng có quyền xóa chi tiết ca làm việc trên tất cả thời gian hoặc từ thời điểm này trở đi tùy giá trị bạn chọn.

Cụ thể từng màn hình như sau:

3.1. Màn hình Nhân viên

- Tại màn hình Nhân viên, bạn kích vào thông tin của nhân viên -> kích Cập nhật (1)

- Bạn thay đổi thông tin của nhân viên (2) -> kích Lưu (3)

3.2. Màn hình Chấm công

- Tại màn hình Chấm công, bạn kích vào biểu tượng  bên cạnh Nhân viên (1)

- Bạn nhập thông tin nhân viên (2) -> kích Lưu (3) để ghi nhận thông tin.

4. Đặt lịch làm việc

- Trong thông tin chi tiết nhân viên, bạn kích chọn tab Lịch làm việc để đặt thêm lịch cho nhân viên.

- Pop-up Thêm mới lịch làm việc hiện ra, bạn có thể đặt lịch làm việc theo từng ngày (3) hoặc lặp lại (4)

- Khi bạn chọn đặt lịch làm việc lặp lại:

  • Nếu bạn KHÔNG tích chọn Kết thúc: hệ thống tự động tạo lịch làm việc không giới hạn. Lưu ý:
    • Hệ thống mặc định tạo lịch làm việc trước cho tối đa 93 ngày.
    • Trong vòng 10 ngày trước ngày kết thúc hiển thị trên popup Thêm mới/ Cập nhật lịch làm việc, hệ thống sẽ tạo tiếp lịch làm việc cho 30 ngày tiếp theo với điều kiện: 
      • Nhân viên có dữ liệu chấm công trong vòng 15 ngày liền trước.
      • Ngày kết thúc lịch làm việc sau ngày hiện tại.
  • Nếu bạn tích chọn Kết thúc: hệ thống sẽ không tự động tạo lịch làm việc sau thời gian kết thúc. Bạn có thể đặt lịch tối đa 93 ngày.

- Hệ thống hỗ trợ đặt lịch cho nhân viên trên nhiều ca làm việc. Lưu ý: các ca làm việc của cùng 1 nhân viên có thời gian trùng không quá 2 giờ. Nếu thời gian trùng của các ca lớn hơn 2 giờ, hệ thống sẽ thông báo: Lịch làm việc bị trùng với lịch làm việc đã có khác của nhân viên và không cho đặt lịch.

- Sau đó kích Lưu để ghi nhận thông tin. Hoặc kích Bỏ qua để không ghi nhận.

- Bạn có thể xem lịch làm việc khi kích chọn Bảng chấm công.

  • Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Bảng chấm công

5. Thiết lập mức lương cho nhân viên

- Khi thêm mới hoặc cập nhật nhân viên, bạn kích chọn Thiết lập lương