TỔNG QUAN

Hướng dẫn sử dụng tính năng Quản lý Khách hàng

1. Thêm mới khách hàng

- Để thêm mới khách hàng, trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng, kích + Khách hàng

- Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình sau:

Nhập các thông tin khách hàng. Lưu ý: Tên khách hàng là thông tin bắt buộc, thông tin điện thoại của các khách hàng không được trùng nhau.

- Kích Lưu

- Lưu ý: Có thể thêm mới khách hàng khi bán hàng, đặt hàng hoặc nhập danh sách khách hàng từ file Excel

- Để thêm khách hàng khi bán hàng, đặt hàng thao tác như sau:

  • Trong màn hình Bán hàng, chọn dấu + cạnh ô Tìm khách hàng (F4).
  • Hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin khách hàng, các thao tác giống như khi thêm khách hàng ở bước trên.

2. Cập nhật thông tin khách hàng

- Để cập nhật thông tin khách hàng, trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng, sau đó tìm kiếm và chọn Khách hàng cần sửa thông tin.

- Kích Cập nhật

- Sau khi cập nhật thông tin, kích Lưu.

3. Ngừng/ Cho phép hoạt động khách hàng

- Để ngừng hoạt động khách hàng, trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng, sau đó tìm kiếm và chọn Khách hàng cần ngừng hoạt động.

- Kích Ngừng hoạt động

- Kích Đồng ý để xác nhận. Sau khi ngừng hoạt động khách hàng, hệ thống vẫn sẽ giữ thông tin và giao dịch của khách hàng

- Để khách hàng giao dịch trở lại, kích Cho phép hoạt động

4. Xóa khách hàng

- Để xóa thông tin khách hàng, trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng, sau đó tìm kiếm và chọn Khách hàng cần xóa.

- Kích Xóa

- Kích Đồng ý để xác nhận xóa khách hàng. Hệ thống sẽ xóa hoàn toàn khách hàng nhưng vẫn giữ những giao dịch lịch sử nếu có. Các khách hàng đã xóa khi xem lại các giao dịch sẽ có thêm hậu tố {DEL} sau tên khách hàng

5. Lịch sử bán/ trả hàng

- Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng, sau đó tìm kiếm và chọn Khách hàng cần theo dõi lịch sử bán/ trả hàng của cửa hàng.

- Chọn tab Lịch sử bán/trả hàng (hoặc Lịch sử đặt hàng), hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách các giao dịch cũng như thông tin tổng quan của từng giao dịch.

- Lưu ý: Nếu muốn xuất lịch sử đặt/bán hàng của khách hàng ra file excel: kích Xuất file

6. Điều chỉnh, Thanh toán công nợ

6.1. Theo dõi Nợ cần thu

- Trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng, sau khi tìm kiếm khách hàng chọn tab Nợ cần thu từ khách. Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình sau:

- Với những khách hàng có nợ với cửa hàng, hệ thống hiển thị tất cả các giao dịch bán hàng, thanh toán đối với khách hàng đó từ khi phát sinh nợ.

6.2. Điều chỉnh nợ

- Muốn điều chỉnh lại con số Nợ cần thu, trong tab Nợ cần thu từ khách, bạn kích Điều chỉnh.

- Hệ thống hiển thị ra màn hình sau:

  • Nhập giá trị mới cho Nợ cần thu
  • Thêm Mô tả nếu cần thiết
  • Kích Cập nhật

- Sau khi cập nhật thành công, hệ thống tự động sinh ra một phiếu điều chỉnh nợ.

6.3. Thanh toán nợ

- Để ghi nhận khách hàng thanh toán nợ, trong tab Nợ cần thu từ khách, kích Thanh toán

- Hệ thống hiển thị ra màn hình sau:

  • Nhập số tiền khách trả vào ô Thu từ khách hoặc Tiền thu.
  • Thêm ghi chú nếu cần thiết.
  • Kích Tạo phiếu thu.

7. Nhập/ Xuất danh sách khách hàng theo file excel

7.1. Nhập danh sách khách hàng từ file excel

- Để nhập danh sách khách hàng từ file Excel, trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng, sau đó kích Import:

- Hệ thống hiển thị ra màn hình sau:

- Nhấn chuột vào đường link Tải về File mẫu Excel File, sau đó điền dữ liệu cần nhập.

- Tích hoặc không tích chọn các lựa chọn:

  • Cập nhật dư nợ cuối: Dư nợ cuối lấy theo thông tin trong file excel.
  • Cập nhật tích điểm: Thông tin điểm hiện tại lấy theo thông tin trong file excel.
  • Chấp nhận khách được import trùng email với khách đang tồn tại trong hệ thống:
    • Nếu tích chọn: import được khách hàng có trùng email với khách đang tồn tại trên hệ thống
    • Nếu không tích chọn: hệ thống báo lỗi và không import được toàn bộ file

7.2. Xuất danh sách khách hàng ra file Excel

- Để xuất danh sách khách hàng ra file Excel, trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng, sau đó kích Xuất file.

- Hệ thống sẽ xuất ra file excel chứa danh sách khách hàng giống như danh sách hiển thị trên màn hình.

8. Tìm kiếm, sắp xếp danh sách khách hàng

- Để xem danh sách tất cả khách hàng, cũng như thông tin về từng khách hàng, trên màn hình Quản lý, bạn chọn Đối tác -> Khách hàng

- Hệ thống hiển thị ra danh sách khách hàng, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách

- Tìm kiếm khách hàng (1)

  • Tìm kiếm theo nhóm khách hàng
  • Tìm kiếm theo mã, tên hoặc điện thoại
  • Tìm kiếm theo mã hóa đơn.
  • Tìm kiếm theo ngày tạo khách hàng
  • Tìm kiếm theo sinh nhật khách hàng
  • Tìm kiếm theo ngày giao dịch cuối của khách hàng
  • Tìm kiếm theo nợ hiện tại
  • Tìm kiếm theo điểm hiện tại
  • Tìm kiếm theo loại khách
  • Tìm kiếm theo giới tính
  • Tìm kiếm theo khu vực của khách hàng
  • Tìm kiếm theo trạng thái: tất cả, đang hoạt động, ngừng hoạt động
  • Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm.

- Sắp xếp danh mục khách hàng (2)

  • Trong danh mục khách hàng, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột như: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Điện thoại, Tổng bán, Nợ cần thu hiện tại theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
  • Để sắp xếp danh mục hàng hóa theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Quản lý Khách hàng.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 03/08/2018