TỔNG QUAN

Hướng dẫn sử dụng tính năng Đặt hàng

I. Thêm mới

- Giao dịch đặt hàng phát sinh giữa khách hàng với gian hàng.

- Để thêm mới đặt hàng, hệ thống hỗ trợ 2 cách

  • Cách 1: thao tác trên màn hình Bán hàng
  • Cách 2: thao tác từ màn hình Quản lý

Cụ thể như sau:

1. Màn hình Bán hàng

- Trên màn hình Bán hàng, bạn kích chọn Đặt hàng

- Bên trái màn hình, tìm kiếm và chọn hàng hóa.

- Bên phải màn hình, tìm kiếm và nhập thông tin khách hàng, số tiền khách thanh toán.

1.1. Tìm kiếm sản phẩm

- Tìm kiếm theo mã hàng, tên hàng hoặc dùng máy quét mã vạch để tìm kiếm

- Lựa chọn trực tiếp từ danh sách sản phẩm kèm hình ảnh

- Hiển thị danh sách sản phẩm trong từng nhóm hàng

  • Kích vào biểu tượng Lọc theo nhóm hàng

  • Hệ thống hiển thị màn hình Nhóm hàng, tìm kiếm hoặc tích chọn nhóm -> kích Xong

- Tìm kiếm sản phẩm theo thuộc tính

  • Kích vào biểu tượng Lọc theo thuộc tính hàng hóa

  • Hệ thống hiển thị màn hình Thuộc tính hàng hóa, kích chọn giá trị -> kích Xong

- Tìm kiếm sản phẩm theo gộp hàng hóa

  • Nếu kích vào biểu tượng Gộp hàng hóa

  • Hệ thống sẽ hiển thị ở màn hình tìm kiếm hàng hóa như sau: 

  • Nếu không kích chọn gộp hàng hóa thì màn hình tìm kiếm hàng hóa như sau:

1.2. Import đơn đặt hàng

Ngoài việc tìm kiếm hàng hóa trực tiếp trên màn hình, hệ thống còn hỗ trợ import thông tin hàng hóa từ file excel mẫu. Thao tác cụ thể như sau:

- Kích vào biểu tượng  sau đó kích chọn Import hóa đơn, đặt hàng

- Màn hình Nhập danh sách hàng hóa từ file excel hiển thị:

- Bạn có thể Tải về file mẫu về để điền dữ liệu theo file mẫu, sau đó Chọn file dữ liệu để import đơn đặt hàng lên hệ thống.

- Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ tối đa 10 trang tính (sheet) trên file dữ liệu trong mỗi lần import (mỗi trang tính tương đương một giao dịch)

1.3. Tìm kiếm thông tin khách hàng

- Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm thông tin khách hàng theo mã, tên khách hàng hoặc số điện thoại.

- Khi khách hàng không có trong hệ thống, cũng có thể thêm ngay trong màn hình Bán hàng bằng cách kích dấu + cạnh ô tìm kiếm khách hàng.

1.4. Thay đổi số lượng, đơn vị tính, giá bán sản phẩm

- Bạn có thể thay đổi đơn vị tính sản phẩm (1), số lượng (2) trong phiếu đặt hàng, hoặc giảm giá trên từng sản phẩm khi tạo phiếu đặt hàng.

- Để thay đổi giá bán, giảm giá trên từng sản phẩm, thao tác như sau:

  • Trên giá bán của từng sản phẩm: nhập giá mới (1)
  • Giảm giá trên từng sản phẩm: có hai cách giảm giá theo % giá bán (kích %) hoặc giảm giá tiền mặt trực tiếp (kích VND) (2)
  • Khi nhấn chuột ra ngoài vị trí cửa sổ hiển thị, hệ thống sẽ tự điền giá trị vào ô Đơn giá (3)

1.5. Chọn bảng giá khi đặt hàng

- Nếu cửa hàng có nhiều bảng giá khác nhau, khi đặt hàng bạn có thể thay đổi bảng giá

1.6. Giao hàng

- Bạn có thể tích chọn hình thức Giao hàng ở màn hình bán hàng cho đơn đặt hàng.

1.7. Thay đổi một số thông tin khác

- Chọn lại Nhân viên thực hiện việc đặt hàng (1)

- Thay đổi Ngày đặt hàng (2)

- Thay đổi Kênh bán hàng (3)

- Nhập thông tin Giảm giá, Thu khác (4)

- Chọn Hình thức thanh toán: Tiền mặt, Thẻ, Chuyển khoản (ngầm định là Tiền mặt) (5)

- Thêm thông tin Ghi chú (6)

1.8. Tạo đơn đặt hàng

- Nhập Giảm giá trên toàn đơn đặt hàng (nếu có): Giảm giá theo % giá trị đơn hàng (kích %) hoặc giảm giá tiền mặt trực tiếp (kích VND)

- Nhập Tiền khách trả

- Kích Đặt hàng (F9) để hoàn tất

- Sau khi tạo thành công, Phiếu đặt hàng sẽ có trạng thái là Phiếu tạm

2. Màn hình quản lý

- Ở màn hình Quản lý, bạn chọn Giao dịch -> Đặt hàng

- Kích chọn + Đặt hàng

- Sau khi kích chọn + Đặt hàng thì màn hình sẽ chuyển sang màn hình thêm mới phiếu đặt hàng ở màn hình bán hàng

- Sẽ thao tác thêm mới phiếu Đặt hàng như thao tác ở màn hình bán hàng

II. Xử lý đặt hàng

1. Màn hình bán hàng

- Tìm kiếm mã đặt hàng muốn xử lý

- Kích Chọn

- Thay đổi thông tin phiếu đặt hàng

- Nếu muốn thay đổi nội dung phiếu đặt hàng kích Lưu

- Nếu muốn tạo hóa đơn từ phiếu đặt hàng kích Tạo hóa đơn

- Lưu ý:

  • Một phiếu đặt hàng có thể giao hàng nhiều lần. Với mỗi lần giao hàng, sẽ Tạo một hóa đơn tương ứng.
  • Sau khi tạo hóa đơn thành công, nếu hàng trong phiếu đặt hàng chưa giao hết thì Phiếu đặt hàng chuyển sang trạng thái Đang giao hàng. Nếu hàng trong phiếu đặt hàng đã giao hết thì Phiếu đặt hàng chuyển sang trạng thái Hoàn thành.

2. Màn hình quản lý

- Ở màn hình giao dịch Đặt hàng, bạn kích chọn phiếu đặt hàng muốn xử lý, kích Xử lý đơn đặt hàng

- Sau khi kích Xử lý đơn hàng thì màn hình sẽ chuyển sang màn hình cập nhật phiếu đặt hàng ở màn hình Bán hàng

- Sẽ thao tác cập nhật phiếu Đặt hàng như thao tác ở màn hình bán hàng

3. Hoàn thành phiếu đặt hàng

- Khi phiếu đặt hàng đã được tạo. Vì một lý do nào đó, không thể giao đủ hàng giống như phiếu đặt hàng ban đầu của khách hàng nhưng muốn kết thúc phiếu đặt hàng đó, tính năng Hoàn thành phiếu đặt hàng giúp giải quyết tình huống này.

- Để hoàn thành phiếu đặt hàng, bạn vào Giao dịch, kích chọn Đặt hàng

- Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng muốn Hoàn thành.

- Kích Hoàn thành

III. Quản lý thông tin phiếu đặt hàng

1. Sao chép phiếu đặt hàng

- Bạn vào Giao dịch chọn Đặt hàng, kích chọn phiếu đặt hàng cần sao chép

- Khi kích chọn Sao chép hệ thống tạo ra phiếu đặt hàng mới tương tự phiếu đặt hàng đã chọn.

2. Hủy bỏ phiếu đặt hàng

- Bạn vào Giao dịch chọn Đặt hàng, kích chọn phiếu đặt hàng cần hủy bỏ

- Kích Hủy bỏ: xóa phiếu đặt hàng ra khỏi hệ thống, nếu phiếu đặt hàng có hóa đơn đi kèm và không phải trạng thái Đã hủy thì sẽ không hủy bỏ được.

3. In/xuất file phiếu đặt hàng

- In: in phiếu đặt hàng

- Xuất file: chi tiết từng phiếu đặt hàng

4. Tìm kiếm phiếu đặt hàng

- Để xem danh sách tất cả các phiếu đặt hàng, cũng như thông tin về từng phiếu đặt hàng, bạn vào Giao dịch, chọn Đặt hàng.

- Hệ thống hiển thị ra danh sách phiếu đặt hàng, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách

- Tìm kiếm phiếu Đặt hàng (1)

  • Tìm kiếm theo mã phiếu đặt hàng
  • Tìm kiếm theo tên hoặc mã hàng hóa
  • Tìm kiếm theo mã hóa đơn
  • Tìm kiếm theo ghi chú
  • Tìm kiếm theo người bán
  • Tìm kiếm theo người tạo
  • Tìm kiếm theo chi nhánh
  • Tìm kiếm theo thời gian
  • Tìm kiếm theo trạng thái: Phiếu tạm, Đang gia hàng, Hoàn thành, Đã hủy
  • Tìm kiếm theo kênh bán
  • Tìm kiếm theo đối tác giao hàng
  • Tìm kiếm theo phương thức
  • Tìm kiếm theo lựa chọn hiển thị
  • Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm 

- Sắp xếp danh sách phiếu Đặt hàng (2)

  • Trong màn hình danh sách đặt chuyển hàng, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột: Mã phiếu, Thời gian, Chi nhánh, Người tạo, Trạng thái, Kênh bán hàng, Đối tác giao hàng,… theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần
  • Để sắp xếp danh sách phiếu đặt hàng theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.

IV. Thao tác nhiều phiếu đặt hàng cùng 1 lúc

- Ở màn hình quản lý phiếu đặt hàng để thao tác nhều phiếu đặt hàng cùng 1 lúc, kích vào ô vuông ở cạnh mã phiếu đặt hàng, sau đó kích Thao tác

- Trên nút Thao tác bao gồm thông tin:

  • Cập nhật thông tin chung: Cập nhật danh danh phiếu đặt hàng theo Người bán, Kênh bán, Ghi chú, sau đó kích Lưu để hoàn thành

- Ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ cho phép thực hiện trên nhiều đơn đặt hàng các thao tác

  • In
  • Xuất file tổng quan
  • Xuất file chi tiết
  • Hủy

V. Đặt hàng ở chế độ offline

- Khi mạng internet bị ngắt kết nối, việc đặt hàng sẽ được tiến hành ở chế độ offline. 

- Khi có mạng internet trở lại, hệ thống sẽ tự động đồng bộ các giao dịch đặt hàng offline lên trung tâm dữ liệu.

- Nếu bạn muốn tự thao tác Đồng bộ phiếu đặt hàng offline, vào màn hình Bán hàng, chọn nút Đồng bộ hóa dữ liệu  ở góc phải trên cùng màn hình.

  • Chọn Loại phiếu là Đặt hàng
  • Kích Đồng bộ tất cả
  • Hệ thống sẽ đẩy các giao dịch trong danh sách vừa chọn lên dữ liệu trung tâm.

VI. Xem lịch sử thanh toán/ lịch sử hóa đơn trên phiếu đặt hàng

1. Xem lịch sử thanh toán

- Xem lịch sử thanh toán trên phiếu đặt hàng

- Một phiếu đặt hàng có thể giao hàng nhiều lần. Khách hàng có thể sẽ thanh toán thêm tiền ứng với mỗi lần giao hàng. KiotViet cho phép xem lịch sử thanh toán đối với từng đơn đặt hàng.

- Vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng 

- Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng cần xem lịch sử thanh toán

- Kích vào tab Lịch sử thanh toán

2. Xem lịch sử hóa đơn

- Xem lịch sử hóa đơn trên phiếu đặt hàng

- Một phiếu đặt hàng có thể giao hàng nhiều lần. Với mỗi lần giao hàng tương ứng với một lần tạo hóa đơn. KiotViet cho phép xem lịch sử hóa đơn đối với từng đơn đặt hàng.

- Vào menu Giao dịch, chọn Đặt hàng 

- Tìm kiếm và chọn phiếu đặt hàng cần xem lịch sử hóa đơn

- Kích Lịch sử hóa đơn

VII. Xem thông tin nợ của khách hàng khi tạo đơn đặt hàng

- Bạn vào màn hình Bán hàng, chọn Đặt hàng, tìm kiếm thông tin khách hàng, sau đó chọn vào mục Xem nợ, màn hình sẽ hiển thị ra dư nợ hiện tại của khách hàng ngay tại màn hình bán hàng.

- Kích chọn khách hàng để xem chi tiết nợ của khách hàng

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Đặt hàng

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 03/08/2018