TỔNG QUAN

Hướng dẫn sử dụng Giao dịch Hoá đơn

I. Thêm mới

- Để thêm mới hóa đơn, hệ thống hỗ trợ 2 cách

  • Cách 1: thao tác trên màn hình Bán hàng
  • Cách 2: thao tác từ màn hình Quản lý

- Cụ thể như sau:

1. Màn hình bán hàng

- Bạn vào màn hình Bán hàng -> chọn Hóa đơn

- Bên trái màn hình, tìm kiếm và chọn hàng hóa.

- Bên phải màn hình, tìm kiếm và nhập thông tin khách hàng, số tiền khách thanh toán.

1.1. Tìm kiếm hàng hóa

- Tìm kiếm theo mã hàng, tên hàng hoặc dùng máy quét mã vạch để tìm kiếm

- Lựa chọn trực tiếp từ danh sách sản phẩm kèm hình ảnh

- Hiển thị danh sách sản phẩm trong từng nhóm hàng

  • Kích vào biểu tượng Lọc theo nhóm hàng

  • Hệ thống hiển thị màn hình Nhóm hàng, tìm kiếm hoặc tích chọn nhóm -> kích Xong

- Tìm kiếm sản phẩm theo thuộc tính

  • Kích vào biểu tượng Lọc theo thuộc tính hàng hóa

  • Hệ thống hiển thị màn hình Thuộc tính hàng hóa, kích chọn giá trị -> kích Xong

- Tìm kiếm sản phẩm theo gộp hàng hóa

  • Nếu kích vào biểu tượng Gộp hàng hóa

  • Hệ thống sẽ hiển thị ở màn hình tìm kiếm hàng hóa như sau: 

  • Nếu không kích chọn gộp hàng hóa thì màn hình tìm kiếm hàng hóa như sau:

1.2. Import hóa đơn

Ngoài việc tìm kiếm hàng hóa trực tiếp trên màn hình, hệ thống còn hỗ trợ import thông tin hàng hóa từ file excel mẫu. Thao tác cụ thể như sau:

- Kích vào biểu tượng   sau đó kích chọn Import hóa đơn, đặt hàng

- Màn hình Nhập danh sách hàng hóa từ file excel hiển thị:

- Bạn có thể Tải về file mẫu về để điền dữ liệu theo file mẫu, sau đó Chọn file dữ liệu để import hóa đơn lên hệ thống.

- Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ tối đa 10 trang tính (sheet) trên file dữ liệu trong mỗi lần import (mỗi trang tính tương đương một giao dịch)

1.3. Tìm kiếm thông tin khách hàng

- Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm thông tin khách hàng theo mã, tên khách hàng hoặc số điện thoại.

- Khi khách hàng không có trong hệ thống, cũng có thể thêm ngay trong màn hình Bán hàng bằng cách nhấn nút dấu + cạnh ô tìm kiếm khách hàng.

1.4. Thay đổi số lượng, đơn vị tính, giá bán sản phẩm

- Bạn có thể thay đổi đơn vị tính sản phẩm(1), số lượng (2) trong hóa đơn, hoặc giảm giá trên từng sản phẩm khi tạo hóa đơn.

- Để thay đổi giá bán, giảm giá trên từng sản phẩm, thao tác như sau:

  • Trên giá bán của từng sản phẩm: nhập giá mới (1)
  • Giảm giá trên từng sản phẩm: có hai cách giảm giá theo % giá bán (kích %) hoặc giảm giá tiền mặt trực tiếp (kích VND) (2)
  • Khi nhấn chuột ra ngoài vị trí cửa sổ hiển thị, hệ thống sẽ tự điền giá trị vào ô Đơn giá (3)

1.5. Chọn bảng giá khi tạo hóa đơn

- Nếu cửa hàng có nhiều bảng giá khác nhau, khi bán hàng, bạn có thể thay đổi bảng giá

1.6. Giao hàng

- Có thể tích chọn hình thức Giao hàng ở màn hình bán hàng cho hóa đơn.

1.7. Thay đổi một số thông tin khác

- Chọn Hình thức thanh toán: Tiền mặt, Thẻ, Chuyển khoản (ngầm định là Tiền mặt)

- Chọn lại nhân viên tạo hóa đơn

- Thay đổi ngày tạo

- Thay đổi Kênh bán hàng

- Nhập thông tin Thu khác

- Thêm thông tin Ghi chú

1.8. Tạo hóa đơn

- Nhập Giảm giá trên toàn hóa đơn (nếu có): Giảm giá theo % giá trị đơn hàng (nhấn nút %) hoặc giảm giá tiền mặt trực tiếp (nhấn nút VND)

Khách thanh toán (F8): nhập số tiền khách trả.

  • Lưu ý: Trường hợp bán hàng nợ cho khách, cần ghi nhận thông tin khách hàng, hệ thống sẽ ghi nhận công nợ với khách hàng sau khi Thanh toán hóa đơn. Nếu bỏ trống thông tin khách hàng, hệ thống sẽ không quản lý công nợ với khách.

- Kích Thanh toán (F9) để ghi nhận doanh thu và giảm trừ tồn kho, và ghi nhận vào công nợ khách hàng.

2. Màn hình quản lý

- Ở màn hình Quản lý, bạn kích Giao dịch -> chọn Hóa đơn

- Kích chọn + Bán hàng

- Sau khi kích chọn + Bán hàng thì màn hình sẽ chuyển sang màn hình thêm mới hóa đơn ở màn hình bán hàng.

- Bạn thao tác thêm mới Hóa đơn như trên màn hình bán hàng.

II. Cập nhật thông tin hóa đơn

1. Cập nhật thông tin từng hóa đơn

- Hệ thống chỉ cho phép thay đổi các thông tin : Người bán hóa đơn, Thời gian, Ghi chú, Kênh bán

- Để thay đổi những thông tin đó, vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn

- Tìm kiếm và chọn hóa đơn muốn thay đổi thông tin

- Hệ thống hiển thị ra cửa sổ sau:

- Sau khi thay đổi thông tin, kích Lưu. Với hóa đơn đã thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị popup “Bạn có muốn thay đổi thông tin về Thời gian của phiếu thanh toán gắn với giao dịch hay không?”

  • Kích chọn Đồng ý để thay đổi thời gian phiếu thanh toán

2. Cập nhật thông tin nhiều hóa đơn cùng 1 lúc

- Có thể thao tác cập nhật cùng 1 lúc nhiều hóa đơn

  • Tích chọn các hóa đơn cần cập nhật thông tin (1) -> kích Thao tác (2) ->  chọn Cập nhật thông tin chung (3).

  • Cập nhật những thông tin như: Người bán, Kênh bán, Ghi chú sau đó kích Lưu để hoàn thành

- Ngoài ra hệ thống còn hỗ trợ cho phép thực hiện trên nhiều hóa đơn các thao tác

  • In
  • Xuất file tổng quan
  • Xuất file chi tiết

III. Quản lý danh sách hóa đơn

1. Sao chép hóa đơn

- Vào Giao dịch chọn Hóa đơn, kích chọn hóa đơn cần sao chép

- Khi kích chọn sao chép hệ thống sẽ tạo ra hóa đơn mới tương tự hóa đơn đã chọn

2. Hủy hóa đơn

- Vào Giao dịch chọn Hóa đơn, kích chọn hóa đơn cần sao chép

- Hủy bỏ hóa đơn: hệ thống sẽ giảm trừ doanh thu và cộng lại tồn kho các hàng hóa, cập nhật lại công nợ khách hang. Khi hủy bỏ hóa đơn, hệ thống sẽ hiển thị popup “Bạn có muốn hủy những phiếu thanh toán liên quan?”

  • Kích chọn Đồng ý để hủy bỏ phiếu thanh toán.
  • Kích chọn Bỏ qua nếu không muốn hủy bỏ phiếu thanh toán.

3. Xuất file/ in hóa đơn

- Xuất file các hóa đơn

hoặc chi tiết từng hóa đơn

- In hóa đơn: Kích chọn vào hóa đơn cần in, màn hình sẽ hiện thị nút In để in hóa đơn

4. Tìm kiếm, sắp xếp hóa đơn

- Để xem danh sách tất cả các hóa đơn, cũng như thông tin về từng hóa đơn, vào menu Giao dịch, chọn Hóa đơn.

- Hệ thống hiển thị ra danh sách hóa đơn, bạn có thể tìm kiếm, hoặc sắp xếp danh sách

- Tìm kiếm Hóa đơn (1)

  • Tìm kiếm theo mã hóa đơn
  • Tìm kiếm theo mã, tên hàng hóa
  • Tìm kiếm theo Serial/IMEI
  • Tìm kiếm theo mã, tên, điện thoại khách hàng
  • Tìm kiếm theo mã vận đơn
  • Tìm kiếm theo mã đặt hàng
  • Tìm kiếm theo người tạo
  • Tìm kiếm theo người bán
  • Tìm kiếm theo ghi chú
  • Tìm kiếm theo chi nhánh
  • Tìm kiếm theo thời gian
  • Tìm kiếm theo trạng thái hóa đơn
  • Tìm kiếm theo trạng thái giao hàng
  • Tìm kiếm theo kênh bán
  • Tìm kiếm theo đối tác giao hàng
  • Tìm kiếm theo thời gian giao hàng
  • Tìm kiếm theo phương thức
  • Tìm kiếm theo bảng giá
  • Tìm kiếm theo loại thu khác
  • Tìm kiếm theo lựa chọn hiển thị
  • Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm 

- Sắp xếp danh sách Hóa đơn (2)

  • Trong màn hình danh sách hóa đơn, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột: Mã hóa đơn, Thời gian, Khách hàng, Tổng cộng, Kênh bán, Trạng thái theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần
  • Để sắp xếp danh sách hóa đơn theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó

IV. Xem lịch sử hóa đơn

- Một hóa đơn có thể được thanh toán nhiều lần nếu khách hàng đó ghi nợ. KiotViet cho phép bạn xem lịch sử thanh toán đối với từng hóa đơn như sau:

- Kích Giao dịch, chọn Hóa đơn

- Tìm kiếm và chọn hóa đơn cần xem lịch sử thanh toán

- Kích vào tab Lịch sử thanh toán

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Giao dịch Hoá đơn

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

 Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 14/08/2018