Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Thiết lập cửa hàng

Hướng dẫn sử dụng Thiết lập cửa hàng

Hệ thống hỗ trợ bật sẵn những chức năng cơ bản nhất cho người dùng. Người dùng có thể tùy chỉnh tính năng để phù hợp với mục đích sử dụng.

- Để thiết lập cửa hàng, tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập, chọn Thiết lập cửa hàng.

- Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thiết lập cửa hàng như sau:

- Màn hình thiết lập được chia thành 3 khối chính:

  • Thiết lập quản lý: Hàng hóa, Đối tác, Giao dịch
  • Tích hợp: Lazada, Shopee, Facebook
  • Thiết lập cửa hàng: Thông tin cửa hàng, Thiết lập kết nối API
  • Những tính năng bắt buộc phải thiết lập chi tiết thì tại thời điểm bật tính năng hệ thống lập tức mở ra popup để bạn thực hiện thiết lập thông tin chi tiết cho tính năng.

1. Thiết lập quản lý

1.1. Hàng hóa

- Từ màn hình Thiết lập cửa hàng, khối Thiết lập quản lý, chọn Hàng hóa hệ thống sẽ hiển thị danh sách các thiết lập tính năng liên quan đến hàng hóa trên gian hàng.

1.1.1. Giá vốn trung bình

Giá vốn được tính theo phương pháp Tính trung bình từ các giao dịch mang tính chất nhập và trả hàng nhập.

- Bật “Giá vốn trung bình”: Tính lỗ lãi theo phương pháp giá vốn trung bình.

- Tắt “Giá vốn trung bình”: Tính lỗ lãi theo phương pháp giá vốn cố định.

- Khi bật/tắt tính năng, hệ thống hiển thị popup cảnh báo về việc thay đổi phương pháp tính giá vốn.

  • Chọn Đã hiểu hệ thống sẽ lập tức thay đổi phương pháp tính giá vốn.
  • Chọn Bỏ qua hệ thống không thay đổi phương pháp tính giá vốn.

1.1.2. Hàng hóa có thuộc tính

Cho phép thiết lập thuộc tính cho hàng hóa.

- Bật “Hàng hóa có thuộc tính”: Hệ thống cho phép quản lý các thuộc tính của hàng hóa.

  • Trong phần Danh mục à Hàng hóa: có thêm phần quản lý thuộc tính.
    • Màn hình thêm mới, cập nhật hàng hóa:

- Tìm kiếm hàng hóa theo thuộc tính:

  • Trong màn hình Bán hàng: có tìm kiếm theo thuộc tính.
  • Trong màn hình báo cáo: có thống kê theo thuộc tính.

- Tắt “Hàng hóa có thuộc tính”: Hệ thống không quản lý thuộc tính của các hàng hóa.

1.1.3. Hàng hóa đơn vị tính

Cho phép thiết lập đơn vị tính cho hàng hóa.

- Bật “Hàng hóa đơn vị tính”: Hệ thống cho phép quản lý đơn vị của hàng hóa.

  • Trong phần Danh mục -> Hàng hóa có thêm phần quản lý đơn vị.

- Tắt “Hàng hóa đơn vị tính”: Hệ thống không quản lý đơn vị.

1.1.4. Quản lý tồn kho theo Serial/IMEI

- Bật "Quản lý tồn kho theo Serial/IMEI": Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số Serial/IMEI của hàng hóa.

  • Trong phần Danh mục -> Hàng hóa có thêm tích chọn Quản lý theo Serial/IMEI

  • Trong phần Giao dịch à Nhập hàng có thêm phần nhập số Serial/IMEI.

- Tắt "Quản lý tồn kho theo Serial/IMEI": Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số lượng hàng hóa nhập vào.

- Xem thêm chi tiết Quản lý hàng hóa Serial/IMEI

1.1.5. Sản xuất hàng hóa

- Bật "Sản xuất hàng hóa": Cho phép thiết lập nguyên liệu thành phần cho hàng hóa, có thể sản xuất mặt hàng thông qua tính năng Quản lý sản xuất.

  • Trong phần Hàng hóa có thêm mục Sản xuất

- Tắt "Sản xuất hàng hóa": Không sử dụng tính năng sản xuất hàng hóa.

- Xem thêm chi tiết Sản xuất hàng hóa

1.1.6. Quản lý tồn kho theo Lô, hạn sử dụng

Hàng hóa được quản lý theo lô và hạn sử dụng trên tất cả các giao dịch liên quan để giúp bạn theo dõi sát tình trạng hàng hóa trong kho, xử lý hàng sắp hết hạn, tránh lãng phí.

- Bật "Hàng hóa theo lô, hạn sử dụng":

  • Trong phần Danh mục -> Hàng hóa có thêm tích chọn Quản lý theo lô, hạn sử dụng.

  • Trong phần Giao dịch à Nhập hàng có thêm phần nhập lô, hạn sử dụng.

​- Tắt "Quản lý theo lô, hạn sử dụng": Hệ thống sẽ quản lý tồn kho theo số lượng hàng hóa nhập vào.

- Xem thêm chi tiết Quản lý hàng hóa theo lô, hạn sử dụng

1.1.7. Bảo hành, bảo trì

- Bật “Bảo hành, bảo trì”: Hệ thống hỗ trợ việc ghi nhận thông tin bảo hành, bảo trì, sửa chữa hàng hóa.

  • Trong phần Danh mục -> Hàng hóa có thêm tab Bảo hành, bảo trì.

- Tắt “Bảo hành, bảo trì”: Hệ thống không hỗ trợ việc ghi nhận thông tin bảo hành, bảo trì, sửa chữa hàng hóa.

- Xem thêm chi tiết Bảo hành, bảo trì

1.2. Đối tác

1.2.1. Tích điểm

- Bật "Tích điểm": Mặc định hệ thống tắt tính năng này. Bật tính năng này khi bạn muốn tích điểm thưởng cho khách hàng khi mua hàng, quy đổi điểm thưởng để thanh toán đơn hàng hoặc sử dụng điểm thưởng để chia nhóm khách hàng. Lưu ý cần kích vào link Chi tiết để cập nhật đầy đủ các thông số bắt buộc để bắt đầu tính năng Tích điểm.

- Tắt "Tích điểm": Khi cửa hàng của bạn không muốn áp dụng chương trình Tích điểm.

- Xem thêm chi tiết Tính năng tích điểm

1.2.2. Gửi SMS – Email – Tin nhắn Zalo

- Bật "Gửi SMS - Emai – Tin nhắn Zalo ": Mặc định hệ thống tắt tính năng này, bật tính năng để thiết lập tính năng gửi SMS – Email – Tin nhắn Zalo cho khách hàng.

- Tắt "Gửi SMS – Emai - Tin nhắn Zalo ": Khi bạn không có nhu cầu gửi SMS – Email - Tin nhắn Zalo cho khách hàng.

- Xem thêm chi tiết tính năng gửi SMS - Email - Tin nhắn Zalo

1.2.3. Quản lý khách hàng theo chi nhánh

- Bật “Quản lý khách hàng theo chi nhánh”: Cửa hàng sẽ quản lý danh sách, thông tin cá nhân, công nợ, điểm ... của khách hàng theo từng chi nhánh.

- Tắt “Quản lý khách hàng theo chi nhánh”: Nếu tắt tính năng này thì khách hàng (danh sách khách hàng, công nợ, điểm) sẽ được quản lý chung trên toàn hệ thống.

- Xem thêm chi tiết Quản lý khách hàng theo chi nhánh

1.2.4. Quản lý nhà cung cấp theo chi nhánh

- Nếu bật tính năng này thì Nhà cung cấp (danh sách Nhà cung cấp, công nợ) sẽ được quản lý theo từng chi nhánh riêng biệt.

- Nếu tắt tính năng này thì Nhà cung cấp (danh sách Nhà cung cấp, công nợ) sẽ được quản lý chung trên toàn hệ thống.

- Việc bật/tắt tính năng này cần phải được cân nhắc kỹ vì hệ thống sẽ thay đổi hoàn toàn cách quản lý Nhà cung cấp trên gian hàng.

1.3. Giao dịch

1.3.1. Đặt hàng

- Bật “Đặt hàng”: Hệ thống hỗ trợ việc ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng. Với mỗi lần giao hàng tương ứng với một lần tạo hóa đơn. Khi đó hệ thống quản lý riêng rẽ việc đặt hàng và tạo hóa đơn trong màn hình Bán hàng, danh sách giao dịch.

- Tắt “Đặt hàng”: Hệ thống không hỗ trợ việc đặt hàng mà bán hàng trực tiếp luôn cho khách hàng.

1.3.2. Bán hàng, Chuyển hàng, Trả hàng nhập, Sản xuất, Xuất hủy khi hết tồn kho.

- Bật “Bán hàng, Chuyển hàng, Trả hàng nhập, Sản xuất, Xuất hủy khi hết tồn kho”: Khi hết tồn kho vẫn cho phép bán hàng, chuyển hàng, trả hàng, hệ thống sẽ ghi nhận giá trị tồn kho âm. Lưu ý khi đó, việc tính lãi lỗ và giá vốn sẽ không được ghi nhận. Sau khi tạo phiếu nhập hàng cho những mặt hàng này, bạn chỉ cần chỉnh lại thời gian về phía trước những hóa đơn bán hàng, việc tính lãi lỗ và giá vốn sẽ cập nhật lại cho chính xác.

- Tắt “Bán hàng, Chuyển hàng, Trả hàng nhập, Sản xuất, Xuất hủy khi hết tồn kho”: Không cho phép ghi nhận giá trị tồn kho âm.

1.3.3. Giao hàng

Tính năng này giúp người sử dụng quản lý các trạng thái giao dịch giao hàng, các khoản phí giao hàng, khoản cần thu hộ với từng đối tác giao hàng

- Bật "Giao hàng": Người sử dụng quản lý các trạng thái giao dịch giao hàng, các khoản phí giao hàng, khoản cần thu hộ với từng đối tác giao hàng.

- Tắt "Giao hàng": Khi cửa hàng của bạn không có các giao dịch cần chuyển giao hàng hóa.

- Xem thêm chi tiết Tính năng giao hàng

1.3.4. Sử dụng cân điện tử

- Sử dụng cân điện tử hỗ trợ bán hàng

- Bật "Sử dụng cân điện tử": Khi bán hàng, bạn có thể tích hợp việc tính tiền hàng hóa bằng cân điện tử với các mặt hàng hoa quả, thủy, hải sản….

  • Tại màn hình bán hàng có tùy chọn sử dụng cân điện tử

- Tắt "Sử dụng cân điện tử": Hệ thống sẽ không hiển thị thanh toán bằng cân điện tử.

1.3.5. Thu khác khi bán hàng

- Bật "Thu khác khi bán hàng": Cho phép tạo và quản lý các khoản thu khác khi bán hàng như: phí giao hàng, phí dịch vụ, VAT... phí thu khác được tính bằng số tiền VNĐ hoặc % giá trị đơn hàng.

- Màn hình Bán hàng sẽ hiện thêm thông tin Thu khác

- Xem thêm chi tiết Quản lý thu khác

1.3.6. Không cho phép in báo giá khi bán hàng

- Bật "Không cho phép in báo giá khi bán hàng": Không hiển thị nút In trên màn hình Bán hàng. Chỉ cho phép in khi phiếu đặt hàng, hóa đơn, trả hàng được lưu vào hệ thống.

- Tắt "Không cho phép in báo giá khi bán hàng": Hiển thị nút In trên màn hình Bán hàng.

1.3.7. Khuyến mại

- Bật “Khuyến mại”: Mặc định hệ thống tắt tính năng này. Bật để cho phép sử dụng các chương trình khuyến mại như mua hàng tặng hàng, giảm giá hóa đơn…

- Tắt “Khuyến mại”: Mặc định hệ thống tắt tính năng này đồng nghĩa với cửa hàng không áp dụng các chương trình khuyến mại.

- Xem thêm chi tiết Quản lý khuyến mại

1.3.8. Voucher

- Bật “Voucher”. Mặc định hệ thống tắt tính năng này. Bật để cho phép quản lý, phát hành, thanh toán bằng voucher.

- Áp dụng gộp với các chương trình khuyến mại khác:

  • Nếu tích chọn: hệ thống cho phép sử dụng gộp cùng với các chương trình khuyến mại hoặc thanh toán bằng điểm khi đã dùng voucher để thanh toán hóa đơn.
  • Nếu không tích chọn: hệ thống không cho phép sử dụng gộp cùng với các chương trình khuyến mại hoặc thanh toán bằng điểm khi đã dùng voucher để thanh toán hóa đơn.

- Áp dụng gộp nhiều voucher trên một hóa đơn:

  • Nếu tích chọn: hệ thống cho phép sử dụng nhiều voucher khi thanh toán một hóa đơn.
  • Nếu không tích chọn: hệ thống chỉ cho phép sử dụng một voucher khi thanh toán một hóa đơn.

- Cho phép trả hàng với hóa đơn có thanh toán bằng voucher:

  • Nếu tích chọn: hệ thống cho phép trả hàng với hóa đơn có thanh toán bằng voucher.
  • Nếu không tích chọn: hệ thống không cho phép trả hàng với hóa đơn có thanh toán bằng voucher.

- Tắt “Voucher”. Mặc định hệ thống tắt tính năng này, đồng nghĩa với của hàng không cho phép sử dụng Voucher.

- Xem thêm chi tiết Quản lý Voucher

1.3.9. Giới hạn thời gian trả hàng

- Bật "Giới hạn thời gian trả hàng": Mặc định hệ thống không bật tính năng này. Bật tính năng để cho phép thiết lập sau bao nhiêu ngày thì không được phép trả hàng.

- Tắt "Giới hạn thời gian trả hàng": Khi bạn tắt giới hạn thời gian trả hàng, khách hàng có thể trả lại sau bao nhiêu ngày mua hàng cũng được.

1.3.10. Không cho phép thay đổi thời gian giao dịch

- Bật "Không cho phép thay đổi thời gian bán hàng": Mặc định hệ thống đã bật tính năng và không cho phép thay đổi thời gian cho các giao dịch đặt hàng, hóa đơn, trả hàng, đổi trả hàng.

- Tắt "Không cho phép thay đổi thời gian bán hàng": Khi bạn muốn cho phép nhân viên thay đổi thời gian cho các giao dịch đặt hàng, hóa đơn, trả hàng, đổi trả hàng.

1.3.11. Khóa sổ

- Bật "Khóa sổ": Khi bạn không cho phép thay đổi thông tin và thời gian của những giao dịch có thời gian trước ngày khóa sổ (trừ các giao dịch đặt hàng).

- Tắt "Khóa sổ": Khi bạn cho phép thay đổi thông tin và thời gian của những giao dịch có thời gian trước ngày khóa sổ (trừ các giao dịch đặt hàng).

- Xem thêm chi tiết Tính năng khóa sổ

1.3.12. Đặt hàng nhập

- Bật “Đặt hàng nhập”: Hệ thống hỗ trợ việc ghi nhận thông tin đặt hàng của gian hàng với nhà cung cấp. Với mỗi lần giao hàng tương ứng với một lần tạo phiếu nhập hàng. Khi đó hệ thống quản lý riêng rẽ việc đặt hàng nhập và tạo phiếu nhập hàng trong danh sách giao dịch.

- Tắt “Đặt hàng nhập”: Hệ thống không hỗ trợ việc đặt hàng nhập mà nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp.

- Xem thêm chi tiết Đặt hàng nhập

1.3.13. Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng

- Bật “Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng”: Cho phép tạo và quản lý các khoản chi phí khi nhập hàng như: phí dịch vụ, thuế hải quan… được tính bằng số tiền VNĐ hoặc % giá trị phiếu nhập

- Tắt “Hỗ trợ các khoản chi phí nhập hàng”: Khi bạn không muốn quản lý các khoản chi phí phát sinh khi nhập hàng.

- Xem thêm chi tiết Quản lý chi phí nhập hàng

2. Tích hợp kênh bán

2.1. Lazada

- Mặc định hệ thống tắt tính năng này, bạn chọn "Lazada" để thực hiện tích hợp kênh bán, giúp đồng bộ tồn kho, xử lý đơn hàng trên Lazada tại KiotViet.

- Không chọn "Lazada" khi bạn không có nhu cầu tích hợp với kênh bán này.

- Xem thêm chi tiết Kết nối KiotViet - Lazada

2.2. Shopee

- Mặc định hệ thống tắt tính năng này, bạn chọn "Shopee" để thực hiện tích hợp kênh bán, giúp đồng bộ tồn kho, xử lý đơn hàng trên Shopee tại KiotViet.

- Không chọn "Shopee" khi bạn không có nhu cầu tích hợp với kênh bán này.

- Xem thêm chi tiết Tích hợp KiotViet - Shopee

2.3. Facebook

- Mặc định hệ thống tắt tính năng này, bạn chọn "Facebook" để thiết lập tính năng bán hàng qua các kênh mạng xã hội.

- Không chọn "Facebook" khi bạn không có nhu cầu bán hàng qua cá kênh mạng xã hội.

- Xem thêm chi tiết Tích hợp bán hàng qua các kênh mạng xã hội

3. Thiết lập cửa hàng

3.1. Thông tin cửa hàng

- Để cập nhật thông tin cửa hàng, tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2), chọn Thông tin cửa hàng (3).

- Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thông tin cửa hàng như sau:

- Địa chỉ truy cập: tên truy cập của cửa hàng, không thể thay đổi tên truy cập này. Nếu có nhu cầu muốn đổi tên truy cập, có thể liên lạc với bộ phận kỹ thuật của KiotViet bằng cách gọi lên tổng đài (miễn cước) 1800 6162.

- Hạn sử dụng: Thời hạn mà gian hàng được phép hoạt động, như đã thống nhất trong hợp đồng.

- Tên cửa hàng: Có thể thay đổi tên cửa hàng để hiển thị phù hợp trong các mẫu in.

- Địa chỉ: Bạn cần nhập đầy đủ thông tin Địa chỉ, Khu vực, Phường/Xã của cửa hàng để sử dụng tốt các tính năng như mẫu in, Giao hàng…

- Ngôn ngữ: Chọn ngôn ngữ hiển thị. Hiện tại KiotViet hỗ trợ hiển thị 2 ngôn ngữ là tiếng Việt và tiếng Anh.

- Logo:

  • Kích vào chọn ảnh lựa chọn logo của cửa hàng để hiển thị trong hóa đơn bán hàng.
  • Sau khi đã chọn logo như hình trên và điền đầy đủ thông tin bạn kích vào Lưu.​

3.2. Thiết lập kết nối API

KiotViet có hỗ trợ mở cổng kết nối API để lấy dữ liệu vào và đẩy dữ liệu ra, giữa hệ thống khác và KiotViet.

- Trên màn hình Quản lý,  từ menu Thiết lập (1), bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng (2), chọn Thiết lập kết nối API (3).

-   Trên thông tin thiết lập kết nối thực hiện các thao tác sau:

(1) Kích Tạo mã để tạo ra Mã bảo mật

(2) Kích Hoạt động

(3) Kích Lưu -> hệ thống sẽ tự sinh Client ID (4)

-    Để ngừng hoạt động kết nối API, kích Ngừng hoạt động -> kích Lưu để hoàn tất.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Thiết lập cửa hàng.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 26/04/2019