Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Kết nối KiotViet - Shopee

Hướng dẫn sử dụng

Tích hợp KiotViet - Shopee

Tính năng tích hợp KiotViet – Shopee được xây dựng nhằm mục đích giúp các gian hàng của KiotViet cũng chính là các nhà bán lẻ của Shopee:

    - Chọn để quản lý kho hàng, dữ liệu tồn kho, giá bán sản phẩm trên Shopee từ KiotViet.

    - Đồng bộ dữ liệu đơn đặt hàng được tạo trên Shopee về KiotViet.

    - Quản lý, theo dõi và cập nhật trạng thái hàng tự động từ Shopee về KiotViet.

I. Thiết lập

Hệ thống KiotViet cho phép mỗi chi nhánh của gian hàng có thể kết nối với 5 gian hàng nhà bán của Shopee:

1. Kích hoạt kết nối

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Tích hợp kênh bán, bạn chọn Shopee (1), chọn nút + Thêm kết nối (2), kích Chọn tài khoản Shopee kết nối (3) để tiến hành kết nối.

- Bạn nhập các thông tin đăng nhập Shopee (4):

  • Chọn CountryViệt Nam
  • Email/Phone/Username: tài khoản nhà bán của Shopee
  • Password là mật khẩu của tài khoản nhà bán của Shopee

- Kích chọn Login (5), shopee sẽ gửi mã OTP về số điện thoại đăng ký của nhà bán, bạn nhập thông tin mã số xác thực (6) -> kích Verify (7)

- Kích chọn Yes (8)

- Tài khoản Shopee được chọn trong form tích hợp:

  • Kích chọn Chi nhánh và Bảng giá sử dụng khi kết nối, thông tin chi tiết như sau:
    • Chi nhánh: thông tin hàng hóa, tồn kho trên chi nhánh được chọn sẽ đồng bộ với thông tin hàng hóa trên Shopee.
    • Bảng giá bán: Giá hàng hóa trên bảng giá được chọn sẽ được đồng bộ tương ứng lên Shopee như là giá bán niêm yết.
  • Kích Lưu để lưu lại thông tin kết nối và quay lại danh sách các thiết lập.

2. Cập nhật thông tin kết nối

- Trên màn hình tích hợp kênh bán Shopee, kích vào dòng kết nối cần cập nhật thông tin (1)

- Hệ thống sẽ hiển thị màn hình để chỉnh sửa thông tin (2)

- Kích Lưu để lưu thay đổi (3)

3. Xóa kết nối

- Trên màn hình tích hợp kênh bán Shopee, bạn kích vào biểu tượng  trên dòng kết nối cần xóa (1)

- Kích Đồng ý để xác nhận xóa kết nối (2), hệ thống hiện thông báo xóa dữ liệu thành công.

II. Đồng bộ hàng hóa từ KiotViet lên Shopee

- Lưu ý: Thông tin hàng hóa chỉ được đồng bộ thành công từ KiotViet lên Shopee nếu và chỉ nếu mã hàng (SKU của hàng hóa) trên Shopee trùng với mã hàng trên KiotViet.

- Thông tin hàng hóa được đồng bộ tự động từ KiotViet lên Shopee ngay khi có cập nhật, thay đổi.

Lưu ý: với hàng hóa được tạo sau khi tích hợp kết nối, người dùng cần thao tác thay đổi giá hoặc tồn kho để hệ thống đồng bộ thông tin từ KiotViet lên Shopee.

- Với mỗi thông tin hàng hóa, hệ thống thực hiện đồng bộ 2 thông tin: Tồn kho và Giá bán. Chi tiết:

  • Tồn kho:
    • Giá trị tồn kho sẵn có trên shopee = Số lượng tồn - Số lượng đặt tương ứng với chi nhánh đang chọn tích hợp.
    • Nếu tồn kho hàng hóa - đặt hàng trên KiotViet ≤ 0, thì tồn kho khi đồng bộ lên Shopee là 0
  • Giá bán: là giá trong bảng giá được chọn để đồng bộ

- Lưu ý khi đồng bộ:

  • Sản phẩm trên KiotViet là hàng Combo – đóng gói hoặc dịch vụ. Thì:
    • Chỉ đồng bộ giá lên Shopee, KHÔNG đồng bộ tồn kho.
  • Sản phẩm trên KiotViet là hàng Serial/IMEI hoặc lô - hạn sử dụng. Thì:
    • Đồng bộ tồn kho và giá lên Shopee, KHÔNG đồng bộ đơn hàng về KiotViet.
  • Nếu giá trị có thập phân sẽ tự động làm tròn trước khi đồng bộ theo công thức:
    • Giá trị x.50 sẽ làm tròn lên. Ví dụ 10,000.50 sẽ làm tròn lên là 10,001
    • Giá trị < x.50 sẽ làm tròn xuống. Ví dụ 10,000.49 VND sẽ làm tròn thành 10,000
  • Bảng giá được chọn tích hợp KHÔNG còn hợp lệ (valid). Thì tất cả hàng hóa được đồng bộ thành công lên Shopee đều sẽ là giá trên bảng giá chung.
  • Quản lý SKU trên Shopee:
    • Shopee cho phép quản lý một Sản phẩm có thể không có hoặc có 1 hoặc nhiều Phân loại hàng.
    • SKU của Sản phẩm hay Phân loại hàng có thể là rỗng hoặc trùng nhau.

- Do vậy:

  • Nếu sản phẩm Shopee không có Phân loại thì ánh xạ (mapping) với hàng trên KiotViet sẽ sử dụng mã SKU sản phẩm.
  • Nếu sản phẩm Shopee có Phân loại thì mapping với hàng trên KiotViet sẽ sử dụng SKU phân loại:
    • Nếu sản phẩm Shopee tồn tại Phân loại mà không có SKU phân loại thì sẽ không thể mapping hay đồng bộ với hàng hóa KiotViet.
  • Nếu gian hàng Shopee có nhiều SKU sản phẩm hoặc Phân loại trùng nhau thì khi KiotViet đồng bộ dữ liệu lên sẽ lấy hàng hóa đầu tiên tìm trong danh sách.

III. Đồng bộ đơn hàng từ Shopee về KiotViet

1. Đồng bộ thông tin đơn đặt hàng mới

Ngay khi trên Shopee phát sinh đơn đặt hàng, hệ thống sẽ đồng bộ về KiotViet:

- Mã đặt hàng sẽ có tiền tố là DHSPE và có trạng thái là Phiếu tạm.

- Chi tiết của đơn đặt hàng sẽ có thêm phần Ghi chú, Thông tin giao hàng Kênh bán.

- Hệ thống đồng bộ các thông tin đơn hàng theo cơ chế sau:

  • Thông tin khách hàng: Được đồng bộ dựa vào Số điện thoại của khách hàng.
    • Nếu số điện thoại của khách hàng chưa có KiotViet: Hệ thống tự động tạo mới khách hàng trên KiotViet theo thông tin khách hàng được đồng bộ về từ Shopee.
  • Thông tin hàng hóa: Được đồng bộ dựa vào Mã hàng hóa.
  • Người bán và người tạo: Tài khoản của chủ gian hàng.
  • Chi nhánh: Chi nhánh đang được chọn tích hợp kết nối.
  • Bảng giá: Tương ứng bảng giá được chọn tích hợp kết nối.
  • Khách đã trả = 0

- Lưu ý: Với những đơn đặt hàng phát sinh trước khi kích hoạt kết nối, KiotViet sẽ đồng bộ các đơn hàng này ngay khi có thay đổi trạng thái trên Shopee.

2. Đồng bộ trạng thái của đơn đặt hàng

- Khi tình trạng của đơn đặt hàng hoặc kiện hàng trên Shopee thay đổi thì trạng thái của đơn đặt hàng/hóa đơn tương ứng trên KiotViet cũng được thay đổi theo.

- Cơ chế đồng bộ như sau:

  • Đơn đặt hàng trên Shopee chuyển sang tình trạng “Hủy thành công”

           Đơn đặt hàng tương ứng trên KiotViet sẽ chuyển sang trạng thái Đã hủy”.

  • Đơn đặt hàng trên Shopee chuyển sang tình trạng “Đang giao hàng”

          Lúc này, hệ thống sẽ tạo Hóa đơn tương ứng cho đơn đặt hàng đã đồng bộ từ Shopee về. Trạng thái hóa đơn là “Đang xử lý” và trạng thái vận đơn là “Đang giao hàng”.

  • Đơn đặt hàng trên Shopee chuyển sang trạng thái “Hoàn thành – Khách đã nhận hàng”

Trạng thái hóa đơn là “Đang xử lý” và trạng thái vận đơn là “Giao thành công”.

  • Đơn đặt hàng trên Shopee chuyển sang trạng thái “Hoàn thành – Đã hoàn hàng”

Trạng thái hóa đơn là “Không giao được” và trạng thái vận đơn là “Đã chuyển hoàn”.

- Lưu ý: Nếu tham gia chương trình giảm giá từng sản phẩm trên Shopee -> đơn hàng về KiotViet sẽ hiển thị đơn giá sau giảm của nhà bán trên Shopee, không phải đơn giá của KiotViet.

IV. Lịch sử đồng bộ

- Toàn bộ lịch sử đồng bộ thông tin giữa KiotViet và Shopee được ghi nhận lại trong phần Lịch sử thao tác của KiotViet với chức năng là Đồng bộ Shopee.

- Kích vào các lần đồng bộ để xem chi tiết.

  • Đồng bộ hàng hóa:
    • Đồng bộ giá bán:

  • Đồng bộ tồn kho:

  • Đồng bộ đặt hàng:

  • Đồng bộ hóa đơn:

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn kết nối KiotViet và Shopee.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 16/05/2019