Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Kết nối KiotViet - Shopee

Hướng dẫn sử dụng

Tích hợp KiotViet - Shopee

Tính năng tích hợp KiotViet – Shopee được xây dựng nhằm mục đích giúp các gian hàng của KiotViet cũng chính là các nhà bán lẻ của Shopee:

- Chọn để quản lý kho hàng, dữ liệu tồn kho, giá bán sản phẩm trên Shopee từ KiotViet.

- Đồng bộ dữ liệu đơn đặt hàng được tạo trên Shopee về KiotViet.

- Quản lý, theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng tự động từ Shopee về KiotViet.

I. Thiết lập

Hệ thống KiotViet cho phép mỗi chi nhánh của gian hàng có thể kết nối với 5 gian hàng nhà bán của Shopee.

1. Kích hoạt kết nối

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Tích hợp kênh bán, bạn chọn Shopee (3) -> chọn nút + Thêm kết nối (4) -> kích Chọn tài khoản Shopee kết nối (5) để tiến hành kết nối.

- Bạn nhập các thông tin đăng nhập Shopee (4):

  • Chọn thị trường tương ứng của tài khoản nhà bán.
  • Email/Phone/Username: tài khoản nhà bán của Shopee
  • Password là mật khẩu của tài khoản nhà bán của Shopee 
  • Kích chọn Login (5), shopee sẽ gửi mã OTP về số điện thoại đăng ký của nhà bán, bạn nhập thông tin mã số xác thực (6) -> kích Verify (7)

- Kích chọn Yes (8)

- Tài khoản Shopee được chọn trong form tích hợp:

  • Chi tiết kết nối:
    • Chi nhánh:
      • Công thức tính Số lượng bán trên chi nhánh được chọn sẽ đồng bộ với thông tin số lượng bán của hàng hóa trên Shop Shopee
      • Các đơn hàng trên Shop Shopee sẽ được đồng bộ về chi nhánh được chọn.
    • Đồng bộ đơn hàng: Bạn có thể chọn đồng bộ đơn hàng trên Shopee về KiotViet hoặc không.
      • Bật  để đồng bộ
      • Tắt  để KHÔNG đồng bộ
    • Đồng bộ số lượng bán:
      •  Bạn có thể chọn đồng bộ thông tin Số lượng bán từ KiotViet lên trên Shopee hoặc không.
        • Bật  để đồng bộ
        • Tắt  để KHÔNG đồng bộ
      • Khi bạn bật đồng bộ, tùy theo thiết lập của cửa hàng, bạn có thể chọn số lượng bán bằng:
        • Tồn kho
        • Hoặc Tồn kho – Đặt hàng
        • Hoặc Tồn kho + Đặt NCC
        • Hoặc Tồn kho – Đặt hàng + Đặt NCC
      • Tích/ bỏ tích Áp dụng công thức số lượng bán này cho các kết nối Shopee còn lại
    • Đồng bộ giá bán:
      • Bạn có thể chọn đồng bộ thông tin giá bán từ KiotViet lên trên Shopee hoặc không
        • Bật  để đồng bộ
        • Tắt  để KHÔNG đồng bộ
      • Bảng giá bán: Giá hàng hóa trên bảng giá bán được chọn sẽ được đồng bộ tương ứng lên Shopee như là giá bán niêm yết.
    • Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU:
      • Bạn có thể chọn Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU hoặc không
        • Bật  để đồng bộ
        • Tắt  để KHÔNG đồng bộ

Khi bạn bật đồng bộ, hàng trên KiotViet sẽ tự động liên kết với hàng trên Shopee để đồng bộ (chi tiết xem mục Tự động liên kết trùng mã hàng)

- Kích Lưu để lưu lại thông tin kết nối.

2. Cập nhật thông tin kết nối

- Trên màn hình tích hợp kênh bán Shopee, kích vào dòng kết nối cần cập nhật thông tin (1)

- Hệ thống sẽ hiển thị màn hình để chỉnh sửa thông tin (2)

- Kích Lưu để lưu thay đổi (3)

- Lưu ý: Bảng giá được chọn tích hợp KHÔNG còn hợp lệ (valid). Thì sẽ tự động cập nhật thiết lập Đồng bộ giá bán về “Bảng giá chung”

3. Xóa kết nối

- Trên màn hình tích hợp kênh bán Shopee, bạn kích vào biểu tượng  trên dòng kết nối cần xóa (1)

- Kích Đồng ý để xác nhận xóa kết nối (2), hệ thống hiện thông báo xóa dữ liệu thành công.

4. Danh sách hàng liên kết

- Trên dòng kết nối của từng gian hàng Shopee, bạn kích hàng đã liên kết (1) để xem danh sách hàng trên sàn đã liên kết với hàng trên KiotViet (2)

- Bạn có thể tìm kiếm các sản phẩn trên Shopee Shop mà Đã liên kết/Chưa liên kết theo bộ lọc Trạng thái liên kết

- Cũng như các sản phẩm Đã đồng bộ thành công, hoặc đang đồng bộ lỗi theo bộ lọc Trạng thái đồng bộ

- Mỗi một hàng hóa trên Shopee Shop bạn có thể chọn liên kết để đồng bộ với một hàng hóa trên KiotViet

  • Với những hàng hóa trên Shopee chưa có liên kết:
    • Bạn kích Chọn hàng liên kết để tìm kiếm và chọn một hàng hóa trên KiotViet cần lưu liên kết:​​​

  • Hoặc kích  để thêm mới hàng hóa trên KiotViet và lưu liên kết với hàng hóa này.

  • Ngay sau khi hàng trên Shopee và hàng trên KiotViet lưu liên kết thành công, thông tin hàng và đơn hàng của 2 hàng hóa này sẽ được đồng bộ.
  • Với những hàng trên gian hàng Shopee đã có liên kết:
    • Nếu bạn muốn xóa liên kết giữa 2 hàng hóa Shopee và KiotViet, bạn kích biểu tượng

  • Lưu ý: Bạn không thể xóa liên kết 2 hàng hóa có mã hàng trên KiotViet trùng với mã SKU trên Shopee nếu thiết lập CÓ “Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU”

II. Đồng bộ hàng hóa từ KiotViet lên Shopee

- Thông tin hàng hóa chỉ được đồng bộ thành công từ KiotViet lên Shopee nếu:

- Thông tin hàng hóa được đồng bộ tự động từ KiotViet lên Shop Shopee ngay khi có cập nhật, thay đổi.

- Với mỗi thông tin hàng hóa, hệ thống thực hiện đồng bộ 2 thông tin: Số lượng bán, Giá bán. Chi tiết:

  • Số lượng bán: giá trị số lượng bán theo công thức công thức Tồn kho, Đặt hàng, Đặt hàng NCC mà bạn chọn trong kết nối từng Shop Shopee của hàng hóa tại chi nhánh được chọn đồng bộ.
  • Giá bán: là giá trong Bảng giá bán bạn chọn đồng bộ

- Lưu ý khi đồng bộ:

  • Sản phẩm trên KiotViet là hàng Combo – đóng gói hoặc dịch vụ. Thì:
    • Chỉ đồng bộ giá lên Shopee, KHÔNG đồng bộ số lượng bán
  • Nếu giá trị có thập phân sẽ tự động làm tròn trước khi đồng bộ theo công thức:
    • Giá trị ≥ x.50 sẽ làm tròn lên. Ví dụ 10,000.50 sẽ làm tròn lên là 10,001
    • Giá trị < x.50 sẽ làm tròn xuống. Ví dụ 10,000.49 VND sẽ làm tròn thành 10,000
  • Quản lý SKU trên Shopee:
    • Shopee cho phép quản lý một Sản phẩm có thể không có hoặc có 1 hoặc nhiều Phân loại hàng.
    • SKU của Sản phẩm hay Phân loại hàng có thể là rỗng hoặc trùng nhau.

- Do vậy: Khi thiết lập Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng - SKU

  • Nếu sản phẩm Shopee không có Phân loại thì ánh xạ (mapping) với hàng trên KiotViet sẽ sử dụng mã SKU sản phẩm.
  • Nếu sản phẩm Shopee có Phân loại thì mapping với hàng trên KiotViet sẽ sử dụng SKU phân loại
  • Nếu gian hàng Shopee có nhiều SKU sản phẩm hoặc Phân loại trùng nhau thì khi KiotViet đồng bộ dữ liệu lên sẽ lấy hàng hóa đầu tiên tìm trong danh sách.

III. Lựa chọn hàng liên kết đồng bộ với Shopee

1. Tự động liên kết trùng mã hàng

Nếu trên mỗi thiết lập kết nối Shopee, bạn chọn thiết lập Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU, thì hệ thống sẽ tự động lưu liên kết đồng bộ 2 hàng hóa này với nhau khi:

- Các hàng hóa trên KiotViet và Shopee có trùng mã hàng và SKU

- Hàng trên KiotViet chưa có liên kết nào với hàng hóa trên Shop Shopee này, cũng như hàng trên Shopee chưa có liên kết nào với hàng hóa trên KiotViet.

2. Thủ công lựa chọn hàng liên kết đồng bộ

Ngoài việc lựa chọn hàng liên kết KiotViet với kênh bán trên Shopee trong khi xem Danh sách hàng trên Shop Shopee, bạn còn có thể lựa chọn hàng liên kết đồng bộ trong khi thực hiện các thao tác Quản lý hàng hóa, như sau:

2.1. Thêm mới hàng hóa và liên kết kênh bán

  • Khi bạn thêm mới hàng hóa trên KiotViet và muốn liên kết ngay hàng hóa này với hàng hóa trên Shopee, tại màn hình Thêm hàng hóa (trong Hàng hóa -> Danh mục hoặc Giao dịch -> Nhập hàng), bạn kích chọn Lưu & Liên kết kênh bán

  • Sau khi thêm mới hàng hóa thành công, hệ thống hiển thị màn hình Liên kết hàng lên Lazada, Shopee
    • Bao gồm tất cả các gian hàng Lazada/Shopee mà bạn đã lưu kết nối.

  • Trên mỗi gian hàng Shopee, bạn kích Chọn hàng liên kết để tìm kiếm và chọn hàng trên gian hàng Shopee để lưu liên kết

  • Ngay sau khi hàng hóa trên KiotViet và Shopee lưu liên kết thành công, thông tin hàng hóa và đơn hàng của 2 hàng hóa này sẽ được đồng bộ.
  • Ngoài ra, trên màn hình này, để kích hoạt thêm kết nối với gian hàng Shopee bạn kích  Kênh bán liên kết.

  • Trên màn hình này, bạn chọn biểu tượng Shopee và thêm thông tin kết nối

2.2. Cập nhật liên kết kênh bán cho mỗi hàng hóa

  • Để cập nhật lại liên kết kênh bán cho mỗi một hàng hóa, khi xem chi tiết hàng hóa, bạn kích chọn tab Liên kết kênh bán (1) -> kích Cập nhật (2) để mở lên màn hình Liên kết hàng lên Lazada, Shopee và lưu liên kết

  • Lưu ý: Nếu gian hàng của bạn chưa từng lưu kết nối với Shop Shopee, trên tab Liên kết kênh bán, bạn kích chọn Shopee để thêm mới kết nối trước khi cập nhật liên kết hàng hóa.

  • Trên màn hình Liên kết hàng lên Lazada, Shopee
    • Với những hàng hóa trên Shopee chưa có liên kết:
      • Bạn kích Chọn hàng liên kết để tìm kiếm và chọn một hàng hóa trên KiotViet cần lưu liên kết:

  • Với những hàng trên Shop Shopee đã có liên kết:
    • Nếu bạn muốn xóa liên kết giữa 2 hàng hóa Shopee và KiotViet, bạn kích biểu tượng

  • Lưu ý: Bạn không thể xóa liên kết 2 hàng hóa có mã hàng trên KiotViet trùng với mã Seller SKU trên Shopee nếu thiết lập Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng - SKU

2.3. Cập nhật liên kết kênh bán cho nhiều hàng hóa

  • Trên màn hình Danh mục hàng hóa, bạn tích chọn các hàng hóa mà bạn cần cập nhật (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Liên kết kênh bán (3)

  • Hệ thống hiển thị màn hình Liên kết hàng lên Lazada, Shopee. Bạn cập nhật liên kết kênh bán cho các hàng hóa đã chọn tương tự như trên mỗi một hàng hóa.

  • Lưu ý: Nếu cửa hàng của bạn chưa có kết nối nào với Shop Lazada, Shopee, hệ thống hiển thị màn hình sau, bạn kích Thêm kết nối kênh bán hàng để thêm kết nối trước khi cập nhật liên kết hàng

IV. Đồng bộ đơn hàng từ Shopee về KiotViet

1. Đồng bộ thông tin đơn đặt hàng mới

1.1. Đồng bộ các đơn đặt hàng phát sinh trước khi kích hoạt kết nối

  • Ngay sau khi kích hoạt tính năng, hệ thống sẽ thực hiện việc đồng bộ lần đầu tiên. Các đơn đặt hàng (ngoại trừ các đơn đã Hoàn thành hoặc Đã hủy) trong vòng 30 ngày gần nhất từ thời điểm kích hoạt kết nối trên Shopee sẽ được tự động đồng bộ về KiotViet
  • Các đơn hàng được đồng bộ về KiotViet sẽ có Mã đặt hàng được bắt đầu bởi DHSPE và có trạng thái là Phiếu tạm.

  • Chi tiết của đơn đặt hàng được đồng bộ từ Shopee trên KiotViet

  • Hệ thống đồng bộ các thông tin đơn hàng theo cơ chế sau:
    • Thông tin khách hàng: Được đồng bộ dựa vào Số điện thoại của khách hàng.
      • Nếu số điện thoại của khách hàng chưa có KiotViet: Hệ thống tự động tạo mới khách hàng trên KiotViet theo thông tin khách hàng được đồng bộ về từ Shopee.
    • Thông tin hàng hóa: Được đồng bộ dựa vào Liên kết hàng hóa.
    • Người bán và người tạo: Tài khoản của chủ gian hàng.
    • Chi nhánh: Chi nhánh đang được chọn tích hợp kết nối.
    • Bảng giá: Tương ứng bảng giá được chọn tích hợp kết nối.
    • Khách đã trả = 0

1.2. Đồng bộ các đơn đặt hàng phát sinh sau khi kích hoạt kết nối

  • Với các đơn đặt hàng mới trên Shopee phát sinh sau khi kích hoạt kết nối thì hệ thống sẽ lập tức đồng bộ về KiotViet và tạo một đơn đặt hàng mới với trạng thái là Phiếu tạmCơ chế đồng bộ thông tin của đơn đặt hàng này tương tự như trên.

2. Đồng bộ trạng thái của đơn đặt hàng

  • Khi tình trạng của đơn đặt hàng hoặc kiện hàng trên Shopee thay đổi thì trạng thái của đơn đặt hàng/hóa đơn tương ứng trên KiotViet cũng được thay đổi theo.
  • Cơ chế đồng bộ theo bảng sau:

Trạng thái đơn trên Shopee

Trạng thái đơn trên KiotViet

 

Đơn đặt hàng

Hóa đơn

Vận đơn

Chờ xác nhận

Phiếu tạm

 

 

Đã hủy

Đã hủy

 

 

Chờ lấy hàng (Đã xác nhận)

Hoàn thành

Đang xử lý

Chờ xử lý

Đã hủy (Shop đã xác nhận nhưng chưa có bưu tá đến lấy hàng)Không đồng bộ

Đang giao

Hoàn thành

Đang xử lý

Đang giao hàng

Đã giao

Hoàn thành

Đang xử lý

Giao thành công

Đã hủy (Giao hàng thất bại)

Hoàn thành

Hoàn thành

Đã chuyển hoàn

Yêu cầu Trả hàng/Hoàn tiền

Không đồng bộ

 

 

  • Lưu ý:
    • Giá bán trên hóa đơn sẽ tương ứng với giá bán trên đơn đặt hàng đồng bộ về trước đó
    • Nếu tham gia chương trình giảm giá từng sản phẩm trên Shopee -> đơn hàng về KiotViet sẽ hiển thị đơn giá sau giảm của nhà bán trên Shopee không phải đơn giá của KiotViet.
  • Hóa đơn trên KiotViet thể hiện như sau:

  • Lưu ý: 1 số trường hợp hóa đơn đồng bộ về bị lỗi, không thể tạo ngay được hóa đơn. Bạn có thể xem danh sách hóa đơn lỗi ở mục Quản lý hóa đơn đồng bộ lỗi
    • Trên hóa đơn có chứa hàng hóa là hàng Serial/IMEI. Bạn cần xác nhận lại IMEI gửi cho khách hàng.
    • Trên hóa đơn có chứa hàng hóa là hàng Lô/Date. Bạn cần xác nhận lại Lô/Date gửi cho khách hàng.
    • Hàng hóa trên KiotViet bạn chọn liên kết đã Ngừng kinh doanh.
    • Hàng hóa trên KiotViet bạn chọn liên kết KHÔNG bán trực tiếp.
    • Hàng hóa trên KiotViet đã hết tồn kho khi bạn thiết lập không cho bán khi hết tồn.
    • Hàng hóa trên Shopee chưa có liên kết nào với hàng trên KiotViet.

V. Quản lý hàng hóa, đơn hàng đồng bộ lỗi

1. Quản lý hàng hóa đồng bộ lỗi

  • Trên danh sách các hàng hóa, nếu có ít nhất một hàng hóa đồng bộ lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng hàng hóa đồng bộ lỗi

  • Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách các hàng hóa đồng bộ lên lỗi.

  • Trên mỗi gian hàng Shopee có hóa lỗi, bạn kích biểu tượng  để đồng bộ lại hàng hóa

  • Hoặc kích Đồng bộ tất cả để đồng bộ lại tất cả danh sách hàng hóa lỗi của tất cả các gian hàng Shopee.

2. Quản lý đơn đặt hàng đồng bộ lỗi

  • Trên màn hình Giao dịch -> Đặt hàng, nếu có ít nhất một đơn đặt hàng lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng đơn hàng đồng bộ lỗi

  • Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách đơn đặt hàng đồng bộ về lỗi.

  • Trên mỗi đơn hàng lỗi, bạn kích biểu tượng  để đồng bộ lại đơn hàng

  • Hoặc kích Đồng bộ tất cả để đồng bộ lại tất cả danh sách đơn đặt hàng lỗi.

3. Quản lý hóa đơn đồng bộ lỗi

  • Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, nếu có ít nhất một hóa đơn lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng hóa đơn đồng bộ lỗi

  • Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách hóa đơn đồng bộ về lỗi.

  • Trên mỗi hóa đơn lỗi, bạn kích biểu tượng  để đồng bộ lại hóa đơn

  • Hoặc kích Đồng bộ tất cả để đồng bộ lại tất cả danh sách hóa đơn lỗi.

VI. Lịch sử đồng bộ

- Toàn bộ lịch sử đồng bộ thông tin giữa KiotViet và Shopee được ghi nhận lại trong phần Lịch sử thao tác của KiotViet với chức năng là Đồng bộ Shopee.

- Kích vào các lần đồng bộ để xem chi tiết.

  • Đồng bộ hàng hóa:
    • Đồng bộ giá bán:

  • Đồng bộ số lượng sẵn bán:

  • Đồng bộ đặt hàng:

  • Đồng bộ hóa đơn:

VII. Phân quyền

- Nếu người dùng chỉ được quyền xem danh sách (Xem DS) Tích hợp kênh bán thì trên màn hình Thiết lập cửa hàng sẽ chỉ hiển thị danh sách liên kết với Shopee và thông tin đồng bộ.

- Nếu người dùng được thực hiện 1 trong các thao tác Thêm mới, Cập nhật, Xóa thì cần phân quyền thêm Xem DS. Cụ thể các quyền này như sau:

  • Thêm mới:
    • Thêm kết nối sàn giao dịch trong Thiết lập cửa hàng
    • Thêm kết nối sàn giao dịch khi thêm mới Kênh bán trong Giao dịch -> Đặt hàng/ Hóa đơn
  • Cập nhật: chỉnh sửa thông tin kết nối.
  • Xóa: xóa kết nối với từng shop trên sàn giao dịch.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn kết nối KiotViet và Shopee.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 28/04/2020