Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Kết nối KiotViet – Tiki

Hướng dẫn sử dụng

Tích hợp KiotViet – Tiki

Tính năng tích hợp KiotViet –Tiki được xây dựng nhằm mục đích giúp các gian hàng của KiotViet cũng chính là các nhà bán lẻ của Tiki:

  • Chọn để quản lý kho hàng, dữ liệu tồn kho, giá bán sản phẩm trên Tiki từ KiotViet.
  • Đồng bộ dữ liệu đơn đặt hàng được tạo trên Tiki về KiotViet.
  • Quản lý, theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng tự động từ Tiki về KiotViet.
  • Đăng ký trở thành nhà bán trên Tiki từ KiotViet

I. Đăng ký bán hàng cùng Tiki

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Tích hợp kênh bán, bạn chọn Tiki (3) -> chọn nút + Đăng ký bán hàng cùng Tiki (4)

- Hệ thống hiển thị màn hình Đăng ký bán hàng cùng Tiki. Tại đây, người dùng có thể thêm mới các thông tin (5) và chọn Đăng ký bán hàng (6) để trở thành nhà bán hàng trên Tiki

- Sau khi đăng ký bán hàng thành công, hệ thống sẽ mở 1 form để người dùng có thể thực hiện kích hoạt kết nối ngay với tài khoản người dùng vừa đăng ký.

- Lưu ý:

  • Sau khi đăng ký bán hàng trên Tiki thành công, để hoàn tất hồ sơ Nhà bán hàng và bắt đầu kinh doanh, người dùng cần bổ sung thông tin hồ sơ trên Tiki Seller Center theo link hướng dẫn Tại đây
  • Khi kích hoạt kết nối với những gian hàng chưa được Tiki xét duyệt. Hệ thống sẽ hiển thị dòng thông báo: Cửa hàng đang chờ Tiki xét duyệt.

  • Thời điểm gian hàng được duyệt hoạt động bởi Tiki, thông tin hàng hóa và đơn hàng sẽ được đồng bộ tự động giữa KiotViet và Tiki theo thiết lập sẵn có.

II. Thiết lập

Hệ thống KiotViet cho phép mỗi chi nhánh của gian hàng có thể kết nối với 5 gian hàng nhà bán của Tiki

1. Kích hoạt kết nối

- Trong khối Tích hợp kênh bán, bạn chọn Tiki (1) -> chọn nút + Thêm kết nối (2) -> kích nút Chọn tài khoản Tiki kết nối (3) để tiến hành kết nối. 

  • Sau đó bạn nhập các thông tin đăng nhập Tiki gồm: EmailMật khẩu đăng nhập Tiki Seller Center (4).

  • Kích Cho phép truy cập (5)

  • Thông tin tài khoản Tiki được chọn trong form tích hợp:

  • Chi tiết kết nối:
    • Chi nhánh:
      • Công thức tính Số lượng bán trên chi nhánh được chọn sẽ đồng bộ với thông tin số lượng bán của hàng hóa trên Tiki Seller Center.
      • Các đơn hàng trên Tiki Seller Center sẽ được đồng bộ về chi nhánh được chọn.
    • Đồng bộ đơn hàng: Bạn có thể chọn đồng bộ đơn hàng trên Tiki Seller Center về KiotViet hoặc không.
      • Bật  để đồng bộ
      • Tắt  để KHÔNG đồng bộ
    • Đồng bộ số lượng bán:
      •  Bạn có thể chọn đồng bộ thông tin Số lượng bán từ KiotViet lên trên Tiki Seller Center hoặc không.
        • Bật  để đồng bộ
        • Tắt  để KHÔNG đồng bộ
      • Khi bạn bật đồng bộ, tùy theo thiết lập của cửa hàng, bạn có thể chọn số lượng bán bằng:
        • Tồn kho
        • Hoặc Tồn kho – Đặt hàng
        • Hoặc Tồn kho + Đặt NCC
        • Hoặc Tồn kho – Đặt hàng + Đặt NCC
      • Tích/ bỏ tích Áp dụng công thức số lượng bán này cho các kết nối Tiki còn lại
    • Đồng bộ giá bán:
      • Bạn có thể chọn đồng bộ thông tin giá bán, giá khuyến mại từ KiotViet lên trên Tiki Seller Center hoặc không
        • Bật  để đồng bộ
        • Tắt  để KHÔNG đồng bộ
      • Bảng giá bán: Giá hàng hóa trên bảng giá bán được chọn sẽ được đồng bộ tương ứng lên Tiki Seller Center như là giá bán niêm yết.
    • Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU:
      • Bạn có thể chọn Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU hoặc không
        • Bật  để đồng bộ
        • Tắt  để KHÔNG đồng bộ
      • Khi bạn bật đồng bộ, hàng trên KiotViet sẽ tự động liên kết với hàng trên Tiki để đồng bộ (chi tiết xem mục Tự động liên kết trùng mã hàng)
  • Kích Lưu để lưu lại thông tin kết nối.

2. Cập nhật thông tin kết nối

- Trên màn hình tích hợp kênh bán Tiki, bạn kích vào dòng kết nối cần cập nhật thông tin (1)

- Hệ thống sẽ hiển thị màn hình để chỉnh sửa thông tin (2)

- Kích Lưu để lưu thay đổi (3)

- Lưu ý: Bảng giá được chọn tích hợp KHÔNG còn hợp lệ (valid). Thì sẽ tự động cập nhật thiết lập Đồng bộ giá bán về “Bảng giá chung”

3. Xóa kết nối

- Trên màn hình tích hợp kênh bán Tiki, kích vào biểu tượng  trên dòng kết nối cần xóa (1)

- Kích Đồng ý để xác nhận xóa kết nối (2), hệ thống hiện thông báo xóa dữ liệu thành công.

 

- Trên dòng kết nối của từng gian hàng Tiki, bạn kích hàng đã liên kết (1) để xem danh sách hàng trên sàn đã liên kết với hàng trên KiotViet (2)

Lưu ý: KiotViet  chỉ hỗ trợ liên kết hàng ODF – Nhà bán giao hàng qua kho Tiki và hàng Dropship.

- Bạn có thể tìm kiếm các sản phẩn trên shop Tiki mà Đã liên kết/Chưa liên kết theo bộ lọc Trạng thái liên kết

- Cũng như các sản phẩm Đã đồng bộ thành công, hoặc đang đồng bộ lỗi theo bộ lọc Trạng thái đồng bộ

- Mỗi một hàng hóa trên Tiki bạn có thể chọn liên kết để đồng bộ với một hàng hóa trên KiotViet

  • Với những hàng hóa trên Tiki chưa có liên kết:
    • Bạn kích Chọn hàng liên kết để tìm kiếm và chọn một hàng hóa trên KiotViet cần lưu liên kết:

- Hoặc kích  để thêm mới hàng hóa trên KiotViet và lưu liên kết với hàng hóa này.

  • Ngay sau khi hàng trên Tiki và hàng trên KiotViet lưu liên kết thành công, thông tin hàng và đơn hàng của 2 hàng hóa này sẽ được đồng bộ.
  • Với những hàng trên Shop Tiki đã có liên kết:
    • Nếu bạn muốn xóa liên kết giữa 2 hàng hóa Tiki và KiotViet, bạn kích biểu tượng

  • Lưu ý: Bạn không thể xóa liên kết 2 hàng hóa có mã hàng trên KiotViet trùng với mã sản phẩm trên Tiki nếu thiết lập CÓ Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng 

III. Đồng bộ hàng hóa từ KiotViet lên Tiki

- Thông tin hàng hóa chỉ được đồng bộ thành công từ KiotViet lên Tiki nếu:

- Thông tin hàng hóa được đồng bộ tự động từ KiotViet lên Tiki Seller Center ngay khi có cập nhật, thay đổi.

- Với mỗi thông tin hàng hóa, hệ thống thực hiện đồng bộ 3 thông tin: Số lượng bán, Giá bán. Chi tiết:

  • Số lượng bán: giá trị số lượng bán theo công thức công thức Tồn kho, Đặt hàng, Đặt hàng NCC mà bạn chọn trong kết nối từng Shop Tiki của hàng hóa tại chi nhánh được chọn đồng bộ.
  • Giá bán: là giá trong Bảng giá bán bạn chọn đồng bộ

- Lưu ý khi đồng bộ:

  • Sản phẩm trên KiotViet là hàng Combo – đóng gói hoặc dịch vụ. Thì:
    • Chỉ đồng bộ giá lên Tiki, KHÔNG đồng bộ số lượng bán

IV. Lựa chọn hàng liên kết đồng bộ với Tiki

1. Tự động liên kết trùng mã hàng

Nếu trên mỗi thiết lập kết nối Tiki, bạn chọn thiết lập Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU, thì hệ thống sẽ tự động lưu liên kết đồng bộ 2 hàng hóa này với nhau khi:

- Các hàng hóa trên KiotViet và Tiki có trùng mã hàng và mã sản phẩm và

- Hàng trên KiotViet chưa có liên kết nào với hàng hóa trên Shop Tiki này, cũng như hàng trên Tiki chưa có liên kết nào với hàng hóa trên KiotViet.

2. Thủ công lựa chọn hàng liên kết đồng bộ

Ngoài việc lựa chọn hàng liên kết KiotViet với kênh bán trên Tiki trong khi xem Danh sách hàng trên Shop Tiki, bạn còn có thể lựa chọn hàng liên kết đồng bộ trong khi thực hiện các thao tác Quản lý hàng hóa, như sau:

2.1. Thêm mới hàng hóa và liên kết kênh bán

- Khi bạn thêm mới hàng hóa trên KiotViet và muốn liên kết ngay hàng hóa này với hàng hóa trên Tiki, tại màn hình Thêm hàng hóa (trong Hàng hóa -> Danh mục hoặc Giao dịch -> Nhập hàng), bạn kích chọn Lưu & Liên kết kênh bán

  • Sau khi thêm mới hàng hóa thành công, hệ thống hiển thị màn hình Liên kết hàng lên Tiki, Lazada, Shopee
    • Bao gồm tất cả các gian hàng Tiki/Lazada/Shopee mà bạn đã lưu kết nối.

  • Trên mỗi gian hàng Tiki, bạn kích Chọn hàng liên kết để tìm kiếm và chọn hàng trên gian hàng Tiki để lưu liên kết

  • Ngay sau khi hàng hóa trên KiotViet và Tiki lưu liên kết thành công, thông tin hàng hóa và đơn hàng của 2 hàng hóa này sẽ được đồng bộ.
  • Ngoài ra, trên màn hình này, để kích hoạt thêm kết nối với gian hàng Tiki bạn kích  Kênh bán liên kết.

  • Trên màn hình này, bạn chọn biểu tượng Tiki và thêm thông tin kết nối

2.2. Cập nhật liên kết kênh bán cho mỗi hàng hóa

- Để cập nhật lại liên kết kênh bán cho mỗi một hàng hóa, khi xem chi tiết hàng hóa, bạn kích chọn tab Liên kết kênh bán (1) ->  kích Cập nhật (2) để mở lên màn hình Liên kết hàng lên Tiki, Lazada, Shopee và lưu liên kết

- Lưu ý:

  • Nếu gian hàng của bạn chưa từng lưu kết nối với Shop Tiki, trên tab Liên kết kênh bán, bạn kích chọn Tiki để thêm mới kết nối trước khi cập nhật liên kết hàng hóa.

  • Hoặc người dùng cũng có thể kích chọn link Đăng ký để thực hiện Đăng ký bán hàng cùng Tiki.

- Trên màn hình Liên kết hàng lên Tiki, Lazada, Shopee

  • Với những hàng hóa trên Tiki chưa có liên kết:
    • Bạn kích Chọn hàng liên kết để tìm kiếm và chọn một hàng hóa trên KiotViet cần lưu liên kết:

  • Với những hàng trên Shop Tiki đã có liên kết:
    • Nếu bạn muốn xóa liên kết giữa 2 hàng hóa Tiki và KiotViet, bạn kích biểu tượng

  • Lưu ý: Bạn không thể xóa liên kết 2 hàng hóa có mã hàng trên KiotViet trùng với mã sản phẩm trên Tiki nếu thiết lập Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng

2.3. Cập nhật liên kết kênh bán cho nhiều hàng hóa

- Trên màn hình Danh mục hàng hóa, bạn tích chọn các hàng hóa mà bạn cần cập nhật (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Liên kết kênh bán (3)

- Hệ thống hiển thị màn hình Liên kết hàng lên Tiki, Lazada, Shopee. Bạn cập nhật liên kết kênh bán cho các hàng hóa đã chọn tương tự như trên mỗi một hàng hóa.

- Lưu ý: Nếu cửa hàng của bạn chưa có kết nối nào với Shop Tiki, Lazada, Shopee, hệ thống hiển thị màn hình sau, bạn kích Thêm kết nối kênh bán hàng để thêm kết nối trước khi cập nhật liên kết hàng

V. Đồng bộ đơn hàng từ Tiki về KiotViet

1. Đồng bộ thông tin đơn đặt hàng mới

1.1. Đồng bộ các đơn đặt hàng phát sinh trước khi kích hoạt kết nối

- Ngay sau khi kích hoạt tính năng, hệ thống sẽ thực hiện việc đồng bộ lần đầu tiên. Các đơn đặt hàng (ngoại trừ các đơn đã Hoàn thành hoặc Đã hủy) trong vòng 30 ngày gần nhất từ thời điểm kích hoạt kết nối trên Tiki sẽ được tự động đồng bộ về KiotViet.

- Khách hàng hoàn toàn có thể quản lý đơn hàng Tiki. Các đơn hàng được đồng bộ về KiotViet sẽ có Mã đặt hàng được bắt đầu bởi DHTIKI và có trạng thái là Phiếu tạm.

- Chi tiết của đơn đặt hàng được đồng bộ từ Tiki trên KiotViet

- Hệ thống đồng bộ các thông tin đơn hàng theo cơ chế sau:

  • Thông tin khách hàng: theo Cam kết bảo mật thông tin cá nhân Khách hàng của Tiki, các đơn hàng từ Tiki về KiotViet sẽ không bao gồm số điện thoại của khách hàng. KiotViet sẽ tự động tạo mới khách hàng theo tên và địa chỉ được đồng bộ từ Tiki.
  • Thông tin hàng hóa: Được đồng bộ dựa vào Liên kết hàng hóa.
  • Người bán và người tạo: Tài khoản của chủ gian hàng.
  • Chi nhánh: Chi nhánh đang được chọn tích hợp kết nối.
  • Bảng giá: Tương ứng bảng giá được chọn tích hợp kết nối.
  • Khách đã trả = 0

1.2. Đồng bộ các đơn đặt hàng phát sinh sau khi kích hoạt kết nối

- Với các đơn đặt hàng mới trên Tiki phát sinh sau khi kích hoạt kết nối thì hệ thống sẽ lập tức đồng bộ về KiotViet và tạo một đơn đặt hàng mới với trạng thái là Phiếu tạm. Cơ chế đồng bộ thông tin của đơn đặt hàng này tương tự như trên.

Lưu ý: KiotViet chỉ hỗ trợ đồng bộ đơn Giao thẳng từ nhà bán (Dropship) hoặc Tiki giao hàng (ODF)

2. Đồng bộ trạng thái của đơn đặt hàng

- Khi tình trạng của đơn đặt hàng hoặc kiện hàng trên Tiki thay đổi thì trạng thái của đơn đặt hàng/hóa đơn tương ứng trên KiotViet cũng được thay đổi theo.

- Cơ chế đồng bộ tương ứng từng loại đơn dưới đây:

  • Đơn hàng thanh toán COD:

Trạng thái đơn trên Tiki

Trạng thái đơn trên KiotViet

 

Đơn đặt hàng

Hóa đơn

Vận đơn

Đơn hàng đang được xử lý

Phiếu tạm

 

 

Chờ xác nhận

Phiếu tạm

 

 

Đã hủy

Đã hủy

  

Shipper đang lấy hàng

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đang lấy hàng

Đơn hàng đang được đóng gói

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đã lấy hàng

Đơn hàng đã đóng gói xong

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đã lấy hàng

Đơn hàng sẵn sàng được giao

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đã lấy hàng

Shipper đang vận chuyển

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đang giao hàng

Đơn hàng đã giao đối tác

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đang giao hàng

Giao hàng thành công

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Giao thành công

Đơn hàng đã hoàn thành

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Giao thành công

Đơn hàng đã được trả

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Hoàn thành

Đã chuyển hoàn

 
  • Đơn hàng thanh toán online trả trước:

Trạng thái đơn trên Tiki

Trạng thái đơn trên KiotViet

 

Đơn đặt hàng

Hóa đơn

Vận đơn

Đơn hàng đợi thanh toán

Phiếu tạm

 

 

Đã thanh toán

Phiếu tạm

 

 

Chờ xác nhận

Phiếu tạm

 

 

Đã hủy

Đã hủy

 

 

Shipper đang lấy hàng

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đang lấy hàng

Đơn hàng đang được đóng gói

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đã lấy hàng

Đơn hàng đã đóng gói xong

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đã lấy hàng

Đơn hàng sẵn sàng được giao

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đã lấy hàng

Shipper đang vận chuyển

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đang giao hàng

Đơn hàng đã giao đối tác

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Đang giao hàng

Giao hàng thành công

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Giao thành công

Đơn hàng đã hoàn thành

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Đang xử lý

Giao thành công

Đơn hàng đã được trả

Đang giao hàng/

Hoàn thành

Hoàn thành

Đã chuyển hoàn

 

- Hóa đơn trên KiotViet thể hiện như sau:

- Lưu ý: 1 số trường hợp hóa đơn đồng bộ về bị lỗi, không thể tạo ngay được hóa đơn. Bạn có thể xem danh sách hóa đơn lỗi ở mục Quản lý hóa đơn đồng bộ lỗi

  • Trên hóa đơn có chứa hàng hóa là hàng Serial/IMEI. Bạn cần xác nhận lại IMEI gửi cho khách hàng.
  • Trên hóa đơn có chứa hàng hóa là hàng Lô/Date. Bạn cần xác nhận lại Lô/Date gửi cho khách hàng.
  • Hàng hóa trên KiotViet bạn chọn liên kết đã Ngừng kinh doanh.
  • Hàng hóa trên KiotViet bạn chọn liên kết KHÔNG bán trực tiếp.
  • Hàng hóa trên KiotViet đã hết tồn kho khi bạn thiết lập không cho bán khi hết tồn.
  • Hàng hóa trên Tiki chưa có liên kết nào với hàng trên KiotViet.

VI. Quản lý hàng hóa, đơn hàng đồng bộ lỗi

1. Quản lý hàng hóa đồng bộ lỗi

- Trên danh sách các hàng hóa, nếu có ít nhất một hàng hóa đồng bộ lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng hàng hóa đồng bộ lỗi

- Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách các hàng hóa đồng bộ lên lỗi. 

- Tại đây, bạn có thể:

  • Tìm kiếm hàng hóa đồng bộ lỗi (1)
  • Lọc theo shop đã liên kết (2)
  • Đồng bộ lại các hàng hóa bị lỗi trên từng shop (3)
  • Đồng bộ lại các hàng hóa bị lỗi trên tất cả các shop (4)

2. Quản lý đơn đặt hàng đồng bộ lỗi

- Trên màn hình Giao dịch ->Đặt hàng, nếu có ít nhất một đơn đặt hàng lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng đơn hàng đồng bộ lỗi  

- Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách đơn đặt hàng đồng bộ về lỗi. 

- Tại đây, bạn có thể:

  • Tìm kiếm đơn đặt hàng đồng bộ lỗi theo mã đặt hàng, theo mã, tên, khách hàng (1)
  • Lọc đơn đặt hàng đồng bộ lỗi theo chi nhánh (2)
  • Lọc đơn đặt hàng đồng bộ lỗi theo shop liên kết (3)
  • Đồng bộ lại các đơn hàng đồng bộ lỗi trên từng shop (4)
  • Đồng bộ lại các đơn hàng đồng bộ lỗi trên tất cả các shop (5)

3. Quản lý hóa đơn đồng bộ lỗi

- Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, nếu có ít nhất một hóa đơn lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng hóa đơn đồng bộ lỗi  

- Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách hóa đơn đồng bộ về lỗi.

- Tại đây, bạn có thể:

  • Tìm kiếm hóa đơn đồng bộ lỗi theo mã hóa đơn, theo mã, tên khách hàng (1)
  • Lọc hóa đơn đồng bộ lỗi theo chi nhánh (2)
  • Lọc hóa đơn hàng đồng bộ lỗi theo shop liên kết (3)
  • Đồng bộ lại các hóa đơn đồng bộ lỗi trên từng shop (4)
  • Đồng bộ lại các hóa đơn đồng bộ lỗi trên tất cả các shop (5)

VII. Lịch sử đồng bộ

- Toàn bộ lịch sử động bộ thông giữa KiotViet và Tiki được ghi nhận lại trong phần Lịch sử thao tác của KiotViet với chức năng là Đồng bộ Tiki.

- Kích vào các lần đồng bộ để xem chi tiết.

  • Đồng bộ hàng hóa
    • Đồng bộ giá:

  • Đồng bộ số lượng bán:

  • Đồng bộ đặt hàng

  • Đồng bộ hóa đơn

VIII. Phân quyền

- Nếu người dùng chỉ được quyền xem danh sách (Xem DS) Tích hợp kênh bán thì trên màn hình Thiết lập cửa hàng sẽ chỉ hiển thị danh sách liên kết với Tiki và thông tin đồng bộ.

- Nếu người dùng được thực hiện 1 trong các thao tác Thêm mới, Cập nhật, Xóa thì cần phân quyền thêm Xem DS. Cụ thể các quyền này như sau:

  • Thêm mới:
    • Thêm kết nối sàn giao dịch trong Thiết lập cửa hàng
    • Thêm kết nối sàn giao dịch khi thêm mới Kênh bán trong Giao dịch -> Đặt hàng/ Hóa đơn
  • Cập nhật: chỉnh sửa thông tin kết nối.
  • Xóa: xóa kết nối với từng shop trên sàn giao dịch. 

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn kết nối KiotViet và Tiki.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 11/05/2020