Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Quản lý Thu khác

Hướng dẫn sử dụng tính năng Quản lý Thu khác

Tại các cửa hàng, khi bán hàng thường phát sinh các khoản chi phí khác ngoài giá trị của  hàng hóa như: phí giao hàng, phí dịch vụ, VAT, ... phí thu khác được tính bằng số tiền VNĐ hoặc % giá trị đơn hàng. Nhằm hỗ trợ việc quản lý các khoản thu này, KiotViet đã tiến hành bổ sung tính năng Quản lý thu khác.

I. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Thiết lập quản lý bạn chọn Giao dịch (1), bạn kích vào biểu tượng  để bật tính năng Thu khác khi bán hàng (2)

II. Quản lý và sử dụng tính năng thu khác khi bán hàng

1. Quản lý tính năng thu khác khi bán hàng

- Để cập nhật và quản lý các khoản thu khác khi bán hàng hàng truy cập màn hình Quản lý thu khác bằng cách vào Thiết lập, kích Quản lý thu khác

- Màn hình Thu khác hiện ra như sau:

1.1. Thêm mới Thu khác

- Tại màn hình Thu khác, kích nút + Thêm mới

- Màn hình Thêm mới Thu khác hiện ra như sau:

  • Mã thu khác: Mã của loại thu khác cần thêm. Có thể bỏ qua trường thông tin này nếu muốn hệ thống tự động sinh mã.
  • Tên loại thu: Tên loại thu cần thêm.
  • Giá trị: Giá trị của loại thu cần thêm. Hệ thống cho phép nhập số tiền cố định VNĐ hoặc % giá trị đơn hàng đã bao gồm giảm giá trên hóa đơn
  • Chi nhánh: Chọn phạm vi áp dụng theo chi nhánh hoặc tích toàn hệ thống
  • Thứ tự hiển thị: Nếu trong hóa đơn có cùng nhiều loại thu khác nhau, hệ thống sẽ dựa vào thứ tự hiển thị, loại thu nào có giá trị hiển thị nhỏ hơn sẽ được sắp xếp trước
  • Tự động đưa vào hóa đơn
    • Nếu TÍCH chọn thì khi tạo hóa đơn, hệ thống mặc định đưa thu khác vào hóa đơn sau khi thiết lập.
    • Nếu KHÔNG tích chọn thì khi tạo hóa đơn, hệ thống không mặc định đưa thu khác vào hóa đơn bán hàng. Người dùng có thể tự chọn thêm khi tạo hóa đơn bán hàng.
  • Hoàn lại khi trả hàng
    • Nếu TÍCH chọn thì khi tạo hóa đơn bán hàng hệ thống mặc định tính toán thu khác hoàn lại trên hóa đơn bán hàng.
    • Nếu KHÔNG tích chọn thì thu khác không hoàn lại khi trả hàng.
    • Lưu ý: Với các loại thu khác, hệ thống tự động bỏ tích hoàn lại khi trả hàng.
  • Sau khi nhập xong thông tin, kích Lưu để thêm thu khác

- Sau khi nhấn lưu thì khoản thu khác này sẽ được hiển thị tại màn hình Thu khác với thông tin chi tiết được hiển thị sẵn để có thể xem lại nhanh thông tin khoản thu khác vừa tạo.

1.2. Cập nhật/ Sửa thu khác

- Tại màn hình Thu khác, kích chọn khoản chi phí cần cập nhật/chỉnh sửa. Kích chọn Cập nhật.

- Màn hình cập nhật hiện ra như sau:

- Kích Lưu sau khi sửa thông tin.

1.3. Ngừng hoạt động thu khác

- Tại màn hình chi tiết của khoản thu khác đó, kích chọn Ngừng thu.

- Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận:

- Kích Đồng ý để hoàn tất.Khi đó hệ thống sẽ không hiển thị loại thu này trên màn hình bán hàng để người dùng lựa chọn

1.4. Cho phép thu lại

- Khi phát sinh thu khác từng có trước đây nhưng đã ngừng thu, hệ thống cho phép sử dụng lại khoản chi phí đó bằng cách bấm Cho phép thu tại màn hình chi tiết của khoản thu đó.

- Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận:

- Kích Đồng ý để hoàn tất. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị lại loại thu này trên màn hình bán hàng để người dùng lựa chọn

1.5. Xóa loại thu khác

- Chỉ các khoản thu khác chưa phát sinh giao dịch thì hệ thống mới cho phép xóa.

- Thao tác xóa bằng cách kích Xóa trong màn hình chi tiết của phiếu thu

- Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận xóa:

1.6. Thiết lập thứ tự hiển thị các khoản thu khác

- Hệ thống cho phép người dùng tự thiết lập thứ tự hiển thị các khoản thu khác khi tạo hóa đơn bán hàng

- Nếu thứ tự hiển thị không trùng nhau thì khi tạo hóa đơn, hệ thống sẽ sắp xếp theo thứ tự xuất hiện từ nhỏ đến lớn.

- Nếu thứ tự hiển thị trùng nhau thì khi tạo hóa đơn, hệ thống sẽ sắp xếp theo thứ tự theo thời gian tạo thu khác trước sẽ xuất hiện trước.

- Để thay đổi thứ tự hiển thị của loại thu, kích chọn loại thu muốn thay đổi, kích chọn Cập nhật, rồi thay đổi thứ tự muốn hiển thị:

- Kích Lưu để hoàn thành

2. Quản lý hóa đơn

2.1. Tạo hóa đơn

- Trên màn hình bán hàng, Thu khác hiển thị như sau:

- Khi kích chọn vào ô Thu khác, hệ thống sẽ hiển thị popup thông tin các loại chi phí khác được áp dụng với hóa đơn này

- Thực hiện tích chọn hoặc bỏ tích chọn vào khoản thu khác muốn áp dụng hoặc loại bỏ khỏi hóa đơn này.

2.2. Chi tiết hóa đơn

- Tại màn hình chi tiết của hóa đơn, thông tin các khoản thu khác sẽ được hiển thị riêng biệt từng khoản.

2.3. Xuất file danh sách hóa đơn

- File excel Tổng quan

- File excel chi tiết

3. Quản lý trả hàng

- Khi cửa hàng sử dụng tính năng quản lý thu khác thì trên màn hình Phiếu trả hàng có thêm cột thông tin Thu khác hoàn lại để hiển thị giá trị hoàn lại của  khoản thu khác trên phiếu đó.

- Ngoài ra, hệ thống cũng hỗ trợ thêm bộ lọc Loại thu khác cho phép xem các phiếu trả hàng có hoàn lại thu khác trả hàng.

3.1. Tạo phiếu trả hàng

- Khi trả hàng theo hóa đơn, nếu hóa đơn trước đó có sử dụng Thu khác (có kích chọn hoàn lại khi trả hàng) thì hệ thống sẽ tự động gợi ý thu khác hoàn lại tại mục Hoàn trả thu khác.

- Kích Hoàn trả thu khác để xem chi tiết hoặc chỉnh sửa.

- Kích chọn hoặc bỏ kích chọn vào các khoản thu khác hoàn lại để áp dụng hoặc không áp dụng cho phiếu trả hàng này. Sau đó, kích vào giá trị Chi trên phiếu trả để thay đổi giá trị của khoản chi này (nếu muốn).

3.2. Trả hàng nhanh

- Khi trả hàng nhanh, tại ô Hoàn trả thu khác hệ thống hiện tất cả loại thu khác có tích chọn hoàn lại khi trả hàng trên hệ thống nhưng không mặc định kích chọn bất cứ loại thu khác nào.

- Kích chọn hoặc bỏ kích chọn vào khoản thu khác muốn áp dụng hoặc không áp dụng cho phiếu trả hàng nhanh này. Sau khi tích chọn loại thu muốn áp dụng, có thể kích vào phần giá trị Hoàn lại của loại thu đó để thay đổi giá trị.

3.3. Chi tiết phiếu trả hàng

- Tại màn hình chi tiết của phiếu trả hàng, thông tin các khoản thu khác hàng hoàn lại sẽ được hiển thị riêng biệt từng khoản.

- Khi xuất file chi tiết của phiếu trả hàng này thì thông tin thu khác hàng hoàn lại sẽ được hiển thị riêng biệt từng khoản

3.4. Xuất file danh sách phiếu trả hàng

- Khi thực hiện xuất file danh sách phiếu trả hàng nhập cả tổng quan và chi tiết đều có thêm cột Thu khách hoàn lại

- File danh sách phiếu trả hàng Tổng quan

- File danh sách phiếu trả hàng Chi tiết

4. Báo cáo

4.1. Báo cáo cuối ngày

- Với mối quan tâm Bán hàng

4.2. Báo cáo đặt hàng

- Với mối quan tâm Giao dịch

4.3. Báo cáo tài chính

- Các loại thu khác ở mục Thu nhập khác (8) trong Báo cáo tài chính

5. Quản lý mẫu in

5.1. Mẫu in hóa đơn

- Giá trị Tổng cộng được cập nhật lại công thức tính:

{Tong_Cong} = Tổng tiền hàng – Chiết khấu + Tổng các loại thu khác.

- Trong mẫu in được thêm mới các trường thông tin mới:

  • {Ten_Loại_Thu_Khac}: Tên loại thu khác
  • {Muc_Thu_Khac }: Số tiền loại thu khác

5.2. Mẫu in trả hàng

- Trong mẫu in có thêm 2 trường thông tin mới:

  • {Ten­_Loai_Thu_Khac_Hoan_Lai}: Tên loại loại thu khác được hoàn lại.
  • {Muc_Thu_Khac_Hoan_Lai}: Số tiền thu khác hoàn lại.

6. Quản lý phân quyền

- Khi cửa hàng sử dụng tính năng quản lý chi thu khác thì trong bảng phân quyền người dùng cũng được cập nhật thêm mục Thu khác

- Nếu người dùng được phân toàn bộ quyền trên thì người dùng đó sẽ có toàn bộ quyền thao tác trên màn hình tính năng Quản lý thu khác.

6.1. Xem danh sách

- Nếu người dùng chỉ được quyền xem danh sách thu khác thì trên màn hình Thu khác sẽ chỉ hiển thị danh sách và thông tin mà không có các nút thao tác.

6.2. Thêm mới

- Khi người dùng được phần thêm quyền Xem DS & Thêm mới thì trên màn hình Thu khác có thêm nút + Thêm mới

6.3. Cập nhật

- Khi người dùng được phân quyền Xem DS & Cập nhật thì trên màn hình chi tiết của loại thu khác sẽ có thêm nút Cập nhật và Ngừng thu cho phép người dùng đó có quyền cập nhật hoặc ngừng áp dụng khoản thu khác đó khi bán hàng.

6.4. Xóa

- Khi người dùng được phân quyền Xem DS & Xóa thì trên màn hình chi tiết của loại thu khác sẽ có thêm nút Xóa cho phép người dùng thực hiện xóa khoản thu khác đó.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Quản lý thu khác

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 15/05/2019