Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Đối tác Giao hàng

Hướng dẫn sử dụng tính năng

Quản lý đối tác giao hàng

- Để xem thông tin đối tác giao hàng, trên màn hình Quản lý, bạn kích chọn Đối tác -> Đối tác giao hàng

- Hệ thống quản lý riêng các hãng vận chuyển (HVC) có tích hợp với KiotViet và các đối tác giao hàng không tích hợp

  • Bạn kích Tích hợp để xem thông tin các HVC

  • Chọn Khác để xem thông tin đối tác giao hàng không tích hợp

I. Đối tác giao hàng có tích hợp

1. Lịch sử giao hàng

- Trên tab Tích hợp (1), bạn kích chọn Lịch sử giao hàng (2)

- Hệ thống hiển thị danh sách các hóa đơn giao hàng qua HVC có tích hợp với KiotViet. Bạn có thể tìm kiếm theo các tiêu chí: Mã hóa đơn, Mã ĐTGH, Mã vận đơn Trạng thái vận đơn (3).

- Để xuất lịch sử giao hàng của đối tác giao hàng ra file excel, bạn kích Xuất file

2. Lịch sử đối soát

Hỗ trợ người dùng ghi nhận thông tin đối soát nhanh chóng với đối tác giao hàng

2.1. Danh sách đối soát

- Bao gồm danh sách lịch sử thanh toán của các phiếu đối soát từ KiotViet giao vận gửi tới khách hàng:

2.2. Xem chi tiết phiếu đối soát

- Để xem chi tiết từng phiếu đối soát, bạn tìm kiếm và kích vào mã đối soát (1)

  • Thông tin phiếu được hiển thị như sau:

  • Chi tiết cụ thể:
    • COD kỳ này (1): Tổng giá trị COD phát sinh trong thời gian đối soát
    • Phí phải trả kỳ này (2): Giá trị phí trả ĐTGH
      • Phí phải trả kỳ này (2) = Phí phát sinh trong kỳ (3) - Số dư TK trả phí đầu kỳ (4)

Trong đó:

  • Phí phát sinh kỳ này (3): là phí trả ĐTGH trong thời gian đối soát
  • Số dư TK trả phí đầu kỳ (4): là số dư tiền nạp tiền của khách hàng với bên giao vận tính đến đầu thời điểm đối soát.
    • Thông tin Số dư TK trả phí còn lại

Trong đó:

  • Số dư TK trả phí đầu kỳ - Phí phát sinh kỳ này > 0 thì Số dư TK trả phí còn lại = Số dư TK trả phí đầu kỳ - Phí phát sinh kỳ này
  • Số dư TK trả phí đầu kỳ - Phí phát sinh kỳ này ≤ 0 thì Số dư TK trả phí còn lại = 0
  • Giá trị của Phí phải trả kỳ này được tính như sau nếu:
  • [Phí phát sinh kỳ này (3) – Số dư TK trả phí đầu kỳ (4)] > 0 thì Phí phải trả kỳ này = Phí phát sinh ký này – Số dư TK trả phí đầu kỳ
  • [Phí phát sinh kỳ này (3) – Số dư TK trả phí đầu kỳ (4)] ≤ 0 thì Phí phải trả kỳ này = 0
  • Phát sinh kỳ trước (5): Số tiền gian hàng còn nợ, chưa thanh toán với đối tác giao hàng
  • Thanh toán kỳ này (6): Số tiền thực gian hàng phải trả cho đối tác giao hàng hoặc ngược lại
    • Thanh toán kỳ này = COD kỳ này – Phí phải trả kỳ này + Phát sinh kỳ trước
  • Thông tin vận đơn: hệ thống hiển thị danh sách các vận đơn thuộc phiếu đối soát là những vận đơn phát sinh kỳ này và những vận đơn thuộc (các) đối soát trước chưa được thanh toán. Bạn có thể tìm kiếm thông tin theo Mã hóa đơnMã vận đơn

  • Tab Vận đơn kỳ này: Gồm danh sanh những vận đơn thuộc kỳ đối soát
  • Tab vận đơn kỳ trước: Gồm danh sách những vận đơn thuộc kỳ đối soát giá trị <0 (trạng thái Chờ xử lý) được tạo trước đó.

2.3. Xử lý phiếu

- Trên thông tin Lịch sử đối soát, bạn kích Xác nhận thanh toán (với các phiếu đối soát ≥0) (1)

- Hoặc Thực hiện thanh toán (với các phiếu đối soát <0) (2)

- Nếu không có vận đơn lệch đối soát, bạn kích Đồng ý (3) để hệ thống tạo phiếu thanh toán cho các đơn thuộc phiếu đối soát.

  • Trường hợp có hóa đơn trong kỳ đối soát đã được thanh toán, hệ thống hiển thị thông báo lỗi. Bạn cần hủy bỏ phiếu thanh toán đó, trước khi Xác nhận thanh toán/Thực hiện thanh toán theo phiếu đối soát.

  • Sau khi thanh toán theo phiếu đối soát thành công, hệ thống hiển thị thông tin phiếu thanh toán. Bạn kích vào mã phiếu thu, chi (1) để xem thông tin chi tiết, Cập nhật, In hoặc Hủy bỏ (2).

  • Lưu ý: nếu phiếu đối soát bao gồm tiền COD và phí trả ĐTGH, khi hủy bỏ 1 phiếu thanh toán, hệ thống sẽ hủy bỏ phiếu thanh toán còn lại

- Nếu có vận đơn lệch đối soát, gian hàng cần thực hiện khớp vận đơn để có thể tiến hành tạo phiếu thanh toán

  • Bạn có thể kích chọn  (1) để mở phiếu cập nhật lại thông tin hóa đơn hoặc khớp phí giao hàng và chọn  (2) để yêu cầu hỗ trợ từ KiotViet (2)

- Phiếu thanh toán thể hiện trong Sổ quỹ như sau:

  • Khi bạn Mở phiếu xem thông tin phiếu thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị thông tin của từng HVC

  • Bạn kích vào Mã đối tác để xem chi tiết các hóa đơn tương ứng đã thanh toán của từng HVC.

- Nếu phiếu đối soát chỉ có 1 HVC, hệ thống sẽ tạo ra phiếu thanh toán tổng của HVC trong Sổ quỹ.

  • Khi bạn Mở phiếu xem thông tin của phiếu thanh toán, hệ thống hiển thị chi tiết các hóa đơn.

- Lưu ý: Nếu bạn muốn tạo phiếu chi cho từng đối tác giao hàng mà không cần gắn với hóa đơn, vui lòng vào tính năng Sổ quỹ -> Lập phiếu chi để thực hiện.

II. Đối tác giao hàng không tích hợp

1. Thêm mới đối tác giao hàng

- Để thêm mới đối tác giao hàng không tích hợp, trên tab Khác (1), bạn kích chọn + Đối tác giao hàng (2)

- Hệ thống sẽ hiển thị ra màn hình sau:

- Nhập các thông tin đối tác giao hàng. Lưu ý, Tên đối tác là thông tin bắt buộc. Các thông tin còn lại có thể bỏ trống

- Kích Lưu

- Lưu ý: Có thể thêm mới đối tác giao hàng khi giao hàng hoặc nhập danh sách đối tác giao hàng từ file Excel.

- Để thêm đối tác giao hàng ở giao dịch giao hàng làm như sau:

  • Trong màn hình Giao hàng, chọn dấu + cạnh ô Tìm đối tác giao hàng.
  • Hệ thống sẽ hiển thị màn hình nhập thông tin đối tác giao hàng, các thao tác giống như khi thêm đối tác giao hàng ở bước trên.

2. Cập nhật thông tin đối tác giao hàng

- Để cập nhật thông tin, trên tab Khác (1), bạn tìm kiếm và chọn Đối tác giao hàng cần sửa thông tin -> kích Cập nhật (2) -> chỉnh sửa thông tin (3) -> kích Lưu (4).

3. Ngừng/Cho phép hoạt động đối tác giao hàng

- Trên tab Khác (1), bạn tìm kiếm và chọn Đối tác giao hàng cần của Đối tác giao hàng, chọn Ngừng hoạt động (2) -> kích Đồng ý (3) để xác nhận ngừng hoạt động đối tác giao hàng. Thông tin và giao dịch của đối tác này vẫn sẽ được giữ.

- Để đối tác giao hàng giao dịch trở lại, kích Cho phép hoạt động

4. Xóa đối tác giao hàng

- Trên tab Khác (1), bạn tìm kiếm và chọn Đối tác giao hàng cần của Đối tác giao hàng, chọn Xóa (2) -> kích Đồng ý (3) để xác nhận xóa đối tác giao hàng. 

- Hệ thống sẽ xóa hoàn toàn đối tác giao hàng nhưng vẫn giữ những giao dịch lịch sử nếu có. Những đối tác giao hàng đã xóa khi xem lại các giao dịch sẽ có thêm hậu tố {DEL} sau tên đối tác giao hàng.

5. Lịch sử giao hàng

5.1. Theo dõi Lịch sử giao hàng

- Trên tab Khác (1), bạn tìm kiếm và chọn Đối tác giao hàng cần xem thông tin -> chọn tab Lịch sử giao hàng (2), hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách các phiếu giao hàng cũng như chi tiết của từng phiếu giao hàng. 

 

- Để xuất lịch sử giao hàng của đối tác giao hàng ra file excel, bạn kích Xuất file

5.2. Cập nhật giao hàng

- Trên tab Lịch sử giao hàng, bạn kích Cập nhật giao hàng (1)

- Tìm kiếm và chọn các hóa đơn cần cập nhật thông tin giao hàng (2) -> thay đổi thông tin (3) -> kích Lưu (4).

5.3. Thanh toán cho đối tác giao hàng

- Trên tab Lịch sử giao hàng, bạn kích Thanh toán (1)

- Tìm kiếm và chọn các hóa đơn cần thanh toán (2) -> kích Thanh toán (3)

- Hệ thống hiển thị thông tin số tiền cần thanh toán với đối tác giao hàng đang chọn, bạn kích Tạo phiếu thu, chi (4) theo lựa chọn tương ứng

6. Điều chỉnh phí cần trả đối tác GH

6.1. Theo dõi Phí cần trả đối tác GH

- Trên tab Khác (1), bạn tìm kiếm và chọn Đối tác giao hàng cần xem thông tin -> chọn tab Phí cần trả đối tác GH (2), hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách các phiếu giao hàng cũng như chi tiết của từng phiếu giao hàng. 

- Khi vận đơn có trạng thái giao hàng KHÁC Chưa giao hàng thì phí giao hàng sẽ được ghi vào nợ cần trả đối tác.

6.2. Điều chỉnh Phí cần trả đối tác GH

- Để điều chỉnh lại Phí cần trả đối tác GH, trong tab Phí cần trả đối tác GH, bạn kích Điều chỉnh (1) -> nhập thông tin (2) -> kích Cập nhật (3)

- Sau khi cập nhật thành công, hệ thống tự động sinh ra một phiếu điều chỉnh nợ có nợ mới bằng giá trị vừa nhập.

7. Nhập/Xuất danh sách đối tác giao hàng theo file excel

7.1. Nhập danh sách đối tác giao hàng cấp từ file excel

- Để nhập danh sách đối tác giao hàng từ file Excel, trên tab Khác (1), bạn kích chọn Import (2) -> kích Chọn file dữ liệu (3)

- Bạn có thể tải về file mẫu Excel file để điền đúng các thông tin import lên hệ thống

- Mẫu file excel như sau:

7.2. Xuất danh sách đối tác giao hàng cấp ra file excel

- Để xuất danh sách đối tác giao hàng ra file Excel, trên tab Khác (1), bạn kích chọn Xuất file (2)

- Hệ thống sẽ xuất ra file excel chứa danh sách đối tác giao hàng giống như danh sách hiển thị trên màn hình.

8. Tìm kiếm, sắp xếp danh sách đối tác giao hàng

- Để xem danh sách tất cả đối tác giao hàng, cũng như thông tin về từng đối tác giao hàng, trên tab Khác (1), bạn có thể tìm kiếm (2), hoặc sắp xếp danh sách (3)

- Tìm kiếm đối tác giao hàng

  • Tìm kiếm theo nhóm đối tác giao hàng
  • Tìm kiếm theo mã, tên hoặc điện thoại
  • Tìm kiếm theo tổng phí giao hàng
  • Tìm kiếm theo nợ hiện tại
  • Tìm kiếm theo lựa chọn hiển thị
  • Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm.

- Sắp xếp danh mục đối tác giao hàng

  • Trong danh mục đối tác giao hàng, hệ thống hỗ trợ sắp xếp theo tất cả các cột như: Mã Đối tác, Tên đối tác, Điện thoại, Tổng đơn hàng, Nợ cần trả hiện tại theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
  • Để sắp xếp danh sách đối tác giao hàng theo cột nào, chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó. 

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn tính năng Quản lý Đối tác giao hàng.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: [email protected] để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 14/04/2020

KiotViet - Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất

  • Với 150.000 cửa hàng sử dụng
  • Chỉ từ: 6.000đ/ ngày