Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển

Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển

 

KiotViet hỗ trợ tính năng tích hợp với Hãng vận chuyển (HVC). Ngay khi Hóa đơn được tạo, các yêu cầu giao vận tự động được chuyển tới HVC sau đó trạng thái giao hàng cũng được đồng bộ tự động theo cập nhật.

I. Thiết lập tính năng giao hàng

- Trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Giao dịch ->​ Giao hàng, trong Chi tiết bạn có thể tùy chọn bật hoặc tắt tính năng tự động tạo vận đơn thông qua HVC.

- Để bật tính năng:

Lưu ý: bạn cần điền đầy đủ thông tin Tên cửa hàng, Địa chỉ, Khu vực và Phường xã trong mục Thông tin cửa hàng trước khi bật tính năng này.

  • Bạn tích vào Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet (1)

  • Nếu lần đầu tiên bật tính năng, hệ thống sẽ hiển thị pop-up Quy Định Dịch Vụ Giao Vận -> bạn đọc thông tin và tích Tôi đã đọc và đồng ý với các Điều khoản và Điều kiện này (2) -> kích Đồng ý (3)

  • Nếu bạn chưa điền đầy đủ thông tin Tên cửa hàng, Địa chỉ, Khu vực Phường xã trong mục Thông tin cửa hàng, hệ thống sẽ hiện thông báo và không cho lưu thiết lập.

  • Lựa chọn: Yêu cầu xác nhận Đã chuyển hoàn
    • Nếu bạn tích chọn:
      • Các vận đơn cần xác nhận của cửa hàng để chuyển sang trạng thái Đã chuyển hoàn.
      • Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn:
        • Bộ lọc tìm kiếm bên trái màn hình, có thêm trạng thái Chờ xác nhận hoàn (1)
        • Chi tiết hóa đơn, có nút chức năng Xác nhận đã chuyển hoàn (2)
        • Khi chọn hàng loạt hóa đơn, chọn Thao tác, thêm Xác nhận đã chuyển hoàn (3)

  • Nếu bạn không tích chọn:
    • Các vận đơn KHÔNG cần xác nhận của cửa hàng mà tự động chuyển sang trạng thái Đã chuyển hoàn.
    • Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, ẩn trạng thái Chờ xác nhận hoàn trong bộ lọc tìm kiếm và các nút chức năng Xác nhận đã chuyển hoàn

  • Lưu ý: Khi xem vận đơn, nếu trạng thái là Chờ xác nhận hoàn thì hệ thống vẫn hiển thị nút Xác nhận đã chuyển hoàn, các thao tác với nút này vẫn theo luồng như trước khi tắt Yều cầu xác nhận Đã chuyển hoàn.

- Để tắt tính năng, bạn bỏ tích Sử dụng dịch vụ của hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet -> kích Lưu thiết lập.

- Sau khi bật tính năng, trên pop-up Giao hàng, bạn cần nhập thông tin Tài khoản nhận COD, Email nhận đối soát, Email nhận thông báo và Số điện thoại liên hệ đối soát vận chuyển.

- Tài khoản nhận COD được chọn là tài khoản ngân hàng được tạo trong Sổ quỹ.

- Hệ thống hỗ trợ thêm mới tài khoản nhận COD ngay trên pop-up Giao hàng. Để thêm mới, bạn kích  -> nhập thông tin tài khoản -> kích Lưu

- Để sửa thông tin tài khoản nhận COD ngay trên pop-up Giao hàng, bạn kích  -> chỉnh sửa thông tin -> kích Lưu

II. Tạo mới đơn giao hàng giao qua Hãng vận chuyển

- Khi tạo mới hóa đơn hoặc tạo hóa đơn cho đơn đặt hàng hoặc hóa đơn đổi trả hàng có giao hàng, nếu người dùng lựa chọn giao qua HVC được tích hợp với KiotViet thì giao diện hiện ra như sau

- Tùy theo Giá trị cần thu hộ, Địa chỉ nhận hàng, Trọng lượng, Kích thước của gói hàng hệ thống sẽ hiện danh sách các dịch vụ vận chuyển và mức cước phí tương ứng để cửa hàng lựa chọn.

- Người dùng có thể kích vào biểu tượng  để sắp xếp các Dịch vụ theo thời gian dự kiến giao hàng hoặc theo giá trị Tổng.

- Ngoài dịch vụ giao hàng người dùng có thể lựa chọn các dịch vụ cộng thêm bao gồm:

  • Khai giá (bảo hiểm hàng hóa): mặc định không tích chọn. Nếu bạn tích chọn vào ô này, hệ thống sẽ tính phí khai giá theo tổng giá trị hàng hóa của hóa đơn. Mức phí & hạn mức đền bù được áp dụng theo chính sách của HVC.
    • Hệ thống cho phép sửa giá trị khai giá
    • Nếu HVC không hỗ trợ dịch vụ khai giá hoặc Giá trị vượt quá Giá trị hãng cho phép, hệ thống hiện thông báo: Không hỗ trợ dịch vụ này hoặc Số tiền khai giá vượt quá giá trị HVC hỗ trợ (thông báo tùy theo từng hãng) và không chọn được dịch vụ của hãng.

  • Gửi hàng tại bưu cục: Mặc định là không tích chọn. Nếu bạn tích chọn vào ô này (1), thông tin Địa chỉ lấy hàng được ẩn và phí vận chuyển hiển thị giá trị được giảm (2) theo chính sách của hãng khi gửi hàng tại bưu cục. Sau khi kích Xong (3)

  • Hệ thống hiện thông báo (4)

  • Bên trả phí: bạn lựa chọn bên trả phí là Người gửi (gian hàng) hoặc Người nhận (khách hàng).

  • Khi chọn người nhận trả phí thì hệ thống sẽ tự ghi nhận giá trị mà gian hàng cần trả đối tác giao hàng là 0

  • Trong trường hợp đơn Người nhận trả phí bị chuyển hoàn thì gian hàng phải chịu phí trả cho Đối tác giao hàng, lúc này hệ thống sẽ cập nhật lại các thông tin sau:
    • Phí vận chuyển (tổng phí chiều đi & phí chuyển hoàn nếu có)
    • Tiền thu hộ COD = 0
    • Trạng thái vận đơn: Đã chuyển hoàn
  • Lưu ý khi phát: bạn có thể chọn 1 trong 3 lựa chọn sau để bưu tá thực hiện khi giao hàng
    • Không cho xem hàng
    • Cho xem hàng không thử
    • Cho thử hàng

  • Mã giảm giá: Nếu mã hợp lệ với HVC, hệ thông hiện số tiền mới sau khi đã giảm, số tiền cũ gạch giữa.
    • Các dịch vụ khác vẫn giữ nguyên giá

  • Nếu mã không hợp lệ hoặc không có HVC áp dụng, hệ thống hiển thị cảnh báo

  • Ghi chú: các lưu ý khác muốn thông báo cho bưu tá khi chuyển hàng VD: hàng dễ vỡ xin nhẹ tay, giao hàng ở cổng sau, lấy hàng sau 10h sáng…

- Thiết lập giao hàng: trên pop-up Chi tiết đơn giao hàng, bạn kích vào biểu tượng  (1) -> thiết lập giao hàng (2) -> kích Lưu để hệ thống ghi nhận thông tin (3)

Trên pop-up Thiết lập giao hàng, hệ thống cho phép:

  • Bật/tắt Đối tác giao hàng
  • Chọn dịch vụ giao hàng mặc định:
    • Tất cả các hóa đơn có tích chọn giao hàng ở màn hình Bán hàng sẽ mặc định được giao bằng dịch vụ này khi ấn Thanh toán
    • Dịch vụ giao hàng thuộc nhóm nào được chọn thì Nhóm đó sẽ là Tab hiển thị đầu tiên
  • Các dịch vụ mở rộng (Bên trả phí, lưu ý khi phát, …) sẽ hiển thị theo dịch vụ giao hàng mặc định đã chọn ở trên.
  • Thiết lập này được lưu theo tài khoản trên gian hàng.

- Khi ấn nút Xong sẽ đóng lại màn hình yêu cầu giao hàng, khi thanh toán hóa đơn thì yêu cầu giao hàng cũng ngay lập tức được chuyển tới HVC.

- Nếu yêu cầu giao hàng được hãng tiếp nhận thành công hệ thống ngay lập tức trả về mã vận đơn ở màn hình Quản lý hóa đơn.

III. Dịch vụ Giao một phần

- Dịch vụ Giao một phần: là dịch vụ vận chuyển hỗ trợ shop gửi nhiều mẫu (size, mẫu mã, chủng loại…) để khách nhận hàng tùy chọn và tính phí 1 lần giao hàng như bình thường. Các sản phẩm khách không lấy sẽ được trả về shop theo hình thức đơn hoàn 1 phần, phí chuyển trả sẽ do hãng vận chuyển quy định.

- Trên KiotViet hiện tại đang có 2 hãng vận chuyển là GHN và J&T cung cấp dịch vụ Giao một phần. Lưu ý:

  • J&T: hỗ trợ COD tối đa 5 triệu đồng với dịch vụ này.

  • GHN: khi giao đơn một phần bưu tá (shipper) sẽ gọi điện để xác nhận thông tin, shop có thể thay đổi COD bằng cách gửi Yêu cầu hỗ trợ ngay trên KiotViet.

  • Tạo đơn hàng loạt chưa hỗ trợ tính năng tạo đơn giao 1 phần.

Cụ thể như sau:

1. Các trường hợp đơn giao một phần

- Khi sử dụng dịch vụ Giao một phần, đơn hàng gửi đến người nhận có thể xảy ra 1 trong 3 trường hợp sau: 

  • Người nhận ký nhận 1 phần.

  • Người nhận ký nhận toàn phần.

  • Người nhận không nhận hàng: Chuyển hoàn toàn phần.

- Tùy vào thông tin shop thống nhất với người nhận khi lên đơn hàng, shop có thể tạo đơn COD bao gồm tổng tiền hàng của tất cả sản phẩm được gửi trong đơn hoặc chỉ ghi nhận thành tiền của một vài sản phẩm trong đơn.

- Tiến trình 1 đơn hàng sử dụng dịch vụ Giao một phần theo các hãng vận chuyển như sau:

1.1. Giao một phần J&T

- Đơn giao 1 phần:

  • Đơn gốc: Nếu cần cập nhật tiền COD, bưu tá J&T sẽ cập nhật lại thông tin trên hãng -> shop cần cập nhật hóa đơn và thay đổi COD tương ứng.
  • Đơn chuyển trả 1 phần: J&T tự sinh 1 đơn có mã [Mã vận đơn-001] để chuyển trả các sản phẩm còn lại về shop. Đơn này sẽ là đơn chuyển hoàn 1 phần.
  • Lưu ý:
    • Đơn giao 1 phần J&T chỉ cho phép Tiền thu hộ COD <= 5 triệu.
    • Đơn giao 1 phần không làm thay đổi phí giao hàng chiều đi. 
    • Hiện tại đơn chuyển hoàn 1 phần hệ thống J&T đang miễn phí. Sau này khi hãng tính phí thì phí này sẽ được cộng vào tiền Phí trả ĐTGH để đối soát với gian hàng.

- Đơn giao toàn phần: Nếu cần cập nhật tiền COD, bưu tá J&T sẽ cập nhật lại thông tin trên hãng -> shop cần cập nhật hóa đơn và thay đổi COD tương ứng.

- Đơn chuyển hoàn toàn phần: xử lý như đơn bình thường.

1.2. Giao một phần GHN

- Đơn giao 1 phần:

  • Đơn gốc: Nếu cần cập nhật tiền COD:

    • Shop cần gửi yêu cầu thay đổi COD bằng cách tạo Yêu cầu hỗ trợ từ màn hình Quản lý vận đơn.

    • Lưu ý: bưu tá GHN không có chức năng cập nhật lại tiền COD.

    • Hệ thống chuyển trạng thái về Giao thành công và có ghi chú kèm đơn chuyển trả [Mã vận đơn_PR] tương ứng giao 1 phần [Mã vận đơn_PR - Đơn giao 1 phần]

  • Đơn chuyển trả 1 phần:

    • GHN tự sinh 1 đơn có mã là [Mã vận đơn_PR] để chuyển hoàn các sản phẩm còn lại về cho shop, phí chuyển hoàn sẽ do GHN tính và trả về. 

    • Đơn này là đơn giao hàng ngược lại về cho shop nên trạng thái cuối cùng vẫn là Giao thành công.

    • Thông tin của đơn được sao chép theo đơn gốc nhưng địa chỉ Người gửi là địa chỉ Người nhận của đơn gốc.

- Đơn giao toàn phần: Nếu cần cập nhật tiền COD, shop cần gửi yêu cầu thay đổi COD bằng cách tạo Yêu cầu hỗ trợ từ màn hình Quản lý vận đơn.

- Đơn chuyển hoàn toàn phần: xử lý như đơn bình thường.

2. Thao tác tạo đơn

- Khi tạo đơn giao qua hãng vận chuyển GHN và J&T, hệ thống hỗ trợ hiển thị thêm lựa chọn: Giao một phần

- Tiền cước phí khi tạo đơn không thay đổi so với đơn bình thường.

- Tiền cước phí chỉ thay đổi khi đơn giao 1 phần hoàn thành tùy theo quy định của hãng vận chuyển.

- Để có thể lọc nhanh các đơn giao hàng một phần sau khi tạo đơn, bạn có thể ghi nhận: “Giao 1 phần” vào thông tin Ghi chú hóa đơn.

IV. Quản lý hóa đơn giao qua Hãng vận chuyển

- Những hóa đơn được chọn giao bởi HVC, thông tin vận đơn hay trạng thái giao hàng sẽ tự động được đồng bộ cập nhật, ngay khi HVC có thay đổi thông tin giao vận

- Các thông tin cần lưu ý:

  • Giá trị Tổng cước phí = Tổng phí giao trên vận đơn HVC trả về, không quan trọng bên trả phí là Người nhận hay Người gửi
  • Khi Phí trả ĐTGH được cập nhật (tự động từ HVC), hệ thống sẽ cập nhật giá trị Tổng cước phí = tổng cước phí HVC cập nhật sang
  • Giá trị Người nhận trả phí = Tổng cước phí – Phí trả ĐTGH
  • Giá trị Tổng thu người nhận = Tiền thu hộ (COD) + Người nhận trả phí

- Bạn có thể tìm kiếm các vận đơn theo Trạng thái giao hàng tương ứng phía bên trái màn hình Hóa đơn.

- Để kiểm tra lịch trình của đơn hàng, trên màn hình Giao dịch ->​ Hóa đơn, bạn thực hiện 1 trong 3 cách sau:

  • Cách 1: Bạn kích vào mã vận đơn hoặc biểu tượng

Hệ thống mở ra trang web tra cứu hành trình vận đơn của của HVC, ví dụ như sau

  • Cách 2: Bạn kích vào tab Lịch sử giao hàng

Bảng này liệt kê các mốc thời gian thay đổi trạng thái của vận đơn (Chờ xử lý, Đang lấy hàng, Chờ lấy lại, Đã lấy hàng, Đang giao hàng, Chờ giao lại, Giao thành công, Chờ chuyển hoàn, Đang chuyển hoàn, Chờ chuyển hoàn lại, Đã chuyển hoàn hoặc Đã hủy)

  • Cách 3: Bạn kích vào tab Chi tiết giao hàng

Bảng này sẽ liệt kê chi tiết hành trình, thông tin cập nhật của đơn giao hàng theo dữ liệu được đồng bộ từ HVC bao gồm: thời gian thay đổi trạng thái, vị trí bưu cục, các thay đổi của gói hàng, cước phí…

- Nếu gian hàng thiết lập Yêu cầu xác nhận Đã chuyển hoàn, khi nhận được hàng hoàn từ HVC, bạn kích Xác nhận đã chuyển hoàn (1) trên từng đơn hoặc chọn trong Thao tác (2) khi cập nhật thông tin nhiều đơn.

  • Bạn chỉnh sửa lại thời gian hàng hoàn (nếu cần) (3) -> kích Đồng ý (2) để chuyển trạng thái giao thành Đã chuyển hoàn

  • Hệ thống tạo phiếu trả hàng tương ứng trong Lịch sử trả hàng

  • Và ghi nhận thông tin trong Lịch sử giao hàng

  • Lưu ý: khi Xác nhận đã chuyển hoàn cho hàng loạt hóa đơn:
    • Hệ thống giới hạn tối đa 50 vận đơn/phiên.
    • Chỉ xác nhận các vận đơn có trạng thái Đang chuyển hoàn hoặc Chờ xác nhận chuyển hoàn.
    • Danh sách hóa đơn được chọn phải cùng chi nhánh đang đăng nhập.

V. Tạo phiếu trả hàng khi chuyển trạng thái vận đơn thành Đã chuyển hoàn

1. Hóa đơn đã chuyển hoàn

- Khi cập nhật trạng thái vận đơn sang Đã chuyển hoàn hoặc cập nhật tự động trạng thái vận đơn ứng với hóa đơn từ HVC về trạng thái Đã chuyển hoàn (bao gồm cả vận đơn qua HVC hoặc không qua HVC), hệ thống sẽ:

  • Tự động tạo 1 giao dịch Trả hàng ứng với hóa đơn được chuyển hoàn với các thông tin sau:
    • Hàng hóa, số lượng, đơn giá như ở hóa đơn gốc.
    • Hoàn trả thu khác đúng với Thu khác ở hóa đơn gốc. (Kể cả trong trường hợp loại thu khác đó thiết lập Không hoàn trả thu khác khi trả hàng)
    • Nếu có áp dụng Khuyến mại hoặc Giảm giá hóa đơn thì hoàn trả toàn bộ khuyến mại và giảm giá.
    • Tiền trả khách = 0.
    • Phí trả hàng = 0.

  • Tự động tạo phiếu trả hàng ngay cả khi người dùng KHÔNG có quyền Cập nhật hóa đơn
  • Vận đơn có trạng thái Đã chuyển hoàn thì hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành

- Nếu bạn hủy hóa đơn có vận đơn Đã chuyển hoàn, hệ thống sẽ hủy bỏ phiếu trả hàng tự động.

2. Quản lý trả hàng

Với giao dịch Trả hàng được tạo tự động từ hóa đơn có vận đơn Đã chuyển hoàn:

- Mã phiếu trả hàng bắt đầu bằng CH+ {Mã hóa đơn} (1)

- Có thêm ghi chú Trả hàng tạo tự động từ hóa đơn chuyển hoàn [mã hóa đơn] và chỉ được phép lưu thông tin Ghi chú (2), các thông tin còn lại không cho phép thay đổi.

- Không được hủy bỏ và hiện thông báo: “Trả hàng tự động từ hóa đơn chuyển hoàn không thể hủy.” (3)

- Bạn có thể lọc riêng các phiếu trả tự động bên trái màn hình khi tích Chuyển hoàn (4)

VI. Quản lý vận đơn

- Nếu người dùng được phân quyền Xem DSCập nhật trên mục Hóa đơn, hệ thống sẽ hiển thị thêm menu Vận đơn để:

  • Quản lý độc lập thông tin vận đơn – đơn giao hàng.
  • Quản lý trạng thái giao hàng rõ ràng, tường minh.
  • Quản lý tình trạng thanh toán chi tiết hơn – tổng COD, tổng phí vận chuyển, Mã phiếu đối soát.

- Trên màn hình Quản lý, bạn vào menu Giao dịch, chọn Vận đơn

- Thao tác được thực hiện cụ thể như sau:

1. Danh sách vận đơn

Hệ thống hiển thị tất cả các vận đơn, bao gồm cả các vận đơn đã hủy và sắp xếp theo thứ tự thời gian tạo vận đơn, mới nhất lên đầu danh sách. Bạn có thể sắp xếp theo các cột thông tin tùy chọn bằng cách kích vào tiêu đề cột

2. Tìm kiếm, lọc vận đơn

- Trên danh sách vận đơn, bạn có thể tìm kiếm, lọc vận đơn phía bên trái màn hình

- Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm theo các điều kiện:

  • Mã vận đơn
  • Mã, tên, SĐT KH
  • Mã hóa đơn
  • Mã đối soát
  • Ghi chú giao hàng

- Lọc theo:

  • Trạng thái giao hàng
  • Đối tác giao hàng
  • Khu vực
  • Chi nhánh
  • Thu hộ tiền (COD): gồm 3 giá trị:
    • Có COD: Vận đơn có tích chọn thu hộ tiền
    • Không COD: Vận đơn Không tích chọn thu hộ tiền
    • Tất cả: Gồm có COD và Không COD (mặc định chọn)
  • Thời gian tạo

3. Xem chi tiết vận đơn

- Bạn kích chọn vào vận đơn để xem chi tiết các thông tin

- Bạn kích chọn tab Lịch sử thanh toán với ĐTGH để xem danh sách các phiếu thanh toán Tiền thu hộ, Phí qua Đối tác giao hàng.

- Bạn kích chọn tab Lịch sử giao hàng để xem chi tiết lịch sử thay đổi trạng thái của vận đơn.

- Bạn kích chọn tab Yêu cầu hỗ trợ để xem chi tiết các yêu cầu của vận đơn cần hỗ trợ trong và sau khi giao hàng.

4. Cập nhật vận đơn

- Trên chi tiết vận đơn, bạn có thể thêm mới/ cập nhật nội dung ghi chú trong Thông tin hóa đơn, hệ thống sẽ cập nhập nội dung này vào chi tiết hóa đơn trong Giao dịch -> Hóa đơn

5. Thanh toán vận đơn

- Lưu ý: Để tránh làm lệch thông tin với phiếu đối soát, KiotViet không khuyến khích các gian hàng thực hiện thanh toán vận đơn theo cách này.

- Hệ thống hỗ trợ thanh toán Vận đơn theo 2 cách: Thanh toán từng vận đơn hoặc thanh toán hàng loạt vận đơn. Thao tác chi tiết tại đây.

6. Hủy vận đơn

- Với các vận đơn có trạng thái Chờ xử lý, bạn có thể Hủy bỏ nếu nhập sai thông tin

- Trên chi tiết vận đơn, bạn kích chọn Hủy bỏ (1) -> kích Chắc chắn (2) để đồng ý hủy vận đơn

7. Xuất file danh sách vận đơn

- Để xuất file danh sách vận đơn, bạn kích Xuất file

- Thông tin vận đơn hiển thị như sau:

VII. Tạo hàng loạt vận đơn qua hãng vận chuyển

- Hệ thống hỗ trợ tạo hàng loạt vận đơn qua HVC. Trên màn hình Giao dịch ->​ Hóa đơn, bạn tích chọn các hóa đơn cần tạo vận đơn (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Tạo vận đơn qua HVC (3)

  • Hệ thống hiển thị pop-up Tạo vận đơn qua hãng vận chuyển gồm danh sách hóa đơn không giao hàng qua HVC và có thời gian hóa đơn > thời gian khóa sổ của chi nhánh tạo hóa đơn đó (nếu có). Bạn nhập thông tin vận đơn (4) -> kích Tạo vận đơn (5)

- Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ lọc nhanh vận đơn để tạo qua hãng vận chuyển mà không cần phải tích chọn. Bạn kích vào  (1) -> chọn thông tin trong pop-up đề xuất: thời gian và đối tác giao hàng (nếu cần) (2) -> kích Đồng ý (3)

  • Lưu ý: Nếu bạn KHÔNG tích chọn Đối tác giao hàng, hệ thống sẽ gợi ý tất cả hóa đơn chưa có thông tin giao hàng qua HVC bao gồm: hóa đơn chưa nhập thông tin đối tác giao hàng và hóa đơn có đối tác giao hàng thường (không tích hợp với KiotViet).
  • Hệ thống hiển thị pop-up Tạo vận đơn qua hãng vận chuyển như trên

1. Các thông tin chi tiết

- Hãng vận chuyển: bạn chọn 1 trong số các HVC KiotViet đã liên kết và tích chọn thông tin vận chuyển

- Thông tin người nhận:

  • Bạn chỉnh sửa thông tin bằng cách kích vào biểu tượng  (1) -> nhập thông tin thay đổi (2) -> kích chuột ra ngoài để lưu thông tin (3)

  • Nếu chưa nhập thông tin Người nhận nhưng hóa đơn đã chọn khách hàng cụ thể thì sẽ mặc định thông tin Người nhận chính là thông tin khách hàng

- Thông tin hàng:

  • Bạn chỉnh sửa thông tin bằng cách kích vào biểu tượng  (1) -> nhập thông tin thay đổi (2) -> kích chuột ra ngoài để lưu thông tin (3)

  • Hệ thống hiển thị thông báo cho phép sửa thông tin cho hàng loạt hóa đơn
    • Kích Đồng ý để áp dụng thay đổi cho tất cả hóa đơn
    • Kích Bỏ qua nếu chỉ áp dụng trên hóa đơn đang sửa

- Dịch vụ: Sau khi nhập đủ thông tin về HVC và khu vực của người nhận thì hệ thống sẽ hiển thị các dịch vụ vận chuyển tương ứng

  • Hệ thống hiển thị tất cả dịch vụ có thể có của hãng vận vận chuyển đang chọn, phù hợp với các thông tin về địa chỉ, kích thước trọng lượng của đơn hàng.

  • Hệ thống hiển thị thông báo cho phép sửa thông tin cho hàng loạt hóa đơn
    • Kích Đồng ý để áp dụng thay đổi cho tất cả hóa đơn
    • Kích Bỏ qua nếu chỉ áp dụng trên hóa đơn đang sửa

  • Lưu ý: Loại Dịch vụ và phí sẽ thay đổi dựa theo việc thay đổi lại Khu vực nhận hàng.

- Mã giảm giá: bạn nhập mã giảm giá nếu có.

- Tổng phí, Phí VC, Phí khai giá, Phí thu hộ: Thông tin hiển thị tương ứng theo dịch vụ đã chọn.

2. Tạo vận đơn

- Khi kích Tạo vận đơn, hệ thống hiển thị Pop-up Xử lý tạo vận đơn hàng loạt

- Lưu ý: Bạn không thể đóng pop- up khi đang xử lý tạo vận đơn và hệ thống sẽ báo lỗi, không tạo được vận đơn trong các trường hợp

  • Lỗi trong quá trình xử lý: vượt quá số lượng vận đơn được tạo tối đa, không có mạng internet…
  • Tạo tiếp 1 tiến trình trong khi đang xử lý 1 tiến trình khác.

VIII. Hỗ trợ các vấn đề về giao hàng

1. Chat với KiotViet

- Khi có nhu cầu chat trực tiếp với chuyên viên hỗ trợ giao hàng KiotViet, trên chi tiết hóa đơn/ vận đơn bạn kích chọn Chat với KiotViet  -> hệ thống hiển thị bảng chat Hỗ trợ trực tuyến và tự động ghi nhận thông tin của vận đơn, bạn có thể chỉnh sửa lại trước khi bắt đầu trò chuyện.

  • Màn hình Giao dịch -> Hóa đơn

  • Màn hình Giao dịch -> Vận đơn

2. Yêu cầu hỗ trợ

- Trên chi tiết Vận đơn, bạn kích chọn Gửi yêu cầu hỗ trợ -> hệ thống hiển thị pop-up, bạn chọn loại yêu cầu đang cần hỗ trợ (2)

- Bạn nhập thông tin chi tiết (3) -> kích Gửi để chuyển thông tin đến KiotViet (4) hoặc Hủy bỏ nếu chưa cần hỗ trợ.

- Nếu thông tin yêu cầu hỗ trợ được gửi thành công đến KiotViet, hệ thống sẽ hiển thị thông báo

- Sau khi KiotViet xử lý xong yêu cầu, hệ thống sẽ gửi lại các thông tin (trạng thái xử lý, nội dung ghi chú) trên tab Yêu cầu hỗ trợ của Vận đơn để người dùng có thể xem thông tin.

- Lưu ý: hệ thống chỉ ghi nhận Yêu cầu hỗ trợ với những vận đơn có mã thành công trên hãng vận chuyển. Nếu vận đơn cần hỗ trợ chưa có mã, hệ thống sẽ hiện thông báo và bạn không thể gửi yêu cầu.

IX. Thông tin đối soát

- Với các vận đơn KiotViet đã gửi thông tin đối soát, hệ thống sẽ hiển thị mã đối soát công nợ dịch vụ giao vận do KiotViet gửi định kỳ qua email cửa hàng đã đăng ký và không thể chỉnh sửa. Ví dụ:

- Thông tin đối soát trên màn hình Giao dịch ->​ Hóa đơn

- Thông tin đối soát trên màn hình Giao dịch ->​ Vận đơn

- Thông tin đối soát trên màn hình Đối tác giao hàng, tab Lịch sử đối soát

X. Thanh toán với đối tác giao hàng

Hệ thống hỗ trợ việc thanh toán không chỉ tiền thu hộ COD mà còn tiền Phí trả ĐTGH hoặc đã khấu trừ Phí trả ĐTGH vào tiền thu hộ trên một hoặc nhiều hoá đơn. Hệ thống hỗ trợ 3 cách thanh toán với đối tác giao hàng như sau

1. Màn hình Đối tác giao hàng

- Ở màn hình quản lý Đối tác giao hàng, hệ thống hiển thị thông tin các Hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet trên tab TÍCH HỢP

- Trên thông tin Lịch sử đối soát (1), bạn kích Xác nhận thanh toán (với các phiếu đối soát ≥0) hoặc Thực hiện thanh toán (với các phiếu đối soát <0) (2)

- Nếu không có vận đơn lệch đối soát, bạn kích Đồng ý (3) để hệ thống tạo phiếu thanh toán cho các đơn thuộc phiếu đối soát.

  • Trường hợp có hóa đơn trong kỳ đối soát đã được thanh toán, hệ thống hiển thị thông báo lỗi. Bạn cần hủy bỏ phiếu thanh toán đó, trước khi Xác nhận thanh toán/Thực hiện thanh toán theo phiếu đối soát.

  • Sau khi thanh toán theo phiếu đối soát thành công, hệ thống hiển thị thông tin phiếu thanh toán. Bạn kích vào mã phiếu thu, chi (1) để xem thông tin chi tiết, Cập nhật, In hoặc Hủy bỏ (2).

  • Lưu ý: nếu phiếu đối soát bao gồm tiền COD và phí trả ĐTGH, khi hủy bỏ 1 phiếu thanh toán, hệ thống sẽ hủy bỏ phiếu thanh toán còn lại

- Nếu có vận đơn lệch đối soát, gian hàng cần thực hiện khớp vận đơn để có thể tiến hành tạo phiếu thanh toán

  • Bạn có thể kích chọn  (1) để mở phiếu cập nhật lại thông tin hóa đơn hoặc  (2) để yêu cầu hỗ trợ từ KiotViet (2)

- Lưu ý: KiotViet hỗ trợ anh chị thực hiện đối soát tại màn hình trên với các phiếu đối soát được gửi sau thời điểm cập nhật tính năng mới (khoảng từ 16/4). Với những phiếu đối soát được gửi trước thời điểm này anh chị có thể thực hiện đối soát trên các màn hình giao dịch Hóa đơn hoặc Vận đơn.

- Phiếu thanh toán thể hiện trong Sổ quỹ như sau:

  • Khi bạn Mở phiếu xem thông tin phiếu thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị thông tin của từng HVC

  • Bạn kích vào Mã đối tác để xem chi tiết các hóa đơn tương ứng đã thanh toán của từng HVC.

- Nếu phiếu đối soát chỉ có 1 HVC, hệ thống sẽ tạo ra phiếu thanh toán tổng của HVC trong Sổ quỹ.

  • Khi bạn Mở phiếu xem thông tin của phiếu thanh toán, hệ thống hiển thị chi tiết các hóa đơn.

- Lưu ý: Nếu bạn muốn tạo phiếu chi cho từng đối tác giao hàng mà không cần gắn với hóa đơn, vui lòng vào tính năng Sổ quỹ -> Lập phiếu chi để thực hiện.

2. Màn hình hóa đơn

- Lưu ý: Để tránh làm lệch thông tin với phiếu đối soát, KiotViet không khuyến khích các gian hàng thực hiện thanh toán hóa đơn theo cách này.

2.1. Thanh toán từng hóa đơn

- Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn -> kích chọn hóa đơn chưa thanh toán

- Kích Thanh toán với đối tác giao hàng (1)

- Chọn và nhập số tiền thanh toán với đối tác giao hàng (2). Hệ thống hỗ trợ tạo phiếu thu, chi theo 1 trong 3 lựa chọn sau:

  • Tổng (COD- Phí trả ĐTGH): hệ thống tự động tạo phiếu thu COD và phiếu chi với đối tác giao hàng.
  • Tiền thu hộ (COD): chỉ tạo phiếu thu với số tiền thu hộ
  • Phí trả ĐTGH: chỉ tạo phiếu chi với đối tác giao hàng

- Kích Tạo phiếu thu, chi (3)

- Lưu ý: Sau khi tạo phiếu chi cho phí trả ĐTGH, để sửa thông tin phí trả ĐTGH trên hóa đơn cần phải hủy bỏ phiếu chi đã tạo.

- Tất cả các phiếu thu tiền thu hộ COD hoặc phiếu chi phí trả ĐTGH gắn với hoá đơn đều được hiển thị trong tab Lịch sử thanh toán thuộc hoá đơn đó.

2.2. Thanh toán hàng loạt hóa đơn

- Hệ thống hỗ trợ ghi nhận thanh toán tiền COD, tiền phí trả ĐTGH, hoặc COD – Phí trả ĐTGH cho nhiều hoá đơn cùng lúc. Tối đa 1000 hóa đơn/phiên xử lý.

- Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn -> tích chọn các hóa đơn có phí trả ĐTGH chưa thanh toán (1)

- Kích nút Thao tác (2) -> chọn Thanh toán ĐTGH (3)

- Hệ thống hiển thị danh sách các hoá đơn chưa thanh toán đủ tiền thu hộ COD, hoặc gian hàng chưa thanh toán đủ phí trả ĐTGH để bạn có thể kiểm tra thật kỹ trước khi thanh toán.

- Hệ thống hiện thông tin số tiền cần thanh toán -> kích Tạo phiếu thu, chi theo lựa chọn tương ứng.

- Hệ thống sẽ tạo các phiếu thu (với tiền COD) và phiếu chi (với phí trả ĐTGH) gắn với từng hoá đơn trong danh sách đã chọn để thanh toán, cụ thể:

  • Tổng (COD – Phí trả ĐTGH):
    • Tạo 1 phiếu chi tổng cho tất cả hóa đơn:
      • Có giá trị bằng tổng phí trả đối tác giao hàng của tất cả các hóa đơn (nếu có).
      • Bao gồm danh sách các phiếu thanh toán chi tiết được gắn tương ứng với hóa đơn liên quan.
    • Tạo 1 phiếu thu tổng cho tất cả hóa đơn:
      • Có giá trị bằng tổng COD của tất cả các hóa đơn (nếu có).
      • Bao gồm danh sách các phiếu thanh toán chi tiết được gắn tương ứng với hóa đơn liên quan.
  • Tiền thu hộ (COD): Tạo 1 phiếu thu tổng cho tất cả hóa đơn
  • Phí trả ĐTGH: Tạo 1 phiếu chi tổng cho tất cả hóa đơn

- Mã phiếu thu, chi chi tiết: hệ thống sẽ thêm các ký hiệu -1, -2, …. đằng sau mã phiếu tổng

- Trong thông tin chi tiết hóa đơn, tab Lịch sử thanh toán sẽ hiển thị chi tiết Phiếu thu, chi tương ứng.

  • Bạn kích vào Mã phiếu để xem thông tin thanh toán chi tiết

- Khi bạn hủy phiếu thanh toán:

  • Nếu hủy phiếu thanh toán tổng: hệ thống sẽ hủy bỏ tất cả các phiếu thanh toán chi tiết gắn với mỗi hóa đơn trong phiếu thanh toán tổng.
  • Nếu hủy phiếu thanh toán chi tiết: hệ thống sẽ hủy chi tiết thanh toán gắn với hóa đơn trong phiếu thanh toán tổng và cập nhật lại tổng giá trị Phiếu thanh toán tổng (giảm trừ chi tiết thanh toán bị hủy)

3. Màn hình vận đơn

- Lưu ý: Để tránh làm lệch thông tin với phiếu đối soát, KiotViet không khuyến khích các gian hàng thực hiện thanh toán vận đơn theo cách này.

- Tương tự như thanh toán trên màn hình Hóa đơn, hệ thống cũng hỗ trợ thực hiện thanh toán Vận đơn theo 2 cách:

  • Bạn có thể thanh toán cho từng vận đơn bằng cách kích vào nút Thanh toán (1) trong chi tiết vận đơn -> chọn và điền thông tin thanh toán (2) -> kích Tạo phiếu thu, chi (3)

  • Hoặc thanh toán hàng loạt vận đơn khi tích chọn các vận đơn cần thanh toán (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Thanh toán ĐTGH (3) để tạo phiếu thu, chi cho các vận đơn được chọn.

XI. In phiếu giao hàng

- Ngay khi thanh toán hóa đơn giao hàng, cùng với mẫu hóa đơn, hệ thống hỗ trợ in phiếu giao hàng ngay trên màn hình Bán hàng.

- Ngoài ra, bạn có thể in lại phiếu giao hàng trong màn hình Quản lý -> Giao dịch -> Hóa đơn hoặc Giao dịch -> Vận đơn với những vận đơn có trạng thái khác “Đã hủy”. Có 2 cách để in phiếu giao hàng:

  • In từng phiếu giao hàng.
  • In nhiều phiếu giao hàng cùng 1 lúc (chỉ áp dụng trên màn hình Hóa đơn).

- Thao tác cụ thể như sau:

1. Màn hình Bán hàng

- Để bật/tắt tự động in phiếu giao hàng trên màn hình Bán hàng, bạn tích chọn Giao hàng (1) -> kích vào biểu tượng in  (2)

Trên dòng Tự động in phiếu giao hàng:

  • Bạn kích sang phải  (3) để bật tính năng -> nhập Số bản in (liên), Chọn mẫu in (4) -> kích Xong để lưu thông tin (5)

  • Bạn kích trái phải  (3) để tắt tính năng.

- Hệ thống hỗ trợ phím tắt F2 để bật/ tắt tính năng tự động in đồng thời cả hóa đơn và phiếu giao hàng.

- Khi thanh toán hóa đơn giao hàng, bạn có thể in hóa đơn và phiếu giao hàng cùng hoặc khác khổ in.

- Lưu ý: với hóa đơn offline có chọn đối tác là HVC tích hợp trên KiotViet, hệ thống không tạo được mã vận đơn và không in ra phiếu giao hàng khi thanh toán hóa đơn.

2. Quản lý giao dịch

2.1. In từng phiếu giao hàng

- Trên chi tiết hóa đơn/ vận đơn, bạn kích chọn In phiếu giao hàng:

  • Nếu gian hàng chỉ thiết lập 1 mẫu in giao hàng, hệ thống xử lý in phiếu giao hàng với mẫu in duy nhất đó.

  • Nếu gian hàng thiết lập nhiều mẫu in in giao hàng, hệ thống mở pop-up hiển thị toàn bộ các mẫu in Phiếu giao hàng theo thứ tự mẫu in được tạo từ cũ nhất đến mới nhất, mặc định chọn mẫu đầu tiên. Bạn có thể chọn mẫu in Phiếu giao hàng tương ứng với khổ A5 hoặc K80 đã được thiết lập.

2.2. In nhiều phiếu giao hàng

- Trên danh sách hóa đơn, bạn tích chọn các hóa đơn cần in phiếu giao hàng (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn In (3).

- Hệ thống hiện pop-up Chọn in, bạn có thể lựa chọn in riêng Phiếu giao hàng hoặc in Hóa đơn và phiếu giao hàng đồng thời (4).

- Nếu gian hàng chỉ có 1 mẫu in, bạn kích In (5) để in theo mẫu duy nhất đó.

- Nếu gian hàng có nhiều mẫu in, bạn kích chọn mẫu cần in (5) -> kích In (6)

- Lưu ý: Với lựa chọn in đồng thời hóa đơn và phiếu giao hàng:

  • Hệ thống sẽ thực hiện in theo thứ tự: hóa đơn và vận đơn 1 -> hóa đơn và vận đơn n.
  • Cần tạo và chọn mẫu in hóa đơn và phiếu giao hàng có khổ giấy tương đồng để in đồng thời không bị lỗi.

3. Thêm mới, chỉnh sửa phiếu giao hàng

- Hệ thống hỗ trợ tối đa 3 mẫu in phiếu giao hàng với khổ K80 và A5. Thao tác thêm mới, chỉnh sửa được thực hiện trong Thiết lập (1) -> Quản lý mẫu in (2) -> chọn Giao hàng (3).

- Khi chỉnh sửa mẫu in, bạn cần lưu ý 2 token quan trọng:

  • {Tong_Cuoc_Phi_Giao}: Tổng cước phí giao hàng của đơn hàng
  • {Thu_Tu_Nguoi_Nhan}: Tổng thu người nhận = Tiền thu hộ + Tổng cước phí – Phí trả đối tác giao hàng

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 08/10/2020