Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển

Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển

KiotViet hỗ trợ tính năng tích hợp với Hãng vận chuyển. Ngay khi Hóa đơn được tạo, các yêu cầu giao vận tự động được chuyển tới Hãng vận chuyển sau đó trạng thái giao hàng cũng được đồng bộ tự động theo cập nhật.

1. Thiết lập tính năng giao hàng

- Trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Thiết lập tính năng -> Tính năng giao hàng, bạn có thể tùy chọn bật hoặc tắt tính năng tự động tạo vận đơn thông qua hãng vận chuyển.

- Để bật tính năng:

Lưu ý: bạn cần điền đầy đủ thông tin Tên cửa hàng, Địa chỉ, Khu vực và Phường xã trong tab Thông tin cửa hàng trước khi bật tính năng này.

  • Bạn tích vào Tự động tạo vận đơn qua Viettel Post, Giao hàng nhanh (1)

  • Nếu lần đầu tiên bật tính năng, hệ thống sẽ hiển thị pop-up Quy Định Dịch Vụ Giao Vận, bạn đọc thông tin và tích Tôi đã đọc và đồng ý với các Điều khoản và Điều kiện này (2) -> kích Đồng ý (3).

  • Nếu bạn chưa điền đầy đủ thông tin Tên cửa hàng, Địa chỉ, Khu vực Phường xã trong tab Thông tin cửa hàng, hệ thống sẽ hiện thông báo và không cho lưu thiết lập.

- Để tắt tính năng, bạn bỏ tích Tự động tạo vận đơn qua Viettel Post, Hãng vận chuyển -> kích Lưu thiết lập.

- Sau khi bật tính năng, trên pop-up Tính năng giao hàng, bạn cần nhập thông tin Tài khoản nhận COD, Email nhận đối soát và Số điện thoại liên hệ đối soát vận chuyển.

- Tài khoản nhận COD được chọn là tài khoản ngân hàng được tạo trong Sổ quỹ.

- Hệ thống hỗ trợ thêm mới tài khoản nhận COD ngay trên pop-up Tính năng giao hàng. Để thêm mới, bạn kích  -> nhập thông tin tài khoản -> kích Lưu.

- Để sửa thông tin tài khoản nhận COD ngay trên pop-up Tính năng giao hàng, bạn kích  -> chỉnh sửa thông tin -> kích Lưu.

2. Tạo mới đơn giao hàng giao qua Hãng vận chuyển

- Khi tạo mới hóa đơn hoặc tạo hóa đơn cho đơn đặt hàng hoặc hóa đơn đổi trả hàng có giao hàng, nếu người dùng lựa chọn giao qua Hãng vận chuyển được tích hợp với KiotViet thì giao diện hiện ra như sau:

- Tùy theo Giá trị cần thu hộ, Địa chỉ nhận hàng, Trọng lượng, Kích thước của gói hàng hệ thống sẽ hiện danh sách các dịch vụ vận chuyển và mức cước phí tương ứng để cửa hàng lựa chọn.

- Ngoài dịch vụ giao hàng người dùng có thể lựa chọn các dịch vụ cộng thêm bao gồm:

  • Khai giá (bảo hiểm hàng hóa): mặc định không tích chọn. Nếu bạn tích chọn vào ô này, hệ thống sẽ tính phí khai giá theo tổng giá trị hàng hóa của hóa đơn. Mức phí & hạn mức đền bù được áp dụng theo chính sách của hãng vận chuyển.

  • Tự mang ra bưu cục: Mặc định là không tích chọn. Nếu bạn tích chọn vào ô này (1), thông tin Địa chỉ lấy hàng được ẩn và phí vận chuyển hiển thị giá trị được giảm (2) theo chính sách của hãng khi gửi hàng tại bưu cục. Sau khi kích Xong (3) -> hệ thống hiện thông báo LƯU Ý (4).

  • Bên trả phí: bạn lựa chọn bên trả phí là Người gửi (gian hàng) hoặc Người nhận (khách hàng).

- Khi chọn người nhận trả phí thì hệ thống sẽ tự ghi nhận giá trị mà gian hàng cần trả đối tác giao hàng là 0.

  • Trong trường hợp đơn Người nhận trả phí bị chuyển hoàn thì gian hàng phải chịu phí trả cho Đối tác giao hàng, lúc này hệ thống sẽ cập nhật lại các thông tin sau:
    • Phí vận chuyển (tổng phí chiều đi & phí chuyển hoàn nếu có)
    • Tiền thu hộ COD = 0
    • Trạng thái vận đơn: Đã chuyển hoàn
  • Lưu ý khi phát: bạn có thể chọn 1 trong 3 lựa chọn sau để bưu tá thực hiện khi giao hàng
    • Không cho xem hàng
    • Cho xem hàng không thử
    • Cho thử hàng
  • Ghi chú: các lưu ý khác muốn thông báo cho bưu tá khi chuyển hàng VD: hãng dễ vỡ xin nhẹ tay, giao hàng ở cổng sau, lấy hàng sau 10h sáng…

- Khi ấn nút Xong sẽ đóng lại màn hình yêu cầu giao hàng, khi thanh toán hóa đơn thì yêu cầu giao hàng cũng ngay lập tức được chuyển tới Hãng vận chuyển.

- Nếu yêu cầu giao hàng được hãng tiếp nhận thành công hệ thống ngay lập tức trả về mã vận đơn ở màn hình Quản lý hóa đơn.

  • Lưu ý: hệ thống hỗ trợ lưu các thiết lập (bên trả phí, lưu ý khi phát, khai giá, mang hàng ra bưu cục) của lần cuối cùng mà người dùng đã chọn trên trình duyệt để lần tạo đơn tiếp theo sẽ tự động thiết lập theo các lựa chọn đã lưu trước đó.

3. Quản lý hóa đơn giao qua Hãng vận chuyển

- Những hóa đơn được chọn giao bởi Hãng vận chuyển, thông tin vận đơn hay trạng thái giao hàng sẽ tự động được đồng bộ cập nhật, ngay khi Hãng vận chuyển có thay đổi thông tin giao vận.

- Để kiểm tra lịch trình của đơn hàng, trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, bạn thực hiện 1 trong 3 cách sau:

  • Cách 1: Bạn kích vào mã vận đơn hoặc biểu tượng

Hệ thống mở ra trang web tra cứu hành trình vận đơn của của Hãng vận chuyển, ví dụ như sau

  • Cách 2: Bạn kích vào tab Lịch sử giao hàng

Bảng này liệt kê các mốc thời gian thay đổi trạng thái của vận đơn (Chưa giao hàng, Đang giao hàng, Giao thành công, Đang chuyển hoàn, Đã chuyển hoàn hoặc Đã hủy)

  • Cách 3: Bạn kích vào tab Chi tiết giao hàng (3)

Bảng này sẽ liệt kê chi tiết hành trình, thông tin cập nhật của đơn giao hàng theo dữ liệu được đồng bộ từ hãng vận chuyển bao gồm: thời gian thay đổi trạng thái, vị trí bưu cục, các thay đổi của gói hàng, cước phí…

4. Thanh toán với đối tác giao hàng

- Ở màn hình quản lý Đối tác giao hàng sẽ hiển thị gộp các Hãng vận chuyển có tích hợp với KiotViet

- Khi chọn Thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị thêm bộ lọc Thời gian hoàn thành vận đơn.

  • Thời gian hoàn thành vận đơn: được xác định là thời điểm hệ thống ghi nhận vận đơn chuyển sang trạng thái Giao thành công hoặc Đã chuyển hoàn.

  • Giá trị Thời gian hoàn thành vận đơn tương ứng với trạng thái Giao thành công hoặc Đã chuyển hoàn trong Lịch sử giao hàng của vận đơn

- Hệ thống hỗ trợ thanh toán tối đa 500 hóa đơn/phiên xử lý

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 19/12/2018