Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển

Hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển

KiotViet hỗ trợ tính năng tích hợp với Hãng vận chuyển (HVC). Ngay khi Hóa đơn được tạo, các yêu cầu giao vận tự động được chuyển tới HVC sau đó trạng thái giao hàng cũng được đồng bộ tự động theo cập nhật.

1.Thiết lập tính năng giao hàng

- Trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Giao dịch -> Giao hàng, trong Chi tiết bạn có thể tùy chọn bật hoặc tắt tính năng tự động tạo vận đơn thông qua HVC.

- Để bật tính năng:

Lưu ý: bạn cần điền đầy đủ thông tin Tên cửa hàng, Địa chỉ, Khu vực và Phường xã trong mục Thông tin cửa hàng trước khi bật tính năng này.

  • Bạn tích vào Sử dụng dịch vụ của HVC có tích hợp với KiotViet (1)

  • Nếu lần đầu tiên bật tính năng, hệ thống sẽ hiển thị pop-up Quy Định Dịch Vụ Giao Vận -> bạn đọc thông tin và tích Tôi đã đọc và đồng ý với các Điều khoản và Điều kiện này (2) -> kích Đồng ý (3)

  • Nếu bạn chưa điền đầy đủ thông tin Tên cửa hàng, Địa chỉ, Khu vực Phường xã trong mục Thông tin cửa hàng, hệ thống sẽ hiện thông báo và không cho lưu thiết lập.

  • Lựa chọn: Yêu cầu xác nhận Đã chuyển hoàn
    • Nếu bạn tích chọn:
      • Các vận đơn cần xác nhận của cửa hàng để chuyển sang trạng thái Đã chuyển hoàn.
      • Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn:
        • Bộ lọc tìm kiếm bên trái màn hình, có thêm trạng thái Chờ xác nhận hoàn (1)
        • Chi tiết hóa đơn, có nút chức năng Xác nhận đã chuyển hoàn (2)
        • Khi chọn hàng loạt hóa đơn, chọn Thao tác, thêm Xác nhận đã chuyển hoàn (3)

  • Nếu bạn không tích chọn:
    • Các vận đơn KHÔNG cần xác nhận của cửa hàng mà tự động chuyển sang trạng thái Đã chuyển hoàn.
    • Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, ẩn trạng thái Chờ xác nhận hoàn trong bộ lọc tìm kiếm và các nút chức năng Xác nhận đã chuyển hoàn

- Lưu ý: Khi xem vận đơn, nếu trạng thái là Chờ xác nhận hoàn thì hệ thống vẫn hiển thị nút Xác nhận đã chuyển hoàn, các thao tác với nút này vẫn theo luồng như trước khi tắt Yều cầu xác nhận Đã chuyển hoàn.

- Để tắt tính năng, bạn bỏ tích Tự động tạo vận đơn qua Viettel Post, HVC -> kích Lưu thiết lập.

- Sau khi bật tính năng, trên pop-up Giao hàng, bạn cần nhập thông tin Tài khoản nhận COD, Email nhận đối soát và Số điện thoại liên hệ đối soát vận chuyển.

- Tài khoản nhận COD được chọn là tài khoản ngân hàng được tạo trong Sổ quỹ.

- Hệ thống hỗ trợ thêm mới tài khoản nhận COD ngay trên pop-up Giao hàng. Để thêm mới, bạn kích  -> nhập thông tin tài khoản -> kích Lưu

- Để sửa thông tin tài khoản nhận COD ngay trên pop-up Giao hàng, bạn kích  -> chỉnh sửa thông tin -> kích Lưu

2. Tạo mới đơn giao hàng giao qua HVC

- Khi tạo mới hóa đơn hoặc tạo hóa đơn cho đơn đặt hàng hoặc hóa đơn đổi trả hàng có giao hàng, nếu người dùng lựa chọn giao qua HVC được tích hợp với KiotViet thì giao diện hiện ra như sau:

- Tùy theo Giá trị cần thu hộ, Địa chỉ nhận hàng, Trọng lượng, Kích thước của gói hàng hệ thống sẽ hiện danh sách các dịch vụ vận chuyển và mức cước phí tương ứng để cửa hàng lựa chọn.

- Người dùng có thể kích vào biểu tượng  để sắp xếp các Dịch vụ theo thời gian dự kiến giao hàng hoặc theo giá trị Tổng phí.

- Ngoài dịch vụ giao hàng người dùng có thể lựa chọn các dịch vụ cộng thêm bao gồm:

  • Khai giá (bảo hiểm hàng hóa): mặc định không tích chọn. Nếu bạn tích chọn vào ô này, hệ thống sẽ tính phí khai giá theo tổng giá trị hàng hóa của hóa đơn. Mức phí & hạn mức đền bù được áp dụng theo chính sách của HVC.

  • Tự mang ra bưu cục: Mặc định là không tích chọn. Nếu bạn tích chọn vào ô này (1), thông tin Địa chỉ lấy hàng được ẩn và phí vận chuyển hiển thị giá trị được giảm (2) theo chính sách của hãng khi gửi hàng tại bưu cục. Sau khi kích Xong (3)

- Hệ thống hiện thông báo LƯU Ý (4)

  • Bên trả phí: bạn lựa chọn bên trả phí là Người gửi (gian hàng) hoặc Người nhận (khách hàng).

- Khi chọn người nhận trả phí thì hệ thống sẽ tự ghi nhận giá trị mà gian hàng cần trả đối tác giao hàng là 0

  • Trong trường hợp đơn Người nhận trả phí bị chuyển hoàn thì gian hàng phải chịu phí trả cho Đối tác giao hàng, lúc này hệ thống sẽ cập nhật lại các thông tin sau:
    • Phí vận chuyển (tổng phí chiều đi & phí chuyển hoàn nếu có)
    • Tiền thu hộ COD = 0
    • Trạng thái vận đơn: Đã chuyển hoàn
  • Lưu ý khi phát: bạn có thể chọn 1 trong 3 lựa chọn sau để bưu tá thực hiện khi giao hàng
    • Không cho xem hàng
    • Cho xem hàng không thử
    • Cho thử hàng

  • Ghi chú: các lưu ý khác muốn thông báo cho bưu tá khi chuyển hàng VD: hàng dễ vỡ xin nhẹ tay, giao hàng ở cổng sau, lấy hàng sau 10h sáng…

- Khi ấn nút Xong sẽ đóng lại màn hình yêu cầu giao hàng, khi thanh toán hóa đơn thì yêu cầu giao hàng cũng ngay lập tức được chuyển tới HVC.

- Nếu yêu cầu giao hàng được hãng tiếp nhận thành công hệ thống ngay lập tức trả về mã vận đơn ở màn hình Quản lý hóa đơn.

  • Lưu ý: hệ thống hỗ trợ lưu các thiết lập (bên trả phí, lưu ý khi phát, khai giá, mang hàng ra bưu cục) của lần cuối cùng mà người dùng đã chọn trên trình duyệt để lần tạo đơn tiếp theo sẽ tự động thiết lập theo các lựa chọn đã lưu trước đó.

3.Quản lý hóa đơn giao qua HVC

- Những hóa đơn được chọn giao bởi HVC, thông tin vận đơn hay trạng thái giao hàng sẽ tự động được đồng bộ cập nhật, ngay khi HVC có thay đổi thông tin giao vận.

- Bạn có thể tìm kiếm các vận đơn theo Trạng thái giao hàng tương ứng phía bên trái màn hình Hóa đơn.

- Để kiểm tra lịch trình của đơn hàng, trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, bạn thực hiện 1 trong 3 cách sau:

  • Cách 1: Bạn kích vào mã vận đơn hoặc biểu tượng

- Hệ thống mở ra trang web tra cứu hành trình vận đơn của của HVC, ví dụ như sau

  • Cách 2: Bạn kích vào tab Lịch sử giao hàng

Bảng này liệt kê các mốc thời gian thay đổi trạng thái của vận đơn (Chờ xử lý, Đang lấy hàng, Chờ lấy lại, Đã lấy hàng, Đang giao hàng, Chờ giao lại, Giao thành công, Chờ chuyển hoàn, Đang chuyển hoàn, Chờ chuyển hoàn lại, Đã chuyển hoàn hoặc Đã hủy)

  • Cách 3: Bạn kích vào tab Chi tiết giao hàng (3)

Bảng này sẽ liệt kê chi tiết hành trình, thông tin cập nhật của đơn giao hàng theo dữ liệu được đồng bộ từ HVC bao gồm: thời gian thay đổi trạng thái, vị trí bưu cục, các thay đổi của gói hàng, cước phí…

- Nếu gian hàng thiết lập Yêu cầu xác nhận Đã chuyển hoàn, khi nhận được hàng hoàn từ HVC, bạn kích Xác nhận đã chuyển hoàn (1) trên từng đơn hoặc chọn trong Thao tác (2) khi cập nhật thông tin nhiều đơn.

  • Bạn chỉnh sửa lại thời gian hàng hoàn (nếu cần) (3) -> kích Đồng ý (2) để chuyển trạng thái giao thành Đã chuyển hoàn

  • Hệ thống tạo phiếu trả hàng tương ứng trong Lịch sử trả hàng

  • Và ghi nhận thông tin trong Lịch sử giao hàng

  • Lưu ý: khi Xác nhận đã chuyển hoàn cho hàng loạt hóa đơn:
    • Hệ thống giới hạn tối đa 50 vận đơn/phiên.
    • Chỉ xác nhận các vận đơn có trạng thái Đang chuyển hoàn hoặc Chờ xác nhận chuyển hoàn.
    • Danh sách hóa đơn được chọn phải cùng chi nhánh đang đăng nhập.

4.Tạo phiếu trả hàng khi chuyển trạng thái vận đơn thành Đã chuyển hoàn

4.1. Hóa đơn đã chuyển hoàn

- Khi cập nhật trạng thái vận đơn sang Đã chuyển hoàn hoặc cập nhật tự động trạng thái vận đơn ứng với hóa đơn từ HVC về trạng thái Đã chuyển hoàn (bao gồm cả vận đơn qua HVC hoặc không qua HVC), hệ thống sẽ:

  • Tự động tạo 1 giao dịch Trả hàng ứng với hóa đơn được chuyển hoàn với các thông tin sau:
    • Hàng hóa, số lượng, đơn giá như ở hóa đơn gốc.
    • Hoàn trả thu khác đúng với Thu khác ở hóa đơn gốc. (Kể cả trong trường hợp loại thu khác đó thiết lập Không hoàn trả thu khác khi trả hàng)
    • Nếu có áp dụng Khuyến mại hoặc Giảm giá hóa đơn thì hoàn trả toàn bộ khuyến mại và giảm giá.
    • Tiền trả khách = 0.
    • Phí trả hàng = 0.

  • Tự động tạo phiếu trả hàng ngay cả khi người dùng KHÔNG có quyền Cập nhật hóa đơn
  • Vận đơn có trạng thái Đã chuyển hoàn thì hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành

- Nếu bạn hủy hóa đơn có vận đơn Đã chuyển hoàn, hệ thống sẽ hủy bỏ phiếu trả hàng tự động.

4.2. Quản lý trả hàng

Với giao dịch Trả hàng được tạo tự động từ hóa đơn có vận đơn Đã chuyển hoàn:

- Mã phiếu trả hàng bắt đầu bằng CH+ {Mã hóa đơn} (1)

- Có thêm ghi chú Trả hàng tạo tự động từ hóa đơn chuyển hoàn [mã hóa đơn] và chỉ được phép lưu thông tin Ghi chú (2), các thông tin còn lại không cho phép thay đổi.

- Không được hủy bỏ và hiện thông báo: “Trả hàng tự động từ hóa đơn chuyển hoàn không thể hủy.” (3)

- Bạn có thể lọc riêng các phiếu trả tự động bên trái màn hình khi tích Chuyển hoàn (4)

5. Yêu cầu hỗ trợ

- Khi có yêu cầu hỗ trợ về mã vận đơn, trên chi tiết hóa đơn, bạn kích chọn Yêu cầu hỗ trợ -> hệ thống hiện thị bảng chat Hỗ trợ trực tuyến và tự động ghi nhận thông tin của vận đơn, bạn có thể chỉnh sửa lại trước khi bắt đầu trò chuyện với chuyên viên tư vấn.

6.Thông tin đối soát

- Với các vận đơn KiotViet đã gửi thông tin đối soát, hệ thống sẽ hiển thị mã đối soát công nợ dịch vụ giao vận do KiotViet gửi định kỳ qua email cửa hàng đã đăng ký và không thể chỉnh sửa. Ví dụ:

7. Thanh toán với đối tác giao hàng

- Ở màn hình quản lý Đối tác giao hàng sẽ hiển thị gộp các HVC có tích hợp với KiotViet.

- Khi chọn Thanh toán, hệ thống sẽ hiển thị thêm bộ lọc Mã phiếu đối soát, Chi nhánh. Bạn điền mã phiếu đối soát nhận được từ email của KiotViet đã gửi để lọc ra các vận đơn cần thanh toán trong kỳ đối soát (mã phiếu có dạng DS_GH_dd/mm/yyyy – dd/mm/yyyy_têngianhàng)

- Hệ thống hỗ trợ thanh toán tối đa 500 hóa đơn/phiên xử lý và cho phép thanh toán nhiều hóa đơn ở trên nhiều chi nhánh khác nhau. Sau khi thanh toán hóa đơn, các phiếu thu/chi gắn với mỗi hóa đơn được ghi nhận đúng vào chi nhánh tạo.

8.In phiếu giao hàng

- Ngay khi thanh toán hóa đơn giao hàng, cùng với mẫu hóa đơn, hệ thống hỗ trợ in phiếu giao hàng ngay trên màn hình Bán hàng.

- Ngoài ra, bạn có thể in lại phiếu giao hàng trong màn hình Quản lý -> Giao dịch à Hóa đơn với những vận đơn có trạng thái khác “Đã hủy”. Có 2 cách để in phiếu giao hàng:

  • In từng phiếu giao hàng.
  • In nhiều phiếu giao hàng cùng 1 lúc.
  • Thao tác cụ thể như sau:

8.1. Màn hình Bán hàng

- Để bật/tắt tự động in phiếu giao hàng trên màn hình Bán hàng, bạn tích chọn Giao hàng (1) -> kích vào biểu tượng in  (2)

Trên dòng Tự động in phiếu giao hàng:

  • Bạn kích sang phải  (3) để bật tính năng à nhập Số bản in (liên), Chọn mẫu in (4) -> kích Xong để lưu thông tin (5)

  • Bạn kích trái phải  (3) để tắt tính năng.

- Hệ thống hỗ trợ phím tắt F2 để bật/ tắt tính năng tự động in đồng thời cả hóa đơn và phiếu giao hàng.

- Khi thanh toán hóa đơn giao hàng, bạn có thể in hóa đơn và phiếu giao hàng cùng hoặc khác khổ in.

- Lưu ý: với hóa đơn offline có chọn đối tác là HVC tích hợp trên KiotViet, hệ thống không tạo được mã vận đơn và không in ra phiếu giao hàng khi thanh toán hóa đơn.

8.2. Quản lý hóa đơn

8.1.1. In từng phiếu giao hàng

- Trên chi tiết hóa đơn, bạn kích chọn In phiếu giao hàng:

  • Nếu gian hàng chỉ thiết lập 1 mẫu in giao hàng, hệ thống xử lý in phiếu giao hàng với mẫu in duy nhất đó.

  • Nếu gian hàng thiết lập nhiều mẫu in in giao hàng, hệ thống mở pop-up hiển thị toàn bộ các mẫu in Phiếu giao hàng theo thứ tự mẫu in được tạo từ cũ nhất đến mới nhất, mặc định chọn mẫu đầu tiên. Bạn có thể chọn mẫu in Phiếu giao hàng tương ứng với khổ A5 hoặc K80 đã được thiết lập.

8.1.2. In hàng loạt phiếu giao hàng

- Trên danh sách hóa đơn, bạn tích chọn các hóa đơn cần in phiếu giao hàng (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn In (3).

- Hệ thống hiện pop-up Chọn in, bạn có thể lựa chọn in riêng Phiếu giao hàng hoặc in Hóa đơn và phiếu giao hàng đồng thời (4).

- Nếu gian hàng chỉ có 1 mẫu in, bạn kích In (5) để in theo mẫu duy nhất đó.

- Nếu gian hàng có nhiều mẫu in, bạn kích chọn mẫu cần in (5) -> kích In (6)

- Lưu ý: Với lựa chọn in đồng thời hóa đơn và phiếu giao hàng:

  • Hệ thống sẽ thực hiện in theo thứ tự: hóa đơn và vận đơn 1 -> hóa đơn và vận đơn n.
  • Cần tạo và chọn mẫu in hóa đơn và phiếu giao hàng có khổ giấy tương đồng để in đồng thời không bị lỗi.

8.2. Thêm mới, chỉnh sửa phiếu giao hàng

- Hệ thống hỗ trợ tối đa 3 mẫu in phiếu giao hàng với khổ K80 và A5. Thao tác thêm mới, chỉnh sửa được thực hiện trong Thiết lập (1) -> Quản lý mẫu in (2) -> chọn Giao hàng (3).

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Dịch vụ vận chuyển.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 06/09/2019