Chọn nhóm ngành hàng của bạn
để được tư vấn và hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng Cổng vận chuyển KShip

KiotViet hỗ trợ tính năng tích hợp với Hãng vận chuyển (HVC). Ngay khi Hóa đơn được tạo, các yêu cầu giao vận tự động được chuyển tới HVC sau đó trạng thái giao hàng cũng được đồng bộ tự động theo cập nhật.

I. Thiết lập tính năng giao hàng

- Hệ thống hỗ trợ bật tính năng theo 2 cách:

  • Cách 1: thao tác nhanh trên màn hình Quản lý

  • Cách 2: thao tác trên màn hình Thiết lập cửa hàng

- Cụ thể như sau:

1. Màn hình Quản lý

- Để bật tính năng (áp dụng với gian hàng chưa bật tính năng giao hàng hoặc đã bật tính năng giao hàng nhưng chưa Kích hoạt Cổng vận chuyển Kship), bạn kích chọn Giao hàng (1) -> kích chọn Kích hoạt ngay (2)

  • Hệ thống hiển thị thông tin tương tự màn hình Thiết lập cửa hàng, bạn thực hiện tiếp các thao tác để lưu thiết lập.

- Nếu muốn chỉnh sửa thông tin thiết lập hoặc tắt tính năng, bạn kích chọn Giao hàng (1) -> chọn Thiết lập chi tiết (2)

  • Bạn thay đổi thông tin thiết lập (3.1) hoặc bỏ tích Kích hoạt Cổng vận chuyển Kship để tắt tính năng (3.2) -> kích Lưu (4)

2. Thiết lập cửa hàng

- Trong Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Giao dịch ->​ Giao hàng, trong Chi tiết bạn có thể tùy chọn bật hoặc tắt tính năng tự động tạo vận đơn thông qua HVC.

- Để bật tính năng:

  • Bạn tích vào Kích hoạt Cổng vận chuyển KShip (1)

  • Bạn điền thông tin trên pop-up (2) -> chọn Kích hoạt (3). Lưu ý:
    • Số điện thoại: Là thông tin bắt buộc. Hệ thống tự động lấy số điện thoại của cửa hàng trong mục Thông tin cửa hàng, nếu cửa hàng chưa nhập số điện thoại thì trường này sẽ để trống và yêu cầu phải nhập số điện thoai để kích hoạt.
    • Email nhận thông tin: Là email nhận thông báo từ KiotViet. Không bắt buộc nhập.
    • Mã voucher: Là mã voucher/ khuyến mại cửa hàng được KiotViet tặng khi kích hoạt tính năng giao hàng. Nếu không có mã voucher thì bỏ trống.
    • Địa chỉ lấy hàng: Mặc định theo địa chỉ cửa hàng trong mục Thông tin cửa hàng, bạn có thể thay đổi mà không ảnh hưởng đến địa chỉ thiết lập thông tin cửa hàng.
    • Sản lượng đơn: Mặc định là Ít hơn 5 đơn hàng/ngày, bạn có thể chọn sản lượng tương ứng của gian hàng.

  • Hệ thống hiện thông báo kích hoạt thành công, bạn đã có thể lên đơn giao hàng. Tuy nhiên, để hoàn thiện thao tác thiết lập tính năng, bạn cần tiếp tục kích chọn Thiết lập chi tiết (4)
    • Trường hợp gian hàng không có mã Voucher

  • Trường hợp gian hàng có mã Voucher: số tiền khuyến mại tương tứng sẽ được cộng vào tài khoản Kship để sử dụng dịch vụ trong thời hạn của Voucher.

  • Bạn tích vào các lựa chọn, điền thông tin (5) -> kích Lưu (6).

Cụ thể:

  • Yêu cầu KiotViet Thanh toán đối soát:
    • Nếu bạn tích chọn: KiotViet sẽ định kỳ gửi email bảng kê đối soát và chuyển khoản tiền thu hộ sau khi cấn trừ phí dịch vụ vào tài khoản nhận tiền của cửa hàng. Tài khoản nhận tiền được chọn là tài khoản ngân hàng được tạo trong Sổ quỹ.
    • Nếu bạn KHÔNG tích chọn: KiotViet sẽ không thực hiện thanh toán đối soát với cửa hàng.
  • Yêu cầu KiotViet Xuất hóa đơn điện tử:
    • Nếu bạn tích chọn và điền thông tin: KiotViet sẽ sử dụng thông tin này để xuất hóa đơn phí dịch vụ hàng tháng cho cửa hàng.
    • Nếu bạn KHÔNG tích chọn: KiotViet sẽ không thực hiện xuất hóa đơn điện tử.
  • Không tự động cập nhật dữ liệu khi Đơn chuyển hoàn:
    • Nếu bạn tích chọn:
      • Cửa hàng cần xác nhận đã nhận được bưu kiện khi Hãng vận chuyển đổi trạng thái vận đơn sang Đã chuyển hoàn. Sau đó KiotViet mới tự động cập nhật lại dữ liệu tồn kho, công nợ, báo cáo bán hàng.
      • Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn:
        • Bộ lọc tìm kiếm bên trái màn hình, có thêm trạng thái Chờ xác nhận hoàn (1)
        • Chi tiết hóa đơn, có nút chức năng Xác nhận đã chuyển hoàn (2)
        • Khi chọn hàng loạt hóa đơn, chọn Thao tác, thêm Xác nhận đã chuyển hoàn (3)

  • Nếu bạn không tích chọn:
    • Các vận đơn KHÔNG cần xác nhận của cửa hàng mà tự động chuyển sang trạng thái Đã chuyển hoàn.
    • Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, ẩn trạng thái Chờ xác nhận hoàn trong bộ lọc tìm kiếm và các nút chức năng Xác nhận đã chuyển hoàn

  • Lưu ý: Khi xem vận đơn, nếu trạng thái là Chờ xác nhận hoàn thì hệ thống vẫn hiển thị nút Xác nhận đã chuyển hoàn, các thao tác với nút này tương tự khi không tích chọn Không tự động cập nhật dữ liệu khi Đơn chuyển hoàn.

- Để tắt tính năng bạn bỏ tích Kích hoạt Cổng vận chuyển KShip -> kích Lưu thiết lập

II. Tạo mới đơn hàng giao hàng giao qua Hãng vận chuyển

- Khi tạo mới hóa đơn hoặc tạo hóa đơn cho đơn đặt hàng hoặc hóa đơn đổi trả hàng có giao hàng, nếu người dùng lựa chọn giao qua HVC được tích hợp với KiotViet thì giao diện hiện ra như sau

- Tùy theo Giá trị cần thu hộ, Địa chỉ nhận hàng, Trọng lượng, Kích thước của gói hàng hệ thống sẽ hiện danh sách các dịch vụ vận chuyển và mức cước phí tương ứng để cửa hàng lựa chọn.

- Người dùng có thể kích vào biểu tượng  để sắp xếp các Dịch vụ theo thời gian dự kiến giao hàng hoặc theo giá trị Tổng.

- Ngoài dịch vụ giao hàng người dùng có thể lựa chọn các dịch vụ cộng thêm bao gồm:

  • Khai giá (bảo hiểm hàng hóa): mặc định không tích chọn. Nếu bạn tích chọn vào ô này, hệ thống sẽ tính phí khai giá theo tổng giá trị hàng hóa của hóa đơn. Mức phí & hạn mức đền bù được áp dụng theo chính sách của HVC.
    • Hệ thống cho phép sửa giá trị khai giá
    • Nếu HVC không hỗ trợ dịch vụ khai giá hoặc Giá trị vượt quá Giá trị hãng cho phép, hệ thống hiện thông báo: Không hỗ trợ dịch vụ này hoặc Số tiền khai giá vượt quá giá trị HVC hỗ trợ (thông báo tùy theo từng hãng) và không chọn được dịch vụ của hãng.

  • Hệ thống hiện thông báo (4)

  • Bên trả phí: bạn lựa chọn bên trả phí là Người gửi (gian hàng) hoặc Người nhận (khách hàng).

  • Khi chọn người nhận trả phí thì hệ thống sẽ tự ghi nhận giá trị mà gian hàng cần trả đối tác giao hàng là 0

  • Trong trường hợp đơn Người nhận trả phí bị chuyển hoàn thì gian hàng phải chịu phí trả cho Đối tác giao hàng, lúc này hệ thống sẽ cập nhật lại các thông tin sau:
    • Phí vận chuyển (tổng phí chiều đi & phí chuyển hoàn nếu có)
    • Tiền thu hộ COD = 0
    • Trạng thái vận đơn: Đã chuyển hoàn
  • Lưu ý khi phát: bạn có thể chọn 1 trong 3 lựa chọn sau để bưu tá thực hiện khi giao hàng
    • Không cho xem hàng
    • Cho xem hàng không thử
    • Cho thử hàng

  • Mã giảm giá: Nếu mã hợp lệ với HVC, hệ thông hiện số tiền mới sau khi đã giảm, số tiền cũ gạch giữa.
    • Các dịch vụ khác vẫn giữ nguyên giá

  • Nếu mã không hợp lệ hoặc không có HVC áp dụng, hệ thống hiển thị cảnh báo

  • Ghi chú: các lưu ý khác muốn thông báo cho bưu tá khi chuyển hàng VD: hàng dễ vỡ xin nhẹ tay, giao hàng ở cổng sau, lấy hàng sau 10h sáng…
  • Ngoài ra tùy theo chính sách của HVC, hệ thống sẽ hiển thị các dịch vụ cộng thêm tương ứng.

- Thiết lập giao hàng: trên pop-up Chi tiết đơn giao hàng, bạn kích vào biểu tượng  (1) -> thiết lập giao hàng (2) -> kích Lưu để hệ thống ghi nhận thông tin (3)

Trên pop-up Thiết lập giao hàng, hệ thống cho phép:

  • Bật/tắt Đối tác giao hàng
  • Chọn dịch vụ giao hàng mặc định:
    • Tất cả các hóa đơn có tích chọn giao hàng ở màn hình Bán hàng sẽ mặc định được giao bằng dịch vụ này khi ấn Thanh toán
    • Dịch vụ giao hàng thuộc nhóm nào được chọn thì Nhóm đó sẽ là Tab hiển thị đầu tiên
  • Các dịch vụ mở rộng (Bên trả phí, lưu ý khi phát, …) sẽ hiển thị theo dịch vụ giao hàng mặc định đã chọn ở trên.
  • Thiết lập này được lưu theo tài khoản trên gian hàng.

- Khi ấn nút Xong sẽ đóng lại màn hình yêu cầu giao hàng, khi thanh toán hóa đơn thì yêu cầu giao hàng cũng ngay lập tức được chuyển tới HVC.

- Nếu yêu cầu giao hàng được hãng tiếp nhận thành công hệ thống ngay lập tức trả về mã vận đơn ở màn hình Quản lý hóa đơn.

III. Dịch vụ Giao một phần

- Dịch vụ Giao một phần: là dịch vụ vận chuyển hỗ trợ shop gửi nhiều mẫu (size, mẫu mã, chủng loại…) để khách nhận hàng tùy chọn và tính phí 1 lần giao hàng như bình thường. Các sản phẩm khách không lấy sẽ được trả về shop theo hình thức đơn hoàn 1 phần, phí chuyển trả sẽ do hãng vận chuyển quy định.

- Trên KiotViet hiện tại đang có 2 hãng vận chuyển là GHN và J&T cung cấp dịch vụ Giao một phần. Lưu ý:

  • J&T: hỗ trợ COD tối đa 5 triệu đồng với dịch vụ này.

  • GHN: khi giao đơn một phần bưu tá (shipper) sẽ gọi điện để xác nhận thông tin, shop có thể thay đổi COD bằng cách gửi Yêu cầu hỗ trợ ngay trên KiotViet.

  • Tạo đơn hàng loạt chưa hỗ trợ tính năng tạo đơn giao 1 phần.

Cụ thể như sau:

1. Các trường hợp đơn giao một phần

- Khi sử dụng dịch vụ Giao một phần, đơn hàng gửi đến người nhận có thể xảy ra 1 trong 3 trường hợp sau: 

  • Người nhận ký nhận 1 phần.

  • Người nhận ký nhận toàn phần.

  • Người nhận không nhận hàng: Chuyển hoàn toàn phần.

- Tùy vào thông tin shop thống nhất với người nhận khi lên đơn hàng, shop có thể tạo đơn COD bao gồm tổng tiền hàng của tất cả sản phẩm được gửi trong đơn hoặc chỉ ghi nhận thành tiền của một vài sản phẩm trong đơn.

- Tiến trình 1 đơn hàng sử dụng dịch vụ Giao một phần theo các hãng vận chuyển như sau:

1.1. Giao một phần J&T

- Đơn giao 1 phần:

  • Đơn gốc: Nếu cần cập nhật tiền COD, bưu tá J&T sẽ cập nhật lại thông tin trên hãng -> shop cần cập nhật hóa đơn và thay đổi COD tương ứng.
  • Đơn chuyển trả 1 phần: J&T tự sinh 1 đơn có mã [Mã vận đơn-001] để chuyển trả các sản phẩm còn lại về shop. Đơn này sẽ là đơn chuyển hoàn 1 phần.
  • Lưu ý:
    • Đơn giao 1 phần J&T chỉ cho phép Tiền thu hộ COD <= 5 triệu.
    • Đơn giao 1 phần không làm thay đổi phí giao hàng chiều đi. 
    • Hiện tại đơn chuyển hoàn 1 phần hệ thống J&T đang miễn phí. Sau này khi hãng tính phí thì phí này sẽ được cộng vào tiền Phí trả ĐTGH để đối soát với gian hàng.

- Đơn giao toàn phần: Nếu cần cập nhật tiền COD, bưu tá J&T sẽ cập nhật lại thông tin trên hãng -> shop cần cập nhật hóa đơn và thay đổi COD tương ứng.

- Đơn chuyển hoàn toàn phần: xử lý như đơn bình thường.

1.2. Giao một phần GHN

- Đơn giao 1 phần:

  • Đơn gốc: Nếu cần cập nhật tiền COD:

    • Shop cần gửi yêu cầu thay đổi COD bằng cách tạo Yêu cầu hỗ trợ từ màn hình Quản lý vận đơn.

    • Lưu ý: bưu tá GHN không có chức năng cập nhật lại tiền COD.

    • Hệ thống chuyển trạng thái về Giao thành công và có ghi chú kèm đơn chuyển trả [Mã vận đơn_PR] tương ứng giao 1 phần [Mã vận đơn_PR - Đơn giao 1 phần]

  • Đơn chuyển trả 1 phần:

    • GHN tự sinh 1 đơn có mã là [Mã vận đơn_PR] để chuyển hoàn các sản phẩm còn lại về cho shop, phí chuyển hoàn sẽ do GHN tính và trả về. 

    • Đơn này là đơn giao hàng ngược lại về cho shop nên trạng thái cuối cùng vẫn là Giao thành công.

    • Thông tin của đơn được sao chép theo đơn gốc nhưng địa chỉ Người gửi là địa chỉ Người nhận của đơn gốc.

- Đơn giao toàn phần: Nếu cần cập nhật tiền COD, shop cần gửi yêu cầu thay đổi COD bằng cách tạo Yêu cầu hỗ trợ từ màn hình Quản lý vận đơn.

- Đơn chuyển hoàn toàn phần: xử lý như đơn bình thường.

2. Thao tác tạo đơn

- Khi tạo đơn giao qua hãng vận chuyển GHN và J&T, hệ thống hỗ trợ hiển thị thêm lựa chọn: Giao một phần

- Tiền cước phí khi tạo đơn không thay đổi so với đơn bình thường.

- Tiền cước phí chỉ thay đổi khi đơn giao 1 phần hoàn thành tùy theo quy định của hãng vận chuyển.

- Để có thể lọc nhanh các đơn giao hàng một phần sau khi tạo đơn, bạn có thể ghi nhận: “Giao 1 phần” vào thông tin Ghi chú hóa đơn.

IV. Quản lý hóa đơn giao qua Hãng vận chuyển

- Những hóa đơn được chọn giao bởi HVC, thông tin vận đơn hay trạng thái giao hàng sẽ tự động được đồng bộ cập nhật, ngay khi HVC có thay đổi thông tin giao vận

- Các thông tin cần lưu ý:

  • Giá trị Tổng cước phí = Tổng phí giao trên vận đơn HVC trả về, không quan trọng bên trả phí là Người nhận hay Người gửi
  • Khi Phí trả ĐTGH được cập nhật (tự động từ HVC), hệ thống sẽ cập nhật giá trị Tổng cước phí = tổng cước phí HVC cập nhật sang
  • Giá trị Người nhận trả phí = Tổng cước phí – Phí trả ĐTGH
  • Giá trị Tổng thu người nhận = Tiền thu hộ (COD) + Người nhận trả phí

- Bạn có thể tìm kiếm các vận đơn theo Trạng thái giao hàng tương ứng phía bên trái màn hình Hóa đơn.

- Để kiểm tra lịch trình của đơn hàng, trên màn hình Giao dịch ->​ Hóa đơn, bạn thực hiện 1 trong 3 cách sau:

  • Cách 1: Bạn kích vào mã vận đơn hoặc biểu tượng

Hệ thống mở ra trang web tra cứu hành trình vận đơn của của HVC, ví dụ như sau

  • Cách 2: Bạn kích vào tab Lịch sử giao hàng

Bảng này liệt kê các mốc thời gian thay đổi trạng thái của vận đơn (Chờ xử lý, Đang lấy hàng, Chờ lấy lại, Đã lấy hàng, Đang giao hàng, Chờ giao lại, Giao thành công, Chờ chuyển hoàn, Đang chuyển hoàn, Chờ chuyển hoàn lại, Đã chuyển hoàn hoặc Đã hủy)

  • Cách 3: Bạn kích vào tab Chi tiết giao hàng

Bảng này sẽ liệt kê chi tiết hành trình, thông tin cập nhật của đơn giao hàng theo dữ liệu được đồng bộ từ HVC bao gồm: thời gian thay đổi trạng thái, vị trí bưu cục, các thay đổi của gói hàng, cước phí…

- Nếu gian hàng thiết lập Không tự động cập nhật dữ liệu khi Đơn chuyển hoàn, khi nhận được hàng hoàn từ HVC, bạn kích Xác nhận đã chuyển hoàn (1) trên từng đơn hoặc chọn trong Thao tác (2) khi cập nhật thông tin nhiều đơn.

  • Bạn chỉnh sửa lại thời gian hàng hoàn (nếu cần) (3) -> kích Đồng ý (2) để chuyển trạng thái giao thành Đã chuyển hoàn

  • Hệ thống tạo phiếu trả hàng tương ứng trong Lịch sử trả hàng

  • Và ghi nhận thông tin trong Lịch sử giao hàng

  • Lưu ý: khi Xác nhận đã chuyển hoàn cho hàng loạt hóa đơn:
    • Hệ thống giới hạn tối đa 50 vận đơn/phiên.
    • Chỉ xác nhận các vận đơn có trạng thái Đang chuyển hoàn hoặc Chờ xác nhận chuyển hoàn.
    • Danh sách hóa đơn được chọn phải cùng chi nhánh đang đăng nhập.

V. Tạo phiếu trả hàng khi chuyển trạng thái vận đơn thành Đã chuyển hoàn

1. Hóa đơn đã chuyển hoàn

- Khi cập nhật trạng thái vận đơn sang Đã chuyển hoàn hoặc cập nhật tự động trạng thái vận đơn ứng với hóa đơn từ HVC về trạng thái Đã chuyển hoàn (bao gồm cả vận đơn qua HVC hoặc không qua HVC), hệ thống sẽ:

  • Tự động tạo 1 giao dịch Trả hàng ứng với hóa đơn được chuyển hoàn với các thông tin sau:
    • Hàng hóa, số lượng, đơn giá như ở hóa đơn gốc.
    • Hoàn trả thu khác đúng với Thu khác ở hóa đơn gốc. (Kể cả trong trường hợp loại thu khác đó thiết lập Không hoàn trả thu khác khi trả hàng)
    • Nếu có áp dụng Khuyến mại hoặc Giảm giá hóa đơn thì hoàn trả toàn bộ khuyến mại và giảm giá.
    • Tiền trả khách = 0.
    • Phí trả hàng = 0.

  • Tự động tạo phiếu trả hàng ngay cả khi người dùng KHÔNG có quyền Cập nhật hóa đơn
  • Vận đơn có trạng thái Đã chuyển hoàn thì hóa đơn sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành

- Nếu bạn hủy hóa đơn có vận đơn Đã chuyển hoàn, hệ thống sẽ hủy bỏ phiếu trả hàng tự động.

2. Quản lý trả hàng

Với giao dịch Trả hàng được tạo tự động từ hóa đơn có vận đơn Đã chuyển hoàn:

- Mã phiếu trả hàng bắt đầu bằng CH+ {Mã hóa đơn} (1)

- Có thêm ghi chú Trả hàng tạo tự động từ hóa đơn chuyển hoàn [mã hóa đơn] và chỉ được phép lưu thông tin Ghi chú (2), các thông tin còn lại không cho phép thay đổi.

- Không được hủy bỏ và hiện thông báo: “Trả hàng tự động từ hóa đơn chuyển hoàn không thể hủy.” (3)

- Bạn có thể lọc riêng các phiếu trả tự động bên trái màn hình khi tích Chuyển hoàn (4)

VI. Quản lý vận đơn

- Nếu người dùng được phân quyền Xem DSCập nhật trên mục Hóa đơn, hệ thống sẽ hiển thị thêm menu Vận đơn để:

  • Quản lý độc lập thông tin vận đơn – đơn giao hàng.
  • Quản lý trạng thái giao hàng rõ ràng, tường minh.
  • Quản lý tình trạng thanh toán chi tiết hơn – tổng COD, tổng phí vận chuyển, Mã phiếu đối soát.

- Trên màn hình Quản lý, bạn vào menu Giao dịch, chọn Vận đơn

- Thao tác được thực hiện cụ thể như sau:

1. Danh sách vận đơn

Hệ thống hiển thị tất cả các vận đơn, bao gồm cả các vận đơn đã hủy và sắp xếp theo thứ tự thời gian tạo vận đơn, mới nhất lên đầu danh sách. Bạn có thể sắp xếp theo các cột thông tin tùy chọn bằng cách kích vào tiêu đề cột

2. Tìm kiếm, lọc vận đơn

- Trên danh sách vận đơn, bạn có thể tìm kiếm, lọc vận đơn phía bên trái màn hình

- Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm theo các điều kiện:

  • Mã vận đơn
  • Mã, tên, SĐT KH
  • Mã hóa đơn
  • Mã đối soát
  • Ghi chú giao hàng

- Lọc theo:

  • Chi nhánh
  • Thời gian tạo
  • Thời gian hoàn thành
  • Trạng thái giao hàng
  • Đối tác giao hàng
  • Khu vực
  • Thu hộ tiền (COD): gồm 3 giá trị:
    • Có COD: Vận đơn có tích chọn thu hộ tiền
    • Không COD: Vận đơn Không tích chọn thu hộ tiền
    • Tất cả: Gồm có COD và Không COD (mặc định chọn)

3. Xem chi tiết vận đơn

- Bạn kích chọn vào vận đơn để xem chi tiết các thông tin

- Bạn kích chọn tab Lịch sử thanh toán với ĐTGH để xem danh sách các phiếu thanh toán Tiền thu hộ, Phí qua Đối tác giao hàng.

- Bạn kích chọn tab Lịch sử giao hàng để xem chi tiết lịch sử thay đổi trạng thái của vận đơn.

- Bạn kích chọn tab Yêu cầu hỗ trợ để xem chi tiết các yêu cầu của vận đơn cần hỗ trợ trong và sau khi giao hàng.

4. Cập nhật vận đơn

- Trên chi tiết vận đơn, bạn có thể thêm mới/ cập nhật nội dung ghi chú trong Thông tin hóa đơn, hệ thống sẽ cập nhập nội dung này vào chi tiết hóa đơn trong Giao dịch -> Hóa đơn

5. Thanh toán vận đơn

- Lưu ý: Để tránh làm lệch thông tin với phiếu đối soát, KiotViet không khuyến khích các gian hàng thực hiện thanh toán vận đơn theo cách này.

- Hệ thống hỗ trợ thanh toán Vận đơn theo 2 cách: Thanh toán từng vận đơn hoặc thanh toán hàng loạt vận đơn. Thao tác chi tiết tại đây.

6. Hủy vận đơn

- Với các vận đơn có trạng thái Chờ xử lý, bạn có thể Hủy bỏ nếu nhập sai thông tin

- Trên chi tiết vận đơn, bạn kích chọn Hủy bỏ (1) -> kích Chắc chắn (2) để đồng ý hủy vận đơn

7. Xuất file danh sách vận đơn

- Để xuất file danh sách vận đơn, bạn kích Xuất file

- Thông tin vận đơn hiển thị như sau:

VII. Quản lý vận đơn KShip

- Tính năng này chỉ cho phép quản lý các đơn giao hàng được tạo qua Cổng vận chuyển Kship.

- Bạn kích chọn Giao hàng (1) -> Quản lý vận đơn (2)

- Màn hình Quản lý vận đơn hiện ra như sau:

- Bạn có thể Xem thông tin chi tiết vận đơn (3), Tìm kiếm thông tin (4) và Lọc theo các tiêu chí (5).

- Trên màn hình, bạn có thể thao tác:

  • Gửi yêu cầu hỗ trợ trên từng vận đơn

  • Hủy từng vận đơn

  • Đánh dấu trạng thái in trên từng vận đơn. Lưu ý: để đánh dấu trạng thái in của từng vận đơn, bạn cần bật hiển thị cột Phiếu giao

  • Thao tác nhanh với nhiều vận đơn. Lưu ý: Hệ thống hỗ trợ tối đa:
    • Đánh dấu trạng thái in: 50 đơn/ lần.
    • Hủy vận đơn: 20 đơn/ lần

- Bạn có thể thao tác tùy chọn hiển thị các cột thông tin trên màn hình

- Hệ thống hỗ trợ thêm các tiện ích trong phần cài đặt, bạn chọn  (1) và thực hiện:

  • Kích chọn trạng thái giao hàng làm tab mặc định (2)
  • Di chuột để kéo thả sắp xếp lại thứ tự hiển thị các cột thông tin trên màn hình danh sách (3)
  • Khôi phục về cài đặt gốc của hệ thống (4)

- Kích Lưu để ghi nhận thông tin (5)

VIII. Quản lý dòng tiền

- Hiện tại tính năng đang trong giai đoạn phát triển, ngay khi tính năng hoàn thiện sẽ hiển thị trên gian hàng.

- Chức năng Quản lý dòng tiền cho phép gian hàng có thể theo dõi và biết được tổng quan dòng tiền của các đơn giao hàng qua Cổng vận chuyển KShip.

- Bạn kích chọn Giao hàng (1) -> Quản lý dòng tiền (2)

- Màn hình Quản lý dòng tiền hiện ra như sau:

- Các trạng thái cụ thể bao gồm:

  • Chờ lấy hàng:  Là tiền của các vận đơn đã tạo nhưng chưa giao hàng cho bưu tá.
  • Đang luân chuyển: Gồm những vận đơn đang trong tiến trình chuyển phát hoặc đã giao/hoàn thành công nhưng hãng chưa chốt đối soát.
  • Chờ trả tiền: Là tiền của các đơn đã chốt đối soát mà KiotViẹt phải trả cho cửa hàng.
  • Trường hợp nếu Gian hàng phải trả cho KiotViet thì dòng cuối sẽ là Còn nợ phí.

- Bạn có thể thao tác tùy chọn hiển thị các cột thông tin trên màn hình.

IX. Tạo hàng loạt vận đơn qua hãng vận chuyển

- Hệ thống hỗ trợ tạo hàng loạt vận đơn qua HVC. Trên màn hình Giao dịch ->​ Hóa đơn, bạn tích chọn các hóa đơn cần tạo vận đơn (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Tạo vận đơn qua HVC (3)

  • Hệ thống hiển thị pop-up Tạo vận đơn qua hãng vận chuyển gồm danh sách hóa đơn không giao hàng qua HVC và có thời gian hóa đơn > thời gian khóa sổ của chi nhánh tạo hóa đơn đó (nếu có). Bạn nhập thông tin vận đơn (4) -> kích Tạo vận đơn (5)

- Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ lọc nhanh vận đơn để tạo qua hãng vận chuyển mà không cần phải tích chọn. Bạn kích vào  (1) -> chọn thông tin trong pop-up đề xuất: thời gian và đối tác giao hàng (nếu cần) (2) -> kích Đồng ý (3)

  • Lưu ý: Nếu bạn KHÔNG tích chọn Đối tác giao hàng, hệ thống sẽ gợi ý tất cả hóa đơn chưa có thông tin giao hàng qua HVC bao gồm: hóa đơn chưa nhập thông tin đối tác giao hàng và hóa đơn có đối tác giao hàng thường (không tích hợp với KiotViet).
  • Hệ thống hiển thị pop-up Tạo vận đơn qua hãng vận chuyển như trên

1. Các thông tin chi tiết

- Hãng vận chuyển: bạn chọn 1 trong số các HVC KiotViet đã liên kết và tích chọn thông tin vận chuyển

- Thông tin người nhận:

  • Bạn chỉnh sửa thông tin bằng cách kích vào biểu tượng  (1) -> nhập thông tin thay đổi (2) -> kích chuột ra ngoài để lưu thông tin (3)

  • Nếu chưa nhập thông tin Người nhận nhưng hóa đơn đã chọn khách hàng cụ thể thì sẽ mặc định thông tin Người nhận chính là thông tin khách hàng

- Thông tin hàng:

  • Bạn chỉnh sửa thông tin bằng cách kích vào biểu tượng  (1) -> nhập thông tin thay đổi (2) -> kích chuột ra ngoài để lưu thông tin (3)

  • Hệ thống hiển thị thông báo cho phép sửa thông tin cho hàng loạt hóa đơn
    • Kích Đồng ý để áp dụng thay đổi cho tất cả hóa đơn
    • Kích Bỏ qua nếu chỉ áp dụng trên hóa đơn đang sửa

- Dịch vụ: Sau khi nhập đủ thông tin về HVC và khu vực của người nhận thì hệ thống sẽ hiển thị các dịch vụ vận chuyển tương ứng

  • Hệ thống hiển thị tất cả dịch vụ có thể có của hãng vận vận chuyển đang chọn, phù hợp với các thông tin về địa chỉ, kích thước trọng lượng của đơn hàng.

  • Hệ thống hiển thị thông báo cho phép sửa thông tin cho hàng loạt hóa đơn
    • Kích Đồng ý để áp dụng thay đổi cho tất cả hóa đơn
    • Kích Bỏ qua nếu chỉ áp dụng trên hóa đơn đang sửa

  • Lưu ý: Loại Dịch vụ và phí sẽ thay đổi dựa theo việc thay đổi lại Khu vực nhận hàng.

- Mã giảm giá: bạn nhập mã giảm giá nếu có.

- Tổng phí, Phí VC, Phí khai giá, Phí thu hộ: Thông tin hiển thị tương ứng theo dịch vụ đã chọn.

2. Tạo vận đơn

- Khi kích Tạo vận đơn, hệ thống hiển thị Pop-up Xử lý tạo vận đơn hàng loạt

- Lưu ý: Bạn không thể đóng pop- up khi đang xử lý tạo vận đơn và hệ thống sẽ báo lỗi, không tạo được vận đơn trong các trường hợp

  • Lỗi trong quá trình xử lý: vượt quá số lượng vận đơn được tạo tối đa, không có mạng internet…
  • Tạo tiếp 1 tiến trình trong khi đang xử lý 1 tiến trình khác.

X. Tạo vận đơn qua KSHIP

- KiotViet tối ưu thao tác, thời gian tạo hàng loạt vận đơn với hãng vận chuyển thông qua tính năng Tạo vận đơn qua KSHIP.

- Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, bạn tích chọn các hóa đơn cần tạo vận đơn (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Tạo vận đơn qua KSHIP (3)

- Hệ thống hiển thị pop-up Tạo vận đơn hàng loạt qua cổng vận chuyển KShip gồm danh sách hóa đơn (tối đa 50 hóa đơn/lần) thỏa mãn các điều kiện sau:

  • Có chọn giao hàng.
  • Chưa gắn với mã vận đơn nào, hoặc gắn với vận đơn ở trạng thái Đã hủy.
  • Có thời gian hóa đơn > thời gian khóa sổ của chi nhánh tạo hóa đơn đó (nếu có).
  • Bạn nhập thông tin vận đơn (4) -> kích Tạo vận đơn (5).

1. Thông tin chung

- Thông tin hãng vận chuyển và dịch vụ mở rộng: hiển thị mặc định theo Thiết lập giao hàng. Bạn có thể chọn lại.

- Lựa chọn Thu hộ tiền:

  • Nếu tích chọn -> cột Tiền thu hộ trên chi tiết đơn hàng các đơn hàng hiện giá trị COD.

  • Nếu không tích chọn -> cột Tiền thu hộ trên chi tiết đơn hàng các đơn hàng hiện 0.

- Lựa chọn Khai giá:

  • Nếu tích chọn -> cột Giá trị hàng hiện giá trị khai giá (bảo hiểm).

  • Nếu không tích chọn -> cột Giá trị hàng hiện 0.

- Địa chỉ lấy hàng:

  • Hệ thống hiển địa chỉ lấy hàng mặc định là địa chỉ trong thông tin chi nhánh.

  • Bạn có thể chọn lại địa chỉ khác theo danh sách địa chỉ lấy hàng của chi nhánh.

2. Thông tin chi tiết từng đơn hàng

- Trên danh sách chi tiết các đơn hàng, bạn có thể chỉnh sửa thông tin: Người nhận/SĐT/Địa chỉ/Giá trị hàng (nếu có chọn Khai giá)/Thông tin hàng (trọng lượng, kích thước)/Ghi chú bằng cách kích vào biểu tượng  (1) -> nhập thông tin thay đổi