TỔNG QUAN

Hướng dẫn sử dụng Danh mục hàng hóa

I. Phân loại hàng hóa

Hệ thống phân chia thành 3 loại hàng hóa sau:

- Hàng hóa

- Hàng dịch vụ

- Hàng combo- đóng gói

1. Hàng hóa

- Là những hàng hóa có thể kiểm kê số lượng (tồn kho) một cách trực tiếp.

- Ví dụ như: bánh, kẹo, áo, quần…

- Với hàng nhập về, khi bán hàng hoặc nhập hàng, tồn kho sẽ được cập nhật trực tiếp.

2. Hàng dịch vụ

- Là những hàng hóa phi vật chất.

- Ví dụ như: Tiền công ship hàng, phí phục vụ…

- Hàng dịch vụ không có số liệu liên quan tới tồn kho.

3. Hàng combo – đóng gói

- Là những hàng hóa được tạo ra bằng cách gộp nhiều loại hàng đơn lẻ khác nhau.

- Ví dụ như: giỏ quà Tết bao gồm: café, rượu, bánh…

- Khi một hàng hóa thuộc loại Hàng combo – đóng gói được bán ra, hệ thống sẽ tự động giảm tồn kho cho các hàng hóa nguyên liệu/ thành phần. Giá vốn của hàng combo- đóng gói là tổng giá vốn của hàng hóa nguyên liệu/ thành phần

II. Quản lý nhóm hàng

Để thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm hàng hóa, cần tạo các nhóm hàng khác nhau. Các thao tác như sau:

1.Thêm mới nhóm hàng

- Trên menu Hàng hóa, chọn Danh mục

- Cột Nhóm hàng bên trái màn hình, kích dấu  , hệ thống hiển thị cửa sổ Thêm nhóm hàng như sau:

- Nhập thông tin bắt buộc: Tên nhóm hàng

- Nếu muốn chia một nhóm hàng thành dạng cây phân cấp cha-con, khi thêm nhóm hàng con, cần chọn thông tin Nhóm cha.

- Nhấn nút Lưu, nếu thành công Nhóm hàng hóa vừa thêm sẽ được hiển thị ngay phía cửa sổ Nhóm hàng hóa bên trái màn hình.

- Lưu ý: Có thể thêm mới nhanh một nhóm hàng trong khi thêm mới hàng hóa.

2. Cập nhật thông tin/ Xóa nhóm hàng

- Vào Hàng hóa, chọn Danh mục

- Kích vào nút hình bút chì   trên nhóm cần thay đổi như dưới đây:

- Hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ để cập nhật thông tin nhóm hàng. Nhấn Lưu để thay đổi thông tin nhóm sau khi chỉnh sửa.

- Nếu muốn Xóa nhóm hàng, nhấn nút Xóa. Lưu ý: hệ thống chỉ xóa được những nhóm hàng khi trong nhóm không chứa hàng hóa nào.

III. Thêm mới hàng hóa

- Trên màn hình Danh mục, kích   và chọn loại hàng hóa cần thêm

1. Thêm mới hàng hóa

Loại hàng nhập về báo gồm các hàng hóa thông thường, hàng sản xuất và hàng quản lý theo Serial/IMEI. Thao tác thêm như sau:

- Kích chọn  , hệ thống hiện màn hình Thêm mới hàng hóa.

- Các thông tin cơ bản bao gồm:

  • Mã hàng hóa: là duy nhất trên gian hàng. Mã hàng có thể nhập hoặc bỏ trống thông tin để hệ thống tự sinh sau khi Lưu thông tin hàng hóa.
  • Tên hàng hóa: Thông tin bắt buộc cần nhập
  • Nhóm hàng: Chọn nhóm hàng cho sản phẩm. Nếu nhóm hàng đó chưa có bạn có thể thêm nhanh vào hệ thống bằng cách kích vào dấu + bên cạnh.
  • Giá vốn: Giá để tính lợi nhuận
  • Giá để bán cho khách hàng
  • Tồn kho: Số lượng hàng hóa hiện tại
  • Chọn ảnh: để lưu hình ảnh hàng hóa
  • Quản lý theo Serial/IMEI: tích chọn nếu cần quản lý tồn kho theo mã Serial/IMEI.
    • Khi quản lý hàng hóa theo Serial/IMEI, hệ thống sẽ tự động ẩn đi ô Tồn kho của hàng hóa.

  • Để tiến hành nhập sản phẩm theo mã Serial/IMEI, vào Giao dịch chọn Nhập hàng và tạo mới một giao dịch nhập hàng hoặc sử dụng file mẫu danh mục hàng hóa để import Serial/IMEI. Một mã Serial/IMEI tương ứng với số lượng tồn kho là 1.
  • Được bán trực tiếp: tích chọn nếu muốn hiển thị trên màn hình bán hàng
  • Tích điểm: tích chọn nếu gian hàng có tích điểm khi bán hàng hóa.
  • Thiết lập định mức tồn: căn cứ vào định mức tồn Ít nhất Nhiều nhất, hệ thống sẽ cảnh báo những hàng hóa cần phải nhập thêm và những hàng hóa vượt quá tồn kho cho phép thông qua các tiêu chí lọc Tồn kho như: Dưới định mức tồn, Vượt định mức tồn. Thao tác thiết lập trong Mô tả chi tiết

- Trường hợp hàng hóa là hàng hóa sản xuất, cần nhập thêm thông tin các thành phần cấu thành hàng hóa. Giá vốn của hàng hóa sản xuất là tổng giá vốn của các hàng thành phần.

- Trường hợp hàng hóa có nhiều thuộc tính, đơn vị tính, thao tác thêm mới như sau:

  • Tại mục Theo dõi thuộc tính (Màu sắc, Kích thước…), kích chọn +Thêm thuộc tính

- Sau đó kích chọn +Tạo thuộc tính mới -> thêm Tên thuộc tính (ví dụ: Màu sắc) và kích Lưu.

- Nhập các giá trị của thuộc tính vào mục Giá trị.  
Ví dụ: Màu sắc gồm Đen, Đỏ,… Size gồm S, M, L,…

  • Tại mục Đơn vị tính, nhập thông tin Đơn vị cơ bản đơn vị quy đổi

- Hệ thống tự động hiển thị Danh sách hàng hóa cùng loại thuộc tính tương ứng với đơn vị tính đó.

  • Sau khi nhập đầy đủ thông tin Mã hàng, Tồn kho, kích Lưu.
  • Lưu ý:
    • thể sửa lại Giá bán của từng sản phẩm trong danh sách hàng hóa cùng loại thuộc tính.
    • Khi thay đổi thông tin giá bán và giá vốn của hàng hóa cơ bản, hàng hóa trên danh sách thuộc tính cùng loại được thay đổi tương ứng.
    • Hệ thống hỗ trợ tối đa 200 hàng hóa có cùng thuộc tính trong 1 lần tạo.
    • Khi thay đổi giá bán của hàng đơn vị tính quy đổi thì tất cả hàng hóa cùng loại có cùng đơn vị tính đó sẽ được cập nhật theo.
    • Hàng hóa có đơn vị tính quy đổi không thay đổi được giá vốn và tồn kho.
  • Thao tác thêm mới hoàn tất, tại danh mục sẽ hiển thị thông tin hàng hóa vừa thêm mới như sau:

2. Thêm mới hàng dịch vụ

- Kích chọn  , hệ thống hiện màn hình Thêm dịch vụ.

- Các thông tin cơ bản của hàng hóa dịch vụ tương tự như hàng hóa nhập về.

- Lưu ý: hệ thống không quản lý tồn kho hàng dịch vụ.

 

3. Thêm mới hàng combo – đóng gói

- Kích chọn  , hệ thống hiện màn hình Thêm mới hàng hóa

- Các thông tin cơ bản của hàng hóa dịch vụ tương tự như hàng hóa nhập về.

- Lưu ý:

  • Với hàng combo - đóng gói không có thông tin cho tồn kho và giá vốn vì hệ thống sẽ tính toán tồn kho và giá vốn dựa trên các hàng hóa thành phần.
  • Vì hàng combo - đóng gói được cấu thành bởi nhiều hàng hóa riêng lẻ khác nhau. Do đó, khi tạo mới một hàng combo - đóng gói, phải nhập đủ hàng hóa thành phần.

 

IV. Cập nhật thông tin hàng hóa

- Trên màn hình Danh mục, tìm mặt hàng cần thay đổi thông tin, sau đó kích Cập nhật

- Cập nhật các thông tin hàng hóa

- Sau khi thay đổi thông tin, nhấn nút Lưu.

  • Hệ thống cho phép thay đổi thông tin nhóm hàng của hàng loạt hàng hóa

V. Ngừng kinh doanh hàng hóa

- Khi không có nhu cầu kinh doanh tiếp mặt hàng nào đó, nhưng không làm ảnh hưởng đến những thông tin lịch sử của hàng hóa này trong quá khứ, trên màn hình Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn ngừng kinh doanh, kích chọn Ngừng kinh doanh.

- Những hàng hóa Ngừng kinh doanh sẽ không xuất hiện trong các màn hình quản lý hàng hóa, bán hàng.

- Để kinh doanh lại các mặt hàng này, cần kích chọn Cho phép kinh doanh

- Hệ thống có chức năng thao tác Ngừng kinh doanh và Cho phép kinh doanh hàng loạt hàng hóa

 

VI. Xóa hàng hóa

- Trên màn hình Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn xóa, kích chọn Xóa.

- Hệ thống có chức năng thao tác Xóa hàng loạt hàng hóa

- Lưu ý: Hệ thống xóa hoàn toàn hàng hóa nhưng vẫn giữ thông tin hàng hóa trong các giao dịch lịch sử nếu có. Khi xem lại các giao dịch, hàng hóa đã xóa sẽ có thêm hậu tố {DEL}

VII. Tìm kiếm hàng hóa, sắp xếp danh mục hàng hóa

- Để tìm kiếm hàng hóa một cách nhanh nhất, có thể lọc theo các tiêu chí

  • Theo tên hoặc mã hàng
  • Theo loại hàng hóa
  • Theo tồn kho
  • Theo thông tin tích điểm
  • Theo thuộc tính
  • Theo nhóm hàng
  • Theo Lựa chọn hiển thị
  • Chú ý: Để sắp xếp danh mục hàng hóa theo cột nào, bạn chỉ cần kích vào tiêu đề của cột đó.
  • Kết hợp tính năng xuất ra file và tính năng tìm kiếm, bạn có thể tự tạo ra rất nhiều các báo cáo khác nhau theo các tiêu chí tìm kiếm của mình

VII. Xem thông tin thẻ kho – tồn kho hàng hóa

1. Xem thẻ kho

- Thẻ kho ghi nhận lịch sử thay đổi số lượng hàng hóa qua mỗi lần hàng hóa có phát sinh giao dịch, ví dụ: nhập hàng / bán hàng / luân chuyển hàng hóa / kiểm hàng.

- Thao tác: vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng cần xem lịch sử bán hàng, kích chọn vào tab Thẻ kho.

2. Xem tồn kho

- Tồn kho ghi nhận thông tin số lượng tồn hiện tại của hàng hóa cụ thể trên từng chi nhánh (nếu gian hàng có nhiều chi nhánh).

- Thao tác: vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng cần xem tồn kho, kích chọn vào tab Tồn kho.

- Trường hợp hàng hóa được quản lý theo Serial/IMEI, khi xem chi tiết thông tin một mặt hàng sẽ thấy danh sách các sản phẩm với các số Serial/IMEI được hiển thị như sau:

  • Bạn có thể chọn trạng thái để lọc các mã:
    • Còn hàng: Những sản phẩm có mã vẫn còn trong kho. Số lượng tồn kho của sản phẩm sẽ tương ứng với số lượng Serial/IMEI trong trạng thái còn hàng.
    • Hết hàng: Những mã đã hết hàng
    • Tất cả: Hiển thị cả 2 trạng thái.

IX. Nhập – xuất danh sách hàng hóa từ file excel

1. Nhập hàng hóa từ file Excel

- Nhập thông tin cho file dữ liệu theo mẫu hệ thống cung cấp

- Trên menu Hàng hóa, chọn Danh mục, kích Import.

- Hệ thống hiển thị ra cửa sổ sau:

- Bạn chọn cách import dữ liệu trên 2 thông tin:

  • Cập nhật giá trị tồn kho không?
    • Nếu chọn Không (chỉ cập nhật thông tin hàng hóa): Khi đó tất cả các thông tin liên quan tới hàng hóa trong file excel sẽ được cập nhật vào hệ thống trừ tồn kho không thay đổi. Hệ thống sẽ không phát sinh phiếu kiểm kho tự động cho những mặt hàng được nhập.
    • Nếu chọn Có (cập nhật tất cả thông tin hàng hóa và tồn kho): Tất cả các thông tin liên quan tới hàng hóa trong file excel sẽ được cập nhật vào hệ thống bao gồm cả số lượng tồn kho của hàng hóa. Hệ thống sẽ tự phát sinh phiếu kiểm kho tự động cho các mặt hàng.
  • Xử lý trùng mã hàng, khác tên hàng hóa?
    • Nếu chọn Báo lỗi và dùng import: khi hệ thống kiểm tra có dữ liệu hàng hóa trùng mã nhưng khác tên trong file sẽ báo lỗi và dừng import toàn bộ file.
    • Nếu chọn Thay thế tên hàng cũ bằng tên hàng mới: khi hệ thống kiểm tra có dữ liệu hàng hóa trùng mã nhưng khác tên trong file sẽ cập nhật lại tên hàng đang tồn tại trên hệ thống thành tên hàng ghi trong file import.
  • Nhấn nút Chọn file dữ liệu, chọn đường dẫn tới file dữ liệu.
  • Nhấn nút Thực hiện để thực hiện import hàng hóa.
  • Lưu ý:
    • Cần sử dụng đúng file mẫu để import hàng hóa. Kích Excel 2003 hoặc bản cao hơn để tải về file mẫu.
    • Nội dung file dữ liệu nhập theo chuẩn sau

- Loại hàng: Chọn một trong các loại hàng: Hàng nhập về, Dịch vụ, Combo-đóng gói

- Nhóm hàng: Tên nhóm hàng của hàng hóa đó. Nếu nhóm hàng đó có nhiều cấp, bạn dùng dấu >> để ngăn cách. Ví dụ Đồ uống>>Sữa

- Mã hàng: Mã hàng bắt buộc nhập. Nếu mã hàng đã tồn tại, hệ thống sẽ cập nhật lại thông tin cho mã hàng đó.

- Tên hàng

- Giá bán

- Giá vốn

- Tồn kho

- Tồn nhỏ nhất

- Tồn lớn nhất

- ĐVT: Đơn vị tính của hàng hóa (nếu có)

- Mã ĐVT cơ bản: Mã hàng hóa gắn với đơn vị tính cơ bản

- Quy đổi: Quy đổi giữa đơn vị tính của hàng hóa với đơn vị tính cơ bản

- Thuộc tính: Các thuộc tính ngăn cách với nhau bởi dấu |, giá trị và tên thuộc tính ngăn cách nhau bởi dấu :

- Mã HH liên quan: Trong trường hợp bạn muốn nhìn thấy các sản phẩm liên quan khi tìm kiếm, bạn chỉ cần điền mã hàng hóa liên quan.

- Hình ảnh: nhập link hình ảnh có sẵn trên trang web

- Sử dụng Imei: nhập số 1 nếu hàng hóa quản lý theo Serial/IMEI, số 0 hoặc bỏ trống nếu hàng hóa không quản lý theo Serial/IMEI

- Quản lý lô, hạn dùng: nhập số 1 nếu hàng hóa quản lý theo lô, hạn sử dụng, số 0 hoặc bỏ trống nếu hàng hóa không quản lý theo lô, hạn sử dụng

- Trọng lượng: trọng lượng hàng hóa (nếu có)

- Tích điểm: nhập số 1 hoặc bỏ trống nếu hàng hóa có tích điểm, số 0 nếu hàng hóa không được tích điểm khi bán hàng

- Đang kinh doanh: nhập số 1 hoặc bỏ trống nếu hàng hóa đang kinh doanh, số 0 nếu hàng hóa ngừng kinh doanh

- Được bán trực tiếp: nhập số 1 hoặc bỏ trống nếu hàng hóa được bán trực tiếp, số 0 nếu hàng hóa KHÔNG được bán.

- Mô tả: mô tả hàng hóa (nếu có)

- Ghi chú: ghi chú hàng hóa (nếu có)

- Vị trí: vị trí hàng hóa (nếu có)

- Hàng thành phần: nhập mã hàng thành phần cho hàng sản xuất hoặc combo – đóng gói (nếu có). Các mã hàng ngăn cách với nhau bởi dấu |, mã hàng và số lượng ngăn cách nhau bởi dấu :

2. Xuất danh sách hàng hóa ra file Excel

- Hệ thống cho phép xuất toàn bộ dữ liệu hàng hóa ra file excel.

- Có thể chỉnh sửa trên file dữ liệu được xuất ra, sau đó import dữ liệu trở lại hệ thống để cập nhật đồng bộ các thông tin vừa chỉnh sửa.

- Để xuất danh sách hàng hóa ra file Excel bạn làm như sau:

  • Vào Hàng hóa, chọn Danh mục, kích Xuất file

- Hệ thống sẽ tự động xuất ra file bao gồm danh sách các hàng hóa giống như danh sách hiển thị trên màn hình.

X. In mã vạch

- Hệ thống hỗ trợ việc tạo và in mã vạch từ mã hàng hóa phục vụ việc sử dụng máy quét mã vạch.

- Thao tác: vào Hàng hóa, chọn Danh mục, tìm mặt hàng bạn muốn in mã vạch, kích In mã vạch.

- Hệ thống có chức năng thao tác In mã vạch hàng loạt hàng hóa

- Chọn thông tin hàng hóa, khổ giấy cần in

- Kích In để in mã vạch

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Danh mục hàng hoá

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài 1800 6162 (miễn phí) hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được tư vấn và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 13/08/2018