Sổ kế toán

(Ngành Bán buôn, Bán lẻ)

I. Giới thiệu chung

Theo Thông tư 88/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, các hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai phải tuân thủ việc ghi chép sổ sách kế toán một cách đầy đủ và chính xác. Đây là yêu cầu pháp lý bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và là cơ sở để giải trình số liệu với cơ quan thuế khi cần.

Cụ thể, hộ kinh doanh phải thực hiện ghi chép vào 7 loại sổ kế toán sau đây:

• Mẫu số S1-HKD: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.

• Mẫu số S2-HKD: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Mẫu số S3-HKD: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh.

• Mẫu số S4-HKD: Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

• Mẫu số S5-HKD: Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động.

• Mẫu số S6-HKD: Sổ quỹ tiền mặt.

• Mẫu số S7-HKD: Sổ tiền ngân hàng.

Để đáp ứng yêu cầu trên, tính năng Sổ kế toán của KiotViet được thiết kế để hoạt động một cách tự động và tích hợp. Dữ liệu từ các hoạt động hằng ngày như bán hàng, phát hành hóa đơn điện tử, và quản lý thu chi (Sổ quỹ) sẽ được tự động đồng bộ vào Sổ kế toán. Điều này có nghĩa là mỗi giao dịch bán hàng, phiếu thu, phiếu chi hay hoạt động nhập/xuất kho đều được tự động ghi nhận và phân loại vào đúng sổ tương ứng mà bạn không cần nhập liệu thủ công.

Lợi ích nổi bật của tính năng Sổ kế toán trên KiotViet:

• Tuân thủ quy định: Cung cấp đầy đủ 7 quyển sổ kế toán theo đúng mẫu của Thông tư 88/2021/TT-BTC, là cơ sở pháp lý để chứng minh số liệu khi cơ quan thuế yêu cầu.

• Tiết kiệm thời gian: Dữ liệu được tự động tổng hợp từ các giao dịch trên KiotViet như bán hàng, thu chi, nhập xuất kho. Bạn không cần phải nhập liệu thủ công cho từng sổ.

• Minh bạch và Chính xác: Là nơi lưu trữ chi tiết tất cả các giao dịch phát sinh, từ đó tổng hợp lên Tờ khai thuế, đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu, giúp bạn giảm bớt gánh nặng hành chính và tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

Điều kiện sử dụng tính năng Sổ kế toán trên KiotViet:

• Gian hàng đã kết nối và sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử.

• Tính năng KHÔNG áp dụng cho các gian hàng đang sử dụng phương pháp khấu trừ.

• Người dùng Sổ kế toán phải là quản trị viên (admin) của gian hàng.

​​

II. Thiết lập ban đầu

Hộ kinh doanh của bạn đang áp dụng phương pháp kê khai, sử dụng Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền và cần phải quản lý đầy đủ 7 loại sổ sách kế toán theo Thông tư 88 của cơ quan Thuế. Để hệ thống KiotViet có thể tự động tổng hợp dữ liệu và tạo các sổ này, bạn cần thực hiện khai báo ban đầu.

​- Thao tác thực hiện như sau:

(1) Truy cập phân hệ Thuế & Kế toán trên thanh công cụ chính → chọn Sổ kế toán.

(2) Tại màn hình khai báo, điền các thông tin cơ bản:

• Ngày chuyển lên hộ kê khai:
  • Nếu bạn bắt đầu kê khai sau ngày 01/01/2025, hãy điền đúng ngày thực tế.
  • Nếu bạn đã kê khai từ trước 01/01/2025, hệ thống sẽ chỉ hỗ trợ dữ liệu và lập sổ từ ngày 01/01/2025.
  • Lưu ý: Thông tin này sẽ không thể thay đổi sau khi xác nhận.
• Kỳ kê khai: Chọn kê khai theo Tháng hoặc Quý.

(3) Nhấn nút Lập tờ khai thuế và Sổ Kế toán. Hệ thống sẽ cần một khoảng thời gian để tổng hợp các giao dịch và tạo sổ.

– Lưu ý: Nếu bạn đã thực hiện khai báo các thông tin này khi sử dụng tính năng Tờ khai thuế, bạn có thể bỏ qua mục này và chuyển đến phần tiếp theo.

III. Hướng Dẫn Chi Tiết Tính năng Sổ Kế Toán

Sau khi hoàn tất quá trình tổng hợp dữ liệu, giao diện Sổ kế toán sẽ hiển thị tổng quan số liệu của 7 loại sổ theo quy định.

Bạn nhấn Xem chi tiết trên từng sổ để hiển thị thông tin cụ thể. Dưới đây là chi tiết về cơ chế ghi nhận dữ liệu tự động cho từng loại sổ:

1. Sổ doanh thu

Sổ doanh thu trên KiotViet được dựa theo mẫu sổ kế toán S1-HKD (Thông tư 88/2021/TT-BTC) giúp các hộ kinh doanh  ghi chép, theo dõi chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh.

KiotViet hỗ trợ quản lý Sổ doanh thu theo cơ chế như sau:

• Mỗi chứng từ trong sổ tương ứng với một phiếu bán hàng trên KiotViet đã phát hành hóa đơn điện tử, bao gồm cả các giao dịch bán hàng trên sàn thương mại điện tử.

• Doanh thu sẽ được tự động phân bổ vào các nhóm thuế suất dựa trên Tỷ lệ tính thuế của từng hàng hóa.

2. Sổ hàng hóa

Sổ hàng hóa trên KiotViet được dựa theo mẫu sổ kế toán S2-HKD (Thông tư 88/2021/TT-BTC) giúp các hộ kinh doanh theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

 KiotViet hỗ trợ quản lý Sổ hàng hóa theo cơ chế như sau:

• Bạn cần chọn hàng hoá để xem chi tiết sổ của  từng hàng hóa tương ứng.

• Các hàng hóa được lập sổ theo dõi là các hàng hóa có quản lý tồn kho (hàng thường, hàng sản xuất), không bao gồm hàng dịch vụ, combo, hàng chế biến.

• Đơn giá trong các giao dịch xuất kho được ghi nhận theo giá vốn, không phải giá bán.

• Giao dịch nhập kho bao gồm: Nhập hàng từ nhà cung cấp, khách trả hàng, kiểm kho thừa, nhận chuyển hàng.

• Giao dịch xuất kho bao gồm: Bán hàng (có xuất hóa đơn điện tử), trả hàng nhà cung cấp, xuất hủy, kiểm kho thiếu, chuyển hàng.

3. Sổ chi phí

Sổ chi phí trên KiotViet được dựa theo mẫu sổ kế toán S3-HKD (Thông tư 88/2021/TT-BTC) giúp các hộ kinh doanh theo ghi nhận và tổng hợp các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh.

KiotViet hỗ trợ quản lý Sổ chi phí theo cơ chế tổng hợp dữ liệu từ 2 nguồn chính như sau:

• Từ Bảng lương: Chi phí nhân công được tổng hợp từ các bảng lương đã chốt trên KiotViet.

• Từ Phiếu chi: Khi tạo Phiếu chi trong Sổ quỹ trên KiotViet, bạn có thể chọn chính xác loại chi thuộc các phân loại như: Điện, Nước, Viễn thông, Thuê mặt bằng/kho, Quản lý, Nhân công, Thuế, Khác. Dữ liệu này sẽ được đồng bộ chính xác sang Sổ chi phí.

4. Sổ tiền mặt

Sổ tiền mặt trên KiotViet được dựa theo mẫu sổ kế toán S6-HKD (Thông tư 88/2021/TT-BTC) giúp các hộ kinh doanh ghi chép, theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt.

KiotViet hỗ trợ quản lý Sổ quỹ tiền mặt theo cơ chế như sau:

• Mỗi chứng từ là một phiếu thu hoặc phiếu chi trong Sổ quỹ trên KiotViet có phương thức là “Tiền mặt”.

• Đối với các khoản thu tiền bán hàng, hệ thống chỉ ghi nhận các phiếu thu tương ứng với giao dịch bán hàng đã có hóa đơn điện tử.

• Bạn có thể thay đổi số dư tiền mặt tại ngày bắt đầu chuyển lên hộ kê khai.

5. Sổ tiền ngân hàng

Sổ tiền ngân hàng trên KiotViet được dựa theo mẫu sổ kế toán S7-HKD (Thông tư 88/2021/TT-BTC) giúp các hộ kinh doanh ghi chép, theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền gửi ngân hàng.

KiotViet hỗ trợ quản lý Sổ tiền ngân hàng theo cơ chế như sau:

• Bạn cần chọn tài khoản ngân hàng/ ví để xem chi tiết sổ của từng tài khoản/ví tương ứng.

• Mỗi chứng từ là một phiếu thu hoặc phiếu chi trong Sổ quỹ trên KiotViet có phương thức là “Tài khoản ngân hàng/Ví điện tử”.

• Bạn có thể thay đổi số dư của tài khoản tại ngày bắt đầu chuyển lên hộ kê khai.

6. Sổ tiền lương

Sổ tiền lương trên KiotViet được dựa theo mẫu sổ kế toán S5-HKD (Thông tư 88/2021/TT-BTC) giúp các hộ kinh doanh theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương của người lao động.

KiotViet hỗ trợ quản lý Sổ tiền lương theo cơ chế như sau:

• Số phải trả: Được lấy và tổng hợp từ các bảng lương trên KiotViet.

• Số đã trả: Được ghi nhận từ các phiếu chi lương được tạo trong Sổ quỹ trên KiotViet.

7. Sổ tiền thuế

Sổ tiền thuế trên KiotViet được dựa theo mẫu sổ kế toán S4-HKD (Thông tư 88/2021/TT-BTC) giúp các hộ kinh doanh theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

KiotViet hỗ trợ quản lý Sổ tiền thuế theo cơ chế như sau:

• Số phải nộp:
  • Thuế GTGT và TNCN: Được tự động tính toán và ghi nhận theo Doanh thu bán hàng có xuất hoá đơn điện tử và tỷ lệ % tính thuế theo thiết lập của gian hàng.
  • Các loại thuế khác (tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên,…): Ghi nhận khi bạn tự kê khai trên Tờ khai thuế.
• Số đã trả: Ghi nhận từ các phiếu chi được tạo trong Sổ quỹ trên KiotViet với “Loại chi” là “Nộp thuế”.

​

IV. Lưu ý để quản lý dữ liệu chính xác

– Tính toàn vẹn từ dữ liệu gốc: Sổ kế toán là nơi tổng hợp dữ liệu tự động. Do đó, tính chính xác của sổ phụ thuộc hoàn toàn vào việc bạn nhập liệu chính xác tại các giao dịch gốc (Hóa đơn bán hàng, Phiếu thu/chi, Phiếu nhập/xuất kho, Bảng lương). Mọi sai sót cần được điều chỉnh từ chính giao dịch gốc đó.

– Phân loại chi phí và các khoản nộp: Để Sổ chi phí và Sổ tiền thuế lên đúng số liệu, hãy đảm bảo rằng khi tạo Phiếu chi trong Sổ quỹ, bạn luôn chọn đúng “Loại chi” cho các khoản thanh toán (ví dụ: chi tiền điện phải chọn loại “Điện”, nộp thuế môn bài phải chọn loại “Nộp thuế”).

– Luôn phát hành hóa đơn điện tử: Các giao dịch bán hàng cần được phát hành hóa đơn điện tử đầy đủ. Đây là điều kiện tiên quyết để doanh thu và thuế được ghi nhận chính xác vào Sổ doanh thu và Sổ tiền thuế.

– Kiểm tra và đối chiếu định kỳ: Bạn nên thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Sổ kế toán với các báo cáo liên quan (Báo cáo bán hàng, Báo cáo Sổ quỹ, Báo cáo Xuất nhập tồn) để phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch nếu có.

Thông Tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162

• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522

• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com