Ứng dụng KiotViet Café Nhà hàng

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ỨNG DỤNG KIOTVIET CAFÉ-NHÀ HÀNG

Ứng dụng KiotViet Café Nhà hàng giúp nhân viên bồi bàn thực hiện các thao tác tạo order cho khách hàng và nhận các thông báo từ bếp một cách dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và tức thời qua điện thoại hoặc máy tính bảng. Ứng dụng hỗ trợ các thao tác:

- Đón khách và xếp chỗ cho khách vào phòng/bàn phù hợp

- Ghi nhận gọi món ngay tại bàn cho khách

- Gửi thông báo gọi món đến bar/bếp ở bất kỳ vị trí nào trong cửa hàng

- Nhận thông báo món bếp đã chế biến xong tức thì để lấy món và phục vụ khách nhanh chóng

- Xem lại các món khách đã gọi và ghi nhận món khách gọi thêm, món khách muốn hủy theo đúng mong muốn của khách

- Nhận thông báo khi máy in của bếp gặp lỗi khi in chế biến món để đảm bảo thông báo lại đến bếp kịp thời, tránh việc khách phải đợi lâu.

Phần 1. THIẾT LẬP

1.1 - Tải App và cài đặt

Bạn thực hiện tải và cài app KiotViet Café Nhà hàng trên App store và Google Play theo link sau:

1.2 - Đăng nhập/Đăng xuất

Để truy cập ứng dụng KiotViet Café Nhà hàng, tại màn hình ứng dụng điện thoại, bạn chạm vào biểu tượng . Màn hình đăng nhập phần mềm hiện ra như sau:

Bạn thực hiện nhập các thông tin: Tên gian hàng, tên đăng nhập và mật khẩu sau đó chạm Đăng nhập.

Lưu ý: Để truy cập được ứng dụng, tài khoản của bạn phải được phân quyền thao tác trên màn hình bán hàng. Ứng dụng hoạt động theo các phân quyền người dùng được thiết lập trong màn hình KiotViet Quản lý.

Khi đăng nhập thành công màn chính của ứng dụng được hiện ra với danh sách các phòng/bàn.

Đây là màn hình bạn thực hiện giao dịch bán hàng.

Để đăng xuất khỏi ứng dụng, bạn vào menu bằng cách chạm biểu tượng  và chọn Đăng xuất

1.3 - Đồng bộ dữ liệu

Menu Đồng bộ dữ liệu cho phép bạn cập nhật trạng thái mới nhất của phòng/bàn, thông tin hàng hóa và thông tin phục vụ về thiết bị đang sử dụng.

Lưu ý: Nhân viên phục vụ khi sử dụng app nên thường xuyên đồng bộ dữ liệu để cập nhật dữ liệu mới nhất về thiết bị trước khi thực hiện thao tác hoặc kiểm tra thông tin.

1.4 - Thiết lập ứng dụng

Menu Thiết lập cho phép bạn bật/tắt một số tính năng như: Luôn bật màn hình sáng khi sử dụng hay hiển thị thông báo khi bếp trả món.

Bạn thực hiện bật/tắt bằng cách chạm vào biểu tượng  tại các tính năng.

Phần 2. BÁN HÀNG

2.1 - Chọn phòng/bàn

Khi có khách hàng vào quán, bạn thực hiện kiểm tra nhanh các phòng/bàn còn trống thông qua ứng dụng bằng cách xem trạng thái của các bàn tại màn hình Danh sách phòng bàn.

Các bàn hiển thị:

- Màu xanh: Bàn đang có khách

- Màu trắng: Bàn còn trống

Ngoài ra, hệ thống cung cấp cho bạn 2 bộ lọc giúp bạn dễ dàng quản lý được số lượng phòng/bàn nhiều.

- Lọc theo trạng thái phòng/bàn: Tất cả, sử dụng hay còn trống

- Lọc theo nhóm phòng/bàn:

Sau đó mời khách vào phòng/bàn ngồi.

2.2 - Tạo đơn hàng cho phòng/bàn đã chọn

2.2.1 - Lọc/Tìm món

Khi khách thực hiện gọi món, bạn thực hiện tạo đơn hàng cho khách bằng cách chạm vào phòng/bàn khách đang ngồi để chuyển sang màn hình Chọn món.

Tại màn hình Chọn món, bạn thực hiện chọn món khách yêu cầu bằng cách lướt danh sách món. Hệ thống hỗ trợ bạn 2 công cụ để tìm món nhanh:

- Công cụ tìm kiếm: theo tên, mã, thuộc tính, đơn vị tính của món

- Bộ lọc nhóm hàng hóa:

2.2.2 - Chọn món

Sau khi đã tìm kiếm được món mà khách chọn, bạn chạm vào món để chọn số lượng món đó.

a) Đối với món thông thường

Tại đây, bạn thực hiện chọn số lượng mà khách gọi bằng cách chạm vào ô Số lượng hoặc chạm nút +/- tại phần Số lượng.

Ngoài ra, bạn có thể nhập một số thông tin ghi chú của món theo yêu cầu của khách vào ô Ghi chú. Ví dụ: không hành, ít cơm hay nhiều nước béo,… (Lưu ý: Phần ghi chú này không ảnh hưởng đến giá bán của món)

Sau khi chọn xong số lượng mà khách gọi, bạn chạm Xong để chuyển sang chọn món khác

b) Đối với món có món thêm (topping)

Là hàng hóa có các món thêm làm thay đổi giá bán. Ví dụ: Trà sữa có thêm trân châu, pudding hoặc phở có thêm thịt,…

Với món có món thêm sau khi chọn món, ngoài việc chọn số lượng và thêm ghi chú cho món thì bạn thực hiện chọn loại và số lượng của món thêm mà khách chọn bằng cách chạm 1 lần hoặc nhiều lần vào các món thêm đó.

Và sau khi thêm các món thêm, phần mềm sẽ tính lại giá bán món theo công thức sau:

Giá bán = Giá bán món + (số lượng món thêm 1 x đơn giá món thêm 1) + (số lượng món thêm 2 x đơn giá món thêm 2)...

Bạn thực hiện bỏ chọn món thêm bằng cách chạm vào biểu tượng 

Sau khi chọn xong, bạn chạm Xong để chuyển sang chọn món khác

c) Đối với hàng dịch vụ tính giờ

Là các dịch vụ thu phí theo giờ, ví dụ: Tiền hát karaoke, tiền chơi bida,…

Đối với dịch vụ tính giờ, sau khi chọn thì hệ thống sẽ tự động tính số lượng thời gian sử dụng và tiền dịch vụ.

- Số lượng thời gian sử dụng được tự động tính ngay sau khi đơn hàng được xác nhận và thông báo.

- Thành tiền sẽ được tính tự động theo bước nhảy 15 phút của số lượng thời gian sử dụng.

Khi ở chế độ tính giờ tự động, bạn sẽ không chỉnh sửa số lượng thời gian sử dụng được. Trường hợp không muốn tính giờ tự động, thì bạn chạm vào nút Dừng. Sau đó chỉnh sửa số giờ theo ý muốn.

Lúc này, nếu bạn lại muốn tính giờ tự động thì chạm vào nút Tính giờ. Khi thực hiện tính giờ lại, thì hệ thống sẽ hiểu là hàng được tính giờ từ động ngay từ ban đầu, tức là thời gian sử dụng tính từ lúc thêm hàng vào đơn đến thời điểm hiện tại.

Sau khi chọn xong, bạn chạm Xong để chuyển sang chọn món khác.

2.2.3 - Thêm món đã gọi nhưng với tùy chọn khác

Đối với phòng/bàn có nhiều khách gọi cùng 1 món nhưng có nhiều tùy chọn khác nhau.

Ví dụ: Khách gọi 2 suất thịt lợn xiên nướng, nhưng 1 suất nướng kèm tương ớt và 1 suất không nướng kèm tương ớt.

Sau khi chọn xong tùy chọn đầu tiên, bạn thực hiện như sau:

- Với hệ điều hành iOS: tại món vừa chọn, vuốt từ phải qua trái. Sau đó chạm Thêm

- Với hệ điều hành Android: Tại món vừa chọn, chạm biểu tượng  sau đó chạm Thêm

Màn hình thêm món với tùy chọn mới hiện ra, bạn điền tùy chọn khác vào ô Ghi chú

Sau đó chạm Xong để hoàn tất. Để xem lại bạn chạm vào món vừa chọn

Nếu khách gọi thêm tùy chọn khác nữa thì bạn chạm Thêm

2.2.4 - Tạo đơn hàng

Sau khi chọn xong tất cả các món mà khách gọi, bạn chạm Xong để thực hiện tạo đơn hàng.

Tại đây bạn kiểm tra lại các món trong hóa đơn đã đúng với khách gọi chưa. Nếu cần thêm món chưa có trong danh sách bạn chạm vào biểu tượng  để sang màn hình Chọn món và gọi thêm.

Nếu muốn thêm hoặc xóa món đã đưa vào hóa đơn, tại món đó bạn vuốt từ phải qua trái và chọn Thêm/Xóa.

2.3. Thông báo đến bếp/bar

Sau khi đã ghi nhận đầy đủ các món mà khách gọi, bạn chạm Thông báo để chuyển danh sách các món cho bếp/quầy bar chế biến.

Chạm Thông báo để gửi thông tin.

2.4. Tiếp nhận thông báo từ bếp

Khi Bếp/Bar thông báo chế biến xong thì app sẽ có thông báo để bạn thực hiện mang đồ cho khách và nắm bắt thông tin cung ứng món tại các phòng/bàn.

Sau khi Bếp/Bar chế biến xong món và chuyển sang trạng thái chờ cung ứng thì hệ thống sẽ hiện thông báo có món chờ cung ứng trên app.

Đồng thời trạng thái của món trong hóa đơn sẽ hiển thị màu đỏ

Khi món đã được được cung ứng cho khách hàng, Bếp/Bar chuyển trạng thái của món sang đã cung ứng thì trạng thái của món chuyển sang màu xanh.

Bạn có thể xem lại lịch sử thông báo bằng cách chạm vào biểu tượng  và chọn Thông báo

Màn hình lịch sử thông báo hiện ra:

Bạn chạm vào thông báo để chuyển đến màn hình chi tiết đơn hàng của phòng/bàn đó.

2.5. Cập nhật đơn hàng

Bạn có thể cập nhật các thông tin như Khách hàng, Ghi chú đơn hàng cho đơn hàng. Hoặc khi đơn hàng đã được thông báo đến Bếp/Bar chế biến và cung ứng nhưng khách muốn gọi thêm món hoặc hủy món bạn cũng có thể cập nhật để Bếp/Bar cập nhật thông tin và xử lý.

2.5.1 – Gọi thêm món

Khi đơn hàng tại Phòng/Bàn đã thông báo bếp chế biến hoặc đã cung ứng các món gọi trước đó mà khách muốn gọi thêm món thì bạn có thể thao tác trên đơn hàng tại bàn đó.

Nếu cần thêm món chưa có trong danh sách bạn chạm vào biểu tượng  để sang màn hình Chọn món vào đơn.

Nếu muốn thêm món khách đã gọi trước đó, bạn chạm vào món đó và thay đổi số lượng theo yêu cầu của khách.

Sau khi đã chọn xong món khách gọi thêm, bạn chạm Thông báo để báo Bếp/Bar chế biến cho khách.

Bạn chạm Đồng ý để thông báo đến Bếp/Bar.

2.5.2 – Hủy món đã báo bếp

Khi đơn hàng tại Phòng/Bàn đã thông báo bếp/bar chế biến mà khách muốn hủy món thì bạn thực hiện như sau: Vào màn hình chi tiết đơn của phòng/bàn đó, tại món khách muốn hủy, vuốt từ phải qua trai rồi chạm Xóa.

Hệ thống hiển thị thông báo xác nhận hủy món, bạn chạm Chắc chắn để hủy món.

Sau khi hủy món xong, bạn chạm Thông báo để gửi thông tin đến Bếp/Bar cập nhật và dừng chế biến.

Bạn chạm Đồng ý để xác nhận gửi thông báo cho Bếp/Bar.

2.5.3 - Thông tin đơn hàng

Thông tin đơn hàng gồm có thông tin khách hàng, tài khoản người phục vụ và ghi chú đơn hàng.

Để cập nhật thông tin đơn hàng, bạn chạm biểu tượng  và chọn Thông tin đơn hàng.

Màn hình thông tin đơn hàng hiện ra:

Tại đây, bạn cập nhật thông tin khách hàng bằng cách chạm vào phần Khách

Bạn thực hiện chọn khách hàng đã có trên hệ thống bằng cách lướt danh sách hoặc tìm theo mã/tên/số điện thoại của khách. Hoặc chạm  để nhập và thêm thông tin khách hàng mới.

Sau khi chọn khách hàng xong, bạn có thể thêm ghi chú cho đơn hàng (nếu có)

Hoàn tất thông tin, bạn chạm Lưu để cập nhật.

2.5.4 – Lịch sử thông báo Bếp/Bar

KiotViet cho phép bạn xem lại lịch sử các lần thông báo Bếp/Bar khi có thay đổi món khách gọi.

Tại màn hình đơn hàng, bạn chạm , sau đó chạm Lịch sử báo bếp

Màn hình Lịch sử báo bếp hiện ra như sau:

Hệ thống cho phép bạn xem thời gian báo bếp kèm theo chi tiết thay đổi tăng hoặc giảm món.

2.5.5 – Hủy đơn hàng

Trường hợp khách đã gọi món nhưng lại không muốn sử dụng dịch vụ nữa, hệ thống cho phép bạn Hủy đơn hàng đã tạo bằng cách chạm , sau đó chạm Hủy đơn hàng

Hệ thống hiện thông báo xác nhận.

Bạn chạm Chắc chắn để xác nhận hủy đơn hàng này.

2.5.6 – Thêm đơn mới

Trong trường hợp 1 phòng/bàn có 2 khách hàng hoặc nhóm khách hàng khác nhau cùng sử dụng dịch vụ thì hệ thống cho phép bạn tạo nhiều hóa đơn trên cùng 1 phòng/bàn. Thao tác thực hiện như sau:

Bạn chạm , sau đó chạm Thêm đơn mới

Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình Chọn món vào đơn

Tại đây, bạn thực hiện chọn món cho khách và tạo hóa đơn như bình thường.

Đối với Phòng/Bàn có nhiều hóa đơn, khi chạm vào phòng bàn để xử lý hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn của phòng bàn đó để bạn chọn và xử lý.

2.6. Xem tạm tính

Bạn có thể xem nhanh số tiền tạm tính của đơn hàng tại phần Tổng tiền hàng phía cuối của đơn hàng.

Chạm vào Tổng tiền hàng để xem chi tiết tương tự nội dung của bill thanh toán.

2.7. Gửi yêu cầu thanh toán

Khi khách hàng yêu cầu thanh toán thì bạn chạm vào nút Yêu cầu thanh toán để chuyển yêu cầu thanh toán đến thu ngân xử lý.

Chạm Y.C thanh toán để xác nhận.

Như vậy, KiotViet đã hoàn thành bản hướng dẫn sử dụng ứng dụng KiotViet Bồi bàn trên di động.

Mọi yêu cầu hỗ trợ, Quý khách vui lòng gọi 1800 6162 (miễn cước) để được hỗ trợ nhanh nhất.

Chúc Quý khách thành công!

Tải ngay app KiotViet POS Bar-Café-Nhà hàng tại đây