Tổng Quan và Hướng Dẫn Sử Dụng Tính Năng Kết Nối TikTok Shop trên KiotViet
I. Giới thiệu chung
Tính năng kết nối sàn thương mại điện tử của KiotViet là một công cụ mạnh mẽ giúp các chủ cửa hàng bán lẻ quản lý hoạt động kinh doanh đa kênh một cách tập trung và hiệu quả. Bằng việc liên kết trực tiếp với gian hàng TikTok Shop, KiotViet cho phép bạn đồng bộ sản phẩm, tồn kho, giá bán và xử lý đơn hàng từ sàn ngay trên một giao diện quản lý duy nhất.
Mục đích và giá trị của tính năng: Giúp tự động hóa quy trình quản lý bán hàng trên TikTok Shop, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu hóa vận hành.
Lợi ích chính:
- Quản lý tập trung: Xử lý toàn bộ đơn hàng, sản phẩm của nhiều gian hàng TikTok Shop trên cùng một màn hình quản lý của KiotViet.
- Đồng bộ tự động: Tự động cập nhật tồn kho, giá bán giữa KiotViet và TikTok Shop, tránh tình trạng bán “hớ” hoặc hết hàng mà không biết.
- Xử lý đơn hàng nhanh chóng: Nhận và xử lý đơn hàng mới từ TikTok Shop ngay trên KiotViet mà không cần đăng nhập vào nhiều nền tảng.
- Đối soát chính xác: Dễ dàng theo dõi và đối soát các khoản thanh toán từ sàn, đảm bảo không có sai lệch về tài chính.
Đối tượng phù hợp: Các chủ cửa hàng bán lẻ đang sử dụng KiotViet và muốn mở rộng hoặc tối ưu hóa kênh bán hàng của mình trên sàn thương mại điện tử TikTok Shop.
II. Các thao tác phổ biến
Dưới đây là các bước cơ bản để bạn bắt đầu kết nối và quản lý gian hàng TikTok Shop của mình ngay trên KiotViet. Chúng ta sẽ cùng theo dõi một kịch bản giả định với chị Lan, chủ cửa hàng thời trang “Lala Fashion”.
1. Kết nối gian hàng TikTok Shop
Tình huống: Chị Lan mới mở một gian hàng trên TikTok Shop và muốn liên kết nó với phần mềm KiotViet mà chị đang sử dụng để quản lý cửa hàng.
Giải pháp của KiotViet:
KiotViet cung cấp 2 cách để truy cập và bắt đầu liên kết:
- Cách 1: Trên màn hình Quản lý, chọn mục Bán Online -> Bán Online.
- Cách 2: Vào Thiết lập -> Thiết lập cửa hàng -> Thương mại điện tử/ Mạng xã hội và chọn Trải nghiệm ngay.
Sau đó, hệ thống sẽ yêu cầu chị Lan đăng nhập vào tài khoản nhà bán hàng TikTok Shop để xác thực và hoàn tất kết nối.
Lưu ý quan trọng:
- Mỗi gian hàng trên sàn chỉ được kết nối một lần duy nhất. KiotViet sẽ báo lỗi nếu phát hiện kết nối trùng lặp.
- Nếu chị Lan đổi tên gian hàng trên TikTok Shop, chị cần thực hiện thao tác Cập nhật thông tin kết nối trên KiotViet để hệ thống cập nhật lại tên mới.
- KiotViet sẽ hiển thị thông báo nhắc nhở 5 ngày trước khi kết nối hết hạn để chị có thể gia hạn kịp thời.
2. Đồng bộ và liên kết hàng hóa
Tình huống: Sau khi kết nối thành công, chị Lan cần đồng bộ các sản phẩm từ TikTok Shop về KiotViet và đảm bảo tồn kho, giá cả luôn khớp nhau.
Giải pháp của KiotViet:
Ngay sau bước kết nối, KiotViet sẽ chuyển sang màn hình Đồng bộ hàng hóa. Tại đây, chị Lan có thể:
- Thiết lập đồng bộ giá bán: Lựa chọn có đồng bộ giá từ KiotViet lên sàn hay không, và nếu có thì sẽ lấy theo bảng giá nào (ví dụ: Bảng giá chung).
- Tự động liên kết: KiotViet có thể tự động tìm và liên kết các sản phẩm có cùng mã SKU giữa hai nền tảng.
- Liên kết thủ công: Chị Lan có thể tự tìm kiếm và ghép nối từng sản phẩm trên KiotViet với sản phẩm tương ứng trên TikTok Shop.
- Sao chép hàng hóa về KiotViet: Đối với các sản phẩm chỉ có trên TikTok Shop, KiotViet cho phép sao chép thông tin sản phẩm (tên, mô tả, giá, hình ảnh,…) để tạo một mã hàng mới trên KiotViet một cách nhanh chóng, có thể sao chép từng sản phẩm hoặc sao chép hàng loạt.
3. Xử lý đơn hàng từ TikTok Shop
Tình huống: Một khách hàng vừa đặt mua chiếc “Váy hoa nhí” trên gian hàng của “Lala Fashion”. Chị Lan cần xác nhận, chuẩn bị hàng và giao cho đơn vị vận chuyển.
Giải pháp của KiotViet:
Tất cả đơn hàng từ TikTok Shop sẽ được đồng bộ về mục Đơn hàng trên KiotViet và được phân loại vào các trạng thái rõ ràng:
- Chưa xử lý: Các đơn hàng mới đang chờ xác nhận. Chị Lan có thể vào đây để Xác nhận đơn.
- Đã xử lý: Các đơn đã được xác nhận và đang chờ lấy hàng. Chị có thể in phiếu giao (hỗ trợ in tối đa 50 đơn/lần) tại đây.
- Đang giao: Ghi nhận các đơn đã được giao cho đơn vị vận chuyển.
- Đã giao: Các đơn hàng đã được giao thành công đến tay người mua.
- Đã hủy: Quản lý các yêu cầu hủy đơn từ khách hàng. Chị Lan có thể Đồng ý hoặc Từ chối yêu cầu hủy.
- Trả hàng/Hoàn tiền: Xử lý các yêu cầu trả hàng của khách. Chị có thể chọn Trả hàng và hoàn tiền hoặc Từ chối (kèm lý do).
4. Đăng bán sản phẩm mới lên TikTok Shop
Tình huống: “Lala Fashion” vừa nhập về mẫu “Áo khoác dạ” mới. Chị Lan muốn đăng bán sản phẩm này lên TikTok Shop trực tiếp từ KiotViet.
Giải pháp của KiotViet:
KiotViet cho phép đăng bán hàng hóa hàng loạt từ KiotViet lên TikTok Shop. Chị Lan chỉ cần:
- Truy cập mục Đăng bán hàng hóa.
- Chọn các sản phẩm cần đăng.
- Điền các thông tin bắt buộc theo yêu cầu của sàn như: thông tin vận chuyển (kích thước, cân nặng sau đóng gói), danh mục sản phẩm trên TikTok Shop.
Sau khi hoàn tất, sản phẩm sẽ được đăng bán trực tiếp lên gian hàng.
III. Các tính năng chuyên sâu
Ngoài các thao tác vận hành hàng ngày, KiotViet còn cung cấp các tính năng nâng cao giúp bạn quản lý chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
1. Đối soát giao dịch
Tình huống: Cuối tháng, chị Lan cần kiểm tra và đối chiếu các khoản tiền mà TikTok Shop đã thanh toán cho cửa hàng so với doanh thu thực tế ghi nhận trên phần mềm.
Giải pháp của KiotViet:
Tính năng Đối soát cho phép chị Lan:
- Lọc các giao dịch theo từng gian hàng TikTok Shop và theo khoảng thời gian cụ thể.
- Xem tổng quan số tiền và số đơn hàng theo các trạng thái: Sàn cần trả, Chưa thanh toán, Đã thanh toán, và Chênh lệch (nếu có).
- Dễ dàng tìm kiếm một đơn hàng cụ thể bằng mã đơn để kiểm tra chi tiết.
2. Tự động phát hành hóa đơn điện tử
Tình huống: Để tuân thủ quy định và chuyên nghiệp hóa quy trình, chị Lan muốn hệ thống tự động xuất hóa đơn điện tử cho mọi đơn hàng TikTok Shop ngay khi giao thành công, thay vì phải làm thủ công.
Giải pháp của KiotViet:
Nếu cửa hàng của chị Lan đã đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử KV-EINVOICE, KiotViet cung cấp một tùy chọn trong phần thiết lập:
- “Tự động phát hành hóa đơn điện tử với đơn hàng sàn TMĐT giao thành công”.
Khi tùy chọn này được kích hoạt, ngay khi một đơn hàng từ TikTok Shop được cập nhật trạng thái “Giao thành công”, KiotViet sẽ tự động tạo và phát hành hóa đơn điện tử cho đơn hàng đó.
Thông tin liên hệ hỗ trợ
- Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
- Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
- Email: hotro@kiotviet.com
