Kết nối lịch OTAs

(Ngành Dịch vụ lưu trú – Homestay)

I. Giới thiệu chung

Tính năng này cho phép bạn tự động đồng bộ lịch đặt phòng giữa KiotViet và các nền tảng OTA (Đối tác du lịch trực tuyến) hỗ trợ giao thức iCal (.ics), tiêu biểu như Airbnb và Dayladau.

Việc đồng bộ giúp KiotViet tự động cập nhật thông tin phòng trống, đặt phòng và hủy phòng giữa hai nền tảng theo thời gian thực, giúp bạn tránh việc khách hàng đặt trùng, tối ưu hóa công suất sử dụng phòng và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý.

Lợi ích nổi bật của tính năng Kết nối lịch OTAs trên KiotViet:

• Quản lý chính xác: Giúp bạn quản lý tình trạng phòng trống chính xác trên tất cả các hệ thống.
• Giảm thiểu rủi ro: Giảm thiểu tình trạng overbooking (đặt trùng phòng) khi vận hành đa kênh.
• Tối ưu hiệu suất: Tối ưu hóa công suất sử dụng phòng và giảm thao tác cập nhật lịch thủ công.

Lưu ý quan trọng:

• Phạm vi áp dụng: Tính năng này phù hợp nhất với mô hình Homestay, nơi mỗi phòng là 1 hạng phòng duy nhất được bán độc lập trên Airbnb hoặc Dayladau. Tính năng không phù hợp với mô hình khách sạn có nhiều phòng giống nhau trong cùng 1 hạng phòng.
• Điều kiện sử dụng: Tính năng yêu cầu gian hàng KiotViet đang sử dụng gói Chuyên nghiệp, Cao cấp, hoặc Dùng thử (gói hỗ trợ kết nối OTA).
• Lưu ý: Đặt phòng theo giờ của Airbnb, Dayladau nếu vắt giữa 2 ngày sẽ block 2 ngày trên KiotViet. (Ví dụ: Khách đặt từ 6h sáng đến 9h tối ngày 21/11 sẽ block 2 ngày 20/11 và 21/11).

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Dịch vụ lưu trú – Homestay.

1. Kiểm tra điều kiện và thực hiện kết nối

• Tình huống: Bạn là chủ homestay, muốn kết nối KiotViet với tài khoản Airbnb và Dayladau để đồng bộ lịch đặt phòng tự động.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Bạn cần đảm bảo gian hàng KiotViet của mình đang sử dụng gói dịch vụ phù hợp (Chuyên nghiệp, Cao cấp hoặc Dùng thử).

(2) Trên màn hình Lễ tân, bạn nhấn biểu tượng tùy chọn 3 dấu gạch góc phải màn hình  → chọn Kết nối lịch.

(3) Tại đây, KiotViet hiển thị danh sách các phòng đã kết nối lịch với Airbnb và Dayladau. Bạn bấm + Kết nối để thêm mới.

(4) Chọn phòng bạn muốn kết nối từ danh sách và bấm Tiếp theo.

(5) Tại màn hình Kết nối lịch phòng, bạn thực hiện kết nối 2 chiều:

• Kết nối KiotViet với Airbnb, Dayladau:

  • Sao chép liên kết lịch do KiotViet cung cấp.

• Dán liên kết này:
  • Trên nền tảng Airbnb: Bạn cần mở trang Đón tiếp khách Airbnb của khách sạn
    • Chọn vào Lịch để xem lịch của phòng được đặt. Ở phần Cài đặt chọn tab Tình trạng còn phòng.

• Cuộn xuống dưới mục Kết nối lịch và nhấn vào Liên kết với trang web khác.

• Dán vào ô Liên kết truy cập trang web khác tại Bước 2 → nhập Tên lịch → nhấn Thêm lịch để ghi nhận thông tin.

• Trên nền tảng Dayladau:
  • Bạn vào Danh sách phòng → chọn 1 phòng.

• Chọn Nội quy căn hộ → Chính sách đặt phòng & Đồng bộ lịch → Đồng bộ ICAL → nhấn Thêm ical.

• Nhập tên và dán liên kết đã copy từ KiotViet vào ô Nhập lịch Ical → nhấn Kiểm tra và Lưu.

• Kết nối Airbnb, Dayladau với KiotViet: Lấy liên kết từ nền tảng Airbnb hoặc Dayladau → dán vào ô Kết nối Airbnb, Dayladau với KiotViet trên KiotViet.

Thao tác lấy liên kết từ các nền tảng cụ thể như sau:

• Airbnb: Tại chức năng Liên kết với trang web khác (trên trang Đón tiếp khách Airbnb của khách sạn → Lịch → Cài đặt → Tình trạng còn hàng → Kết nối lịch), bạn Sao chép đường dẫn lịch ở Bước 1.

• Dayladau: Bạn sao chép liên kết tại mục Xuất lịch Ical (trong Nội quy căn hộ → Chính sách đặt phòng & Đồng bộ lịch → Đồng bộ ICAL).

(6) Đặt tên cho kết nối lịch này để dễ quản lý (ví dụ: Airbnb) và bấm Hoàn tất để lưu thiết lập.

Trạng thái sẽ hiển thị Đang hoạt động.

(7) Lặp lại các bước trên với mỗi lịch phòng cần kết nối.

Lưu ý: Trên 1 nền tảng ical, 1 lịch chỉ kết nối với 1 phòng trên KiotViet.

2. Tìm hiểu cơ chế đồng bộ

• Tình huống: Bạn muốn hiểu cách KiotViet và các kênh OTA trao đổi dữ liệu sau khi kết nối.
• Thao tác thực hiện như sau: Tính năng này hỗ trợ đồng bộ 2 chiều:
  • Từ OTA → KiotViet: Khi có đặt phòng mới hoặc thay đổi trên Airbnb/Dayladau, thông tin sẽ tự động cập nhật về KiotViet. Kênh bán trên phiếu đặt phòng sẽ hiển thị là “Airbnb” hoặc “Dayladau”.

• Từ KiotViet → OTA: Khi bạn thay đổi đặt phòng (ở trạng thái Chờ xác nhận, Đặt trước, Đang sử dụng) trên KiotViet, hệ thống sẽ cập nhật lại link iCal lên nền tảng OTA tương ứng.
• Tần suất: KiotViet sẽ tự động đồng bộ kết nối 30 phút/lần. Ngoài ra, bạn có thể bấm Tải lại để đồng bộ thủ công (10 phút/lần).

3. Xác nhận đặt phòng đồng bộ

• Tình huống: Một khách vừa đặt phòng trên Airbnb (hoặc Dayladau) và bạn thấy thông báo mới trên KiotViet.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Khi hệ thống KiotViet nhận đặt phòng mới từ OTA, đặt phòng đó sẽ tự động chuyển sang trạng thái Chờ xác nhận.

(2) Hệ thống sẽ hiển thị Thông báo mới hoặc có chấm đỏ trên nút Chờ xác nhận tại màn hình Lễ tân.

(3) Chọn đặt phòng cần xử lý và bấm Xác nhận.

Lưu ý: Các đặt phòng đồng bộ từ OTA chưa có thông tin khách hàng và giá tiền. Bạn cần bổ sung các thông tin này trước khi bấm Xác nhận.

III. Các tính năng nâng cao

1. Quản lý và cập nhật kết nối

• Tình huống: Bạn muốn thay đổi link iCal hoặc xóa kết nối cho một phòng đã thiết lập.
• Thao tác thực hiện như sau:
  • Trong màn hình Kết nối lịch, bạn có thể tìm kiếm và thực hiện các thao tác Chỉnh sửa (để thay đổi link iCal, tên lịch) hoặc Xóa các kết nối đã thiết lập.

• Lưu ý: Khi chỉnh sửa hay xóa kết nối thì các lịch đã đồng bộ sẽ không thay đổi.

2. Theo dõi Nhật ký hoạt động

• Tình huống: Bạn muốn kiểm tra lịch sử các thao tác kết nối hoặc lịch sử đồng bộ đặt phòng để đối soát.
• Hệ thống tự động lưu lại lịch sử các thao tác (thêm/sửa/xóa kết nối) và lịch sử đồng bộ đặt phòng. Bạn có thể truy cập mục Lịch sử thao tác để theo dõi và kiểm tra khi cần.

3. Phân quyền sử dụng

• Tình huống: Bạn không muốn tất cả nhân viên lễ tân đều có thể thay đổi thiết lập kết nối OTA.
• Thao tác thực hiện như sau: Bạn có thể thiết lập Phân quyền truy cập cho tài khoản nhân viên thực hiện thao tác trong mục Giao dịch → Đặt phòng:
  • Xem DS: Hiển thị tính năng và xem được danh sách lịch.
  • Thêm mới: Thao tác thêm, sửa, xóa, tải lại được lịch.

4. Lưu ý về ảnh hưởng đến báo cáo

• Tình huống: Bạn muốn biết các đặt phòng Chờ xác nhận từ OTA có ảnh hưởng đến báo cáo phòng trống và doanh thu không.
• Hệ thống ghi nhận như sau:
  • Khi có đặt phòng đồng bộ, phòng được đánh dấu Chờ xác nhận sẽ tự động trừ phòng trống trong báo cáo lễ tân và Đặt phòng online.
  • Báo cáo cuối ngày sẽ bao gồm doanh thu, số lượng phòng, thuế, thực thu và ghi nợ (nếu có) từ các đặt phòng này sau khi chúng được xác nhận.

​

IV. Thao tác trên Điện thoại

Lưu ý: Thao tác trên điện thoại hiện tại đã hỗ trợ cho kết nối lịch Airbnb, chưa hỗ trợ Dayladau.

1. Thêm mới kết nối lịch Airbnb

• Tình huống: Bạn muốn thêm mới kết nối lịch phòng Airbnb ngay trên ứng dụng KiotViet Hotel.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Trên menu Nhiều hơn, ở mục Kết nối OTAS bạn chạm Kết nối Airbnb.

(2) Màn hình hiển thị danh sách các phòng đã được kết nối lịch. Bạn có thể tìm kiếm theo lịch, tên phòng.

(3) Để thêm kết nối mới, bạn +.

(4) Chọn phòng: Chọn phòng bạn muốn kết nối và chạm Tiếp theo.

(5) Kết nối lịch phòng: Bạn thực hiện kết nối 2 chiều:

• Kết nối KiotViet với Airbnb:
  • Tại ứng dụng KiotViet Hotel: Bạn sao chép liên kết tại mục Kết nối KiotViet với Airbnb.

• Tại ứng dụng Airbnb:
  • Bạn chọn Lịch → nhấn biểu tượng bánh răng cài đặt góc trên bên phải màn hình.
  • Chọn tab Tình trạng còn phòng → nhấn Liên kết với trang web khác.
  • Dán liên kết đã sao chép từ ứng dụng KiotViet Hotel vào ô Liên kết với trang web khác tại Bước 2.
  • Nhập Tên lịch → nhấn Thêm lịch để ghi nhận thông tin.

• Kết nối Airbnb với KiotViet:
  • Tại ứng dụng Airbnb: Bạn sao chép Liên kết truy cập lịch Airbnb tại Bước 1 trên màn hình Liên kết với trang web khác (trong Lịch → cài đặt → Tình trạng còn phòng → Liên kết với trang web khác)

• Tại ứng dụng KiotViet Hotel: Bạn dán liên kết đã sao chép vào mục Kết nối Airbnb với KiotViet.

(6) Lưu thiết lập: Đặt tên lịch và nhấn Hoàn tất để lưu lại thiết lập.

Lưu ý khi đồng bộ:

• KiotViet sẽ tự động đồng bộ kết nối 30 phút/lần. Bạn cũng có thể chạm vào biểu tượng tải lại để đồng bộ thủ công (10 phút/lần).
• Các đặt phòng đồng bộ về sẽ có trạng thái Chờ xác nhận và kênh bán là Airbnb.

2. Xác nhận đặt phòng đồng bộ từ OTA

• Tình huống: Một đặt phòng từ Airbnb/ Dayladau vừa được đồng bộ về ứng dụng KiotViet Hotel và bạn cần xác nhận đặt phòng này.
• Thao tác thực hiện như sau:

(1) Khi có đặt phòng mới từ OTA, đặt phòng đó sẽ có trạng thái Chờ xác nhận.

(2) Bạn chọn vào Lịch phòng, sau đó chạm vào đặt phòng đang chờ xác nhận.

(3) Chạm vào biểu tượng cây bút  → điền thêm thông tin của khách hàng và giá phòng tương ứng với đặt phòng trên OTA sau đó nhấn Lưu.

(4) Nhấn Xác nhận.

Thông tin Hỗ Trợ

• Tổng đài tư vấn bán hàng: 1800 6162
• Tổng đài hỗ trợ phần mềm: 1900 6522
• Email hỗ trợ: hotro@kiotviet.com

​Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 27/11/2025