Danh mục

Giao đồ ăn qua các hãng vận chuyển

(Ngành Ăn uống, Giải trí)

I. Giới thiệu chung

Tính năng Giao đồ ăn qua các hãng vận chuyển siêu tốc như Ahamove, Xanh SM,… giúp nhà hàng/quán của bạn tối ưu toàn bộ quy trình bán giao hàng nhờ việc thao tác tập trung trên một giao diện duy nhất – Màn hình Thu ngân.

Lợi ích nổi bật của tính năng:

Đa dạng hãng vận chuyển: Tự động áp mã khuyến mại tốt nhất và so sánh cước phí giữa các hãng lớn và uy tín như Ahamove, Xanh SM,… để chọn ra phương án tối ưu nhất cho mỗi đơn hàng.
Tự động hóa vận hành: Sau khi đơn được đẩy qua hãng vận chuyển, hệ thống tự động tạo phiếu thu/chi và cập nhật trạng thái đơn hàng, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Theo dõi giao hàng dễ dàng: Quản lý tập trung tất cả đơn giao đi, cập nhật thông tin tài xế, trạng thái giao hàng (đang tìm xế, đang giao,…) theo thời gian thực.
Đối soát tự động và tức thì: Shipper sẽ tạm ứng tiền hàng ngay khi đến lấy hàng, giúp bạn không cần chờ đợi đối soát vào cuối ngày hoặc cuối kỳ, đảm bảo dòng tiền cho cửa hàng.

Lưu ý: Tính năng không hỗ trợ khi thiết bị đang ở trạng thái ngoại tuyến (offline).

II. Các thao tác cơ bản

Để dễ hình dung, các ví dụ dưới đây sẽ minh họa những tình huống thực tế trong ngành Ăn uống, Giải trí được thực hiện trên giao diện Website

1. Kích hoạt Cổng vận chuyển KiotViet

(Chỉ áp dụng cho lần đầu sử dụng)

Tình huống: Khi bạn lần đầu sử dụng tính năng giao món qua cổng KiotViet cho nhà hàng/quán của mình, bạn cần kích hoạt để bắt đầu kết nối với các hãng vận chuyển.
Thao tác thực hiện như sau:
- Cách 1 – Trên màn hình Quản lý:
  - Tài khoản admin của chủ gian hàng truy cập menu Thiết lập → Thiết lập cửa hàng → Giao dịch.

Tại mục Giao hàng,
- Bạn bật tính năng và nhấn Chi tiết → tích Quản lý thu hộ tiền → Xong.

Tiếp tục chọn Chi tiết trên dòng Giao hàng qua cổng KiotViet → nhập số điện thoại liên hệ và nhấn Xong.

Cách 2 – Trên màn hình Thu ngân: Nếu chưa kích hoạt, khi bạn tạo một đơn giao đi và chọn hãng vận chuyển, hệ thống sẽ hiển thị thông báo Kích hoạt giao hàng. Bạn nhập Số điện thoại → nhấn Kích hoạt miễn phí.

2. Tạo đơn giao qua hãng vận chuyển kết nối

Tình huống: Một khách hàng gọi điện đặt món giao đến tận nơi. Bạn cần tạo một đơn hàng mới trên hệ thống.
Thao tác thực hiện như sau:

(1) Trên màn hình Thu ngân, bạn chọn Giao đi trong tab Phòng bàn

Hoặc nhấn vào tab Giao đi → nhấn Mở thực đơn trên đơn hàng Mới hoặc nhấn + Tạo đơn.

(2) Thêm các món khách đặt vào đơn hàng. Lưu ý: Đơn hàng cần có ít nhất 1 món để có thể giao đi.

(3) Nhấn Giao hàng & Thanh toán để chuyển sang màn hình điền thông tin vận đơn chi tiết.

3. Thêm thông tin lấy hàng và giao hàng

Tình huống: Sau khi tạo đơn, bạn cần nhập địa chỉ của quán (nơi lấy hàng) và địa chỉ của khách (nơi giao hàng) để hệ thống tính phí vận chuyển.
Thao tác thực hiện như sau:

(1) Thông tin lấy hàng (Địa chỉ quán): Nếu đây là lần đầu bạn sử dụng tính năng trên thiết bị này, hãy nhập đầy đủ địa chỉ của quán. Hệ thống sẽ lưu lại cho các lần sau.

(2) Thông tin giao hàng (Địa chỉ khách):

Nếu bạn đã chọn khách hàng ở bước trước và khách đã có địa chỉ, hệ thống sẽ tự động điền thông tin.
Nếu chưa có, bạn nhập địa chỉ chi tiết của khách. Hệ thống sẽ đưa ra các gợi ý để bạn chọn cho nhanh và chính xác.

(3) Bạn có thể điền thêm Ghi chú tài xế (ví dụ: “giao cổng sau”, “gọi trước khi đến”).

4. Chọn hãng vận chuyển & cấu hình thông tin

Tình huống: Bạn cần chọn một hãng vận chuyển phù hợp và thiết lập các thông tin về việc thanh toán.
Thao tác thực hiện như sau:
- Sau khi điền đủ địa chỉ, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hãng vận chuyển cùng phí ship ước tính.
- Nhấn vào một hãng để xem chi tiết.

Mặc định, hệ thống sẽ bật Thu hộ tiền (COD) và chọn Người gửi trả phí ship. Bạn có thể thay đổi người trả phí và kiểm tra lại các khoản như Tổng thu người nhận và Tiền xế tạm ứng.

5. Thanh toán

Sau khi đã cấu hình xong thông tin vận đơn, bạn cần tạo hóa đơn trên hệ thống.
Lưu ý quan trọng: Sau khi nhấn Thanh toán, các thông tin chính trên hóa đơn (món ăn, giảm giá) sẽ không thể sửa.

5.1. Luồng 1 – Thanh toán trước, Đặt xế sau

Bạn nhập số tiền khách đã trả (nếu có) vào mục Khách thanh toán rồi nhấn Thanh toán để tạo hóa đơn.

Hệ thống đóng màn hình Thanh toán → bạn nhấn Xem chi tiết trên đơn hàng để quay lại tiếp tục Đặt xế.

5.2. Luồng 2 – Đặt xế trước, Thanh toán sau

Bạn nhấn Đặt xế trước để tìm tài xế.

Sau khi có tài xế, bạn nhấn Thanh toán để chốt hóa đơn và các phiếu thu/chi liên quan.

6. Theo dõi vận đơn

Tình huống: Đơn hàng đã được gửi đi. Bạn muốn biết shipper đang ở đâu và đơn hàng đã giao thành công hay chưa.
Thao tác thực hiện như sau:

(1) Trong danh sách đơn ở tab Giao đi, bạn có thể thấy trạng thái của từng đơn hàng được cập nhật theo thời gian thực (Đang tìm xế, Xế đang đến, Đang giao, Giao thành công, Đang chuyển hoàn, Chờ xác nhận chuyển hoàn, Hủy giao hàng).

(2) Bạn có thể nhấn vào nút Xem hành trình để mở ra trang web của hãng và theo dõi vị trí của tài xế trên bản đồ, cũng như trạng thái vận chuyển chi tiết.

III. Các tính năng nâng cao

1. Hủy chuyến giao hàng

Tình huống: Bạn đã đặt xế nhưng có sự thay đổi từ khách hàng và cần hủy chuyến đi hiện tại để đặt lại.
Thao tác thực hiện như sau: Bạn tìm đến đơn hàng cần xử lý. Nếu vận đơn đang ở trạng thái Đang tìm xế hoặc Xế đang đến, bạn có thể chọn thao tác Hủy chuyến. Sau khi hủy, bạn có thể chỉnh sửa thông tin và đặt lại xế khác.

2. Xử lý đơn chuyển hoàn

Tình huống: Tài xế không liên lạc được với khách hàng và phải mang hàng quay về quán. Bạn cần xác nhận việc này trên hệ thống để ghi nhận chi phí.
Thao tác thực hiện như sau: Khi tài xế báo hoàn hàng, vận đơn sẽ chuyển sang trạng thái Đang chuyển hoàn. Khi hàng đã về tới quán, trạng thái sẽ là Chờ xác nhận chuyển hoàn. Bạn vào chi tiết đơn hàng và nhấn Xác nhận chuyển hoàn.

Nếu Chưa có hoá đơn: Hệ thống chuyển Đơn hàng thành Đơn hủy.

Nếu Đã có hoá đơn: Hệ thống chuyển Vận đơn thành Đã chuyển hoàn.

Hệ thống tự động sinh Phiếu trả hàng/Phiếu chi hoàn khách (nếu có) và Phiếu chi phí giao hàng (bao gồm phí chiều hoàn) (Chi tiết xem phần VI. Phụ lục).

3. Quản lý danh sách đơn giao đi

Tình huống: Bạn muốn xem lại tất cả các đơn hàng đang giao, những đơn đã giao thành công hoặc những đơn mới tạo trong ngày.
Thao tác thực hiện như sau: Tại tab Giao đi trên màn hình Thu ngân, bạn có thể sử dụng các bộ lọc trạng thái: Tất cả, Mới, Đang chuẩn bị, Giao hàng.

Hoặc dùng thanh tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy đơn hàng theo tên, SĐT hoặc địa chỉ của khách.

4. Hủy đơn hàng

Tình huống: Khách hàng báo hủy đơn trước khi bạn chuẩn bị món và giao đi.
Thao tác thực hiện như sau: Đối với các đơn hàng ở trạng thái cho phép (Mới/ Đã báo bếp/ Hủy giao hàng) và chưa thanh toán, bạn có thể thực hiện thao tác Hủy đơn hàng.

5. Quản lý đối tác giao hàng tự động

Tình huống: Bạn muốn biết KiotViet đang hợp tác với những hãng vận chuyển nào.
Thao tác thực hiện như sau: Khi phát sinh mã vận đơn với hãng vận chuyển kết nối với KiotViet → hệ thống sẽ tự động thêm hãng vận chuyển tương ứng vào danh sách Đối tác giao hàng trong menu Đối tác. Bạn truy cập màn hình Quản lý để xem danh sách này.

IV. Thao tác trên Điện thoại

Để sử dụng toàn bộ tính năng giao hàng qua các hãng vận chuyển tích hợp với KiotViet trên điện thoại, bạn sẽ cần thực hiện thao tác trên hai ứng dụng di động riêng biệt của KiotViet: dùng KiotViet Quản lý Nhà hàng để kích hoạt tính năng (chỉ một lần) và dùng KiotViet Nhân viên nhà hàng cho các nghiệp vụ tạo và quản lý đơn hàng hàng ngày.

1. Kích hoạt tính năng

Tình huống: Bạn là chủ quán và muốn kích hoạt tính năng giao hàng ngay trên điện thoại của mình mà không cần mở máy tính.
Thao tác thực hiện như sau:

(1) Trên ứng dụng KiotViet Quản lý Nhà hàng, bạn vào menu Nhiều hơn → Thiết lập cửa hàng.

(2) Tại đây, bạn bật tính năng Giao hàng, chọn Giao qua Cổng KiotViet → bật xanh tính năng và nhập số điện thoại liên hệ → nhấn Lưu.

2. Tạo đơn giao qua hãng vận chuyển kết nối

Tình huống: Nhân viên của bạn sử dụng điện thoại di động để nhận đơn và cần tạo một đơn giao đi cho khách ngay lập tức.
Thao tác thực hiện trên ứng dụng KiotViet Nhân viên Nhà hàng như sau:

(1) Trên màn hình Phòng bàn, bạn chọn Giao đi → nhấn +

(2) Thêm món vào đơn → nhấn Xem đơn.

(3) Chọn khách hàng → nhấn Tiếp theo.

(4) Ứng dụng chuyển sang màn hình Thanh toán. Tại đây bạn điền các thông tin:

Địa chỉ lấy hàng và giao hàng

Nhấn Chọn dịch vụ vận chuyển:
- Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hãng vận chuyển cùng phí ship ước tính.
- Nhấn vào một hãng để xem chi tiết.
- Mặc định, hệ thống sẽ bật Thu hộ tiền (COD) và chọn Người gửi trả phí ship. Bạn có thể thay đổi người trả phí và kiểm tra lại các khoản như Tổng thu người nhận và Tiền xế tạm ứng.

Bạn có thể điền thêm Ghi chú cho xế (ví dụ: “giao cổng sau”, “gọi trước khi đến”).

(5) Thanh toán và Đặt xế: Bạn có thể nhấn Thanh toán trước để tạo hóa đơn rồi Đặt xế sau, hoặc Đặt xế trước rồi mới Thanh toán.

Lưu ý quan trọng: Sau khi nhấn Thanh toán, các thông tin chính trên hóa đơn (món ăn, giảm giá) sẽ không thể sửa.

3. Quản lý danh sách đơn hàng

Tình huống: Bạn muốn xem lại tất cả các đơn hàng đang giao, những đơn đã giao thành công hoặc những đơn mới tạo trong ngày ngay trên điện thoại.
Thao tác thực hiện như sau: Trên màn hình Phòng bàn, bạn chọn Giao đi. Tại đây, bạn có thể sử dụng các bộ lọc trạng thái: Tất cả, Mới, Đang chuẩn bị, Giao hàng hoặc dùng thanh tìm kiếm để nhanh chóng tìm thấy đơn hàng cần xử lý.

4. Hủy chuyến giao hàng

Tình huống: Bạn đã đặt xế nhưng có sự thay đổi và cần hủy chuyến đi hiện tại.
Thao tác thực hiện như sau: Tìm và chọn đơn hàng đang ở trạng thái Đang tìm xế hoặc Xế đang đến. Trong chi tiết đơn hàng, nhấn Hủy → chọn Hủy chuyến.

5. Xử lý đơn chuyển hoàn

Tình huống: Shipper không giao được hàng và đã mang về quán. Bạn cần xác nhận việc này trên ứng dụng.
Thao tác thực hiện như sau: Khi đơn hàng có trạng thái Chờ xác nhận chuyển hoàn, bạn mở chi tiết đơn hàng đó và nhấn Xác nhận chuyển hoàn.

Nếu Chưa có hoá đơn: Hệ thống chuyển Đơn hàng thành Đơn hủy.

Nếu Đã có hoá đơn: Hệ thống chuyển Vận đơn thành Đã chuyển hoàn.

Hệ thống tự động sinh Phiếu trả hàng/Phiếu chi hoàn khách (nếu có) và Phiếu chi phí giao hàng (bao gồm phí chiều hoàn) (Chi tiết xem phần VI. Phụ lục).

6. Hủy đơn hàng

Tình huống: Khách hàng báo hủy đơn trước khi bạn chuẩn bị món và giao đi.
Thao tác thực hiện như sau: Đối với các đơn hàng ở trạng thái cho phép (Mới/ Đã báo bếp/ Hủy giao hàng) và chưa thanh toán, bạn có thể thực hiện thao tác Hủy đơn hàng.

7. Theo dõi vận đơn

Tình huống: Đơn hàng đã được gửi đi. Bạn muốn biết shipper đang ở đâu và đơn hàng đã giao thành công hay chưa.
Thao tác thực hiện như sau: Tìm và chọn đơn hàng → trong chi tiết đơn hàng, trên màn hình Thanh toán nhấn Xem hành trình để mở ra trang web của hãng và theo dõi vị trí của tài xế trên bản đồ, cũng như trạng thái vận chuyển chi tiết.

V. Thao tác trên Máy POS Android

Tính năng giao món qua các hãng vận chuyển kết nối với KiotViet trên ứng dụng KiotViet Máy POS Nhà hàng hỗ trợ cửa hàng thực hiện các thao tác: tạo đơn giao đi, đặt xế, thanh toán, hủy chuyến giao, hủy đơn hàng, xử lý đơn chuyển hoàn và theo dõi vận đơn tương tự trên website